Efficiënt warehouse management in uitdagende tijden

Rond onze tafel schaarden zich zeven partijen met bakken ervaring in het vak:

• Jan de Kimpe, oprichter en zaakvoerder van consultancybureau Logisol Pro;
• Carl De Schutter, teamleider software application engineering bij Dematic, gespecialiseerd in magazijnautomatisering;
• Ferry Kalfsvel, directeur logistics & transport bij Centric, aanbieder van Locus WMS;
• Ronald Timmermans, WMS-consultant bij collaborative supply chain expert Generix Group;
• Pieter Van den Broecke, managing director Benelux, Duitsland, Denemarken en Oost-Europa bij WMS-leverancier Manhattan Associates:
• Eric Vandenbussche, oprichter en CEO van consultancybureau Logflow;
• Andy Van Mieghem, managing director bij Vanas Engineering, gespecialiseerd in magazijnautomatisering door middel van opslag- en transportsystemen en de bijhorende software.
  

Meer efficiëntie met minder ruimte

VCM: De afgelopen jaren waren op zijn minst turbulent te noemen. Magazijnen moeten flexibeler dan ooit zijn. Hoe helpt een WMS daarmee om te gaan?
Ferry Kalfsvel: “We hebben inderdaad een erg uitdagende periode achter de rug. Zo kreeg e-commerce een geweldige boost met de coronapandemie. Veel organisaties hebben toen gemerkt dat een WMS helpt om flexibel om te gaan met een wijziging in de bestelhoeveelheden en het makkelijker maakt om op te schalen.”
Pieter Van den Broecke: “De coronapandemie heeft ook duidelijk gemaakt dat mensen onze operaties kwetsbaar maken. Dat heeft de interesse in geautomatiseerde oplossingen aangezwengeld, want die maken je minder afhankelijk van mensen. Ook het nijpende arbeidstekort werkt die evolutie in de hand. Dat maakt dat een WMS steeds vaker moet helpen om medewerkers én magazijnautomatisering op een efficiënte en veilige manier te laten samenwerken.”
Carl De Schutter: “Met name omnichannellogistiek vraagt een zeer flexibele aanpak waarbij je vlot tussen verschillende kanalen moet kunnen schakelen. Daardoor is het aanzien van de achterliggende logistiek gestegen. We zien dat ook steeds meer partijen beslissen om niet (meer) te outsourcen, maar de touwtjes van hun logistiek zelf in handen te houden, mét de steun van een performant WMS.”
Andy Van Mieghem: “Tijdens en na de coronaperiode merkten wij dat bedrijven vooral de software achter hun bestaande magazijnsystemen wilden verrijken met extra features, zoals ‘continuous batchpicking’. Dat maakt het bijvoorbeeld mogelijk uit verticale liften 200 in plaats van 120 lijnen per uur te halen. Zo kunnen ze een antwoord bieden op steeds latere cut-off tijden.”

VCM: Naast de coronapandemie, welke ontwikkelingen werken de nood aan een efficiënt warehouse management nog in de hand?
Eric Vandenbussche: “Dan denk ik meteen aan de energiecrisis en de steeds strengere maatregelen op het vlak van duurzaamheid. We stellen dat met een efficiënt WMS op dertig procent minder vierkante meters dertig procent efficiënter kan worden gewerkt. In combinatie met de nijpende schaarste aan industriegronden kan dat tellen. Grotere bedrijven kunnen het zich permitteren een geautomatiseerd hoogbouwmagazijn neer te zetten, waardoor je automatisch optimaal gebruik maakt van de grond. Maar met een WMS kun je ook in een manueel of semi-geautomatiseerd magazijn een hogere performantie bereiken met een beperkte ruimte.”
P. Van den Broecke: “Daarnaast proberen veel bedrijven nu opnieuw hun voorraden te beperken, ook B2B-spelers. Als je met een lagere voorraad wilt werken, verhoogt dat uiteraard de complexiteit, wat ook de nood aan een performant WMS doet toenemen.”
Jan De Kimpe: “Natuurlijk hangt ook veel af van de insteek die een bedrijf heeft. Sommige bedrijven zien een magazijn nog steeds in de eerste plaats als een kostenpost, waardoor de focus er op ligt de operationele kosten zo laag mogelijk te houden. Andere bedrijven geven er de voorkeur aan toch nog steeds een hoge voorraad aan te houden om de service te blijven garanderen. Of ze leggen voorraad bij externe partijen. Maar sowieso kunnen we er niet omheen dat een optimaal gebruik van de beschikbare ruimte heel belangrijk wordt.”

VCM: Beseffen bedrijven voldoende welke rol een WMS kan spelen bij de optimalisering van hun operaties?
F. Kalfsvel: “Feit is dat bedrijven nog steeds een prikkel nodig hebben om softwarematig dingen te veranderen. Dat kan e-commerce zijn, ruimtegebrek of personeelsschaarste, maar ook een ander businessmodel, een sterke groei of veiligheidsoverwegingen. Er zijn bedrijven waar een WMS zo lang mogelijk moet draaien zonder verder te evolueren, tot die prikkel komt en ze wel móeten veranderen, terwijl ze veel beter die switch eerder hadden gemaakt om hun efficiëntie proactief te verhogen.”
C. De Schutter: “Soms zorgt ook de jonge generatie op de werkvloer voor die prikkel. Zij zijn nu eenmaal moderne software met een aantrekkelijke gebruikersinterface gewoon. Maar dan merken we vaak dat alleen de GUI (graphical user interface) wordt aangepast, terwijl de achterliggende ‘core’ gewoon blijft draaien.”

WMS, WMS-module, WES en/of WCS?

VCM: Steeds meer aanbieders claimen dat ze dé oplossing hebben om magazijnen beter te beheren. Dat zijn dan niet enkel WMS-oplossingen pur sang, maar ook modules van ERP-systemen. Daarnaast horen we ook vaak spreken over WCS (warehouse control system) en WES (warehouse execution system). Als leek is het soms moeilijk om de verschillen te zien.
P. Van den Broecke: “Het gaat hier wel degelijk om verschillende systemen, maar ik geef toe dat de grens tussen die systemen soms flou is. Tussen de pure ERP-functionaliteit en WMS is een duidelijke scheidingslijn te trekken, maar bij een WMS, WES en WCS is de grens soms minder duidelijk.”
C. De Schutter: “Bij Dematic bieden we sinds kort naast ons WMS een WES aan dat helpt het ‘yard management’ en het inbound proces te managen en te synchroniseren. Maar ook warehouse control systems vervullen een steeds belangrijker rol. Zij vormen de link tussen de magazijnautomatisering en het WMS. Doorgaans is het de aanbieder van de magazijnautomatisering die zorgt voor het WCS en dat wordt dan gekoppeld met het WMS.”
A. Van Mieghem: “Het is inderdaad soms moeilijk om de grens te bepalen. Wij staan bijvoorbeeld in voor het volledige beheer van verticale liften. Om die goed aan te sturen, bieden we ook WMS-functionaliteit aan. Zeker kleinere bedrijven vinden die heel handig. Die functionaliteit komt dan vaak naast de logistieke functionaliteit van hun ERP-oplossing te staan.”

VCM: Als bedrijven zowel een WMS als een WES en een of meerdere WCS-oplossingen in huis hebben, neemt de complexiteit dan niet nog meer toe?
Ronald Timmermans: “Dat maakt het er niet makkelijker op. Als je zowel een WMS als een WES hebt, samen met een of meerdere WCS-oplossingen, dan kan dat de complexiteit verhogen. Het is essentieel dat die systemen effectief met elkaar communiceren en samenwerken om het volledige potentieel te benutten. Als aanbieder spelen wij dan ook een cruciale rol bij het opzetten van die integraties.”
P. Van den Broecke: “Met het toenemende aantal automatiseringsoplossingen in magazijnen, groeit ook het aantal WCS-oplossingen waarmee moet worden gekoppeld. Standaarden zijn ver te zoeken en elk WCS komt op gezette tijdstippen met een nieuwe versie. Voor WMS-aanbieders is het niet eenvoudig daar altijd even vlot mee om te gaan. Daarom bieden wij een WES als deel van het WMS aan. Dat heeft dan de taak alle individuele WCS’en te orkestreren.”
A. Van Mieghem: “Ik ben het er volledig mee eens dat een goede integratie noodzakelijk is om de optimale performantie uit de totaaloplossing te halen. Voor minder grote bedrijven is het nog minder evident om dat voor elkaar te krijgen. Mede om die reden hebben wij een rollenbanenbedrijf overgenomen. Via onze software kunnen wij dan voor de klant de wisselwerking met het liftsysteem vlot optimaliseren.”
E. Vandenbussche: “Zeker voor kleine bedrijven worden ‘plug & play’-oplossingen in dat opzicht steeds belangrijker. Ik denk dat er op dat vlak nog veel zal evolueren, want ook die kleinere bedrijven gaan steeds vaker met automatiseringsoplossingen, zoals AMR’s (autonomous mobile robots) aan de slag).”

Bedrijfsdoelstellingen versus toeters en bellen

VCM: Waar lopen bedrijven bij de WMS-selectie en -implementatie nog tegenaan?
E. Vandenbussche: “Heel wat organisaties hebben het moeilijk om te bepalen welke functionaliteit ze nodig hebben en waar ze die dan precies willen leggen. Hebben ze voldoende met de WM-module van hun ERP-systeem of hebben ze eerder nood aan een standaard WMS-pakket? Het probleem is dat spelers die een ‘WMS light’ aanbieden vaak geen idee hebben van wat een volwaardig WMS allemaal doet en wat de consequenties zijn als de gebruiker de verkeerde keuzes maakt. Zeker voor kmo’s, die uit kostenoverwegingen al vlugger naar zo’n oplossing grijpen, is dat een valkuil. Ik adviseer dan ook de markt eerst goed te verkennen voordat je keuzes maakt, en je te laten bijstaan als je zelf de kennis niet hebt.”
F. Kalfsvel: “Bedrijven die hun oude ERP-oplossing annex WM-module vervangen, kiezen toch steeds vaker voor een ‘best-of-breed’ WMS. Een belangrijke reden daarvoor is dat de integratie tussen een ERP-systeem en een apart WMS steeds makkelijker wordt. Wat de selectie betreft, bestaat de valkuil er vooral in dat er onvoldoende wordt nagedacht over wat de prioriteiten van het bedrijf zijn. Op basis daarvan moet je de keuze maken, niet op basis van alle toeters en bellen die je worden voorgeschoteld.”
C. De Schutter: “Wat ik in dat opzicht een gevaarlijke evolutie vind, is dat je als WMS-aanbieder steeds vaker aan tafel zit met de IT-afdeling, terwijl dat vroeger meestal met de logistiek manager was, die echt in het werkveld staat. Omdat IT en technologie steeds meer aandacht krijgen, worden de bedrijfsdoelstellingen soms uit het oog verloren.”
R. Timmermans: “Ik denk dat dat ook te maken heeft met het feit dat logistiek managers en teamleaders sinds de coronapandemie vaker van op afstand werken. Dat heeft geleid tot een toename van implementaties die vanuit de IT-afdeling worden gestuurd. En dat brengt risico met zich mee dat de technische oplossing weliswaar goed is, maar niet voldoende aansluit op de praktijk. Het is belangrijk dat je de waardevolle kennis van de medewerkers op de werkvloer optimaal benut en probeert te voorkomen dat je onnodig veel consultancy moet inschakelen.”
J. De Kimpe: “Helaas worden er ook consultants ingehuurd om de veranderingen die het bedrijf voor ogen heeft te rechtvaardigen, zonder dat dat daarom ook de juiste beslissingen zijn. Dat is natuurlijk een erg gevaarlijke evolutie, waar wij niet aan willen meedoen.”

VCM: Merken jullie dat bedrijven door de huidige crisis op de rem gaan staan als het op investeringen in het WMS aankomt?
E. Vandenbussche: “Daar zie ik vooral een grote valkuil. Te vaak wordt nog op de terugverdientijd van een WMS gefocust. Zeker kleinere bedrijven hebben die neiging, terwijl het veel beter is om een WMS te zien als een middel om de business te optimaliseren. Als bedrijven inzien dat een WMS bijvoorbeeld voorkomt dat ze niet fysiek hoeven uit te breiden, zullen ze vlugger de knop omdraaien.”
R. Timmermans: “Het risico bestaat dat er pas budget voor een WMS vrijkomt als het magazijn echt helemaal vastloopt. Vooral bij handelsbedrijven zien we dat er veel in de voorkant van het bedrijf wordt geïnvesteerd, terwijl de logistiek op de achtergrond raakt. Het is evenwel veel effectiever om proactief in logistieke verbeteringen te investeren.”

VCM: Is het niet zo dat er vlotter in een ERP-systeem wordt geïnvesteerd dan in een WMS? Of dat het WMS in één moeite aan de implementatie van het ERP-systeem wordt gekoppeld, waardoor bedrijven zich soms verslikken in de hoeveelheid verandering?
A. Van Mieghem: “Daar zit zeker een grond van waarheid in. ERP wordt heel vaak als een noodzakelijk kwaad gezien. Het is niet meer dan logisch om daarin te investeren. Dat geldt veel minder voor een WMS.”
P. Van den Broecke: “Wat je vooral moet vermijden, is dat je je WMS-project koppelt aan je ERP-transformatie. Een ERP-implementatie vraagt veel change management en loopt vaak vertraging op. Je wilt echt niet dat je WMS-implementatie daarvan afhangt. Wat dan wel een goed scenario is, hangt af van de situatie. Loop je echt tegen de grenzen van je huidige magazijnoplossing aan, dan is het misschien beter om eerst het WMS te implementeren. En anders wacht je er beter mee tot de ERP-transformatie rond is. Maar een WMS er ‘even bijnemen’ is sowieso geen goed plan.”
J. De Kimpe: “Bedrijven denken ook dat het makkelijker zal zijn als ze het WMS van dezelfde leverancier als hun ERP-oplossing nemen, maar dat is een misvatting. Het gaat hier over heel andere trajecten, met elk hun eigen kenmerken en complexiteit.”

De flexibiliteit achter de cloud

VCM: In welke mate bieden SaaS (software-as-a-service) en PaaS (platform-as-a-service) opportuniteiten om op een financieel aantrekkelijke manier flexibiliteit op WMS-vlak te bieden?
C. De Schutter: “De cloud creëert zeker interessante perspectieven. Er zijn ook steeds meer aanbieders die daar op inpikken. Zelf bieden we in samenwerking met het Amerikaanse Alphabet (Google) een soort abonnementsformule aan waarbij bedrijven op een flexibele manier kunnen kiezen welke functionaliteit ze al dan niet willen. Vergelijk het met de Officie 365 van Microsoft”
P. Van den Broecke: “Wij hebben er tien jaar geleden voor gekozen over te stappen naar een volledig ‘cloud native ‘technologieplatform dat draait op het Google Cloud Platform. Duizend manjaar hebben we daarin geïnvesteerd. In 2020 hebben we dat naar de markt gebracht. Elke negentig dagen doen we functionele updates, die de klant al dan niet kan activeren. De klant moet wel oog voor continue verbetering hebben om daar dan optimaal gebruik van te maken. Dat vraagt een ‘mindswitch’, maar die is wel nodig als je het maximum uit de oplossing wilt halen.”

VCM: Is er bepaalde WMS-functionaliteit die naar jullie mening meer aandacht verdient?
J. De Kimpe: “Ik raad bedrijven aan eerst naar hun specifieke kenmerken en behoeften te kijken, om op basis daarvan de nodige functionaliteit te bepalen. Heb je een groot magazijn met heel veel operatoren, dan zul je wellicht veel hebben aan functionaliteit voor ‘labour’ en ‘task management’. Heb je maar een handvol medewerkers, dan heb je daar helemaal geen boodschap aan.”
F. Kalfsvel: “Uiteraard begin je met de functionaliteit die je het hardst nodig hebt. Tegelijk moeten je beseffen dat een WMS-traject nooit helemaal af is. Zoals aangehaald, is oog voor continue verbetering in dat opzicht erg belangrijk. Niet alleen om te optimaliseren, maar ook om in te spelen op onvermijdelijke veranderingen. Ik geloof dat daar nog winst te halen valt voor bedrijven die al een WMS hebben.”
R. Timmermans: “Wij stellen vast dat organisaties de voorspellende data-analysefunctionaliteit in hun WMS-oplossingen niet altijd ten volle benutten. Deden ze dat wel, dan zouden ze beter kunnen anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Veel bedrijven richten zich momenteel op het beheersen van hun huidige operaties en stellen het gebruik van die functionaliteit uit. Soms wordt er ook geaarzeld vanwege de potentiële onthullingen en de transparantie die dat met zich meebrengt.”
A. Van Mieghem: “Met de hogere eisen heeft de minimumstandaard zich toch wel verlegd. Een optimale spreiding van de producten in onze liftsystemen, bijvoorbeeld, is vandaag primordiaal. Een vijftal jaar geleden was dat veel minder van belang. Het wordt ook steeds belangrijker om orders slim te lanceren zodat de werklast over de verschillende pickstations optimaal wordt verdeeld. Dat is ook de reden waarom wij zelf de software bijsturen, aangezien een aanbieder van liftsystemen die functionaliteit zelf niet altijd meeneemt.”
P. Van den Broecke: “Er bestaan ook nog heel wat optimaliseringsmogelijkheden op het vlak van wat wij de ‘unified supply chain’ noemen. Denken we maar aan zaken als ‘yard management’ en ‘appointment scheduling’, waarmee je de ontvangst van vrachtwagens zo efficiënt mogelijk kunt laten verlopen. Op die manier kun je je inbound activiteiten ook beter afstemmen op wat er wanneer binnenkomt. Dat zijn weliswaar zaken die op de rand van het WMS liggen en soms in een andere oplossing zitten.”
E. Vandenbussche: “Wat wij ook merken, is dat bij productiebedrijven de grens tussen de productieomgeving en het magazijn vervaagt. Dat creëert nood aan een ander type functionaliteit in het WMS. Een goede link tussen het MES (manufacturing execution system) en het WMS is in dat opzicht ook onontbeerlijk. Dat is een trend waar WMS-leveranciers zelf zeker nog sterker op kunnen inspelen.”

VCM: Zien jullie nog belangrijke uitdagingen voor de toekomst van warehouse management?
F. Kalfsvel: “Een grote uitdaging is dat er steeds meer regels komen voor hoe je met de goederen moet omgaan, op het vlak van veiligheid, gevarengoed, privacy, noem maar op. Een WMS kan helpen om daar flexibel mee om te gaan. Zeker voor logistiek dienstverleners, die op dat vlak onder grote druk van hun opdrachtgevers staan, wordt het steeds belangrijker dat ze die regels in het WMS kunnen opvangen.”
R. Timmermans: “Wij denken dat de rol van een goed projectmanagement steeds belangrijker zal worden. Het is duidelijk geworden dat de complexiteit van een WMS-implementatie vaak wordt onderschat, met een tekort aan zowel kennis als tijd bij organisaties. Logistiek managers worden soms belast met projectmanagementtaken boven op hun dagelijkse verantwoordelijkheden. Hoewel wij daarbij als aanbieder ondersteuning bieden, geven we de voorkeur aan de betrokkenheid van een onafhankelijke bedrijfsconsultant om ervoor te zorgen dat het gehele project naadloos verloopt. Dat zorgt voor een goed totaalplaatje.”
C. De Schutter: “Aansluitend daarop denk ik dat softwareontwikkelaars hun rol steeds meer zullen zien verschuiven richting software-integrator, precies omdat het samenspel tussen systemen zo belangrijk wordt.”
J. De Kimpe: “In deze tijden is een optimaal gebruik van energie natuurlijk ook primordiaal. De daken van magazijnen liggen vol met zonnepanelen, dus laad je pakweg je heftrucks ook het best zoveel mogelijk overdag op. Een WMS zou kunnen helpen het ideale evenwicht te vinden tussen een optimale productiviteit en de beste momenten om energie te gebruiken, aangezien dat systeem per slot van rekening zicht heeft op de werklast.”
E. Vandenbussche: “Ook interessant lijkt mij mocht het WMS de koppeling kunnen maken met de fleet management systemen van het interne transport. Nu wordt bijvoorbeeld vaak met gemiddelde rijtijden gewerkt, maar op basis van het rijgedrag zou je nog veel nauwkeuriger de routing in je magazijn kunnen bepalen.”
P. Van den Broecke: “Wij zijn alvast druk bezig optimaal gebruik te maken van de technologie. Zo kunnen we een elektronische map van het magazijn maken, zodat je exact ziet waar iedereen is. Op die manier kun je je medewerkers nog beter gaan aansturen. En ons labour management houdt ook rekening met de versnelling van de toestellen. Maar toegegeven, zulke zaken zijn zeker nog niet ingeburgerd.”

VCM: Hebben jullie tot slot nog gouden tips voor organisaties die met een WMS van wal willen steken of hun bestaande oplossing willen vervangen?
P. Van den Broecke: “In de complexe realiteit van vandaag is het steeds meer aangewezen om consultancy in te schakelen om WMS-projecten in goede banen te leiden. Maar beschouw je logistiek als een kritische functie voor je bedrijf, dan raad ik toch aan zoveel mogelijk kennis intern te vergaren. Zeker als je met continue verbetering aan de slag wilt, moet je toch een zekere basiscapaciteit in huis hebben.”
J. De Kimpe: “Jammer genoeg staat het logistieke opleidingsniveau in Vlaanderen op een laag pitje. Zo wordt het moeilijk om de kennis die het bedrijf verlaat, te vervangen door jong talent met voldoende basiskennis. Veel jongeren halen ook hun neus op voor logistiek, terwijl dat zo’n boeiend vak is. Mocht dat meer in de verf worden gezet, dan zou dat zeker ook magazijnprojecten ten goede komen.”
C. De Schutter: “De perceptie is ook dat logistiek een van de sectoren is die het snelst wordt geautomatiseerd en dus heel onzeker is qua werkzekerheid, terwijl dat – zeker voor technische en hogere profielen – allesbehalve het geval is.”
E. Vandenbussche: “Verder is ook een gezonde interesse in nieuwe technologieën aangewezen, wil je blijven overleven. De evolutie gaat razendsnel, dan is het maar beter dat je weet wat er rondom je gebeurt. Maar natuurlijk zijn wij hier aan tafel er allemaal om bedrijven daarbij te ondersteunen. Zo zijn wij nu in onze organisatie gestart met het opzetten van een digitale tweeling, waarbij we vanop afstand kunnen volgen hoe de operaties van de klant evolueren. Dat is weliswaar een project op langere termijn, maar zo zullen we in de toekomst nog sneller op veranderingen kunnen reageren, wat steeds belangrijker zal worden.”
F. Kalfsvel: “Ik raad vooral aan vooraf goed te bekijken waar je concurrentievoordeel zit, wat je in de markt onderscheidt en hoe een WMS je daarbij kan helpen. Zo zul je al een veel beter idee van je behoeften hebben.”
R. Timmermans: “Voer een grondige behoefteanalyse uit om te begrijpen wat je als bedrijf echt nodig hebt. Kies vervolgens de juiste partners en besteed voldoende aandacht aan projectmanagement. Verder zou ik als tip geven voorzichtig te zijn met het toevoegen van te veel klantspecifieke eisen aan een standaard WMS. Overweeg in plaats daarvan processen aan te passen aan de standaardfunctionaliteit. Dat komt zowel de software als het bedrijf ten goede.”
A. Van Mieghem: “En begin vooral na te denken over een (nieuw) WMS voordat het pijn doet. Toen de coronapandemie over ons heen walste, werden er heel veel beslissingen ineens genomen. Ik weet zeker dat het voor veel bedrijven interessant was geweest om die beslissing eerder te nemen. En tot slot: zorg ervoor dat je je data op orde hebt als je met een WMS start. Een WMS kan tegenwoordig steeds meer. Dan is het zonde dat je daar niet de nodige data – zoals de juiste afmetingen van je producten – tegenover kunt zetten. Dat eerst in orde krijgen, zou een prioriteit moeten zijn.”