HelloFresh realiseert met OptiFlow forse besparing én geeft planners tijd om scenario’s te testen
De enorme groei die maaltijdboxleverancier HelloFresh doormaakt legt in toenemende mate druk op de logistieke processen en de planning. Om die het hoofd te bieden én toekomstige groei te kunnen managen schakelde het bedrijf Conundra in. Tijdens de Proof of Concept werd een significante besparing voorspeld die in de praktijk nog eens werd overtroffen. Het resultaat is dat chauffeurs effectievere routes rijden en planners meer tijd hebben om te werken aan strategische verbeteringen. Hiermee kan HelloFresh duurzamer werken en de dienstverlening aan klanten verder optimaliseren.
HelloFresh is in heel Europa aan een opmars bezig. Daarbij heeft de Benelux-tak van de maaltijdboxleverancier een groot voordeel: de organisatie heeft alle logistieke tools in eigen hand. Weloverwogen heeft HelloFresh vier jaar geleden de transportplanning en bezorging in eigen hand genomen. “Dat geeft ons veel meer grip op de operatie, waardoor we onze klanten een uitstekende service kunnen bieden. Hiernaast biedt het ons de mogelijkheid om voorop te lopen bij nieuwe ontwikkelingen zoals het elektrisch rijden”, vertelt Hoofd Planning, Jasper van Dooijeweert.
Ingrediënten voor complexe logistiek
De toenemende druk op de planning – als gevolg van de bedrijfsgroei – liep steeds verder op en werd niet meer voldoende ondersteund door de bestaande plansoftware. HelloFresh startte tijdig een zoektocht naar transportsoftware die de ambities van de onderneming ook in de toekomst zou ondersteunen. “We zijn gestart met de distributie van maaltijdboxen en willen daarmee de grootste zijn en blijven. De continue focus op service en kwaliteitsverbetering is er en we zien steeds weer nieuwe kansen. HelloFresh voegt meer recepten en dieetwensen toe, gaat in binnensteden elektrisch rijden en wil voorloper zijn met het testen van nieuwe voertuigen want wij hebben duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Daarnaast maakt het aanbieden van meer aflevermomenten de logistiek complexer. Die complexiteit, maar óók het volume in onze keten neemt snel toe. Actie was dus vereist.”
Selectietraject
Vóór de implementatie van Conundra’s OptiFlow ritoptimalisatiesoftware werkten 3 tot 4 planners dagelijks aan de planning voor de leverdag. “We waren ervan overtuigd dat dat anders moest kunnen, met behulp van moderne algoritmes die beter, sneller en sterker zijn. In het selectietraject presteerde Conundra duidelijk beter dan de andere leveranciers. Conundra stuurde aan op een Proof of Concept zodat het de planning en potentiële besparingen zou kunnen valideren op basis van echte data en rijtijden. Hiermee liet het blijken goed te weten wat belangrijk is voor onze business. Daarnaast reageerde Conundra snel en liet het een groot verbeterpotentieel zien.”
Proof of Concept
De Proof of Concept legde een zeer significant besparingspotentieel bloot. Hoewel HelloFresh vermoedde efficiencywinst – en dus ook CO2-reductie - te kunnen behalen, omschrijft Dooijeweert deze verwachting als een verrassing. “Wow!, was onze eerste reactie. Maar onze vermoedens bleken dus te kloppen. Wel zijn we het besparingspotentieel en de resultaten uit deze Proof of Concept ook in de praktijk gaan valideren.”
Voorspelde besparing gerealiseerd
De voorspelde logistieke verbetering was niet alleen haalbaar, deze bleek na de livegang zelfs nog hoger te liggen. De besparing is vooral het resultaat van de uren- en de kilometerreductie bij het uitvoeren van dezelfde werkzaamheden. Die kilometerreductie vertaalt zich ook onmiddellijk in een reductie in CO2. Dooijeweert: “Daarnaast hebben we op de planning meer tijd gekregen om scenario’s te testen waarmee we onze dienstverlening nog verder kunnen verbeteren.” Dit laatste is met het oog op de toekomst belangrijk. Het Hoofd Planning noemt het interessant in hoeverre OptiFlow de mogelijkheid biedt om niet alleen ritten van A naar B te plannen, maar ook om uit te zoeken welke capaciteit per distributielocatie nodig is om tot optimale prestaties te komen. “Het systeem geeft ons meer mogelijkheden om tactische keuzes te maken en de capaciteit van hubs te op- of afschalen.”
Snelle gewenning
Het wennen aan OptiFlow kostte weinig tijd, stelt Dooijeweert. “We waren gewend om meer zelf te doen. Dat moesten we loslaten. De software werkt goed, is inzichtelijk en de gebruikersinterface – het scherm waarmee je werkt - is duidelijk. Dat laatste zorgt ervoor dat je snel went aan het werken met het systeem. Na één of twee dagen kun je er goed mee overweg. Die leercurve is eigenlijk heel kort.”
Vrolijke chauffeurs
Iets wat na een livegang vaak gebeurt is dat gebruikers nieuwe functionaliteit ontdekken. Zo ook bij HelloFresh. “We lieten chauffeurs eerder gebruik maken van pontjes over rivieren. Dat verliep om meerdere redenen niet altijd soepel. We laten OptiFlow nu ritten plannen zonder pontjes.” Daarnaast testen we met file-informatie in de nieuwe manier van plannen. “Hiermee kunnen we beter dan voorheen files en de spits vermijden en zijn we nog vaker op tijd bij de klant. Ook leidt dit tot betere werkomstandigheden voor de chauffeurs. Minder stress, s, fouten en schades; ze verschijnen vrolijker aan de deur.” Verder is de flexibiliteit van werken is voor de planners toegenomen. “We zijn minder gebonden aan een vaste pc, dat geeft meer vrijheid om op andere momenten en locaties te werken.”
‘Klaar voor verdere groei’
De samenwerking tussen HelloFresh en Conundra verliep soepel. “De samenwerking is goed bevallen, we hebben geopereerd als één team. Dat was gemakkelijk doordat we beiden hands-on organisaties zijn. Er was een heel duidelijke taakverdeling, de ondersteuning was uitstekend en we werden snel gehoord. De wensen die we hadden, inclusief de logistieke restricties, zijn heel goed opgepakt. Daarmee zijn we nu klaar om ook toekomstige groei met onze planningsoftware in te zetten.”
