De kracht van centraal gestuurde herbevoorrading

Deschacht was oorspronkelijk verdeler van landbouwfolies in Oost- en West-Vlaanderen, maar in de loop der jaren breidde het productassortiment uit. In 2004 kwam het bedrijf in handen van de huidige aandeelhouders. Gaandeweg groeide de organisatie uit tot een one-stop-shop groothandel gespecialiseerd in meerdere domeinen. Zo verdeelt het bedrijf materieel voor aannemers, voor de utiliteitsbouw, dak- en gevelwerken, wegen- en grondwerken en nutsleidingen. Deschacht levert niet alleen het materieel, maar optimaliseert ook de bouwplannen met o.a. een engineeringafdeling voor studie en maatwerk, expertise in rioleringsmaterie en watermanagement, een merkonafhankelijke BIM-bibliotheek en gespecialiseerde verkoopteams.
 
Niet alleen het aanbod van Deschacht blijft groeien, ook geografisch slaat het bedrijf zijn vleugels uit. Intussen telt de onderneming al tien Belgische filialen en in het najaar van 2023 komt daar in Farciennes, bij Charleroi, een elfde vestiging bij. In de toekomst wil Deschacht vooral in Wallonië verder uitbreiden. Die combinatie van een steeds bredere service en geografische uitbreiding levert het bedrijf een jaarlijkse groei van gemiddeld tien procent op. Eind 2022 klokte de organisatie af op een omzet van zo’n 160 miljoen euro.

Als onderdeel van Buildmat, een groep van acht bedrijven in de bouw en industrie, kan Deschacht bovendien rekenen op extra slagkracht. Zo worden enkele ondersteunende diensten, waaronder digital, finance en marketing, op groepsniveau georganiseerd met het oog op een optimale efficiëntie.

​Pittig voorraadbeheer

Het spreekt voor zich dat elk onderdeel binnen de groep wel instaat voor zijn eigen voorraadmanagement. Deschacht heeft in totaal zo’n 35.000 referenties op voorraad. Per filiaal worden tussen de 3.000 en 6.000 referenties opgeslagen.

“Omdat wij veel volumineuze producten verdelen, wordt het leeuwendeel van de inkomende goederen rechtstreeks aan de depots van de filialen geleverd. Een kleiner deel van het assortiment wordt centraal opgeslagen”, vertelt Steven De Wilde, supply chain manager bij Deschacht. “De locatie van het centrale opslagpunt varieert naargelang de aankoopcondities, waarbij de TCO én de supply organisatie voor specifieke productlijnen in rekening worden gebracht. Die flexibele multi-site aanpak maakt ons erg wendbaar, maar zorgt tegelijk voor pittige uitdagingen op het vlak van voorraadbeheer.”

Ondersteuning bij herbevoorrading

Strategische voorraadbeslissingen neemt Deschacht steeds centraal. Per productcategorie beslissen crossfunctionele teams wat wanneer wordt ingekocht. Ook de prijszetting, de gewenste servicegraad voor elke productgroep en de forecast worden door die teams bepaald. Zij brengen ook continu alle marktinformatie samen, waardoor snel kan worden geschakeld. “Dat is ook nodig in een wereld waarin we enerzijds snel groeien en anderzijds met een zeer hoge volatiliteit worden geconfronteerd. We zijn dan ook constant op zoek naar manieren om onze supply chain efficiënter te organiseren”, klinkt het.

Tot voor kort waren de filialen verantwoordelijk voor het dagelijkse voorraadbeheer, maar omdat voor hen de focus op de klant ligt, was dat eerder een noodzakelijk kwaad.
Steven De Wilde: “Door gespecialiseerde software in te schakelen, wilden we in de eerste plaats de filialen ontlasten. Tegelijk wilden we aan efficiëntie winnen. De voorraad verlagen was dan weer niet de bedoeling, want een stevige voorraad is net een van onze sterktes. Bovendien kan het opportuun zijn om grote hoeveelheden tegelijk aan te kopen. Natuurlijk wilden we wel de juiste producten op de juiste plaats hebben om onze klanten zo goed mogelijk te kunnen bedienen.”

​Slim4 als standaard

De keuze van Deschacht voor Slim4 van Slimstock sluit volledig aan bij de strategie van Buildmat, de groep waarvan Deschacht deel uitmaakt. “Verschillende andere bedrijven binnen de groep, zoals ODM en Technicel, maken ook gebruik van Slim4”, legt Bert Vermeiren, CDO (Chief Digital Officer) bij Buildmat, uit. “In ons digitaal masterplan is dat de bevoorradingsapplicatie die onze voorkeur wegdraagt. Je kunt gerust stellen dat Slim4 voor ons de standaard op dat vlak is geworden.”

“Het was dan ook logisch dat ook wij in eerste instantie die software zouden bekijken”, vervolgt Steven De Wilde. “Dat neemt niet weg dat het pakket wel aan onze eisen moest voldoen, want de complexiteit bij Deschacht ligt een stuk hoger dan bij andere entiteiten binnen de groep. Om een beter inzicht in de mogelijkheden te krijgen, hebben we dan samen met de CEO gesproken met enkele organisaties in dezelfde sector die al met Slim4 werkten. Die gesprekken hebben ons overtuigd om ook de stap naar Slim4 te zetten.”

​Stapsgewijze omschakeling

Dankzij Slim4 worden bestelpunten en -hoeveelheden op een eenduidige manier bepaald op basis van de gewenste voorraadstrategie. De operationele bevoorrading verloopt centraal. De filiaalverantwoordelijken kunnen daardoor meer focussen op de klant, de orderverwerking en het magazijnbeheer.

Om de overgang naar de nieuwe tool zo vlot mogelijk te laten verlopen, koos Deschacht voor een gefaseerde aanpak.
S. De Wilde: “Eerst hebben we de makkelijkste leveranciers naar Slim4 overgezet, daarna volgden de complexere. Door die aanpak heb we gecontroleerd, getransformeerd, getest en als team vertrouwen gewonnen in de nieuwe Slim4-processen. In een half jaar tijd waren we daarmee rond.”

Centraliseren is specialiseren. “Maar dat betekent ook extra aandacht voor samenwerking en coördinatie. De samenwerking tussen de centrale voorraadplanners en filiaalleiders is structureel in onze processen ingebouwd”, vervolgt hij. “Die aanpak heeft het veranderingsproces goed gedaan. Zo lieten we de filiaalleiders bij aanvang – via een goedkeuringsmechanisme – de Slim4-bestellingen nakijken en bijsturen. Door die structurele feedbackloop konden we het nieuwe proces bijsturen en optimaliseren. Toen het vertrouwen in Slim4 groot genoeg was, hebben we dat goedkeuringsmechanisme eruit gehaald en nam Slim4 het roer over. Nu laten we filiaalleiders slechts af en toe nog bepaalde zaken controleren, bijvoorbeeld of ze voldoende ruimte hebben om bepaalde volumineuze goederen op te slaan. Weliswaar krijgt Deschacht daarbij ook het advies mee van Slim4, dat de bestelhoeveelheid automatisch afstemt op de beschikbare opslagcapaciteit van dat moment. Samenwerking tussen verkoop, aankoop en logistiek is cruciaal om de functionele supply chain te laten werken. Via Slim4 hebben we bruggen gebouwd voor de processen die bijdragen tot onze strategie.”

​Meer tijd voor klanten

Het grootste voordeel dat Slim4 Deschacht opleverde, is dat de filialen nu meer tijd hebben voor hun klanten, doordat het centrale team voor de dagelijkse herbevoorrading instaat.
S. De Wilde: “Vroeger moesten de tien filiaalverantwoordelijken dat werk er tussen door nemen. Dan waren ze daar toch enkele uren zoet mee. Nu werken er twee medewerkers twee à drie uur per dag aan, op een gefocuste en efficiënte manier. De meer gestandaardiseerde manier van werken zorgt bovendien voor een eenduidiger herbevoorradingsbeleid.”

“Aangezien we op het vlak van service al prima scoorden, was de potentiële winst op dat vlak niet zo groot”, vervolgt Steven De Wilde. “Ons zusterbedrijf ODM heeft daar met Slim4 een veel grotere vooruitgang geboekt, omdat de uitgangssituatie er minder goed was. Wij willen met Slim4 vooral onze service hooghouden binnen ons steeds grotere netwerk van filialen en met ons steeds ruimere aanbod.”

B. Vermeiren: “We mogen ook niet vergeten dat we Slim4 hebben geïmplementeerd in volle coronaperiode. Sindsdien ontsnappen ook wij niet aan bevoorradingsproblemen en prijswijzigingen die alle kanten opgaan. Slim4 helpt om snel tactische aankoopbeslissingen te nemen. In de toekomst willen we ook het dashboard van Slim4 gebruiken. Dat zal ons een nog beter beeld geven van de evolutie op het vlak van voorraden en service over een langere periode.”

Optimale verdeling van de voorraad

Slim4 helpt duidelijk om het assortiment te evalueren en het rendement per product beter in kaart te krijgen. Zo zorgen de assortimentsberekeningen door Slim4 voor een goed vertrekpunt voor discussies binnen de crossfunctionele teams. Daarbij ligt de focus vooral op de service die Deschacht voor elke productcategorie wil bieden.

De software zorgt er ook voor dat te hoge voorraadposities op filiaalniveau sneller in het vizier komen. Zo is het mogelijk dat bepaalde producten niet goed verkopen in één filiaal, maar wel in een ander. Slim4 zal het filiaal met een te hoge voorraad dan ook als hoofdleverancier aanduiden. “Om binnen dat dynamische netwerk van filialen voor een optimale herbevoorrading te zorgen, kozen we voor een maatwerkoplossing, maar voor de rest vulde de standaardfunctionaliteit al onze behoeften in”, aldus Bert Vermeiren.

Een volgende uitdaging voor Deschacht en Slim4 situeert zich in de komst van het nieuwe filiaal in Farciennes. Daar is immers geen lokale bestelhistoriek voorhanden van waaruit Slim4 kan vertrekken. “Samen met Slimstock onderzoeken we nu hoe we ook het nieuwe filiaal optimaal in Slim4 kunnen integreren. Het spreekt voor zich dat een goede input van sales hier cruciaal is”, meent Steven De Wilde. “Enerzijds kunnen we ons baseren op wat we al in de regio leveren, anderzijds zullen we ook actief bepaalde doelgroepen in de regio bewerken. Door met die input aan de slag te gaan, willen we voor een kwalitatieve forecast zorgen. Zo kunnen we ook in het nieuwe filiaal meteen een efficiënte bevoorrading vanuit Slim4 opzetten.”