Focus op efficiëntie en visibiliteit in transport

Ontex fabriceert en levert luiers, tampons en inlegkruisjes aan retailers en zorgverleners in ruim 110 landen. Naast de 17 productievestigingen wereldwijd telt Ontex 25 sales & marketing sites en zes R&D centers. In totaal werken zo’n 8.300 medewerkers voor het bedrijf. In 2016 bedroeg de omzet van het bedrijf ruim twee miljard euro.

Meer dan de helft van de producten wordt op maat van de eigen retailmerken gemaakt, waarbij vaak op innovatieve trends wordt ingespeeld. Daarnaast produceert Ontex een beperkt aantal eigen merken die vooral in het buitenland bekend zijn, zoals Canbebe, BBTips, Moltex en Helen Harper. De marktsegmenten waar Ontex zijn pijlen op richt, zijn incontinentieproducten voor baby’s, specifiek voor dames en voor volwassenen met incontinentieproblemen in het algemeen. Baby care producten worden vooral in grote hoeveelheden aan de grote retailers geleverd, terwijl het bij femcare producten om kleinere volumes gaat. Producten in het adult care segment gaan enerzijds naar de retail, anderzijds worden die artikelen ook heel vaak aan huis geleverd.
Anthony D’Almagne, Group Purchasing Manager Logistics bij Ontex: “Voor alle duidelijkheid, ons transportplatform gebruiken we enkel voor gepalletiseerde zendingen, thuisleveringen zitten daar niet bij. Daarnaast ligt de focus van ons transportplatform op West-Europa, waar we 53% van onze verkoop genereren. In tegenstelling tot Oost-Europa en Rusland – momenteel de grootste groeimarkten – is de West-Europese markt min of meer verzadigd, met vrij constante volumes. Daarnaast mikken we sinds kort ook op de VS, na een acquisitie in Mexico, dat momenteel goed is voor 20% van onze omzet.”

Naast het transport van de warehouses naar de klanten, vinden er binnen de Ontex-organisatie ook veel intercompany transporten plaats. Dat komt omdat binnen Europa veel fabrieken gespecialiseerd zijn in een welbepaald product. Daardoor moeten vaak pallets van een andere site komen om een volledige zending te verzamelen en een efficiënte planning op te zetten.

Op het vlak van transportorganisatie huist in Buggenhout de overkoepelende afdeling. “Wij bewaren het algemene overzicht en bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is binnen het netwerk”, legt Anthony D’Almagne uit. “De kennis rond het netwerk zit dus bij ons. Qua aankoop en organisatie hebben we eerder een ondersteunende functie, enkel de intercompany transporten nemen wij altijd op ons. Uiteraard gebeurt de dagdagelijkse transportplanning wel lokaal.”

Nieuw platform voor hogere eisen

Het platform dat Ontex vroeger gebruikte, werd al ingezet binnen alle productieafdelingen voor de communicatie met de transporteurs en voor het boeken van time slots. “Dat platform deed zijn werk, daar niet van, maar Ontex groeit snel en onze eisen aan het platform worden groter”, legt Anthony D’Almagne uit. “Daarom zijn we nog eens met Transporeon rond de tafel gaan zitten. Tijdens de vorige selectie hadden we ook al contact met hen gehad, maar toen boden ze nog geen webgebaseerde oplossing. Intussen is dat wel het geval. Bovendien bleek Transporeon ondertussen een heel aantal extra’s te kunnen bieden, waardoor we ons platform wel op een hoger niveau zouden kunnen tillen.”

Tussen de eerste operationele gesprekken met Transporeon en de go-live zaten een negental maanden.
Anthony D’Almagne: “Daarbij hebben we gedurende een intense periode van vijf maanden heel veel informatie met elkaar uitgewisseld. Vooral Transporeon was hier vragende partij, omdat ze wilden nagaan hoe we op verschillende locaties ons SAP-systeem gebruikten. Op basis van die analyses hebben we bepaalde transacties in SAP meer geüniformiseerd over de verschillende vestigingen heen. Tegelijk hebben we een en ander afgetoetst met de procedures van Transporeon, om zeker te zijn dat het geheel consistent zou blijven. Daarop hebben we nog een maand testen gedaan bij Transporeon en twee maanden testen bij onszelf.”

Door die goede voorbereiding verliep de go-live zeer vlot. Bovendien waren de medewerkers al vertrouwd met het werken via een transportplatform. Voor hen was het vooral wennen aan de gewijzigde interne procedures binnen SAP. “Waar we medewerkers wel attent op hebben moeten maken, is dat het belang van data-input is gestegen omdat er meer velden in SAP gelinkt zijn aan Transporeon. Maar al bij al is de transitie heel vlot gegaan. We hebben ook bewust voor een big bang gekozen en alle sites tegelijk op het nieuwe platform overgeschakeld. Door onze intercompany transporten was het lastig om onze sites op verschillende tijdstippen live te laten gaan”, zegt Maxim Sercu, Group Logistics Coordinator bij Ontex. “Er waren ook twee projectmanagers van Transporeon bij ons ter plaatse toen we live gingen, maar achteraf beschouwd was dat zelfs niet echt nodig.”

Slimmer Rate Management

Het nieuwe platform wordt gebruikt in de Benelux, Frankrijk, Duitsland, Tsjechië, Spanje, het VK en Italië, op in totaal 21 fysieke locaties. Via Transporeon worden vandaag zo’n 55.000 verschepingen per jaar geregeld. Momenteel werken er bij Ontex en zijn logistieke dienstverleners ruim zestig gebruikers met het platform.
 
Aan de functionele basis is met de komst van Transporeon weinig veranderd. Ontex selecteert een transporteur, die krijgt de opdracht automatisch in zijn mandje en vervolgens kan die een tijdsslot inboeken. Daarbovenop werden een aantal extra modules geïmplementeerd. Zo maakt Ontex nu ook gebruik van Rate Management van Ticontract, dat tot de Transporeon Group behoort. “We hebben al vrij snel besloten die module erbij te nemen, omdat we al langer het gevoel hadden dat ons rate management beter kon. Ons SAP-systeem biedt weliswaar ook mogelijkheden op dat vlak, maar qua beheer van transporttarieven bleven we toch op onze honger zitten”, legt Anthony D’Almagne uit.

“Met Rate Management kunnen we onze tarieven nu overzichtelijk en met alle bijhorende historiek bijhouden. Bovendien herkent het systeem bepaalde parameters van zodra we een shipment creëren, zoals postcodes, type truck, de naam van de carrier, enzovoort”, vult Maxim Sercu aan. “Op basis van die paramaters wordt automatisch het tarief berekend. Op enkele uitzonderingen na hoeven we nu geen tarieven meer handmatig in te voeren, wat de kans op fouten verkleint. Last but not least kunnen we nu heel eenvoudig de impact van pakweg dieselprijzen en kilometerheffingen over de jaren heen volgen. ”

​Time Slot Management en meer

Binnen Time Slot Management van Transporeon maakt Ontex ook handig gebruik van de ‘Multi-booking’ functionaliteit, waarbij het mogelijk is meerdere slots te combineren, bijvoorbeeld bij het laden en inboeken op verschillende laadplaatsen of het boeken van een slot voor zowel laden als lossen. Dat was binnen het vroegere platform niet mogelijk.

Een andere module die Ontex binnen Time Slot Management heeft meegenomen is ‘Surcharge Management’.
Maxim Sercu: “Tijdens het transport kunnen extra kosten opduiken, bijvoorbeeld als de wachturen oplopen. Voorheen hadden we niet echt een goed zicht op de extra kosten die bijgeboekt werden. Vaak is het ook moeilijk om achteraf nog na te gaan wat de oorzaak voor die kosten was. Nu vragen we de vervoerder om op het platform in te voeren welke extra kosten zij hebben gemaakt, waarop wij die kunnen goedkeuren of afwijzen. Nu kunnen we gemakkelijk nagaan of extra kosten gelinkt zijn aan een transporteur of een laad- of losplaats, zodat je daar eventueel maatregelen kunt nemen.”

Verder verlopen dankzij het platform nu ook de ex works transporten een stuk vlotter dan voorheen. “Aan die transporten is enorm veel communicatie verbonden. Als wij de klant laten weten wanneer zijn goederen klaar zijn, wordt onderling een afhaalmoment afgestemd, alle nodige informatie uitgewisseld, enz.”, weet Anthony D’Almagne. “Via de ‘light login’ procedure is het mogelijk een connectie te maken voor opdrachten van transporteurs die niet de onze zijn. Concreet duwen we op een knop in SAP, waarna het systeem de ex works klant herkent. Automatisch krijgt die klant een bericht dat de goederen klaar zijn en dat hij een afspraak kan maken via de link in de mail. Zo kunnen zij een slot boeken en alle nodige gegevens invullen. Dat betekent voor onze medewerkers minder manuele input en het is ook voor de magazijnmedewerkers handiger werken. Bovendien hebben we zo zwart op wit een bewijs als laadafspraken eventueel niet worden nageleefd.”

​Stap naar automatische toewijzing

Verder is Ontex momenteel de automatische toewijzing binnen de ‘No Touch Order’-module aan het testen, waarbij automatisch transporten aan bepaalde vervoerders kunnen worden toegewezen.
A. D’Almagne: “Vandaag zit die kennis voor de toewijzing van transporten heel erg lokaal. Graag zouden we daarom de overstap maken naar ‘No Touch Order’, waarbij we de input in ons Rate Management systeem als basis nemen. Met Rate Management kunnen we bijvoorbeeld ook de hiërarchie van transporteurs aanduiden. Voor sommige lokale medewerkers was het wat wennen om die verantwoordelijkheid uit handen te geven, maar velen zien er ook de voordelen van in. Op die manier kunnen we namelijk de vele lokale Excel-files die we erop na houden, sterk reduceren. Het gaat er ons trouwens niet om medewerkers uit te sparen, wel om efficiënter te werken met dezelfde mankracht.”

Momenteel zijn 91 transporteurs van Ontex gelinkt op het platform. “Ruim driekwart van onze transporteurs had al voor andere klanten een account bij Transporeon, dus de overschakeling naar een ander platform an sich vormde niet echt een probleem. Maar, zeker omdat we vroeger ook al via een platform werkten, zien transporteurs de meerwaarde soms niet meteen, vooral als ze maar een beperkt deel van de functionaliteit gebruiken. We hebben onze transporteurs weliswaar ver op voorhand ingelicht over wat er zou gebeuren, maar toch… De overstap van een manueel systeem naar een meer geautomatiseerde manier van werken was wellicht gemakkelijker te  verantwoorden geweest”, aldus Anthony D’Almagne. “Daarnaast vragen we van transporteurs nu om het proactief in het systeem aan te geven wanneer ze weten dat ze te laat zullen komen. Dat verloopt nog net niet vlot genoeg. Dit is een proces waarbij we vooral het belang geregeld zullen moeten herhalen.”

Voor de toekomst overweegt Ontex ook met de hulp van Transporeon de transportplanning van grondstoffen te optimaliseren. “De inbound stroom van goederen die we zelf bij leveranciers ophalen hebben we zelf onder controle. Maar uiteraard leveren ook heel wat leveranciers bij ons aan. Van hen zouden we graag weten wanneer we die transporten kunnen verwachten, wat de gegevens van de transporteur zijn, enzovoort. Technisch gezien zal de opzet hier iets anders zijn omdat we in SAP met andere referenties te maken zullen hebben. We moeten dan ook bekijken hoe we onze diverse processen om PO’s te maken, kunnen integreren. De mogelijkheden om die transportstroom efficiënter aan te pakken, willen we in de eerste helft van dit jaar bekijken”, zegt Anthony D’Almagne. “Daarnaast willen we ook bestuderen of het interessant is het geografische gebied waar we Transporeon gebruiken nog uit te breiden.”
 
Los van de toekomstige ontwikkelingen is Ontex vandaag heel tevreden met de meerwaarde die Transporeon biedt. “Dit platform biedt ons de extra functionaliteit, de visibiliteit en gebruikersvriendelijkheid die we wensten”, besluit Anthony D’Almagne. “Bovendien is Transporeon bereid op onze vraag heel klantspecifieke aanpassingen door te voeren. Vragen we iets, dan ligt binnen de paar dagen al een voorstel op tafel. Dat stellen we enorm op prijs. We merken ook dat Transporeon zelf de evoluties binnen de markt op de voet volgt. Dat is in deze snel evoluerende markt een grote geruststelling.”