Danone opteert voor WMS in de cloud

Sinds het bestaan van Generix Group is het WMS voortdurend geëvolueerd. Een tiental jaar geleden kwam Software-as-a-Service (SaaS) op het toneel en sinds anderhalf jaar bestaat er een HTML5-versie van. In Luxemburg werkt de Franse retailer Auchan sinds een aantal maanden met het systeem. In België zal Danone er eind november als eerste Belgische bedrijf mee van start gaan.
 
Hoewel we door de enorme aandacht voor cloudoplossingen de indruk kunnen  hebben dat alle bedrijven open staan om met hun oplossingen naar de cloud te gaan is de realiteit toch anders. De software vendors van dergelijke toepassingen voelen bij hun potentiële klanten wel de wil, maar ook de onzekerheid om de stap te wagen. Er zijn namelijk een aantal vereisten voor software die in de cloud draait, die bedrijven kunnen doen afhaken.
Om te beginnen is internettoegang noodzakelijk en dat kan bedrijven het gevoel geven dat ze geen controle hebben over de software. Een storing of werkzaamheden kunnen het hele systeem lamleggen. Bovendien staat de software in verbinding met een centraal datacenter, wat bedrijven opnieuw een gevoel van controleverlies kan bezorgen. Ze verkiezen vaak een server in eigen beheer. Als een bedrijf al een eigen server heeft, dan kan het ook goedkoper uitkomen om het WMS eraan toe te voegen, maar dat hangt dan weer van het aantal gebruikers af. In een licentiemodel wordt gemiddeld 2.000 euro per gebruiker gerekend, maar in een SaaS-oplossing speelt het aantal gebruikers niet. Hoe meer medewerkers van het systeem gebruikmaken, hoe interessanter de oplossing in de cloud wordt.

Volgens Carla Schoorens, pre-sales consultant supply chain bij Generix Group, zijn er daarom nog bedrijven die expliciet naar een licentieovereenkomst vragen, maar ze zijn in de minderheid.
Carla Schoorens: “De meeste van onze klanten werken met de AS400- of de Unix-versie. Dat laatste is het geval bij Danone Rotselaar, dat op Unix 5.6.2 werkt, een vrij verouderde versie. Aangezien Danone al jaren met Unix werkt, kunnen we ons voorstellen dat ook zij veel hebben gewikt en gewogen voor ze beslisten te migreren naar de oplossing in de cloud”.

Bedrijven laten overstappen naar een nieuw systeem met een totaal nieuwe userinterface is altijd een uitdaging. Mensen zijn vertrouwd met hun oude schermen en veranderen per definitie niet graag. Hoe meer gebruikers, hoe omzichtiger ze moeten omgaan met veranderingen. Softwarehuizen zullen met hun nieuwe releases meer moeten aanbieden dan een nieuwe look, het zullen de onderliggende voordelen zijn die hun klanten zullen overtuigen om over te stappen of te migreren.

Voordelen van WMS in de cloud

Het WMS in de cloud dat Generix Group aanbiedt, is een vrij algemene oplossing die kan worden toegepast in de industrie, de retail en de distributiesector. Negentig tot 95 procent van de gevraagde functionaliteiten in RFI/RFQ is standaard beschikbaar in de WMS-oplossing. Als er een aanpassing nodig is die klantspecifiek is, dan kunnen er parameters worden aan- of uitgevinkt. Generix Group begeleidt bedrijven en hun medewerkers bij de overgang naar een nieuw WMS.
C. Schoorens: “Voor een eerste magazijn dragen wij het project voor zo’n negentig procent en intussen worden de key users in hun leertraject bijgestaan. Tegen de tijd dat het WMS in een tweede magazijn van hetzelfde bedrijf wordt geïmplementeerd, kan het zijn dat het bedrijf nog maar voor zestig procent een beroep op ons hoeft te doen. En voor een derde magazijn zal onze hulp misschien nog maar voor een derde nodig zijn. De key-users weten immers ondertussen hoe de modules in elkaar zitten en welke parameters bepaalde processen beïnvloeden.” 
 
Danone wil zo dicht mogelijk bij de standaard van het product blijven, maar als ze bedrijfsgerichte aanpassingen willen, is dat – hoewel het product in de cloud draait – gemakkelijk door te voeren, aangezien het systeem modulair is opgebouwd. Carla Schoorens vergelijkt het met legoblokken: “Opslag, ontvangst van goederen, picking en belading zijn de standaardblokken. Afhankelijk van je sector kun je dan blokjes toevoegen, modules die voor jouw bedrijfsactiviteit van belang zijn. Stel dat je een farmaceuticabedrijf hebt, dan zal het legoblokje ‘traceability’ extra belangrijk zijn en aan de basismodules worden toegevoegd. Gaat het om een Sevesobedrijf, een bedrijf dat gevaarlijke stoffen produceert of opslaat, dan zal het legoblokje ‘gevaargoedopslag’ van belang zijn. In dat geval kan ook de module ‘European Agreement concerning the International Carriage of Dangerous Goods by Road’ op het voorplan treden.”
 
Generix Group bestudeert met andere woorden eerst de processen van het bedrijf in kwestie en op basis van de processen kunnen er evenzeer zeven of dertig modules worden opengesteld. Het voordeel is dat wanneer de business zich ontwikkelt, er na verloop van tijd modules kunnen worden geactiveerd of gedeactiveerd. Het systeem hoeft niet in zijn totaliteit te worden aangekocht, want de modules die niet worden gebruikt, kunnen worden uitgevinkt.

De voordelen gaan zowel over gebruiksgemak als functionaliteit. De user interface is gebruiksvriendelijk en ziet er een stuk moderner uit tegenover de groene of zwarte schermen van de AS400 (zie afbeelding 1). Je kunt zelf de lay-out van je scherm bepalen en aangeven welke kolommen je wil zien en in welke volgorde. Functies die je veel gebruikt, kun je onder je favorieten plaatsen en je kunt ze aan iconen koppelen. Je kunt ook filteren welke gegevens je wil zien en welke niet, al gaat het wel om standaardfilters die afhankelijk van de functionaliteit andere filtermogelijkheden voorstellen. Indien je als bedrijf een specifieke filter wil hebben, dan kan die steeds worden ontwikkeld. Wanneer je niet meer weet wat een bepaald veld wil zeggen of wat het doet in combinatie met een ander veld, dan kun je dat via de online hulp opzoeken. Zo kun je meteen verder werken, zonder op antwoord te hoeven wachten.

Qua functionaliteit kun je operaties gemakkelijker opvolgen door een visuele voorstelling van gangen en locaties. Klik je bijvoorbeeld op een locatie, dan zie je welke en hoeveel goederen er staan en de bewegingen op de drager. Balkjes tonen of de teambezetting goed zit, welke productiecapaciteit het bedrijf aankan en of alle orders afgewerkt zullen zijn wanneer de vrachtwagen ze komt oppikken.
C. Schoorens: “Je hoeft in Excel geen lijntjes meer te trekken in de verschillende kolommen om het magazijn te visualiseren. Online zie je nu de gangen, de hoogte, de afmeting en de rotatiesnelheid van de pallets en het pickingniveau van die bepaalde plaats, waardoor de opslagmogelijkheden gemakkelijker kunnen worden beheerd. Je kunt de hoogte, het aantal of type pallets bepalen en verder doorklikken om de locatie te zien, waardoor ook de voorraadtelling gemakkelijk kan worden bijgehouden.”
 
De applicatie, die ook op tablet en smartphone draait, toont wat er in het magazijn moet staan en of het ook werkelijk aanwezig is. Als de voorraadtelling klopt, kun je de gegevens afvinken en doorgaan naar een volgend scherm. Je kunt prioriteiten aanpassen, operatoren wijzigen en rush orders door een andere medewerker laten picken, zodat je de zaken kunt versnellen en de loopafstanden verkorten. Operaties worden herberekend op basis van nieuwe informatie en andere prioriteiten.
 
“Een andere handige functionaliteit is dat je geen codes meer hoeft te kennen”, weet Carla Schoorens. “Stel dat ik een overzicht van leveranciers wil krijgen, dan kan ik dat via de sneltoets F2 vinden. Dat was in de vroegere software al zo en dat blijft ook mogelijk in de HTML5-versie van SaaS in de cloud. Maar die sneltoetsen zijn onder nieuwkomers niet altijd gekend en het voordeel is nu dat je ook de beginletters van wat je zoekt in de zoekfunctie kunt ingeven. Als je bijvoorbeeld LEV typt, dan krijg je meteen ‘leverancier’ als zoeksuggestie.”
 
Sommige klanten die het WMS gebruiken, zijn logistieke dienstverleners die verschillende soorten activiteiten tegelijk moeten kunnen beheren, want de ene keer hebben zij een farmaceuticabedrijf als klant, de andere keer een textielbedrijf. Processen zoals de goederenontvangst, de opvolging van data en de temperatuurcontrole verschillen sterk van elkaar. Het WMS maakt het mogelijk om per activiteit een eigen productstrategie en gegevensregistratie te hebben. Wanneer een bedrijf daarenboven een magazijn in zowel Scandinavië als de Balkan heeft, dan kan er op hetzelfde moment in de beide WMS-omgevingen worden gewerkt.

Tariefmodel WMS

Het WMS kun je op maat laten bouwen, zodat het voldoet aan de activiteiten die je wil ondersteunen. Maar ook de prijs die je ervoor betaalt, is voor elk bedrijf anders. De oude WMS-versie werkt via een licentiemodel, waarbij je verplicht bent hardware en software aan te schaffen. Je betaalt voor de systeembeheerder, de onderhoudskosten en de updatekosten. Meestal is de prijs ook gebaseerd op het aantal gebruikers, terwijl het voor de prijs van de SaaS-oplossing in de cloud niet uitmaakt of er vijf of vijftig medewerkers met het WMS werken. Hoe meer medewerkers met het systeem moeten werken, hoe interessanter de cloudoplossing dus wordt. Bovendien hoef je de activiteiten niet stil te leggen tijdens updates en onderhoudswerken, die automatisch worden uitgevoerd en ervoor zorgen dat je altijd over de laatste versie beschikt.
 
Sommige bedrijven hebben al een WMS-server draaien, wat een dure aangelegenheid is, maar waardoor het voor hen goedkoper kan zijn om niet voor de oplossing in de cloud te gaan. De SaaS-oplossing in de cloud werkt namelijk met een aantal datacentra in Europa, waarop alle data van de klanten terechtkomen. Je betaalt als bedrijf eenmalige set-upkosten om van die virtuele server gebruik te mogen maken, alle datavoorzieningen in te stellen en de helpdesk op te zetten. Daarnaast betaal je vaste kosten per maand voor het gebruik van het systeem. Die kosten hangen af van het aantal sites waarop het WMS wordt gebruikt en de functionaliteit die is gekozen. Tot slot betaal je ook per orderlijn, een prijs die mee evolueert met het aantal activiteiten.
C. Schoorens: “Afhankelijk van het volume van de orderlijnen dat maandelijks wordt verwerkt, wordt er met een staffel gewerkt. Hoe groter het volume, hoe groter de korting die we aanbieden.”

Beveiligde gegevens in datacenters prioritair

Zodra er internetverbinding is, functioneert de SaaS-oplossing in de cloud. Het systeem functioneert het best wanneer er internet via de kabel is en als Chrome als browser wordt gebruikt, maar ook via wifi en andere browsers functioneert het voldoende goed. Wanneer een project van start gaat, krijgt het bedrijf een e-mail met link en wachtwoord om de testversie uit te proberen. Dat kan vanop om het even welke plaats en vanuit om het even welk land. Het systeem houdt data bij in verschillende datacenters, waarvan de output bandwijdte 1 gigabyte per seconde is, terwijl de consumptie tot 6 megabyte per seconde gaat. De datastroom via internet met klanten wordt in beide richtingen gefilterd door de nieuwste firewall, iets wat noodzakelijk is, legt Carla Schoorens uit: “We kunnen ons niet veroorloven dat gegevens onvoldoende beveiligd zouden zijn. Eén van onze grootste klanten is Carrefour, een supermarktketen die over enorm veel gegevens beschikt. De uitwisseling van die informatie moet honderd procent beveiligd zijn. De ene klant mag de data van de ander klant niet kunnen zien. Vandaar dat er jaarlijkse audits plaatsvinden op onze datacenters, die trouwens veel beter zijn beveiligd dan lokale servers die bedrijven vaak hebben. Als die betrouwbaarheid er niet was, zou dat het einde van ons bedrijf betekenen.”
 
De vele gegevens worden onder andere verzameld uit verschillende ERP-systemen, warehouse control systems, EDI,… Het maakt daarbij niet uit welk soort systeem het is, want Generix Group heeft een eigen mapping tool die koppelingen kan leggen tussen de verschillende systemen en hen zo met elkaar kan laten communiceren. Daardoor hoeft een klant die voor het WMS van Generix Group kiest, niet noodzakelijk ook de andere systemen ervan aan te schaffen. Op het vlak van rapportage was er vroeger de KPI ‘Cockpit’, maar die wordt vervangen door ‘Data Lake’, omdat de KPI Cockpit werd ontwikkeld met Flash Player, een technologie die niet meer wordt ondersteund door het operating system van Windows noch door webbrowsers. Bovendien voldoet de KPI Cockpit niet meer aan de huidige eisen van operationele data.
C. Schoorens: “Het nieuwe Data Lake is intussen beschikbaar en gebruikt big data om gegevens uit verschillende tabellen van het WMS, het transport management system (TMS) en het yard management system (YMS) met elkaar te verbinden. De stroom aan data kan dan rapporten en analyses opleveren, wanneer bovenop het Data Lake een BI-tool zoals Qlikview wordt geplaatst. De BI-tools staan voortaan in voor de verwerking van de gegevens die door het Data Lake ter beschikking worden gesteld.”