Gesofisticeerde logistiek voor groeiende groothandel

Het hoofdkantoor en de magazijnen van Billiet vinden we terug in Tielt. Vanuit die locatie belevert het bedrijf vooral klanten in de Benelux, Frankrijk en Duitsland. Om de Nederlandse markt optimaal te kunnen bedienen, werd ook een kantoor in Nederland opgestart. Daarnaast trekt Billiet met zijn producten via een netwerk van agenten naar een aantal exportlanden zoals Roemenië, Polen en de Baltische staten.
 
De groei die Billiet sinds zijn 85-jarige bestaan heeft meegemaakt, is op zijn minst indrukwekkend te noemen (zie ook kader). Intussen telt het assortiment zo’n 24.000 referenties. “Elk jaar stijgt onze omzet met vijf à vijftien procent”, vertelt CEO Christoph Billiet. “Momenteel gaat het heel hard. Zo is onze omzet de laatste twee jaar van 46 naar 60 miljoen euro gestegen.”

Billiets strategie bestaat erin zijn logistiek gaandeweg de groei te laten volgen. Dat maakt dat de magazijnruimte de laatste twintig jaar al diverse keren is uitgebreid. Intussen heeft het bedrijf magazijnen op twee aangrenzende percelen, waartussen een vrachtwagen de nodige transfers verzorgt. “Het ene magazijn van zo’n 5.000m² ligt bij ons hoofdkantoor en de showroom. Begin de jaren ’90 hebben we het aangrenzende perceel gekocht, waar we voor de eeuwwisseling twee gebouwen van elk 3.000m² hebben neergezet. Daaraan werd in 2001, 2003 en 2005 telkens een blok van 6.000m² toegevoegd, waardoor we aan een totale magazijnoppervlakte van 24.000m² kwamen”, legt Christoph Billiet uit. “Al die jaren zijn we in feite continu aan het bouwen geweest, net omdat we zo hard zijn blijven groeien.”

Logistieke acties op verschillende fronten

In 2013 gingen opnieuw stemmen op om uit te breiden. “Toen zijn we ons gaan afvragen of we opnieuw gewoon een blok moesten bijbouwen of we ook op logistiek vlak de zaken anders moesten aanpakken. We merken bijvoorbeeld dat steeds meer klanten extra’s vragen, zoals speciale verpakkingen of displays. Er zat heel veel kennis in de hoofden van onze mensen, maar de stijgende volumes en variëteit van artikelen maakten het er niet gemakkelijker op. Veel van onze logistieke medewerkers liepen dan ook op de toppen van hun tenen. Bovendien moesten we ons de vraag stellen wat er zou gebeuren als die mensen het bedrijf zouden verlaten”, aldus Christoph Billiet. “Daarom hebben we besloten op verschillende vlakken actie te ondernemen, zowel hardwarematig als softwarematig.”
 
Om de nood aan extra ruimte op te vangen, kocht Billiet eerst 40.000m² extra grond aan op zijn grootste perceel. Daarop zou een nieuw magazijngedeelte van 15.000m² worden gebouwd. Om te bepalen hoe dat nieuwe magazijn er uit moest zien, stelde consultancy bureau Logflow een masterplan voor de toekomst op. “Dat gaf ons een basis voor de toekomstige ontwikkelingen. Maar door onze snelle groei was de kwaliteit van de masterdata waarop dat plan was gebaseerd niet altijd even goed. Dat maakte dat we hier en daar uiteindelijk toch andere keuzes hebben gemaakt op basis van onze eigen perceptie en bevindingen”, voegt Stijn De Decker, financieel directeur bij Billiet, toe.

Het contrast in de manier van werken tussen het oudere en het nieuwste gedeelte is groot. “In de drie andere blokken is onze werkwijze rechttoe rechtaan, met hoofdzakelijk stellingen waar vooral reachtrucks het werk verzetten”, vertelt Pascale Termote, logistics manager bij Billiet. “In het nieuwe gedeelte hebben we besloten compacter te werken. We hebben dan wel nog 1,6 hectare grond braak liggen, maar we weten dat er geen nieuwe ruimte meer zal vrijkomen. Daarom wilden we niet al te kwistig met onze ruimte omspringen. Het nieuwe magazijngedeelte is voor een groot deel gevuld met smallegangenrekken die plaats bieden aan 34.000 pallets. In 24 gangen van zo’n 90 meter worden er goederen weggezet en verzameld met BT-smallegangentrucks en orderpickers. Daarnaast worden op een mezzanine van 3.000m² groot alle waardetoevoegende activiteiten verricht. Verder loopt van beneden tot boven – 12 meter hoog – het Kardex-systeem. In elk van de 12 kasten huizen 90 trays, die opgedeeld zijn in diverse locaties. Daarin worden de kleine, breekbare, dure en traag roterende artikelen opgeslagen.

Nood aan sturend systeem

Dit voor Billiet volledig nieuw soort magazijn eiste ook een volledig andere manier van werken. Om de verschillende systemen vlot met elkaar te laten communiceren en een overkoepelende aansturing te garanderen, ging de organisatie net voor de start van de bouwwerkzaamheden op zoek naar een geschikt warehouse management system (WMS). Dat zou geïntegreerd worden met het ERP-systeem van Billiet, met name Centric Trade.

C. Billiet: “Logflow had voor ons al enkele pakketten en implementatiepartners naar voren geschoven. Uiteindelijk hebben we aan C&W Logistics uit Marke gevraagd om het pakket Dynaman te implementeren. Er was meteen een klik met de mensen van C&W Logistics. Bovendien apprecieerden we de West-Vlaamse no-nonsense mentaliteit van het bedrijf. Ons buikgevoel bleek juist te zitten, want gedurende het hele omschakelingsproces – wat voor ons een zeer heftige periode was – stonden ze steeds voor ons klaar om mee te denken naar constructieve oplossingen.”

C&W Logistics kreeg de opdracht het WMS te implementeren en daar alle processen en bijbehorende material handling systemen in onder te brengen. Zo omvatte het project de integratie met het ERP via de C&W Supply Connector en met alle onderliggende systemen via de C&W Material Handling Equipment Connector. Daarbij denken we bijvoorbeeld aan de verticale opslagsystemen van Kardex, de drop & sort to light aan de Kardex van PC Data, de automatische palletwikkelaar van Certis en de conveyors en inbound sorting van Viscon. Daarnaast werd via de C&W Cloud SCO-tool EDI-integratie opgezet met het oog op ‘order to cash’ met retailklanten, evenals een WMS-carrierintegratie voor bpost en TNT.

Een belangrijk deel van het project was verder de introductie van radio frequency (RF) voor het wegzetten, de herbevoorrading en de picking. “Voordien hanteerden we enkel RF voor de herbevoorrading”, verduidelijkt Stijn De Decker. “C&W Logistics heeft voor ons overal RF geïmplementeerd, wat ons een veel hogere graad van efficiëntie heeft opgeleverd. Ook het aantal fouten is zo sterk verminderd.”

Productfamilie bepaalt locatie

Het leeuwendeel van de artikelen ontvangt Billiet nu via het nieuwe magazijn. Dat zijn zowel vrachtwagens uit landen als Italië, Frankrijk en België als containers uit verre oorden zoals China en India. Uitzondering op die regel zijn heel grote partijen, die rechtstreeks in het oudere gedeelte worden ontvangen.

Op basis van hun karakteristieken worden goederen vervolgens naar de juiste zone gestuurd. “Binnen het WMS hebben we een opsplitsing tussen onze verschillende productfamilies laten maken. Op die manier bepalen we of een artikel al dan niet in een bepaald magazijn kan. Zo gaan onze zogenaamde ‘ugly’s’ – denken we maar aan strijkplanken – in een apart magazijn. Een zelfde artikel kan trouwens tot verschillende productfamilies behoren, naargelang de manier waarop het verpakt is. Zo zal een losse puntzeef als ugly worden beschouwd omdat ze niet over de conveyor kan. Is diezelfde zeef per tien in een doos verpakt, dan kan ze wellicht wel op een conveyor. Het is ook mogelijk dat we heel grote kartons ontvangen met 120 dozen zeven. Die kartons moeten dan weer naar het bulkmagazijn. Het was en is nog steeds een heel karwei om al onze productfamilies in het WMS te krijgen.”

In de regel mogen alleen dozen die over de conveyor kunnen, in het nieuwe smallegangenmagazijn. De smallegangentruck staat in voor het wegzetten van de pallets in die zone en voor het aanvullen van de dynamische picklocaties op de onderste twee niveaus. Daar zullen de orderpickers de gewenste orders verzamelen.

S. De Decker: “Nieuw voor ons is dat we nu via batchpicking werken. Dat is een hele verbetering tegenover vroeger, toen er per winkelpunt werd gepickt. We merkten toen dat orderpickers gewoon achter elkaar reden als ze bijvoorbeeld soortgelijke artikelen voor filialen van Metro aan het verzamelen waren. Nu blijft elke orderverzamelaar in een beperkte zone aan het werk, zodat hij veel efficiënter bezig is. Als zijn pallet vol met dozen staat, zet hij die op de conveyor. Die gaat vervolgens via een sorteersysteem naar de consolidatiezone. Daar worden de dozen samengebracht met artikelen uit andere zones.”

“Met het oog op een maximale efficiëntie hebben we ervoor gekozen zowel smallegangentrucks als orderpicktrucks in dezelfde gangen te laten werken”, voegt Pascale Termote eraan toe. “Om de veiligheid te garanderen, hebben we de smallegangentrucks laten uitrusten met aanrijdbeveiliging en zowel voor- als achteraan ‘blue spots’, zodat ze voor orderpicktrucks en voetgangers goed zichtbaar zijn. Passeert de truck de dwarsgang, dan zal hij bovendien automatisch vaart minderen. Het WMS zal ook vermijden dat de smallegangen- en orderpicktrucks tegelijkertijd in dezelfde gang werken, maar in principe kan dat wel. Gezien ons zeer grote assortiment artikelen werd binnen het WMS ook de mogelijkheid gecreëerd om verschillende artikelen op één picklocatie te plaatsen, zodat de beschikbare ruimte optimaal wordt benut.”

Naast het smallegangenmagazijn vinden we de mezzanine terug. Daarop bevindt zich enerzijds de werkruimte om bijvoorbeeld displays te maken en te herverpakken, anderzijds de opening voor de aanvoer en de picking van de artikelen uit het Kardex-systeem. “We hebben er bewust voor gekozen die opening op de mezzanine te voorzien. Op die manier belemmeren we het verkeer beneden niet nodeloos”, licht Stijn De Decker die keuze toe.

Op het display aan de Kardex zien de medewerkers welke artikelen ze uit de trays moeten nemen. Die leggen ze vervolgens in de bakken achter hen. Doordat een lampje bij de juiste bak oplicht, weet de medewerker waar een artikel thuishoort. Zijn alle artikelen uit de Kardex voor een klant verzameld, dan licht aan de andere kant van het rek een lampje bij de bewuste bak op. Een medewerker neemt de artikelen uit die bak en verpakt ze vervolgens in een doos. Die doos gaat de conveyor op en via een lift naar beneden, waarna ze naar het uitsorteersysteem gaat. Dat gebeurt via dezelfde conveyor die voor de dozen uit het smallegangenmagazijn wordt gebruikt. Zo komen de dozen met artikelen uit de Kardex en het smallegangenmagazijn via dezelfde weg in de consolidatieruimte terecht.

Als alle goederen uit de verschillende zones voor een order zijn samengebracht, kunnen ze richting klant vertrekken. Dagelijks vertrekken er op die manier honderden pallets. Klanten die hun goederen op dag A bestellen, krijgen die uiterlijk op dag C geleverd.

Overvloed aan veranderingen

De grootste uitdaging tijdens het uitbreidingsproces was wel dat alle veranderingen door elkaar heen liepen.
C. Billiet: “We wilden koste wat het kost het hele gebouw, inclusief hardware en software, tegen de zomer van 2016 operationeel hebben. Daarna volgt immers de aanloop naar de zeer drukke eindejaarsperiode. Uitstel zou meteen ook een jaar later opstarten betekenen. En dat wilden we niet. Daarom hebben we op een bepaald moment alle zeilen moeten bijzetten. Uiteindelijk hebben we een jaar genomen voor de voorbereidingen en een half jaar om de bouw, de magazijnrichting én het WMS operationeel te krijgen. Heel pittig was dat.”

“Al was dit scenario verre van ideaal, mede dankzij de hulp van C&W Logistics, die dag en nacht voor ons klaar stond, zijn we erin geslaagd tijdig live te gaan”, meent Stijn De Decker. “Op de momenten dat wij hier bijna de klok rond bezig waren, waren zij er ook. Dat was een geruststelling. Tijdens de opbouw van het magazijn konden we ook steeds bij hen terecht voor advies als we zaken wilden veranderen. Zo was het aanvankelijk de bedoeling de bestuurders van de smallegangentrucks in de hoogte te laten picken, maar daar zijn we uiteindelijk toch vanaf gestapt, omdat dat voor ons te vertragend zou werken.”

Focus op optimalisering

Achteraf bekeken zijn ze bij Billiet blij dat ze een jaar geleden op de tanden hebben gebeten, want sindsdien is de efficiëntie er sterk op vooruitgegaan. “We verzetten nu aanzienlijk meer werk, terwijl we niet meer mensen hebben moeten aannemen. Er worden ook veel minder fouten gemaakt. En als die toch voorkomen, dan komen ze veel vlugger bovendrijven”, weet Pascale Termote. “Bovendien kunnen we nu veel vlotter nieuwe mensen of uitzendkrachten inschakelen. Vroeger had een nieuwkomer weken nodig om hier zijn draai te vinden, nu is die al na enkele uren weg met het systeem. Op een paar uitzonderingen na, hebben de meeste medewerkers het nieuwe systeem ook heel snel geaccepteerd. Niet iedereen gaat even goed met verandering om, maar op dat vlak mogen we zeker niet klagen.”

Plannen om binnen afzienbare tijd nog magazijnruimte bij te bouwen, zijn er niet. Het nieuwe magazijn is ook gebouwd op de groei, waardoor Billiet hoopt zeker nog een vijftal jaar met de huidige structuur verder te kunnen. “Na de grote investeringen en inspanningen die we hebben geleverd, willen we nu vooral terug tot onze positieven komen”, weet Christoph Billiet.

“Maar intussen blijven we uiteraard wel continu zaken verbeteren”, voegt Stijn De Decker eraan toe. “Zo willen we de ontvangst van containers optimaliseren, bijvoorbeeld door optimaal gebruik te maken van telescoopbanen en sommige dozen rechtstreeks naar de mezzanine te transporteren via een spiraalvormig liftsysteem, dat er nu al staat. Ook aan het op punt stellen van onze data is er nog werk. Daarom hebben nu een product master data manager aangeworven. Sinds anderhalf jaar gebruiken we trouwens ook de voorraadbeheersoftware Slim4, wat ons heeft geholpen om de servicegraad te verhogen zonder onze voorraad op te drijven. C&W Logistics assisteert ons nog steeds om vragen van medewerkers te beantwoorden en om verbeteringspotentieel te spotten. Die continue optimalisering moeten we dus op verschillende vlakken zien.”
 
“Daarnaast zijn we nu ook de mogelijkheden op het vlak van e-commerce aan het bekijken. Met name de kleine zelfstandige winkeliers – die het moeilijk hebben om zelf in een webshop te investeren – willen we in de toekomst een professioneel platform bieden om onze producten ook via internet te verkopen. Momenteel bevinden die plannen zich nog in een testfase, maar we zijn ervan overtuigd dat we ook die uitdaging binnen onze nieuwe logistieke structuur aankunnen”, besluit Christoph Billiet.

Billiet: van gleierwinkel tot groothandel met 24.000 artikelen

Voor het ontstaan van de firma Billiet moeten we terug naar 1932. Jenny Vanlaere startte toen een detailhandel in aluminium huishoudartikelen in de Kortrijkstraat in Tielt. Haar man, Alberic Billiet, had in die tijd een zaak waar hij fietsen en kachels verkocht. Toen zonen Jozef, Gerard en Godfried in het bedrijf kwamen, werd de groothandel opgericht. De dochters hielden de detailhandel open in de Kortrijkstraat. Toen de groothandel te klein werd, trok Billiet eerst naar de Beernegemstraat en vervolgens naar de Bevrijdingslaan, op het Industriepark Noord.
In 1998 zetten Godfried en zijn vrouw Christiane het bedrijf alleen verder. Samen met hun kinderen Sylvie en Christoph bouwden ze het bedrijf verder uit tot zijn huidige omvang. Terwijl Christoph en zijn vader zich vooral op de huishoudartikelen focusten, gaf Sylvie een boost aan alles wat decoratie en seizoensartikelen is.

Dat heeft geleid tot een zeer breed gamma van zo’n 24.000 artikelen in verschillende categorieën. In de showroom van 4.275m² in Tielt krijgen klanten een duidelijk overzicht van het volledige assortiment. Naast zijn bekende eigen merk, Cosy & Trendy, verdeelt merkendistributeur Billiet nog tal van andere ronkende namen, zoals Illy, Thermos Luminarc, Tefal en Lou Laguiole.

Die artikelen worden via enkele belangrijke kanalen aan de man gebracht. Om te beginnen zijn dat de traditionele retailers, zoals Delhaize, Colruyt, Albert Heijn en Auchan. Daarnaast kopen ook kleinere, zelfstandige winkels bij Billiet aan. Tot slot levert de groothandel ook aan horecabedrijven. Ook aan internetbedrijven à la bol.com worden artikelen verkocht.