De grootste retailtransformatie ter wereld

Aldi omvat twee zelfstandige bedrijven: Aldi, soms Aldi Nord genoemd, met de hoofdvestiging in Essen en Aldi Süd met de hoofdvestiging in Mülheim an der Ruhr. Aldi Süd is eigendom van de Siepmann Foundation. Het bedrijf is actief in elf landen op vier continenten en heeft ongeveer 155.000 medewerkers in dienst. De retailer telt meer dan 7.000 winkels in Duitsland, Oostenrijk, de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Australië, Zwitserland, Slovenië, Hongarije, China en Italië.

​Ahead transformeert IT

Voor Bekim Etemi, director international IT bij Aldi Süd, staat het globale IT-transformatieprogramma ‘Ahead’ centraal. “We leven in een volatiele wereld, waarin technologieën zich snel ontwikkelen, de concurrentie niet stilzit en de behoeften van de klant voortdurend wijzigen”, begint hij zijn betoog tijdens Manhattan Exchange, de gebruikersconferentie van Manhattan Associates. “Toen we ons eigen systeemlandschap onder de loep namen, merkten we dat we met de aanwezige softwareoplossingen niet langer de vereiste flexibiliteit en verwachte time-to-market bereikten. Met onze in eigen huis ontwikkelde software bleken we bovendien niet wendbaar genoeg om moderne technologieën, zoals artificiële intelligentie, in te zetten.”
 
“We wilden meer datagedreven zijn”, vervolgt hij. “Data moeten ons helpen om nog betere beslissingen te nemen. Automatisering zorgt dan weer voor meer flexibiliteit op het vlak van magazijnbeheer en logistiek. Vandaag is het meer dan ooit belangrijk om de juiste hoeveelheden product op het aangewezen moment aan te bieden. Waar je de klant tien jaar geleden vroeg om de volgende dag terug te komen, kom je daar vandaag niet langer mee weg. We moeten de vraag van de klant bijgevolg nog beter inschatten. Het was dus een noodzaak om af te stappen van ons toenmalige softwarelandschap en koers te zetten richting een volledig geïntegreerde oplossing.”

​Holistisch project

Ahead spitst zich niet toe op één onderdeel van de supply chain, maar hanteert een holistische kijk. “Het ging dus niet om zomaar een nieuw WMS of TMS, maar om het herwerken van ons volledige ecosysteem: hoe selecteren we onze leveranciers, hoe zorgen we ervoor dat we via marketing dichter bij de klant staan, hoe kunnen we beter forecasten, enzovoort.” Om een idee te geven van de reikwijdte van het project: in totaal zijn meer dan drieduizend medewerkers rechtstreeks bij de transformatie betrokken.
 
Aldi Süd wil met zijn supply chain de beste leerling van de klas zijn. “We gaan daartoe in zee met leveranciers die in hun vakdomein de toon zetten”, zegt Bekim Etemi. Tot het lijstje partners behoren onder meer SAP TM, Manhattan, Transporeon Freight Procurement en Coupa. “Centraal staat het ERP-pakket SAP S/4HANA. Voor specifieke toepassingen kiezen we voor best-of-breed-software, geïntegreerd met SAP.”
 
Een van de speerpunten in het transformatieproject vormt de uitrol van het nieuwe warehouse management system (WMS) van Manhattan Associates in alle 84 distributiecentra. “In 2016 liep een ‘proof of concept’, uitgevoerd met business en IT, over alle landen heen. Daarbij zoomden we in op enkele heikele kwesties, zoals het omgaan met over- en onderbeleveringqq en hoe we de producten aan de verschillende winkels toewijzen”, zegt Stefan Wagner, senior IT-manager bij Aldi Süd. “In 2018 volgde de inrichting van het systeem, 2019 stond in het teken van de testfase. Het daaropvolgende jaar fungeerde Oostenrijk als pilootland. We nodigden een honderdtal gebruikers uit onze elf landen uit om de progressie te aanschouwen.”
 
Toen het coronavirus begin 2020 uitbrak, lag het project noodgedwongen stil.
Stefan Wagner: “Van de ene op de andere dag vertrokken alle gebruikers naar hun eigen distributiecentrum, waar ze alles in de strijd moesten gooien om de exploderende vraag te beantwoorden en de nodige winkelcapaciteit te voorzien. In september 2020 lukte het dan toch om live te gaan in het eerste distributiecentrum.”

Ambitieuze uitrol

In oktober 2022 draaiden de zes distributiecentra in Oostenrijk en de eerste twee in Duitsland op Manhattan Associates. Dat tempo wil Aldi Süd nog verder opkrikken. Het ambieert om vier distributiecentra per maand over te zetten op het nieuwe systeem. De komende maanden volgen de andere tweeëntwintig Duitse distributiecentra. Daarna komen het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Australië aan de beurt.
S. Wagner: “Die plannen mag je gerust uitdagend noemen. We beschikken over een standaard template voor alle distributiecentra, maar houden uiteraard ook rekening met lokale noden. Ieder distributiecentrum beschikt over een eigen lay-out en specifieke teams.”
 
Nog volgens Stefan Wagner verliep het project in het begin niet altijd even efficiënt. De configuratie van de software en de ontwikkeling van het noodzakelijke maatwerk verliepen trager dan verwacht. Dat schrijft de IT-manager toe aan een gebrek aan capaciteit en de voortdurend veranderende en bijkomende eisen en wensen. “We hebben dat opgelost met behulp van een team van WMS-specialisten dat zich volledig op dit project focust”, zegt hij.

​Agile en scrum

Aldi Süd heeft zijn methodiek gaandeweg aangepast. Het stapte af van de traditionele watervalaanpak met stapsgewijze projectbenadering richting een ‘agile’ aanpak op basis van ‘scrum’. “Die methode verfijnen we nog voortdurend”, klinkt het. Volgens Stefan Wagner beschikt Aldi Süd met het nieuwe WMS over een belangrijk fundament voor toekomstige innovatie. “Die evoluties spelen zich niet enkel binnen de distributiecentra, maar over de volledige bedrijfsvoering af. Ik denk daarbij aan de ondersteuning van e-commerce-activiteiten, de automatisering van logistieke processen of de inzet van ‘machine learning’ om meer waarde uit onze data te halen.”