De juiste voorraad op de juiste plaats

De druk op het serviceapparaat van Febelco is groot. Amper enkele uren na zijn bestelling kan de apotheker die in ontvangst nemen, en dat tot drie keer per dag. Die bestellingen lopen binnen via de klantendienst, het internet en het aankoopplatform Profficina.

Om die snelle leveringen te kunnen garanderen, heeft Febelco acht magazijnen in België tot zijn dienst. Die magazijnen variëren sterk op het vlak van grootte en graad van automatisering, maar allemaal voldoen ze aan de ‘Good Distribution Practices’. Vanuit die locaties rijden de in totaal 250 bestelwagens van Febelco de hele dag af en aan. Dagelijks worden zo gemiddeld 22.000 bestellingen aan de apothekers geleverd.

Voorraden over diverse vestigingen heen

Dat de brede waaier aan referenties over acht locaties verspreid ligt, stelt grote uitdagingen aan het voorraadbeheer. Het gemiddelde voorraadniveau van 100 miljoen euro spreekt boekdelen.
Marianne Donche: “Maandelijks sturen we ongeveer 150.000 bestellijnen door naar onze verschillende leveranciers. Die bestellingen worden bij onze acht magazijnen aangeleverd. Eén centraal magazijn zou uiteraard efficiënter zijn om onze voorraad te beheren, maar gezien de zeer korte levertijden die wij willen garanderen, is dat geen optie.”

Om de voorraad zo efficiënt mogelijk te beheren, is ‘het juiste product op de juiste plaats’ voor Febelco zeer belangrijk.
M. Donche: “Sommige langzaam roterende producten leggen we bijvoorbeeld niet in al onze magazijnen neer. Bestelt een apotheker een product dat niet op voorraad is in de vestiging waaraan hij is verbonden, dan kan hij automatisch uit de voorraad van andere vestigingen putten. Dat noemen we ‘doorbestellingen’, die doorgaans de volgende dag worden geleverd. Bij dergelijke producten komt het er dus op aan ze op de best mogelijke locatie(s) te leggen.”

De voorzet naar voorraadoptimalisering

Het allereerste contact met Slimstock dateert van een vijftal jaar geleden, toen beide partijen elkaar tijdens een infomoment ontmoetten. Febelco was op dat moment net actief zijn zoektocht gestart naar software om zijn voorraad beter te beheren.
M. Donche: “Ons ERP-systeem hebben we zelf ontwikkeld. Maar omdat voorraadbeheer toch een tak apart is, hebben we besloten eerst de oplossingen op de markt te bekijken vooraleer in extra eigen ontwikkeling te investeren. Tijdens onze kennismaking met Slimstock konden we ons meteen vinden in de problematiek die de leverancier aanhaalde en de concrete oplossingen die ze voorstelden. We hadden het gevoel dat we bij Slimstock vrij snel een antwoord konden krijgen op enkele belangrijke vragen.”

Aangezien nieuwe software investeringen en tijd vraagt, heeft het nog een paar jaar geduurd voordat Febelco de knoop finaal doorhakte. Een paar jaar geleden werden de eerste gesprekken met Slimstock aangevat, eind 2015 gingen de effectieve voorbereidingen voor de implementatie van start. “Nadat we in onze agenda een geschikte periode hadden aangestipt om van wal te steken, moesten we onze processen uitschrijven en aangeven hoe we ze precies wilden verbeteren”, vertelt Marianne Donche. “Daarbij hebben we de nodige ondersteuning van Slimstock gekregen. Die continue wisselwerking was heel belangrijk om de noden en de mogelijkheden goed in kaart te krijgen. Begin 2016 zijn de aankopers opgeleid en tegen de zomer was het pakket operationeel.  Het was prettig dat we samen met Slimstock zo snel konden schakelen en relatief vlug met Slim4 konden gaan werken.”

Slimme transfer

Voor Febelco bood Slim4 in de basis al heel wat van de nodige functionaliteit.
M. Donche: “Enkele zaken hebben we op maat van ons bedrijf laten toevoegen. Wanneer we een product al dan niet op voorraad leggen, bijvoorbeeld. Dat zijn zaken waar Slimstock in de nieuwere versie van Slim4 intussen wel meer standaardantwoorden op heeft ontwikkeld. Voor ons vormde ook de transfer van voorraden tussen de acht verschillende vestigingen een belangrijk punt. Dagelijks evalueren we welke voorraad van de ene naar de andere vestiging moet worden getransfereerd. Daarvoor kunnen er verschillende redenen zijn. Zo is het mogelijk dat er in een magazijn een tekort van een product dreigt en dat de levertijd van de leverancier te lang is om dat tekort tijdig op te vangen. Een andere reden is als er in een vestiging te veel van een bepaald product is komen te liggen, bijvoorbeeld omdat dat artikel daar minder snel roteert dan verwacht. Zulke transfers vinden uiteraard minder vaak plaats. Met Slim4 kunnen we die berekeningen al om zeven uur ’s ochtends automatisch uit het systeem laten rollen en meteen de artikelen picken die moeten worden getransfereerd. Ook die functionaliteit is voor ons op maat ontworpen.”

Sinds het pakket uit de startblokken is geschoten, zijn er nog een aantal optimaliseringsstappen gezet. Zo helpt Slim4 Febelco sinds iets meer dan een jaar ook om via EOQ (Economic Order Quantity) de optimale bestelhoeveelheden op productniveau te bepalen.

Intussen heeft Febelco dankzij Slim4 de voorraad veel vaker op de juiste plaats liggen. “De toekenning van voorraad aan locaties verloopt nu veel uniformer dan vroeger. Achter de beslissingen om al dan niet artikelen te transfereren of in een magazijn op voorraad te houden, steken nu rekenregels, bijvoorbeeld gebaseerd op het aantal dagen voorraad”, aldus Marianne Donche. “We hebben nu ook een veel betere basis om te forecasten. Vroeger waren bestelvoorstellen vaak puur op de historiek gebaseerd. Slim4 helpt ons bestelvoorstellen beter af te stemmen op wat we echt verwachten. Zo kunnen wijzigingen rond de terugbetaalbaarheid van een geneesmiddel een effect hebben op de verkoop. Zulke zaken kunnen we nu meteen in Slim4 meenemen. Uiteraard zit er altijd enige subjectiviteit in de forecasting – zeker als het om nieuwe producten gaat – maar we merken dat die meer uniforme manier van werken echt wel zijn vruchten afwerpt. Ook voor de andere afdelingen binnen Febelco is die hogere transparantie erg waardevol.”

Ook op het vlak van de bestelsnelheid heeft Febelco vooruitgang geboekt. Met Slim4 kan de aankoopafdeling orders nu voor de middag naar de leveranciers doorsturen.
M. Donche: “Vroeger raakten de laatste bestellingen vaak pas tegen vijf uur ’s middags bij de leverancier, met het risico dat het artikel later werd aangeleverd dan we hadden gehoopt. Er wordt ook efficiënter besteld, wat ons helpt om obsolete voorraad tegen te gaan. Enkele dagen voordat we een product voor een bepaalde vestiging bijbestellen, zal Slim4 automatisch kijken of er ergens overvoorraad van dat product is, zodat we die via een interne transfer kunnen overhevelen. Het is pas als alle transfervoorstellen zijn gedaan dat er een nieuwe berekening volgt en dat er bestelvoorstellen uit het systeem komen, die de aankoper checkt voordat ze de deur uitgaan.”

Als kers op de taart is het totale voorraadniveau bovendien met zo’n 15% gedaald, ook al was dat voor Febelco niet meteen de belangrijkste doelstelling.

Basis voor overleg

Voor de acht ervaren aankopers binnen de organisatie was de intrede van een voorraadbeheersoftware even wennen. “Tijdens de opleidingen bleek gelukkig dat iedereen openstond voor verbeteringen. Daarna is het vertrouwen in het systeem geleidelijk aan gegroeid. In het begin was er soms de neiging om een bestelvoorstel nog eens te herberekenen, maar na verloop van tijd werd duidelijk dat dit echt niet nodig is”, vertelt Marianne Donche.

Een positief punt is dat Slim4 nu ook een degelijke basis vormt voor overleg tussen de aankopers onderling.
M. Donche: “Elk hebben ze een deel van onze circa 570 leveranciers onder hun hoede, maar uiteraard leven ze niet op een eiland. We merken dat ze vaker dan vroeger met elkaar bespreken hoe ze met de resultaten uit het systeem omgaan en hoe ze met de data de forecast kunnen verbeteren. Dagelijks wijst Slim4 bijvoorbeeld op urgente en nieuwe producten die moeten worden geëvalueerd, en op gezette tijdstippen worden de uitzonderingen getoond. De issues die boven komen drijven, stimuleren duidelijk het overleg tussen de aankopers. Slim4 motiveert onze aankopers ook om actief op zoek te gaan naar nog meer optimalisering.”

Oog voor voorraad in de toekomst

Als algemene uitdaging voor de toekomst haalt Marianne Donche het verder optimaliseren van de stromen aan. “Meer bepaald de verdere finetuning van onze EOQ zal daarbij een rol spelen. Dan heb ik het niet enkel over de bestelhoeveelheden, maar ook over het aantal bestellijnen dat we voor een bepaald product plaatsen. Ook in een nog efficiëntere transfer van artikelen willen we ons verdiepen. Er huist in Slim4 nog functionaliteit die we niet of nauwelijks gebruiken. Die willen we nu verder bekijken om te zien of daar nog potentieel zit. Intussen zijn er al een paar nieuwe versies van Slim4 aan ons voorbijgegaan, dus zouden we graag de tijd nemen om de nieuwste versie te verwelkomen en op die manier geen enkele opportuniteit onbenut te laten.”

Om die verdere verbeteringen te realiseren, komt Slimstock geregeld nog bij Febelco over de vloer.
M. Donche: “Momenteel zijn we samen met Slimstock een rapporteringstool aan het uitwerken. De bedoeling is dat we via Microsoft Power BI een dashboard krijgen dat de informatie uit Slim4 op een overzichtelijke manier weergeeft. Daardoor zullen we bijvoorbeeld rapporten kunnen maken die duidelijk weergeven hoe ons productgamma precies in elkaar steekt en hoe het met de beschikbaarheid van de producten is gesteld.”

Febelco hoopt zo ook een beter zicht te krijgen op de forecastaccuraatheid. “De forecasting is er de laatste jaren trouwens niet eenvoudiger op geworden”, weet Marianne Donche. “De variëteit aan producten groeit zienderogen, wat het moeilijker maakt om goede beslissingen te nemen. Bovendien zijn duurdere en temperatuurgevoelige medicijnen in opmars, wat extra aandacht op het vlak van logistieke afhandeling en voorraadbeheer vraagt. Daarbovenop zien we steeds vaker dat fabrikanten tegen de strenge kwaliteitscontroles of internationale voorraadverdelingen aanlopen, wat het voor ons een extra uitdaging maakt om de klant een optimale beschikbaarheid te garanderen. Verder voelen ook wij dat de overheid de kosten op de gezondheidszorg aan het drukken is, wat ons dwingt om steeds kostenefficiënter te werken. Slim4 is dus niets te vroeg gekomen om ons tegen die evoluties te helpen wapenen.”

Extra info

Febelco doorgelicht
Febelco staat voor ‘Federatie van Belgische farmaceutische coöperatieven’. Van de 3.200 apothekers waaraan Febelco levert, zijn er zo’n 1.900 aandeelhouder. Het bedrijf staat mee aan de wieg van de farmaceutische groothandelsservice in België en is sinds 2002 het resultaat van de fusie tussen de Antwerpse groothandel Asma, het West-Vlaamse Inter Nos en het Limburgse Lifak.

Met meer dan 43.000 verschillende referenties op voorraad biedt Febelco het breedste aanbod op de Belgische markt. Het gamma bestaat uit zowel humane als diergeneesmiddelen, voedingssupplementen, verzorgingsproducten, medische hulpmiddelen, thuiszorgmateriaal en grondstoffen. Bovendien verhandelt Febelco onder de naam Febelcare ook een eigen huismerk via zijn dochterbedrijf Axone Pharma.

Intussen heeft Febelco een marktaandeel van 42,4% opgebouwd, wat maakt dat de organisatie zich vandaag marktleider binnen België mag noemen. In 2017 wist Febelco een marktomzet van circa 1,5 miljard euro te realiseren. Achter de organisatie hebben zich zo’n 1.200 medewerkers geschaard. Naast zijn hoofdzetel in Sint-Niklaas, waar de centrale diensten gevestigd zijn, telt Febelco acht magazijnen.

https://www.slimstock.com/be/reviews/febelco/