Efficiënte logistiek garandeert snelle leveringen

Rajapack Benelux maakt deel uit van de Europese Raja-groep, die in achttien landen actief is, die met twintig filialen in zeventien landen vertegenwoordigd is. Met ruim zestig jaar ervaring hoort de groep intussen tot de Europese nummer 1 als het op de distributie van verpakkingsmateriaal aankomt. De groep beschikt over elf distributiecentra in achttien landen, die samen goed zijn voor 210.000m² en in totaal meer dan 700.000 klanten binnen Europa bedienen.

Rajapack richt zich tot bedrijven van diverse grootteordes, van kleine winkeliers tot multinationale bedrijven. Naast de industrie en groothandel vormen ook de dienstensector en de snelgroeiende e-commercesector belangrijke groeipolen. Intussen is de webwinkel voor de organisatie een van de belangrijkste verkoopkanalen geworden, naast de traditionele catalogus.

Nieuwe uitdagingen door snelle groei

In Tongeren bevinden zich zowel het hoofdkwartier als het distributiecentrum van Rajapack Benelux. Daarnaast heeft deze entiteit nog een salesteam in Nederland. Binnen het distributiecentrum in Tongeren verzorgt Rajapack de logistiek voor zeven van de zeventien landen. Naast de Benelux zijn dat Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en Denemarken. Bestelt een klant binnen de Benelux of Duitsland, dan krijgt hij zijn order de volgende ochtend en soms zelfs sneller geleverd. Alle andere landen krijgen hun leveringen gegarandeerd binnen 48 uur. De 2.000 orders die dagelijks de deur uitgaan, vertegenwoordigen samen een volume van ongeveer 1.000 pallets. Al die orders worden verstuurd met behulp van elf transporteurs.

Sinds het distributiecentrum van Rajapack Benelux zich in 2000 in Tongeren vestigde, is er heel wat veranderd. Het jaarlijkse groeipercentage van om en bij de tien procent heeft daar uiteraard veel mee te maken. Om die expansie op te vangen, werd het distributiecentrum diverse keren uitgebreid.

Die snelle groei maakt het niet eenvoudig om de hoogstaande kwaliteit naar de klanten toe te handhaven. “Die service voor de klant staat voor ons centraal”, vertelt Martin Moermans. “Aangezien wij tot op de dag van vandaag nog steeds in één enkele ploeg werken, moeten wij alle zendingen om 17u. de deur uit hebben om ze de volgende dag bij de klant in de Benelux of Duitsland te krijgen. Omdat de bestellingen vaak pas later op de dag binnenkomen, staat ons magazijn vooral na de middag onder hoge druk.”

Een andere belangrijke uitdaging binnen de logistieke operaties is het zeer brede artikelassortiment. Dat kan gaan van enveloppen en etiketten over zakken beschermmateriaal tot pallets met omsnoeringsmateriaal uit staal. De maten en gewichten zijn dan ook erg uiteenlopend.

Bovendien blijft het assortiment uitbreiden. “Vorig jaar hadden we zo’n 7.500 artikelen in het assortiment. Dit jaar zullen we afklokken op circa 8.500 artikelen en we verwachten zeer snel zelfs 10.000 producten te kunnen aanbieden”, weet Martin Moermans. 

Nood aan tijdsbestendig WMS

Al in 2010 was het duidelijk dat er meer nodig was dan louter fysieke uitbreiding om in de toekomst snelle en betrouwbare leveringen te kunnen blijven garanderen. Daarom ging Rajapack op zoek naar een geschikt WMS.
M. Moermans: “Om efficiënt te kunnen werken, heb je verschillende middelen nodig. Je zou het WMS als een van die middelen kunnen beschouwen, maar in feite vormt die software de centrale spil van je magazijn. Die zorgt voor de aansturing van je activiteiten, ondersteunt medewerkers en zorgt voor de communicatie tussen andere tools. We zijn dan ook niet licht over de keuze van ons WMS gegaan. Gezien de groei die wij elk jaar doormaken, wilden we zeker zijn dat het WMS vlot zou kunnen volgen. Tot dan beheerden wij de warehouseactiviteiten in ons ERP-systeem, maar dat was geen toekomstgerichte oplossing. Samen met de Raja-groep hebben we een consultancybureau aangesteld. Die consultants hebben onze noden in kaart gebracht en bekeken welk WMS onze behoeften met een minimum aan maatwerk kon invullen. Op basis van hun conclusies en een aantal positieve referentiebezoeken, hebben we gekozen voor Hardis als partner. Die bood ons met Reflex WMS een volledig pakket dat al onze warehouseactiviteiten kon opvangen.”

“De implementatie is destijds vlot verlopen en onze medewerkers hebben van Hardis ook een grondige opleiding gekregen. Tot vandaag loopt de samenwerking met Hardis prima. Als we hen bij problemen via de hotline contacteren, weten ze direct waar de klepel hangt. We kunnen ook rekenen op een vast team dat kennis heeft van onze specifieke ontwikkelingen. Tijdens de implementatie hebben we ook veel tijd geïnvesteerd om de oplossing al zoveel mogelijk op onze toekomstvisie af te stemmen. Dat maakt ook dat we nu bijvoorbeeld zelf gemakkelijk autonoom werkwijzes kunnen aanpassen en parametrages kunnen uitvoeren”, voegt Martin Moermans eraan toe. “Als we nu op die beslissing terugkijken, zou ik iedereen aanbevelen hetzelfde te doen en niet voor een gemakkelijkheidsoplossing te gaan, waar je maar een paar jaar ver mee springt.”

Bewezen efficiëntie

Hoewel Reflex WMS intussen al jaren dienstdoet bij Rajapack, is het pakket altijd de evoluties op de voet blijven volgen. Martin Moermans schetst hoe het WMS precies de genoemde uitdagingen aangaat.

Omdat Rajapack zijn klanten een snelle levering belooft, is een goed voorraadbeheer van het grootste belang. Daarom liggen alle producten die in de catalogus staan ook op voorraad. Het gemiddelde aantal stuks op voorraad is afhankelijk van de verkoop. Als er een zeer grote bestelling binnenkomt die orders van andere klanten in het gedrang kan brengen, dan geeft het WMS automatisch een alarmsignaal. Op die manier kan Rajapack tijdig ingrijpen.

De inkooporders komen in het geval van Rajapack uit het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV. Binnen Rajapack worden de goederen zowel in het ERP-systeem als in het WMS beheerd.
M. Moermans: “We hebben ervoor gekozen beide systemen zo intelligent mogelijk te krijgen. In beide systemen kunnen we dus informatie over artikels, klanten, e.d. terugvinden. Laat ons zeggen dat we niet op een interface hebben gekeken. Dat kost aanvankelijk meer moeite, maar nu plukken we daar wel de voordelen van. Zo hoeft een medewerker die in het ERP zit niet per se in het WMS te duiken om bepaalde zaken te weten te komen.”

Bij de goederenontvangst krijgt de medewerker vanuit de software een document met een vaste lay-out, zodat hij precies weet wat hij moet ontvangen: het aantal pallets, de verpakkingshoeveelheden, enzovoort. Pas als de ontvangst volledig overeenstemt met wat op het document staat, mag de medewerker de ontvangst bevestigen. Dan wordt meteen ook de voorraad aangepast en naar het ERP gecommuniceerd.

Na de ontvangst zorgt het WMS ervoor dat meteen wegzetlabels worden afgedrukt. Reflex WMS biedt de mogelijkheid de locaties in het magazijn pas te bepalen op het moment dat de labels gescand zijn, maar Rajapack koos ervoor op voorhand al locaties te reserveren.
M. Moermans: “Dat leek ons handiger, ook al omdat we erg veel verschillende locatieafmetingen binnen ons conventionele magazijn hebben. Reflex WMS streeft er steeds naar de beschikbare ruimte optimaal te benutten. Als er een pallet van 80 centimeter breed moet worden weggezet, zal het WMS binnen de juiste palletzone eerst naar een locatie van die breedte zoeken. Vindt het die niet, dan zoekt het een locatie van 90 centimeter breed, enzovoort. Het was uiteraard een uitdaging om de afmetingen van alle 52.000 locaties in ons WMS te krijgen, maar nu hebben we bij wijze van spreken en perfecte geografische kaart binnen ons systeem.”

Verder maakt WMS Reflex dubbelspelen mogelijk, wat wil zeggen dat opdrachten om pallets weg te zetten en te gaan halen zoveel mogelijk met elkaar gecombineerd worden. Dat vermijdt leegrijden en optimaliseert de af te leggen afstanden.

Elke locatie in het magazijn is voorzien van barcodes. “In het verleden werkten we voor de collipicking met papier. In 2014 hebben we besloten niet naar barcodescanning, maar meteen op voicepicking over te stappen”, vertelt Martin Moermans. “Dankzij de solide basis die Reflex WMS ons gaf, is de implementatie van voice heel soepel verlopen. In feite was het vooral een kwestie van de hardware aan te schaffen, de juist dialogen te kiezen en aan de slag te gaan. Voor de identificatie van de locaties door onze voicepickers gebruiken we de controledigits van de barcode. Voicepicking werkt in onze omgeving zeer goed. Wij laden alle orders in onze software in, tot het moment dat het systeem een maximaal aantal klanten op zijn route heeft. Dat kunnen er pakweg zes, twaalf of achttien zijn, afhankelijk van het soort picking dat de medewerker moet uitvoeren. Het WMS stippelt vervolgens de ideale pickroute voor hem uit. Dankzij voice kunnen we snel picken en het aantal fouten minimaal houden. Ook de performantie van de afzonderlijke pickers meten lukt hiermee zeer goed. Een goede wifiverbinding is natuurlijk wel cruciaal om een real time voicepickingsysteem goed te doen werken. Barcodescanners gebruiken we uiteraard ook, bijvoorbeeld bij het wegzetten van pallets en het laden.”

Een vlekkeloze communicatie tussen het WMS en de verschillende tools binnen het magazijn is essentieel voor het welslagen van het systeem: met de conveyors die via de barcode weten naar welke transporteur ze colli moeten uitsluizen, met de reachtrucks en orderpickers en ook met de wikkelmachines. “Zo weet de wikkelmachine na de scanning van de pallet die erop staat perfect welk transportlabel er uit de automatische etiketteermachine moet komen”, illustreert Martin Moermans. “Daarnaast communiceert het WMS ook met ons TMS (transport management systeem). In ons geval schuift het WMS op basis van het gewicht, de volumes en andere parameters de mogelijke transporteurs naar voren. Dat gebeurt iedere keer wanneer de orders vanuit het ERP het WMS binnenrollen. Het TMS zal dan vervolgens de meest voordelige transporteur voorstellen.”

Welke transporteur een bepaald order krijgt, wordt bepaald op het moment dat de orders in het WMS binnenkomen. Het WMS zorgt ervoor dat op het juiste moment zowel de juiste transportlabels als leverbonnen uit de printer komen. “We leveren aan zeven verschillende landen, waarvoor we telkens bonnen in de juiste taal voorzien”, zegt Martin Moermans. “Iedere keer wanneer een vrachtwagen vertrekt, krijgt de vervoerder ook een EDI doorgestuurd, zodat hij weet welke onderweg is.” 

Basis voor verdere verbeteringen

Als een van de grote voordelen van het WMS onderstreept Martin Moermans de grote visibiliteit. “Op elk moment van de dag hebben we nu inkijk in de stand van zaken: hoeveel bestellingen we die dag nog klaar moeten krijgen, waar we eventueel in moeilijkheden dreigen te komen, enzovoort. Vroeger hadden we dat inzicht totaal niet. Je moet ook weten dat we ongeveer acht verschillende pickzones hebben, naargelang de aard van de goederen: volle pallets, colli binnen de top 1000 artikelen, colli buiten die top, volumegoederen, de zone met kleine items, … Nu we een perfect zicht hebben op de stand van zaken in al die zones, kunnen we steeds tijdig bijsturen waar nodig.”

De huidige manier van werken vormt meteen ook het uitgangspunt voor verdere verbeteringen.
M. Moermans: “In bepaalde pickzones willen we overstappen van papier naar een combinatie van papier en RF-scanning. Met het oog op een maximale gebruikersvriendelijkheid willen we daarbij gaan voor ringscanners. Daarnaast focussen we op een nog beter voorraadbeheer van onze artikelen die in de voedingssector worden gebruikt. Binnen Reflex willen we de traceerbaarheid van de lotnummers voor specifieke artikelen nog meer optimaliseren. Ook bij die verdere ontwikkelingen kunnen we rekenen op de hulp van Hardis.”

Momenteel wordt Reflex WMS in Tongeren en in het distributiecentrum van het moederbedrijf in Frankrijk ingezet. “Met het oog op de continue groei van de andere filialen binnen de Raja-groep zien we Reflex WMS als een goede partner om de logistieke capaciteit in de toekomst overal te blijven waarborgen. Omdat we dit ook voorzagen, hebben we er tijdens de selectie van het pakket op gelet dat we een systeem in huis haalden dat zowel overkoepelend functioneert als individueel per filiaal te gebruiken is. Op die manier willen we de logistieke performantie van onze organisatie op een gestandaardiseerde manier garanderen”, besluit Martin Moermans.