Digitalisering ondersteunt efficiënte sturing

New Valmar ging in 1992 van start met de exclusieve distributie van de producten van het Amerikaanse bedrijf Luv n’ Care. Dat bedrijf verkocht baby- en kinderartikelen met afbeeldingen van Disneyfiguren. Toen de licentie met Disney afliep, lag New Valmar samen met Luv n’ Care aan de basis van het nieuwe merk Nûby. Vandaag is New Valmar de exclusieve distributeur voor Nûby in Europa, het Midden-Oosten en Afrika. Het merk omvat een groot assortiment baby- en kinderproducten, zoals drinkbekers en antilekspenen. Daarnaast verdeelt New Valmar ook Dr. Talbot’s, een merk van onder meer verzorgingsproducten, zoals reinigingsdoekjes, tandpasta en tandgel.
 
“We zien het als onze missie om het welzijn van het hele gezin te verbeteren via innovatieve, functionele en leuke producten”, zegt Gabi Kauer, intern manager en verantwoordelijk voor Exact en EDI bij New Valmar. “Onze producten begeleiden en ondersteunen de veilige en gezonde ontwikkeling van kinderen.” Typerend voor veel van de producten van Nûby is dat ze noppen bevatten. “Een flessenspeen met noppen, bijvoorbeeld, bezorgt de baby bij het zuigen een tandvleesmassage”, legt Gabi Kauer uit. “Dat helpt de baby, bijvoorbeeld wanneer hij of zij last heeft van doorkomende tandjes.”

​Uitdagende tijden

De productie vindt voornamelijk in China plaats. De containers met producten komen aan in de Antwerpse haven. Van daaruit gaat het naar het distributiecentrum van New Valmar in Evergem bij Gent. In 2021 realiseerde New Valmar een omzet van 18 miljoen euro met een team van zowat 45 medewerkers. “Maar we werken in uitdagende tijden”, zegt Gabi Kauer. “De prijzen voor containervervoer gingen de afgelopen tijd door het dak. Daar komt nu de energiecrisis bovenop, naast het tekort aan bepaalde grondstoffen, zoals siliconen. Het zorgde ook bij ons voor leveringsproblemen, maar de omzet die we daardoor verloren, zijn we nu aan het inhalen.”
 
New Valmar bedient vanuit Evergem klanten in 45 landen. De verkoop gebeurt niet alleen vanuit de Belgische hoofdzetel, maar ook via verkoopkantoren in Duitsland en Frankrijk. “We werken multichannel in de ware zin van het woord”, zegt Gabi Kauer. “We hebben zowel heel grote als heel kleine klanten.” Tot die klanten behoren retailers als Carrefour en Delhaize, maar ook Kruidvat, Etos, Amazon, Bol.com en Aldi, naast babyspeciaalzaken, speelgoedwinkels, apotheken en meubelwinkels. Verder heeft New Valmar ook een webshop waarmee het consumenten uit zes landen rechtstreeks bedient: België, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Italië en Spanje.

​Groeiend volume

Gabi Kauer werkt sinds 1997 bij New Valmar. Ze maakte de ontwikkeling van het bedrijf vanop de eerste rij mee. “Van de data-input tot de eisen van klanten die specifieke gegevens op hun pakbonnen willen: in dat soort zaken heb ik me altijd graag verdiept”, vertelt ze. “De grootste evolutie van de voorbije vijfentwintig jaar is uiteraard dat de automatisering in ons werk sterk is toegenomen. We handelen een almaar groeiend volume af met hetzelfde, kleine team.” Gabi Kauer geeft leiding aan zeven medewerkers. Zij staan in voor alles wat na het sluiten van een verkoop gebeurt: van de input van orders tot de facturering en de service aan klanten.
 
Doorheen het hele traject van New Valmar was altijd een sleutelrol weggelegd voor de software van Exact. New Valmar nam de software al in 1992 in gebruik. Eerst enkel voor de boekhouding, vanaf 1997 ook voor ERP: toen een oplossing die onder DOS draaide, gericht op financiën en logistiek. Later volgde de migratie naar Windows en de overstap naar het ERP-pakket Exact voor Handel, aangevuld met een WMS-module en de bijhorende digitalisering in het magazijn. “Data staan centraal in het hele verhaal”, zegt Gabi Kauer. “Het blijft belangrijk eerst alle data in kaart te brengen en in het systeem te voorzien, zodat we in volgende stappen efficiënt kunnen koppelen met klanten, leveranciers, enzovoort. We doen dat met data die op de GS1-standaarden zijn gebaseerd: de internationale standaarden voor elektronische communicatie tussen bedrijven.” Daarnaast was het ook belangrijk dat New Valmar in Exact een partner vond die ondersteuning biedt in de internationale context van het bedrijf, met oog voor de wet- en regelgeving van de diverse landen waar New Valmar actief is.

​De juiste data

Het verhaal start telkens bij Luv n’ Care, dat het productassortiment samenstelt. New Valmar maakt daaruit vervolgens een keuze. De verkoopafdeling stelt een forecast van de verwachte verkoop op, waarna New Valmar de gewenste hoeveelheden bestelt. “Vanuit Exact sturen we de bestelling naar de producent, inclusief alle eisen die we daarbij stellen”, legt Gabi Kauer uit. “We verwachten dat de leveranciers ons zo veel mogelijk data over de producten bezorgen, zoals afmetingen en gewicht, maar ook de voorziene levertijd. Die info is voor ons essentieel, onder meer om in het magazijn op het juiste moment het juiste opslagvolume te kunnen voorzien.”
De inhoud van de containers die via Antwerpen het distributiecentrum in Evergem bereiken, plaatst New Valmar direct per SKU op pallets in het magazijn. Belangrijk is daarbij dat de medewerkers van het magazijn alle data correct in Exact ingeven.
 
Die data zijn essentieel omdat New Valmar ze daarna moet laten doorstromen naar klanten. “Onze klanten – zoals de grote retailketens – verwachten uiteraard dat alle data juist en compleet zijn”, vervolgt Gabi Kauer. “Niet alleen de gegevens over de producten zelf, maar ook alle bijhorende logistieke informatie.” Met de retailers gebeurt de data-uitwisseling via de EDI Gateway van het bedrijf Optimizers, een partner van Exact. “Klanten hebben soms specifieke eisen rond de vermelding van bepaalde info op stickers en labels”, zegt Gabi Kauer. “Daarom is het belangrijk dat ook die data in ons systeem beschikbaar zijn.”

​Efficiënte picking

Is een bestelling afgerond en goedgekeurd, dan treden de medewerkers van het magazijn in actie. De aansturing van de meest efficiënte pickroutes gebeurt via de WMS-module van Exact. “Het systeem controleert of er op de picklocatie voldoende voorraad aanwezig is.” Bij de picking gebruikt de medewerker een digitale pickbon. Hij of zij leest het order op een handheld device. Het systeem levert ook alle labels af die nodig zijn om het order af te werken. “Dat biedt op zich een eenvoudige vorm van controle”, zegt Gabi Kauer. “Hou je op het eind een label over, dan weet je dat er iets mis is gegaan.”
 
Vroeger draaide het distributiecentrum van New Valmar op papieren processen. De medewerkers gebruikten papieren pickbonnen, waarbij ze orderlijnen met een balpen afvinkten. De komst van het WMS in 2013 heeft bij New Valmar voor een enorme efficiëntie gezorgd. Zes medewerkers volstaan om het distributiecentrum te laten draaien, net omdat het systeem de orders efficiënt verdeelt en voor elke bestelling de efficiëntste pickroute uitstippelt. “Het afdrukken van de pakbonnen verloopt automatisch en in het magazijn zelf”, licht Gabi Kauer toe. “Op die manier maken we ook thuiswerk mogelijk. Het is niet meer nodig om pakbonnen zelf van je kantoor naar het magazijn te dragen.” Voor het automatisch afdrukken van de pakbonnen maakt New Valmar gebruik van AutoDoc HSE, een toepassing van Exact-partner ERP4U.
 
Sinds 2015 is het distributiecentrum van New Valmar ingericht voor de verwerking van productbatches. Op die manier voldoet het bedrijf aan de wettelijke verplichtingen op het vlak van traceerbaarheid. “Ook die omschakeling – net zoals eerder de introductie van het WMS of de migratie naar Windows – vroeg een grote inspanning van de medewerkers”, zegt Gabi Kauer. “Maar bij elke nieuwe stap die we zetten, voorzien we de nodige ondersteuning. Dat is belangrijk. We leggen uit waarom we de verandering doorvoeren en hoe dat ook voor de medewerkers een voordeel biedt. Uiteindelijk gaat het er altijd om de tevredenheid van de klant te verhogen. Dat is goed voor het bedrijf, en zo voor ieders job.”

​Automatische doorstroming

Gevraagd naar de specifieke voordelen van Exact hoeft Gabi Kauer niet lang na te denken. “De software biedt ons heel wat extra flexibiliteit”, zegt ze. Er kunnen bijvoorbeeld op een eenvoudige manier extra velden worden toegevoegd. “Op die manier kunnen we de GS1-databank optimaal aanvullen. En dat is belangrijk, want dat is de databank die onze klanten raadplegen.” Nieuwe artikelen toevoegen in dat systeem, is in principe een lastige taak. “Maar via Exact kunnen we wel makkelijk de juiste data laten doorstromen.”
 
Vanuit Exact gaan de data naar het PIM (Product Information Management), en van daar naar de GS1-databank, waar ze ter beschikking staan van klanten. “Wanneer we in Exact informatie over het product hebben, zoals de kleuren waarin het beschikbaar is, of over de aanwezigheid van een batterij, dan stroomt die info nu automatisch naar de GS1-databank door”, legt Gabi Kauer uit. “Zonder die functionaliteit zou dat een enorm tijdrovende, manuele taak zijn.”

​Informatie als extra service

Voor New Valmar is Exact essentieel bij de berekening van de leveringstijden van producten. “Bij elke bestelling hoort een voorraadcontrole via het goederenrapport (MRP). Dat houdt rekening met de orders die in Exact staan en met de inkomende goederen uit China.” Dat helpt New Valmar om concrete afspraken te maken met klanten. “Het systeem kijkt vooruit”, zegt Gabi Kauer. “De klant wil weten of we inderdaad over bijvoorbeeld drie maanden zullen kunnen leveren.”
 
Door de coronacrisis schorten Chinese fabrieken soms tijdelijk hun productie op. Dat heeft uiteraard een belangrijke impact op de leveringsdatum.
Gabi Kauer: “Exact-partner ESC vult de beschikbare informatie twee keer per dag aan. Op die manier hebben onze verkopers altijd een correct zicht op de meest recente informatie. Het laat hen toe nauwgezet met de klant te communiceren en te anticiperen wanneer we met een leveringsdatum moeten schuiven. Het loutere feit dat we daarover met de klant communiceren, vormt een integraal onderdeel van de service die we de klant bieden.”

​Nauwkeurige forecast

In de sector van de consumentengoederen verloopt alles almaar sneller. Dat vraagt ook telkens weer nieuwe functionaliteit van de software. “We overleggen daarover met Exact”, zegt Gabi Kauer. “Er is altijd ruimte voor verdere uitbreiding of verbetering.” Maar zoals gezegd: alles staat of valt met een correcte data-input. “Slaag je er echter in alle data in één systeem samen te brengen, zoals wij doen, dan creëer je echt heel veel mogelijkheden.”
 
Die data gebruikt New Valmar onder andere om de kwaliteit van de forecast te verhogen. “Eén keer per jaar een forecast opmaken, is veel te weinig”, weet Gabi Kauer. “Onderschat je de vraag, dan loop je omzet mis. Overschat je de vraag, dan heb je te veel product op voorraad – wat onnodig geld kost.” New Valmar kiest er daarom voor iedere drie maanden een nieuwe forecast te maken. “De meeste producten hebben een levertermijn van zes maanden. Door iedere drie maanden een stand van zaken op te maken, is er voldoende ruimte om tijdig een bestelling uit te breiden of in te perken. Met die bijsturing maken we het verschil. En ze zou niet mogelijk zijn zonder Exact.”