Eén versie van de waarheid voor de hele supply chain

Dewulf uit Roeselare ontwerpt, ontwikkelt en produceert oogstmachines. Het bedrijf is met name gespecialiseerd in machines voor de oogst van aardappelen en wortelen. Het gaat om grote machines, wat automatisch een veelheid aan onderdelen en een behoorlijk complexe supply chain laat veronderstellen. De roots van het bedrijf gaan terug tot 1946, toen landbouwerszoon Robert Dewulf startte met het smeden van ploegen in de schuur van zijn vader. Niet veel later begon hij met de productie van aardappelrooiers, toen nog voortgetrokken door paarden.

Doorheen de jaren groeide Dewulf uit tot een toonaangevende speler in de sector. In 2014 nam het bedrijf – vandaag geleid door de derde generatie – de Nederlandse machineproducent Miedema over. De drie vestigingen van het bedrijf – in België, Nederland en Roemenië – zijn samen goed voor een productievolume van zowat 1.600 machines per jaar. Het bedrijf telt ongeveer vierhonderd medewerkers en realiseert een omzet van rond de honderd miljoen euro.

Kortere time-to-market

Onder de noemer ‘DigitalONE’ lanceerde Dewulf een programma voor digitale transformatie. Het doel: de klant één aanspreekpunt – één ‘gezicht’ – bieden voor de twee merken. Tegelijk is het programma erop gericht voor meer wendbaarheid te zorgen, met meer flexibiliteit, minder complexiteit en een kortere ‘time-to-market’. Niet zo’n eenvoudige oefening, bleek al snel, omdat de aard van het product nu eenmaal een vrij lange doorlooptijd vraagt.

Een complexe landbouwmachine laat zich niet in een-twee-drie ontwikkelen en produceren. Om een idee te geven: een nieuwe machine of nieuwe functionaliteit in reële omstandigheden testen, kan alleen maar bij de oogst van echte groenten gebeuren. Het is met andere woorden iets dat dan net wel heel snel en efficiënt moet verlopen, want anders is het weer een jaar wachten tot de volgende oogst zich aandient.

Digital thread

Het transformatieproject heeft tot doel alle fabrieken op één digitaal platform te integreren. Dewulf werkte voor zijn activiteiten een ‘end-to-end digital thread’ uit. Zo’n digitale keten omvat een digitale voorstelling van de complete levenscyclus van een product: van ontwerp en ontwikkeling, over supply chain, procurement en manufacturing, tot financieel beheer, relatiebeheer met dealers, marketing en verkoop.

Terwijl de groei van Dewulf in de loop van de jaren tot het gebruik van verschillende ERP-pakketten, WMS’en en andere software had geleid, is de nieuwe aanpak grotendeels uitgetekend op de ERP-omgeving Microsoft Dynamics 365, in combinatie met Windchill 12, een oplossing voor product lifecycle management (PLM).

De voordelen van de centralisatie van de hele supply chain op één IT-platform liggen voor de hand. Dewulf beschikt zo – doorheen de hele bedrijfsvoering – over één versie van de waarheid. Alle data zijn in real time beschikbaar op één enkele locatie. Er zijn niet langer verschillende kopieën van datasets in omloop, verspreid over verschillende toepassingen of platformen. De centraal beheerde data vormen de basis voor de aansturing van de productie en voeden tegelijk de portals voor de ondersteuning van de verkoop en de klantenrelaties.

Van configuratie tot bestelling

Het hele traject van design, over bestelling en verkoop, tot productie en levering is mooi te volgen doorheen de digital thread. Dewulf gaat van start volgens het principe van ‘design-to-order’. Tijdens het verkoopproces kiest de klant online – via een ‘sales configurator’ – van welke opties hij zijn machine wil voorzien. Om die keuzemogelijkheden te kunnen aanbieden, definieert Dewulf eerst alle beschikbare opties in het PLM-systeem. Dat levert – in interactie met het ERP-platform – een eerste BOM (bill of materials) op voor het type machine.

In een volgende fase verandert dat document in een manufacturing BOM. Dewulf koppelt ook dat document terug naar het ERP-systeem, om het verder te verrijken met informatie in verband met onder meer het kanban-gestuurde voorraadbeheer, inkoop en MRP. De volgende stap omvat het luik ‘quotation-to-cash’. Dat proces start met de keuzes die de klant via de sales configurator maakt. Wanneer de klant daarbij vraagt wanneer de levering van de machine haalbaar is, haalt de configurator die informatie op in het ERP-systeem. Is alle informatie beschikbaar en bevestigt de klant zijn bestelling, dan verandert de offerte formeel in een bestelling.

De opties die de klant heeft gekozen – en waarvoor de info uit het PLM-systeem komt – levert uiteindelijk een ‘production BOM’ op, perfect op maat van de klant. Die production BOM stroomt door naar het ERP-systeem, waar het document diverse acties aanstuurt: van de bestelling van de benodigde stukken en de picking van onderdelen (via de WMS-software van C&W Logistics), tot de assemblage en de uiteindelijke oplevering van de machine.

Afstemming tussen business en IT

De implementatie van een doorgedreven digitale transformatie steunt doorgaans op een gefaseerde aanpak. Dat is bij Dewulf niet anders. In eerste instantie schakelden de drie fabrieken over op het PLM-systeem Windchill 12. Een volgende fase in het traject is de stapsgewijze overschakeling – de ene fabriek na de andere – naar Dynamics 365.

“De voorwaarde voor succes is dat business en IT op elk moment gealigneerd blijven”, aldus supply chain director Wouter Criel. Tegelijk moeten beide het ‘ownership’ behouden over hun deel van het verhaal. “Belangrijk is dat ze daarbij voldoende mensen, middelen en tijd vrijmaken om op het project in te zetten. Dit is niet het type project dat je er naast je gewone werk zomaar even bijneemt. Bovendien is het essentieel om bij elke stap van het traject helder te blijven communiceren, zodat het nagestreefde doel voor iedereen duidelijk blijft.”