Duurzaamheid in de zorgsector

Het concept lijkt redelijk eenvoudig: alle verbruiks- en medisch materieel zoals koffie, thee, melk, kantoormateriaal, schoonmaakmiddelen, injectienaalden, katheders, kompressen, enz. houdt Hospital Logistics voor het ziekenhuis op voorraad. Alle leveranciers leveren bij Hospital Logistics, dat de voorraad organiseert, dagelijks de bestellingen van het ziekenhuis binnenkrijgt en deze klaargemaakt op afdelingsniveau levert. “In die zin zit daar al een gedeelte duurzaamheid in”, meent Eric Dewaet. “We halen de verkeersstromen voor een groot stuk van de ziekenhuislocatie weg door ze te bundelen. Wij leveren dagelijks één vrachtwagen aan op tijdstippen dat er minder verkeer is.”
 
Hospital Logistics heeft zo’n 30.000 artikels op voorraad en daarnaast een deel niet-voorraadartikelen die via cross-dock worden geleverd. Per dag worden er voor UZ Gasthuisberg zo’n 300 rolcontainers geleverd, wat neerkomt op negen volgeladen stukgoedwagens.
Eric Dewaet: “Het ziekenhuis maakt de strategische keuze voor de aankoop en wij staan in voor de operationele aankoop. Wij streven naar een efficiënte supply chain en via een hoge graad van traceability kunnen we voortdurend nagaan hoe we de stromen kunnen optimaliseren door de voorraden te reduceren en tegelijkertijd de garantie te bieden dat het materieel te allen tijde kan worden geleverd.”

Verdere groei

Hospital Logistics ging In 1996 van start, toen nog als een volledige dochteronderneming van UZ Gasthuisberg. Sinds 2003 werkt de onderneming ook voor andere ziekenhuizen in België en Nederland. Momenteel worden er vanuit zes medische distributiecentra (ISO- en GDP-gecertificeerd) een twintigtal ziekenhuizen beleverd.
E. Dewaet: “Ziekenhuizen kampen steevast met de vraag of er genoeg voorraad is en de verpleegkundigen verliezen tijd doordat ze voortdurend op weg zijn naar het magazijn, bestellingen moeten opmaken, leveringen opvolgen, enz. Wij ‘ontzorgen’ hen bij dat logistieke aspect zodat ze zich kunnen focussen op hun kernactiviteit: de verzorging van de patiënten.”
 
De focus verbreedde zich niet enkel geografisch, maar ook inhoudelijk: de klantenportefeuille breidde zich uit met verpleeg- en verzorgingstehuizen, woon-zorgcentra en kleinere entiteiten zoals assistentiewoningen.
E. Dewaet: “Het concept is bij die doelgroepen een beetje anders omdat wij er meer verantwoordelijkheid nemen over de keuze van de materialen. Een efficiënte supply chain en het bundelen van goederenstromen blijft nog altijd de bottom line, maar die kleinere entiteiten hebben geen voorraadbeheer of IT-systeem.”
 
Doorgaans gaat de verpleegkundige naar de voorraadkamer, vult een bestelbon in en faxt die naar de leverancier. Enkele dagen later komt er een factuur voor de levering en wordt er betaald.
E. Dewaet: “Wij hebben voor deze doelgroep een eigen catalogus ontwikkeld en op basis van hun bestellingen leveren wij alles eenmaal per week. Hun voorraadsysteem hebben we ingericht op basis van het Kanban-principe met een tweevakssysteem: als er een vak leeg is, wordt een label omgedraaid zodat een barcode zichtbaar wordt. Wanneer een logistiek medewerker op een later tijdstip de barcode scant, plaatst deze op die manier wekelijks een bestelling op basis van het werkelijke verbruik. Daardoor heeft de instelling veel minder voorraad en veel minder verlies van producten waarvan de vervaldatum is overschreden.”
 
Daarnaast worden zowel in de ziekenhuizen als in de residentiële zorgsector alle administratieve stromen, zoals het bestelproces en de facturatie, gedigitaliseerd.

Farmalogistiek

In 2016 nam de logistieke groep H. Essers een participatie van 51% in Hospital Logistics en behield Universiteit Leuven de overige 49%.
Via H. Essers voegde Hospital Logistics een derde pijler aan zijn activiteiten toe: Pharma Care. Daardoor werden de principes van traceability en een efficiënte supply chain van de materiaalstroom uitgebreid naar de geneesmiddelenstroom. H. Essers had daarbij een belangrijke troef in huis, aangezien de logistieker enkele jaren voordien de distributierechten voor België en Nederland had verworven van Ethilog, een concept dat de ziekenhuizen voorziet in ‘unit dose medicatie verdeelsystemen’. Dat zorgt ervoor dat de ziekenhuisapotheek zich ervan kan verzekeren dat het juiste geneesmiddel in de juiste dosis, op de juiste moment bij de juiste patiënt terechtkomt.
 
Jan Lampaert, strategic sales manager bij Hospital Logistics: “Want hoe verloopt dat meestal? De ziekenhuisapotheek moet op basis van het voorschrift van de arts de geneesmiddelen aan de verschillende afdelingen van het ziekenhuis bezorgen en levert daarbij een stock voor vijf dagen. Daarnaast beschikt elke afdeling ook nog over een voorraad om tussentijdse wijzigingen, noodgevallen e.d. op te vangen. Die voorraad is niet-gecontroleerd en kan een basis vormen voor potentiële fouten. Ook het leveren van de juiste dosis geneesmiddelen aan de patiënt is een manueel gebeuren.”
 
Hospital Logistics digitaliseert dat manuele proces via digitale processen en door de ‘unit dose’ verdeelsystemen van Ethilog met barcodes, identificatiesystemen, scanningssystemen en dergelijke meer. De verpleegkundige wordt digitaal in een semiautomatische voorraadkast begeleid, scant het geneesmiddel, scant het armbandje van de patiënt en weet daardoor dat het juiste geneesmiddel op de juiste moment aan de juiste patiënt wordt toegediend. Bovenop die voorraad- en aflevercontrole zorgt het systeem ook in één klap voor een transparante goederenstroom met een correcte facturatie en voorraadbeheer.”
 
Hetzelfde supply chain principe past het bedrijf toe op de implantaten die 10% van het totale aantal artikelen van de ziekenhuisapotheek uitmaken en maar liefst 50% van haar budget vertegenwoordigen. Door de implantaten van een RFID-label te voorzien wordt ook deze stroom transparant en beheersbaar.

Duurzaamheids-dna

Minder ‘waste’ en een efficiënte logistieke keten zijn op zich al duurzaam. Besparen en efficiëntie zit bij Hospital Logistics immers in de genen. Geen verspilling, geen afval, een efficiënte registratie, geen tijdverspilling, een vlotte samenwerking, alles digitaal, …
E. Dewaet: “Daarnaast zorgen we voor minder vrachtwagenverkeer overdag en voor gebundelde verkeersstromen zodat er minder vrachtwagens moeten worden ingezet. Intern hebben we de daken vernieuwd zodat we minder energie verbruiken, zijn we overgeschakeld op aardgasverwarming en zonnepanelen, hebben we ons wagenpark vernieuwd, de ritten geoptimaliseerd en hebben onze chauffeurs allemaal een cursus ecodriving gevolgd. De leveringen van onze leveranciers worden ook telkens tegen het duurzaamheidslicht gehouden en gestructureerd zodat de leveranciers én minder frequent moeten aanleveren én hun wagens optimaal kunnen laden.
 
Ook qua retourlogistiek zorgen we voor maximale optimalisering. We nemen op onze terugritten papierafval mee, lege maaltijdkarren, vuil wasgoed, enz. Waar mogelijk, zetten we onze retourlogistiek ook in voor het vervoer van bijvoorbeeld maaltijden, geneesmiddelen en bloedstalen van de ene locatie naar de andere.”

Maatschappelijke meerwaarde

J. Lampaert: “Onze supply chain expertise willen we in de toekomst ook inzetten op woningniveau, aangezien ondersteuning van oudere personen in hun thuissituatie veel belangrijker wordt. Ook worden ziekenhuisopnames steeds korter, waardoor de voor- en nazorg thuis aan belang wint. En denk aan de behandelingen die vroeger in het ziekenhuis moesten gebeuren en nu thuis kunnen, zoals nierdialyse en bepaalde kankerbehandelingen. Wij bekijken hoe we daarin een voortrekkersrol kunnen opnemen.”
 
Daarnaast is de overheid vragende partij om na te gaan hoe de huidige praktijken in de zorgsector efficiënter kunnen. Hospital Logistics is dan ook geregeld partner in proefprojecten om na te gaan wat de optimaliseringsmogelijkheden zijn.
J. Lampaert: “Een voorbeeld is het HIPS-project van het AZ Maria Middelares in Gent en het AZ Nikolaas in Sint-Niklaas, waar we samen met nog andere partners een methodologie ontwikkeld hebben om de informatiestromen en -middelen in een ziekenhuis (zowel qua medewerkers, infrastructuur als materiaal) beter af te stemmen op het zorgtraject van de patiënten. Meer specifiek hebben we in het domein van de heupchirurgie de technologische mogelijkheden blootgelegd om het stockbeheer en de interne bevoorrading efficiënter te organiseren zodat we uitkwamen op een besparing van 30% in de bevoorradingskosten. Door dat samen met de personeelsinzet en bezetting van de operatiezalen op te volgen, konden we ze een exact kostenplaatje per ingreep voorleggen. Dat is iets waar geen enkel ziekenhuis in slaagt. En dat in tijden waar kostenbeheersing toch belangrijk wordt.
 
Een ander project is het MHuDA-project (Medische Hulpmiddelen Duurzaam Aanwenden), waarbij Hospital Logistics kon aantonen dat waardevolle mobiliteitshulpmiddelen zoals rolstoelen, op een economisch verantwoorde en veilige manier kunnen worden hergebruikt. Enkel voor de rolstoelen werd op drie jaar tijd een besparing van 10 miljoen euro gerealiseerd.
 
Door in verschillende van die projecten te participeren, wil Hospital Logistics een brug slaan tussen succesvolle industriële processen en de zorgsector. Ziekenhuizen en andere rust- en verzorgingsinstellingen hebben immers ook te maken met materiaalstromen, digitalisering, voorraadbeheer en andere processen waarvoor de logistieke sector al verschillende processen heeft uitgedacht en geïmplementeerd.