De slag in de bakkerij

Medewerkers van biobakkerij De Trog in Ieper spelen het interactieve spel Bakery Battle, een quiz om de kennis over het productieproces en de huishoudelijke regels in het bedrijf op niveau te houden.
Om te beginnen krijgen nieuwe medewerkers bij het uitzendkantoor een kleine brochure met basisinformatie. Vervolgens downloaden ze de app Bakery Battle op hun pc of smartphone. Om een quiz te starten, kiezen ze een ‘arena’ in functie van hun afdeling. Nieuwe medewerkers opteren voor ‘onthaal’. Ze spelen tegen een tegenstander onder de collega’s of tegen de computer. Het spel bestaat uit zeven meerkeuzevragen waarvan er telkens maar één antwoord juist is. Achteraf krijgen de medewerkers hun score én zien ze bij elke vraag wat het juiste antwoord is. Telkens kunnen ze daarbij extra informatie krijgen.
Opvallend: de medewerkers krijgen dus niet vooraf een opleiding. Ze leren de nieuwe zaken pas kennen door de quiz te spelen en de informatie bij ieder antwoord te lezen.
 
Doel van het spel is dat nieuwe medewerkers snel de huisregels onder de knie krijgen en voldoende kennis over het proces verwerven om zo snel mogelijk te kunnen starten. Vaste medewerkers kunnen dan weer hun kennis bijspijkeren en die op een hoog niveau houden. Hoe meer ze spelen, hoe gemakkelijk het is om een hoge score te behalen. Het werk van bedienden leent zich minder voor dit soort spel.
COO Marc Van Hoeck: “Boekhouders, inkopers of orderverwerkers kunnen we hier niet mee opleiden. Maar die mensen spelen wel net zo goed mee en worden ook voortdurend uitgedaagd.”

​Digitalisering en tijd

M. Van Hoeck: “De grootste uitdaging in de supply chain bestaat erin voldoende goede mensen te vinden. Zeker in een snelgroeiend bedrijf waren we gewend met zeer veel uitzendkrachten (tot wel 30%) te werken. Dat vroeg heel wat moeite om mensen te zoeken, op te leiden, te begeleiden, enzovoort. Daarbij steken teamleiders veel tijd in het controleren of de nieuwe mensen de kennis ook wel echt onder de knie hebben. We hebben die situatie onderzocht en hebben vastgesteld dat de factor tijd uiteindelijk de grootste boosdoener is. Om die reden hebben we een poging ondernomen om een deel van de opleiding en begeleiding te digitaliseren. Achteraf hebben we vastgesteld dat het resultaat een veel groter effect heeft gehad dan voorzien. Het belangrijkste gevolg is dat de betrokkenheid bij het bedrijf veel groter is. Daarnaast kunnen we een aantal zaken ook veel beter rapporteren aan de hand van de gegevens over de spelers.”

Flexibel aanpassen

Teamleiders die merken dat er geregeld fouten worden gemaakt, kunnen vragen om het spel aan te passen. Dat kan door een nieuwe vraag te introduceren, maar ook door een bestaande vraag frequenter aan bod te laten komen. Lesmateriaal wordt automatisch bijgestuurd in functie van de lacunes van de medewerker. Het is net de bedoeling dat zeer snel nieuwe vragen kunnen worden toegevoegd om snel in te spelen op de nood van het moment.
M. Van Hoeck: “Ik word ook nog voortdurend uitgedaagd door de medewerkers. Door die competitie blijft iedereen in het bedrijf bij het spel betrokken. Dat geeft ons de mogelijkheid ook onze ervaren medewerkers nog met nieuwe vragen te confronteren. Omdat het nog geen vijf minuten duurt om zeven vragen in te vullen, vormt het ook geen hindernis om eraan te beginnen.”
 
Bedoeling is vooral arbeiders in de productie te stimuleren om te blijven spelen en zo hun kennis voortdurend te verbeteren. “Het gaat in de eerste plaats om de mensen in de koude en de warme bakkerij”, vertelt Marc Van Hoeck. “De warme bakkerij is de kern van het proces, met de verwerking van het deeg en de ovens. Wat wij de koude bakkerij noemen, bestaat onder andere uit het magazijn, de verpakking en de verzendafdeling. Niet iedereen moet alles kennen, daarom hebben we in het spel de verschillende arena’s voorzien die sterk gelinkt zijn aan een specifieke afdeling of problematiek. Tegelijk is de competitie tussen de medewerkers wel zo opgezet dat ook de bedienden kunnen meespelen. Op die manier is het hele bedrijf bij het spel betrokken.”

Achterliggend houdt De Trog de activiteiten van de spelers bij. Het is de kwaliteitsdienst die verantwoordelijk is voor het beheer van het spel. Die dienst monitort of iedereen wel voldoende speelt om op de hoogte te blijven van de nieuwe richtlijnen of aanpassingen aan het proces. Ook de scores van de individuele medewerkers kan ze analyseren met het oog op mogelijke bijsturingen. Die uitslagen vormen een objectief gegeven en niet meer het persoonlijk aanvoelen van een leidinggevende. De kwaliteitsdienst kan ook persoonlijke training voorzien voor een thematiek waar iemand minder goed scoort.
 
De rapporten over de prestaties tijdens het spel kan De Trog echter ook gebruiken voor externe audits zoals voor IFS of BRC. “Auditors vragen altijd naar de opleidingen die worden georganiseerd over die thematieken en de aanwezigheidslijsten van de medewerkers”, weet Marc Van Hoeck. “Wij kunnen nu aantonen hoe vaak onze medewerkers vragen over die thema’s hebben beantwoord.”
 
Ook intern kan dat van belang zijn om zeker te weten dat mensen belangrijke zaken als hygiëne of HACCP (hazard analysis and critical control points) toch goed in de vingers hebben. Daarmee wil De Trog geen risico’s nemen. Voor de kwaliteitsdienst betekent de game ook een hulpmiddel in het streven naar continue verbetering.
M. Van Hoeck: “Op dat vlak hanteren we een eenvoudig principe: we willen fouten voorkomen. Wanneer we dan klachten of vragen van klanten krijgen, kunnen we daar met de Bakery Battle meteen op inspelen. Het komt er dan wel op aan soms heel technische materie toch op een eenvoudige manier aan de orde te brengen. We merken dat onze medewerkers eerst misschien niet goed weten wat het juiste antwoord is, maar als ze dan de test enkele keren doen, vergeten ze het nooit meer. Door de context van de game blijft de informatie veel beter hangen bij de arbeiders. In plaats van enkel passief informatie aan te horen en op te slaan, moet ze actief hun kennis weer opgraven en ze toepassen om de vragen te beantwoorden. Voor de trainers is er ook een groot voordeel: het zijn net de heel repetitieve zaken die je het best via een computerapp kunt aanleren.”
 
Het is niet zo dat alle informatie nu uitsluitend via het spel wordt doorgegeven. Vaak geven teamleiders nog instructies op de werkplek zelf. De bediening van een machine moet immers toch eerst goed worden uitgelegd en ook specifieke bakkerstechnieken lenen zich niet voor een opleiding langs digitale weg. Maar de klassikale opleidingen zijn nu wel verleden tijd.
 
Het spel is momenteel in drie verschillende talen beschikbaar – Nederlands, Frans en Engels – en komt daarmee tegemoet aan de diversiteit op de werkvloer. De bakkerij bevindt zich in Ieper, een streek met een zeer lage werkeloosheid, waar vaklui bijgevolg moeilijk te vinden zijn. De Trog trekt dan ook een aantal medewerkers vanuit het nabijgelegen Frankrijk aan.

​Terugverdiend in vier maanden

Dankzij de Bakery Battle boekt het bedrijf winst op verschillende vlakken. Wanneer goede werkkrachten snel een vast contract krijgen, vermindert dat ook de behoefte aan uitzendkrachten. Dat bespaart heel wat inspanningen om nieuwe medewerkers te zoeken, op te leiden en te controleren. Het komt ook goed uit in een bedrijf dat gewend is aan een jaarlijkse groei met twee cijfers. Bovendien kan De Trog nieuwe kandidaten gedeeltelijke selecteren dankzij het spel. Het uitzendkantoor informeert alle geïnteresseerden over de game zodat ze het meteen kunnen downloaden en spelen. “Als de kandidaten het spel vaak spelen, vergroten ze snel hun kennis”, weet Marc Van Hoeck. “Aan de resultaten zien we dan ook meteen wat de kandidaat goed kan en wat niet, en dat nog voordat hij één voet in het bedrijf heeft gezet. We hoeven dan alleen nog die thema’s bij te spijkeren waar het nog beter kan. Dat is een enorme besparing in de opleidingstijd. Vroeger was een teamleader enkele dagen zoet met de begeleiding van nieuwe medewerkers. Dankzij het spel, kunnen we de opleiding tot een aantal uren beperken. Sommigen zijn al na een kwartier aan het werk.”
 
Dat alles maakt dat ook de terugverdientijd van de inspanning aanzienlijk is. Marc Van Hoeck schat dat de kosten van de ontwikkeling van 20.000 euro al na vier maanden volledig gecompenseerd zijn door besparingen in de selectie en opleiding van mensen. Naarmate het bedrijf verder uitbreidt, groeit ook het voordeel.

Extra Info

Food Associates en Bakery Battle
Biobakkerij De Trog maakt samen met Missault (ijs en desserts) en Delisol (slow food creaties met focus op toepassingen als aperitief, tapas, natuurlijke smaakmakers en -versterkers) deel uit van de groep Food Associates. Die focust zich op de artisanale productie van pure en waar mogelijk biologische voeding. In de bakkerij werken meer dan 90 geschoolde bakkers en haast geen industriële operatoren. Veel productiestappen gebeuren op ambachtelijke manier met slechts een minimale automatisering.
 
Medewerkers van De Trog spelen nu volop het spel Bakery Battle, maar straks komen ook de andere bedrijven uit de groep Food Associates aan de beurt. “We hebben nu een onderliggende toepassing die in allerlei sectoren kan werken, maar daarvoor moet het bedrijf wel eerst de bestaande kennis vertalen naar een set van eenvoudige meerkeuzevragen. Dat heeft ook bij De Trog het meeste tijd gevraagd”, weet COO Marc Van Hoeck.
 
Het spel is ontwikkeld door Newbird in opdracht van ValueXstream. Dat is het bedrijf van o.a. Marc Van Hoeck dat zich specialiseert in consulting en interimmanagement op het vlak van supply chain.
De ontwikkelingskosten werden gedragen door Newbird met het oog op een bredere verspreiding in andere sectoren waar de opleiding van arbeiders belangrijk is. Zo zouden er mogelijkheden zijn in sectoren met productieactiviteiten waar uitzendarbeid noodzakelijk is.