Data-integratie gomt manuele administratie uit

Newell Brands is een Amerikaans beursgenoteerd bedrijf met 30.000 medewerkers en tien miljard dollar omzet. Tot het portfolio van de onderneming behoren bekende merken als Dymo, Rubbermaid, Parker en Rotring. Dymo is marktleider in labeloplossingen voor thuis en kantoor. Het bedrijf maakt mechanische en elektrische labelapparaten voor zelfklevende, beletterde tape en etiketten. Bij het grote publiek is Dymo vaak nog synoniem met de mechanische lettertang voor zelfklevende labels met reliëfprint. Sinds de jaren negentig kwamen daar intussen een heleboel elektronische toepassingen bij.
 
Dymo ontstond in de jaren vijftig in Californië. Eind de jaren zestig opende het bedrijf zijn Europese hoofdkwartier in Sint-Niklaas. In 1978 kwam Dymo in handen van het Zweedse Esselte, dat het in 2005 verkocht aan Newell Brands. Ook sinds die laatste overname vindt zowat alle productie nog altijd in Sint-Niklaas plaats. Op de site zijn zowat tweehonderd medewerkers actief.

​Corona stimuleert vraag

Net voor de zomer waren er in de productieafdeling bovendien ruim zestig tijdelijke arbeiders aan het werk. “Toen de coronacrisis uitbrak, vreesden we dat de verkoop zou instorten,” zegt plant manager Jürgen Van Loo, “maar het tegendeel bleek waar.” Met name door de vele thuiswerkers steeg de vraag naar de producten van Dymo. Later kwam daar de grote behoefte aan labels voor test- en vaccinatiecentra nog bovenop. “Het zorgt ervoor dat we ons marktaandeel in Europa hebben uitgebreid. Wij hadden onze supply chain op orde en konden vlot op de wijziging in de vraag inspelen.”
 
Dymo is een verticaal geïntegreerd bedrijf. Het startpunt is de aankoop van gerecycleerde kunststof. Alle productiestappen die daarna volgen, gebeuren in eigen beheer: coating van tapes, drukken, stansen, versnijden, assemblage, enzovoort. Een aanzienlijk deel van de verpakking van de eindproducten gebeurt in samenwerking met het maatwerkbedrijf Wase Werkplaats. Zowat negentig procent van alle verbruiksproducten die Dymo verkoopt, zijn uit Sint-Niklaas afkomstig. Van Sint-Niklaas vertrekken de goederen naar drie distributiecentra van Newell Brands in Europa of per container naar de VS, Australië en Azië.

Standaard-ERP

Toen Dymo nog bij Esselte hoorde, had het bedrijf een ERP-pakket van het Nederlandse Baan in gebruik, een voorloper van het huidige Infor LN. Na de overname door Newell Brands volgde een ingrijpende wijziging. Newell Brands zette al zijn Europese activiteiten op SAP over. Het bezorgde Dymo – dat er in de loop van de jaren in geslaagd was een goede afstemming te vinden tussen zijn activiteiten en Baan – heel wat hoofdbrekens. In 2012 rolde Newell Brands een standaardconfiguratie van SAP uit bij 36 Europese sites. Het spreekt voor zich dat die gestandaardiseerde aanpak onmogelijk voor elk van die sites een perfecte oplossing bood.
 
“Door te standaardiseren heeft Newell Brands zonder twijfel een mooie kostenbesparing weten te realiseren bij pakweg financiën en transport”, zegt Jürgen Van Loo. “Alleen gebeurde dat niet bij alle productiefaciliteiten.” Het gevolg laat zich raden. Om software en productie alsnog op elkaar af te stemmen, ontstonden er allerhande ‘workarounds’, met manuele tussenkomsten en gegoochel in Excel en Access. “Alleen kregen we na verloop van tijd zo een nieuwe discrepantie”, legt Jürgen Van Loo uit. “Wij namen nieuwe, moderne machines in gebruik, maar hingen vast aan de bestaande aansturing.”

Dataplatform

Dymo stond bij Newell Brands dan wel bekend als de site die jaar na jaar zijn productiviteit gevoelig verhoogde door doorgedreven automatisering en de toepassing van diverse ‘lean’ methodes, toch stuurde het bedrijf op een meer drastische ingreep aan. Dymo wilde bovenal overstappen op een digitale manier van werken, zonder manuele tussenkomst of tussenstappen op papier. Het bedrijf ging daarom op zoek naar een oplossing die zou toelaten data te capteren bij de machines en samen te brengen op een platform, waar ze vlot en intuïtief toegankelijk zouden zijn. Maar evengoed moest het ook mogelijk zijn data vanuit de ERP-omgeving – bijvoorbeeld in verband met bestellingen – op het platform samen te brengen. In ieder geval mocht een en ander niet tot een ad-hocoplossing leiden. Dymo ging voor een duurzame aanpak.
 
Een bezoek aan de productiesite van Duracell in Aarschot – in het kader van Factory of the Future – bracht Dymo in contact met Devoteam en Ometa, een Antwerps bedrijf dat een platform ontwikkelt voor de realtime integratie en connectie van bedrijfsapplicaties met mensen. Bij Duracell zag Dymo hoe het bedrijf zijn medewerkers via een digitaal shopfloorportaal connecteerde, waar het ERP, WMS, MES en geconnecteerde machines samenbracht. Devoteam lichtte de concrete behoeften van Dymo door en ging na wat er in Sint-Niklaas mogelijk zou zijn. “Daaruit bleek dat de grootste winst zich bij planning en productie bevond”, zegt Cédrick Vandaele, digital innovation manager bij Dymo. “Met ons digitaal transformatieproject hebben we die domeinen daarom eerst aangepakt.” Devoteam stond Dymo vervolgens bij tijdens de implementatie van Ometa op Microsoft 365.

​Van vijftien naar twee minuten

Vandaag werkt Dymo met digitale portals voor de medewerkers van productieplanning, de medewerkers die de productiebezetting plannen, voor de operatoren op de vloer en voor de opvolging van veiligheid, toolbeheer en productiebeheer in het kader van de OEE-doelstellingen. Niet alleen de gecapteerde machinedata stromen door naar het platform, maar ook de data uit SAP. Voor Dymo was het geen evidente oefening, aangezien Newell Brands zijn SAP-configuratie in alle bedrijven op één lijn wil houden. “Het stuk dat voor ons niet werkte, hebben we eruit gehaald”, zegt Jürgen Van Loo. “Kijk, vroeger waren er in SAP heel wat manuele tussenkomsten nodig, wat onvermijdelijk tot fouten leidde. Door in te zetten op automatisering, valt die foutenlast weg.”
 
In de oude situatie had een productiemedewerker makkelijk tien tot vijftien minuten nodig om de administratie van een afgewerkte job in SAP af te ronden. De bevestiging van onder meer de geproduceerde hoeveelheden en het bijhorende afval verliep manueel, in een Access-applicatie en via de grafische user interface van SAP. “Het nieuwe systeem werkt veel efficiënter”, zegt Cédrick Vandaele. “Het geautomatiseerde proces volgt altijd dezelfde stappen. De machinedata zijn beschikbaar. De operator hoeft enkel de aangeboden cijfers te bevestigen.”
 
Het portal biedt integratie in twee richtingen tussen machinedata en SAP.
Cédrick Vandaele: “De administratie van een afgewerkte job neemt nu nog één à twee minuten in beslag. Het saaie, administratieve luik is daarmee fors teruggedrongen, waardoor de operatoren hun werk sneller en beter kunnen uitvoeren.”
Dankzij die manier van werken krijgen de medewerkers bij de planningsafdeling een beter zicht op de situatie. “Zij kunnen gerichter plannen en bijsturen. Ze weten altijd waar de orders zich in de productieketen bevinden. Het laat hen toe veel sneller op de bal te spelen.”

​Continue verbetering

De digitalisering biedt Dymo bovendien de mogelijkheid om in te zetten op continue verbetering. “De beschikbare data laten toe verder te optimaliseren”, stelt Cédrick Vandaele. “Bij machines die een zogenaamde ‘shared resource’ zijn, bijvoorbeeld, kunnen we de planning nu slimmer maken, net omdat we over extra data beschikken.” Tegelijk verloopt de productie efficiënter. “Eenvoudig gesteld kunnen we meer produceren per ingezette medewerker”, zegt Jürgen Van Loo. “De manuele handelingen zonder toegevoegde waarde zijn uit het proces geschrapt. De foutenlast is gedaald. De operatoren kunnen daardoor meer werk aan.”
 
De nieuwe manier van werken biedt bovendien meer houvast op de vloer. “Er is nu een duidelijke structuur”, vervolgt Jürgen Van Loo. “Er is geen ruimte meer voor improvisatie.” Daarbij komt dat de processen gedetailleerd gedocumenteerd zijn. “Vroeger zat de kennis voornamelijk in de hoofden van de operatoren. Wanneer er iemand het bedrijf verliet, ging zo vaak veel expertise verloren.” Het belangrijkste voordeel blijft echter dat de kans op administratieve fouten drastisch is verkleind. “En maar goed ook, want het kan veel tijd en geld kosten om die fouten op te lossen.”

​Nieuwe domeinen

Belangrijk voor Dymo was dat de oplossing de administratieve last bij de operatoren op de vloer flink zou terugschroeven. Die doelstelling is duidelijk behaald. “Administratie moet uiteraard gebeuren, maar brengt op zicht niets op”, zegt Cédrick Vandaele. “Door voor digitalisering te kiezen zijn de medewerkers beter ondersteund. We sparen erg veel tijd uit door de nood aan manuele ingaves in SAP, Excel-rapporten en e-mail te schrappen.” Dymo beschikt over meer data rond OEE, productiviteit, veiligheid, onderhoud, enzovoort. Die data zijn automatisch beschikbaar, wat het risico op fouten terugdringt en zo de kwaliteit van de data alleen maar verhoogt.
 
In een volgende fase zou Dymo de beschikbaarheid van data kunnen inzetten om de kwaliteitsopvolging te stroomlijnen. “Dat gebeurt vandaag nog voor een groot stuk in Excel”, zegt Cédrick Vandaele. “Via data-analyse zouden we de kwaliteitscontrole heel gericht kunnen aansturen en nagaan wat en waar we beter moeten controleren.” Dymo ziet bovendien nog heel wat andere mogelijke domeinen waar het dataplatform een verschil kan maken, zoals productassemblage en verpakking, maar bijvoorbeeld ook de opleiding van operatoren. Daarom blijft Dymo meer data capteren, niet alleen in productie, maar onder meer ook bij human resources.

​Industrie 4.0

“Hoe meer data we hebben, hoe meer mogelijkheden er ontstaan”, vervolgt Cédrick Vandaele. “Alle facetten van het bedrijf zijn uiteindelijk met elkaar verbonden. Als we daar telkens ook de bijhorende data van kunnen inzetten, is er nog heel veel potentieel. Stap voor stap komen we zo op het terrein van Industrie 4.0.” Dat is met name het geval wanneer Dymo erin zou slagen om zijn verticaal geïntegreerde productie horizontaal te connecteren met zijn partners in de supply chain. In dat geval zou Dymo de stap kunnen zetten van een fabriek die op productiviteit en snelheid is gericht, naar een echte ‘smart factory’ die voluit voordeel haalt uit een datagedreven aanpak.
 
Maar ook dan zal het de kunst zijn eerst telkens een sluitende business case op te stellen. “Zelf geloofden we uiteraard in dit project, maar we kregen pas groen licht van Newell Brands nadat we een overtuigende business case konden voorleggen,” vertelt Jürgen Van Loo. “De resultaten die we nu behalen, koppelen we uiteraard naar Newell Brands terug. Wat we in Sint-Niklaas realiseren in een fabriek met tweehonderd medewerkers, zou uiteraard nog veel meer kunnen opleveren in de grote Amerikaanse productiesites die tien keer groter zijn.”

Enthousiasme

Het zorgt ervoor dat Newell Brands het Belgische project alvast met veel interesse volgt. “We voelen ons daarin ook gesteund door de eigen medewerkers”, besluit Jürgen Van Loo. “Het enthousiasme is bijzonder groot. We hebben veel en open gecommuniceerd, want het ging om een drastische aanpassing van de vertrouwde manier van werken. De medewerkers hebben de verandering intussen omarmd. Ze voelen zich betrokken en er is vertrouwen. Dat blijft de sleutel tot succes.”
DVD