Customer case Krëfel

Voor de administratieve opvolging van leveringen was Krëfel op zoek naar een manier om op een gebruiksvriendelijke en snelle manier proof of delivery te krijgen – meer specifiek voor leveringen naar de eindklant die producten aankoopt via de webshop of in winkel; voor leveringen van keukens die gebeuren van uit het centrale depot naar de
winkels toe; en voor de opvolging van installaties bij klanten van elektronicatoestellen.
 
“Voordien moesten chauffeurs namelijk nog bij gebrek aan een interactieve opvolging een heleboel administratie verrichten nadat zij hun rondes gedaan hadden. Met een nieuw systeem – een combinatie van software en PDA’s – zou de hele administratie en logistieke opvolging van leveringen interactief gebeuren en geautomatiseerd kunnen worden. De grootste nood was om volledig paperless te kunnen werken”, zegt Mark De Brabanter. “
 
Krëfel kwam hiervoor in contact met PHI DATA, dat als oplossing IDdelivery voorstelde. IDdelivery is een systeem waarmee de klant leveringen kan opvolgen van “identificeerbare” objecten, zoals colli’s of individuele artikelen. IDdelivery werkt dankzij een unieke identificatie van elk te leveren object. Elk object heeft een barcode met een uniek nummer (ook wel SSCC genaamd). Deze SSCC's zijn gekoppeld aan een levernota, die bij een bepaalde ronde of rit hoort. Een industriële PDA TomTom Bridge met ingebouwde barcodescanner waarover elke chauffeur beschikt, staat in real-time verbinding met de centrale database. Dankzij IDdelivery kan men bij het laden van de vrachtwagen al controleren of de juiste colli’s worden geladen. Leveringsfouten zijn immers vaak te wijten aan een foute lading zoals vergeten of foute collo.
 
Na het laden toont IDdelivery de lijst van alle leveringsadressen van de ronde. Eenmaal bij de klant aangekomen, worden de leveringsnota en het artikel of de colli gescand. Indien er problemen zijn met de levering, kan dat worden aangegeven, eventueel zelfs met foto's. De ontvanger kan zijn handtekening zetten op het scherm van de PDA. Na de levering zijn die gegevens meteen beschikbaar voor de administratieve afhandeling of klantendienst, zonder dat de chauffeur eerst het papierwerk moet binnenbrengen.
 
IDdelivery bestaat in principe uit verschillende componenten. Een database, waarin alle gegevens worden opgeslagen en die in contact staat met het ERP-systeem van de klant, een mobiele applicatie, die chauffeurs toelaat informatie in te geven, een website en een aantal modules (al dan niet optioneel) zoals bijvoorbeeld import/export van gegevens, ETA (Estimated Time of Arrival), Email (voor bijvoorbeeld leveringsrapporten), verbruik van onderdelen, betalingsafhandeling etc.  
 
“Er zijn een aantal proof of delivery-oplossingen op de markt, maar PHI DATA heeft daar ook een aantal added value punten aan toegevoegd”, legt Kurt Nauwelaerts van PHI DATA uit. Het is namelijk eveneens mogelijk de omstandigheden van de voertuigen te beheren zoals netheid of  eventuele schade. Dit gebeurt op basis van een vragenlijst, die de chauffeur op zijn mobiele PDA kan invullen, die op zijn beurt in contact staat met het systeem.
 
Verder zit er een time-out functie in het systeem: de chauffeur heeft op elk moment de mogelijkheid om zijn opdracht te onderbreken, met opgave van een reden. Bijvoorbeeld bij een middagpauze, wanneer het voertuig stuk is, bij files, etc. Hierdoor ontstaat een rapportering over de werktijden van chauffeur zelf. Daaraan gekoppeld is de ETA-module. Deze laat toe op basis van een aantal criteria, die worden doorgegeven vanuit het ERP-systeem, de verwachte leveringstijd naar de klant toe te kunnen melden.
 
Vervolgens is het ook mogelijk om bij de levering extra opdrachten aan de chauffeur mee te geven, die een toegevoegde waarde hebben bij de levering van een product. De chauffeur kan deze bevestigen met ja of nee of met een foto. Dit is dan bijvoorbeeld: werd een toestel of een product al dan niet uitgepakt, vindt er een terugname van oude toestellen plaats, werd het nieuwe toestel getest, of werd een instructie of opleiding gegeven aan de gebruiker, etc.
 
Dit hele vragenpad zit mee in het systeem en werd mee geautomatiseerd. “Een interventie van PHI DATA is overigens niet vereist bij de configuratie van het vragenpad”, zegt Kurt Nauwelaerts. “De klant kan dit zelf aansturen vanuit zijn ERP-systeem aan de hand van XML-bestanden. Wij merken dat deze extra’s een absolute toegevoegde waarden betekenen voor onze klanten. Wij proberen het product dan ook continu te laten evolueren, en al deze functionaliteiten ter beschikking te stellen van andere klanten die ook al met IDdelivery werken.”
 
“Wij hebben voor PHI DATA gekozen, omdat zij al een deel van de oplossing in hun standaardoplossing IDdelivery hadden. Zij konden dus vrij snel middels een aantal aanpassingen in de software een adequate oplossing aanbieden”, zegt Ronny Kemps, Logistiek Manager bij Krëfel. “Dat de oplossing snel werd geïmplementeerd, mag je letterlijk nemen, vervolledigt Ronny Kemps. “Van de initiële opstart tot de eigenlijke ingebruikname van de oplossing en de PDA’s zijn er in totaal maar zes à zeven maanden over heen gegaan. En dat is voor een groot deel te danken aan de zeer goede project managers bij PHI DATA. Zij hebben de opvolging uitstekend verzorgd.”
 
“In totaal zullen uiteindelijke meer dan 200 mensen met de oplossing werken”, zegt Mark De Brabanter, Supervisor Distributie & Transport bij Krëfel. “PHI DATA heeft ervoor gezorgd dat de chauffeurs een heel eenvoudig te bedienen en gebruiksvriendelijk toestel kunnen gebruiken. Omdat de toestellen zo gebruiksvriendelijk zijn, hebben we ook minder opleiding moeten geven aan de chauffeurs dan we initieel gedacht hadden - per slot van rekening is de chauffeur de gebruiker van de oplossing dus zij moeten het gemakkelijk kunnen gebruiken.”
 
“Wat voor ons van groot belang is, is de professionaliteit waarmee het project gemanaged werd. PHI DATA heeft  van in het begin goed met ons meegedacht en rekening gehouden onze noden en bezorgdheden. De samenwerking tussen onze IT-afdeling en PHI DATA was uitstekend. Ze zijn ook steeds binnen het budget gebleven. Al wat afgesproken was is perfect binnen het budget gebleven”, voegt Ronny Kemps nog toe.