Hoe Indurra meer grip kreeg op het groeiende aantal projecten dankzij een nieuwe ERP-oplossing

De geschiedenis van Indurra gaat terug tot 1937, toen Smidse Dewilde zijn deuren opende in Ieper, destijds een belangrijk industrieel centrum voor de lakensector. In de decennia daarna ontwikkelde het bedrijf zich van metaalbewerker tot een ingenieursbureau en machinebouwer met een sterke positie in robotica, automatisering en industriële reparaties. Vandaag de dag begeleidt Indurra klanten gedurende de volledige levenscyclus van een project: van concept en engineering tot installatie, onderhoud en service.

Groei legt knelpunten bloot

Met de groei van het aantal projecten groeide ook de hoeveelheid data. De bestaande ERP-omgeving was ingericht op het registreren van afzonderlijke orders, terwijl projecten in de praktijk uit veel meer bestonden: aanvullende werkzaamheden, herstellingen, werkbonnen en materiaalstromen liepen naast elkaar en werden afzonderlijk vastgelegd. Daardoor verdween de samenhang binnen projecten.

Voor projectleiders betekende dit dat zij niet in één oogopslag konden zien welke werkzaamheden al waren uitgevoerd, welke kosten waren gemaakt en hoe een project ervoor stond. Medewerkers moesten gegevens uit verschillende bronnen combineren om een compleet beeld te krijgen. Daarnaast moesten ze regelmatig navragen welke activiteiten bij welk project hoorden. Dat kostte tijd en maakte bewaking onnodig complex.

Ook in het magazijn waren de gevolgen merkbaar. Materialen waren vaak al geleverd, maar het was niet altijd duidelijk of ze beschikbaar waren voor een project of waar ze precies lagen opgeslagen. De opslaglocatie werd namelijk niet consequent geregistreerd. Medewerkers besteedden daardoor onnodig veel tijd aan het zoeken naar onderdelen of waren afhankelijk van collega's die wisten waar materialen waren neergelegd.

“Voor alle extra werkzaamheden werden nieuwe orders aangemaakt. Op den duur verlies je dan het overzicht en kun je opdrachten financieel moeilijk volgen”, vertelt Liza Heughebaert, CFO en HR-manager van Indurra.

Een centrale projectomgeving

Om deze knelpunten op te lossen, ging Indurra op zoek naar een ERP-oplossing die informatie niet alleen registreert, maar alle betrokken afdelingen vanuit dezelfde projectstructuur laat werken. Daarbij stonden de volgende drie vragen centraal:

• Hoe zorgen we ervoor dat orders, reparaties en werkbonnen automatisch aan het juiste project worden gekoppeld?
• Hoe maken we direct zichtbaar welke onderdelen zijn geleverd en waar ze zich bevinden?
• Hoe geven we teams inzicht in kosten en voortgang, zonder ze toegang te verstrekken tot de volledige financiële administratie?

De keuze viel op ECI Ridder iQ, een ERP-oplossing die speciaal is ontwikkeld voor productiebedrijven. Binnen het ERP-systeem worden orders, werkbonnen, reparaties, onderhoudsactiviteiten en materialen vanaf het begin gekoppeld aan het juiste project. Daardoor ontstaat gedurende de volledige doorlooptijd één samenhangend projectdossier. Engineering, productie, magazijn en leiding werken steevast met dezelfde actuele gegevens. Dat voorkomt niet alleen dubbel werk, maar zorgt er ook voor dat zij minder tijd kwijt zijn aan het zoeken, controleren of het achteraf samenbrengen van gegevens.

Ook het voorraadbeheer werd aangepakt. Zodra materialen binnenkomen, wordt direct de opslaglocatie vastgelegd. Daardoor is voor medewerkers meteen zichtbaar of een onderdeel aanwezig is en waar het ligt.

"Als iemand een onderdeel nodig had, wist niemand waar het was. Nu wordt de locatie toegevoegd zodra een product binnenkomt. Wij kunnen direct zien of een artikel is binnengekomen en waar het ligt", aldus Liza Heughebaert.

Meer inzicht zonder extra administratie

Naast een betere informatievoorziening levert de nieuwe werkwijze ook meer inzicht op in de financiële voortgang van opdrachten. Kosten worden direct aan de projectstructuur gekoppeld, waardoor verantwoordelijken het verloop van hun projecten kunnen volgen zonder toegang tot de volledige boekhouding.

Iedere medewerker ziet daarbij alleen de informatie die relevant is voor de eigen werkzaamheden. Projectleiders beschikken over de gegevens die nodig zijn om projecten te bewaken, terwijl financiële informatie alleen toegankelijk is voor de medewerkers die deze nodig hebben. Daardoor worden afwijkingen eerder zichtbaar en kan sneller worden bijgestuurd.

Software die aansluit op de praktijk

Bij de keuze voor een nieuwe ERP-oplossing speelde ook branchespecifieke ondersteuning een belangrijke rol. Volgens Indurra sloot de vorige ERP-oplossing onvoldoende aan op de dagelijkse praktijk van een machinebouwer en metaalverwerker.

"Wij zijn een machinebouwer, we werken met metaal. Ik had een pakket nodig dat dezelfde taal spreekt. Ons oude pakket kon dat niet, maar Ridder iQ wel", licht Patrick Heughebaert, executive director van Indurra, toe.

Door processen beter op elkaar af te stemmen, werken engineering, magazijn, productie en leiding nu vanuit dezelfde structuur. De afhankelijkheid van losse bestanden, mondelinge overdrachten en handmatig zoekwerk is daardoor sterk afgenomen. Dat zorgt voor meer rust in de uitvoering en een betere beheersing van opdrachten.

Digitalisering als fundament voor verdere groei

De ervaringen van Indurra laten zien dat digitalisering verder gaat dan het automatiseren van administratieve processen. Naarmate organisaties groeien, wordt betrouwbare en centraal beschikbare data steeds belangrijker. Pas wanneer engineering, uitvoering, magazijn en bewaking vanuit dezelfde informatie werken, ontstaat de transparantie die nodig is om projecten beheersbaar op te schalen. Voor Indurra vormt de nieuwe ERP-omgeving dan ook niet alleen een oplossing voor de knelpunten van vandaag, maar vooral een fundament voor verdere groei. Minder zoekwerk, betere projectbewaking en meer inzicht in de voortgang zorgen ervoor dat het bedrijf nieuwe projecten kan aannemen zonder dat de complexiteit ten koste gaat van de beheersbaarheid.