Farmalogistiek barst uit zijn voegen

Nu al kan Yusen Logistics een volledige dienstverlening aanbieden met de klassieke opslag tussen 15 en 25°C (‘Ambient’) en tussen 2 en 8°C (‘Cool’). Dat kan het bedrijf aanvullen met een klein vriescompartiment (minder dan 2°C) en ook de mogelijkheid om niet onder de 25°C te dalen. Daarbij komt een dienstverlening die volledig is gefocust op leveringen die voldoen aan stringente vereisten op het vlak van levertermijnen. Dat geheel kan Yusen Logistics vervolledigen met een volledig pakket aan value added services zoals herverpakken, etiketteren, kits samenstellen, enzovoort.
 
Met het nieuwe gebouw krijgt Yusen Logistics er in Melsele 14.000 palletplaatsen bij bovenop de huidige 13.800, een verdubbeling van de opslagcapaciteit dus. Tegelijk komt er een nieuw magazijn in Roosendaal.
Niet alleen komt er meer opslagruimte, in het nieuwe gebouw kan Yusen Logistics nu ook de koudeketen vanaf het lossen van de vrachtwagens volledig sluiten. Vroeger moesten de magazijniers nog pallets door de ‘ambient’ zone heen naar de koude zone transporteren. Het nieuwe gebouw in Melsele zal ook volledig dienen voor opslag en niet voor bijkomende manuele dienstverlening.
 
Hugo Van Herck, Director Contract Logistics bij Yusen Logistics Benelux: “Het is onze bedoeling hier alleen volledige pallets te verwerken. De bijkomende 8.000m² magazijn zullen exclusief als opslagruimte en voor crossdockactiviteiten worden gebruikt voor geneesmiddelen, medische apparatuur en de voorschriftvrije producten (OTC – ‘over the counter’). In principe is een GDP-certificaat (Good Distribution Practice) alleen noodzakelijk voor de geneesmiddelen, maar toch eisen onze klanten met medische apparatuur en OTC soortgelijke maatregelen. Intern maken wij wel een verschil tussen de GDP-licensed en de GDP-compliant goederen en brengen we die pallets dan ook op andere plaatsen onder. Dat heeft veel meer te maken met de audits van klanten en overheden zoals het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG). De eisen worden steeds stringenter. We ondervinden daarbij dat de industrieapothekers die de bedrijven vertegenwoordigen en als kwaliteitsverantwoordelijke optreden, erg streng zijn. We gaan met die tendens mee.”

Zelfrijdende magazijntrucks

Yusen Logistics wil niet alleen een uitbreiding van de capaciteit realiseren, maar is ook vast van plan grote stappen te zetten op het vlak van automatisering.
H. Van Herck: “We weten dat in België de loonkosten een groot nadeel zijn en daarom moeten we daar wel op focussen. Als logistieke dienstverlener is het erg moeilijk in een automatisch magazijn te investeren omdat we daardoor veel flexibiliteit verliezen. Alle goederen moeten dan namelijk binnen standaardafmetingen blijven, bijvoorbeeld een vaste pallethoogte. Maar als we daarna een klant krijgen die de pallets iets hoger stapelt, kunnen we die niet meer in het automatisch magazijn onderbrengen. Zoiets kan wel in een productieomgeving waar het bedrijf een veel grotere controle heeft op dergelijke parameters. In de logistiek geloof ik veel meer in het automatiseren van het interne transport. Het nieuwe magazijn zal bestaan uit smalle gangen met rekken voor volledige pallets. Daar zullen smallegangentrucks in opereren die zowel autonoom kunnen werken als door een chauffeur worden bediend. Op die manier behouden we de flexibiliteit. In de beginfase zullen een klein aantal heftruckchauffeurs zorgen voor de palletbewegingen, maar na verloop van tijd moet de automatisering de zaak daar overnemen.

Visueel management

Yusen Logistics heeft zijn eigen kwaliteitssysteem waarbij het streeft naar voortdurende verbeteringen aan de hand van Japanse begrippen zoals Kaizen en Gemba. Die laatste term betekent ‘werkvloer’ en maakt duidelijk dat mogelijke problemen niet in een kantoor achter de computer kunnen worden opgelost. Het komt erop aan de situatie in het magazijn te gaan bekijken en te analyseren.
H. Van Herck: “Als manager moet je ook goed beseffen dat jij niet de expert bent van de processen op de werkvloer. Dat zijn de mensen die er dagelijks mee omgaan. Maar aan de hand van visuele hulpmiddelen die erop gericht zijn dat iedereen in het magazijn zelf kan zien hoe het proces vordert, kan ook de manager controleren of alles goed gaat. Wij hanteren bijvoorbeeld kleurencodes op de pallets die wijzen op een bepaalde cut-off. Als te veel pallets nog ver weg van de laadkades staan, weet iedereen dat het risico bestaat dat de deadline niet wordt gehaald. Dan moet er een tandje worden bijgestoken. Dat kunnen de magazijniers zelf vaststellen en ze kunnen zelf ingrijpen om die situatie recht te trekken. Maar ook een manager kan dat dus controleren. In het magazijn hebben we ook een afgebakende ruimte waar de uitzonderingsgevallen verzameld staan. Als die ruimte te klein wordt, is er ook een probleem. Ook dat is duidelijk zichtbaar.”
 
Die Japanse manier van werken, gericht op kwaliteit en efficiëntie, zit in de cultuur van het bedrijf ingebakken. Tegelijk wil Yusen Logistics dat alle operaties verspreid over de wereld verbeteren. Daarom is het Yusen Excellence System (YES) uitgewerkt om ervoor te zorgen dat alle vestigingen geleidelijk naar hetzelfde niveau evolueren. Dat is nodig omdat internationale klanten ook dezelfde kwaliteit willen voor al hun operaties in verschillende werelddelen. In eerste instantie kunnen de vestigingen nog zelf kiezen op welke manier ze hun zwakke plekken wegwerken: 5S, kwaliteit, Six Sigma, … Iedere vestiging gaat daarbij uit van haar eigen sterkte, maar vroeg of laat zullen ook de andere aspecten moeten worden aangepakt.
 
H. Van Herck: “Die aanpak om de kwaliteit en productiviteit van het werk over alle vestigingen heen te standaardiseren, maakt wel dat de traditionele troeven van Belgische vestigingen stilaan in het gedrang komen. De productiviteit waar we zo trots op waren, kan stilaan ook in andere landen worden gehaald. Als we in de toekomst aantrekkelijk willen blijven, moeten we ervoor zorgen dat we bijkomende voorsprong creëren. Dat is een van de redenen voor het automatiseringsproject in het nieuwe magazijn.”

Transport

De efficiëntere organisatie van de farmalogistiek geeft de fabrikanten de kans om grote gebundelde transportvolumes per zeecontainer te versturen. Dat brengt wel een resem consequenties met zich mee. Om te beginnen gaat het om transporten in koelcontainers. Dat vereist een bijkomende zorg en discipline van alle betrokken partijen om dat goed te beheren. Die koelcontainers moeten bijvoorbeeld op stroom zijn aangesloten om de temperatuur op peil te kunnen houden. Verder zijn alle containers uitgerust met temperatuurtrackers zodat kan worden ingegrepen wanneer die melden dat de situatie verslechtert.
 
H. Van Herck: “Ik stel vast dat de luchtvaartmaatschappijen daar goed voor konden zorgen, maar dat de rederijen daar grotere moeite mee hebben. Het is voor hen ook een nieuwere discipline. Het komt dus weleens voor dat de temperatuur in de container te hoog oploopt en dat de medicijnen dan niet meer bruikbaar zijn. En als er schade is, gaat het meteen om heel grote bedragen. Het is best mogelijk dat zo’n container voor 30 miljoen euro aan geneesmiddelen bevat. Er zijn rederijen die om die reden geen geneesmiddelen meer willen vervoeren: ze vinden dat ze een te groot financieel risico lopen als er iets mis gaat. In ieder geval brengt de grote waarden van de goederen een heel andere manier van risicomanagement met zich mee dan men in de maritieme wereld gewend is. Ook de verzekeringsmaatschappijen worstelen nog met de situatie.”

Toekomstvisie voor de farmalogistiek

In de wereld van de geneesmiddelenproductie is de logistiek lang een ondergeschoven kind geweest. De focus van de fabrikanten lag bij de innovatie en de kwaliteit van de geneesmiddelen. De winstmarges waren ook navenant. De omgeving leeft bovendien met een strak regelgevend regime, gekenmerkt door heel wat controles die een heel eigen supply chain tot stand hadden gebracht die volledig los stond van de optimale logistieke stromen in andere sectoren zoals voeding of consumentengoederen. Containertransporten of centrale distributiecentra bestonden nauwelijks in de farma. Het was al luchttransport wat de klok sloeg. De komst van generische geneesmiddelen zorgde voor een flinke knauw in het bestaande zakelijk model, waardoor efficiëntieverhoging en kostenbesparingen plots wel op de agenda kwamen te staan.
 
H. Van Herck: “Dankzij die evolutie hebben we de stap naar farmalogistiek kunnen zetten.  Als logistiek dienstverlener zijn wij ook actief in sectoren zoals automotive of elektronica. We zien toch dat de evolutie daar niet heeft stilgestaan door een steeds fijnmaziger distributie te gebruiken rechtstreeks vanuit het EDC hier in Melsele. We maken pakketjes klaar voor herstellers van fotokopieermachines die ’s nachts in de servicewagens worden afgeleverd, en dit over gans Europa. Die fijnmazigheid bestaat nog lang niet voor medicijnen. Toch denk ik dat in een omgeving waarbij consumenten steeds meer online kopen, ook geneesmiddelen in de toekomst diezelfde manier van distributie zullen kennen. Daar bestaat nu nog veel weerstand tegen. Daar zijn soms goede redenen voor, zoals de veiligheid van de patiënt, maar het heeft ook te maken met gevestigde belangen van verschillende partijen in de keten. Met de tijd zal ook die weerstand afnemen en zie ik ook veel meer leveringen aan huis mogelijk, geintegreerd met het doktersvoorschrift en de afhandeling door de mutualiteit. Op dit ogenblik is de concurrentie op het vlak van e-commerce naar consumenten zodanig gefocust op service dat het snel evolueert. Leveringen op dezelfde dag van bestellen zijn al lang geen uitzondering meer. De oorzaak van die wedloop naar snelle leveringen heeft alles te maken met het ‘gratis’ model. De producten zelf hebben dezelfde prijs, en als je geen geld kan vragen voor de levering, zoals dat nu het geval is, kan je als verkoper alleen het verschil maken met een betere en snellere dienstverlening. Consumenten zullen op termijn een soortgelijke service willen wanneer ze geneesmiddelen kopen.”

Geschiedenis van de farmalogistiek

Yusen Logistics stond tot 2005 bekend als een specialist in de logistiek en supply chains van consumentenelektronica. De locatie vlak naast het gebouw van Pioneer laat dat al vermoeden: de oorsprong van Yusen Logistics in Europa is nauw verbonden met de logistieke dienstverlening voor Japanse bedrijven zoals Pioneer, Minolta en Konica. Yusen Logistics verzorgde aanvankelijk niet alleen de Europese logistiek voor onderdelen van Minolta, maar ook van fotoproducten zoals papier en films. Die vereisen een opslag onder temperatuur gecontroleerde omstandigheden. Na de fusie tussen Konica en Minolta ontstond de noodzaak aan bijkomende gekoelde opslagruimte en bouwde Yusen Logistics een uitbreiding aan het bestaande magazijn. Niet lang daarna stortte de markt van de analoge fotografie in elkaar en besliste de klant die producten niet langer te verkopen. Yusen Logistics zat in 2005 opgezadeld met een nagelnieuw gekoeld magazijn van 5.000m² waar het geen klant voor had. “We hebben toen een nieuwe strategie moeten ontwikkelen”, vertelt Hugo Van Herck, Director Contract Logistics bij Yusen Logistics Benelux. “De analyse van de markt wees ons al op een beperkt groeiperspectief van de consumentenelektronica. We hebben ons toen op onze sterke punten gefocust: kwalitatieve dienstverlening op het vlak van complexe logistiek met daarbij de beschikbaarheid van een nieuw magazijn uitgerust met klimaatbeheersing. Daarmee kwamen we al snel uit bij de doelmarkt van de geneesmiddelen. Het probleem daarbij was dat je dat alleen mag doen als je beschikt over een certificaat voor Good Distribution Practice (GDP) en dat hadden we niet. Bijkomende moeilijkheid was het feit dat je een dergelijk certificaat alleen kan behalen door je processen voor een bestaande klant te laten auditen. Het is rond die tijd dat we in contact zijn gekomen met de supply chain manager van het Indiase Ranbaxy. Intussen is dat overgenomen door Sun Pharmaceuticals. Beide zijn specialisten in generische geneesmiddelen. Met hen hebben we onze eerste stappen in de farmalogistiek gezet.”
 
Die supply chain manager was op zoek naar een manier om de bestaande aanvoerketen vanuit India naar Europa drastisch om te gooien. Tot dan was het de gewoonte om geneesmiddelen in kleine batches over te vliegen naar elk land afzonderlijk. Dat vereiste telkens een invoerprocedure, maar ook gespecialiseerde laboratoriumonderzoeken door de lokale bevoegde instanties. Ranbaxy wilde echter een logistiek op poten zetten met een import naar Europa naar één land met één controle. Dat zou gebeuren door een centrale opslag en van daaruit een distributie naar de verschillende lidstaten. Door de goederenstromen te bundelen, moest het mogelijk zijn een groot deel van de luchtvracht te vervangen door maritieme transporten. Dat was het systeem dat veel andere sectoren toen al courant gebruikten, maar dat geen enkele in de farma gespecialiseerde logistieke dienstverlener kon aanbieden. Ranbaxy was daarop op zoek naar een internationale supply chain specialist die de stap naar de farma wilde zetten. Zo is het bedrijf bij Yusen Logistics terechtgekomen. De opzet is intussen ook geslaagd: nu wordt nog slechts 20% van de geneesmiddelen per vliegtuig getransporteerd. Het overgrote deel komt in gekoelde containers per schip naar Europa.
 
“Op dat punt hebben wij een gemeenschappelijke grondslag gevonden voor die samenwerking die nu nog steeds bestaat”, aldus Van Herck. “We hebben in 2007 het GDP-certificaat behaald en onze farmadiensten stelselmatig uitgebreid. Het moeilijkste onderdeel in de opzet voor Ranbaxy bleek uiteindelijk de procedure voor het vrijgeven van de geneesmiddelen na de controle in het laboratorium. Het farmabedrijf wilde hier geen enkel risico lopen en eiste daarom van ons als logistieke dienstverlener een sluitend systeem om te verhinderen dat producten die nog in quarantaine zijn in de markt terecht komen. Aanvankelijk verliep dat met een stel maatregelen gebaseerd op een strikte administratie. Intussen is dat volledig in de WMS-software verwerkt: de producten blijven onbeschikbaar voor de mensen in het magazijn en kunnen niet gepickt worden. Het is de industrieapotheker van de klant die als enige in staat is de quarantaine op te heffen in onze software.”