Cruciale schakel in omnichannelaanpak

Modeketen MS Mode telt in totaal 185 winkels, verspreid over de Benelux, Frankrijk en Spanje, en maakt samen met America Today en CoolCat deel uit van de Nederlandse groep Cool Investments. De kleding en accessoires voor alle filialen van MS Mode, voor de online verkoop en voor webshops als Wehkamp en Zalando worden verdeeld vanuit het centrale distributiecentrum van Bleckmann in Amsterdam.
 
Omnichannel heeft de voorbije jaren sterk aan belang gewonnen binnen de groep. “De coronacrisis fungeerde als een katalysator”, zegt projectmanager Robert-Jan Haitink. “Het is nu meer dan ooit zaak om de mensen via verschillende kanalen te bereiken. De online kanalen spelen een vooraanstaande rol, maar tegelijk zijn onze klanten gehecht aan hun winkelpunt. Veel van die klanten zijn frequente bezoekers van onze winkels en waarderen het contact met het winkelpersoneel en het persoonlijke advies. Vaak bekijken klanten onze collecties vooraf, voordat ze in de winkel hun favoriete stuks komen passen. Voor ons is het dus geen of-ofverhaal, maar vormen online en offline een uiterst complementaire combinatie.”
Projectmanager Robert-Jan Haitink startte zijn loopbaan bij Cool Investments als allocatiemanager onder de vlag van America Today. Van daaruit groeide hij door tot supply chain manager. Vandaag stuurt hij als businessanalist en projectmanager een brede waaier van initiatieven aan.

Voorraadtransparantie essentieel

Om online en offline op elkaar te laten aansluiten, bijvoorbeeld bij ‘Click & Collect’ en ‘Click & Reserve’, is een goed zicht op de voorraad volgens Robert-Jan Haitink cruciaal. “Als klanten online een leuk kledingstuk vinden, willen ze dat reserveren om in de winkel te passen. Dan moeten de voorraden wel helemaal kloppen. Vroeger bekeken de klanten onze collecties op de website, maar hadden ze geen inzicht in de beschikbaarheid van de producten omdat onze voorraadinformatie daartoe onvoldoende up-to-date was. Click & Collect en Click & Reserve behoorden dan ook niet tot de mogelijkheden, omdat we onze klanten niet teleur wilden stellen vanwege foutieve voorraaddata. Met RFID beschikken we nu wel over een ideaal instrument voor een betrouwbare voorraad en een doeltreffende omnichannelaanpak.”
 
MS Mode kiest voor ‘source tagging’, waarbij de RIFD-tags bij de bron – in dit geval de leverancier van de kleding – worden aangebracht.
Robert-Jan Haitink: “RFID-leverancier Checkpoint Systems creëert de RFID-tags op locaties in de buurt van de fabrieken en levert ze via het geautomatiseerde online platform ChecknNet aan onze kledingleveranciers. Het gaat om een combinatie van zelfklevende stickers en hangtags. Onze leveranciers hoeven de tags enkel nog aan de juiste kledingstukken te bevestigen. Op het moment dat de winkels de goederen ontvangen, scannen medewerkers de labels aan de buitenzijde van de dozen. Een RFID-scanner van Nedap in combinatie met de Nedap !D Cloud en een tablet/mobiel volstaan. De software van Nedap stuurt de informatie door naar het ERP-systeem, waardoor we de winkelvoorraden altijd exact en aan de hand van unieke productcodes in kaart kunnen brengen.”
 
Door de labels al bij de bron te laten aanbrengen, voorkomt MS Mode dat medewerkers in het distributiecentrum dat nog moeten doen. Robert-Jan Haitink wijst erop dat MS Mode enkel kleding van het eigen merk aanbiedt, wat het tagproces vereenvoudigt.

Voordelen voor MS Mode en de klant

De voordelen van de RFID-oplossing zijn volgens Robert-Jan Haitink legio. “De winkelmedewerkers kunnen de binnenkomende goederen veel sneller verwerken. Waar ze de kledingstukken vroeger handmatig telden, verloopt dat nu automatisch en in een tijdsspanne van enkele seconden. Het winkelpersoneel telt elke week de totale winkelvoorraad. Ontbreekt er een kledingstuk in de winkel, dan geeft de software die verschillen aan. De winkelmedewerker moet dat vervolgens goedkeuren. Bijkomend voordeel is dat we daardoor een duidelijk en compleet beeld krijgen van wat zich in de winkel- en in de voorraadruimte bevindt. Het systeem geeft aan wanneer het noodzakelijk is om een kledingstuk in een bepaalde maat of kleur aan te vullen. De software gaat niet willekeurig tewerk, maar baseert zich op de verkoopresultaten om het aanvullen van voorraden te prioriteren. Bovendien zijn ook de klanten gebaat bij de implementatie van RIFD. Zij vernemen nu in onze webshop hoeveel exemplaren en welke maten er op een bepaalde winkellocatie aanwezig zijn.”
 
Cool Investments implementeerde RFID in eerste instantie bij de winkels van America Today. “Dat toonde aan dat we over een gezonde business case beschikten. Het management weet het potentieel van data naar waarde te schatten. Projecten die onze werking stroomlijnen, krijgen bijgevolg alle kansen”, aldus Robert-Jan Haitink. Het gebruik van RFID situeert zich vandaag nog op winkelniveau, al is de implementatie in het distributiecentrum niet uitgesloten. “Met speciale tunnels zijn de mogelijkheden nu al op de markt voorhanden”, klinkt het.

Allocatie en replenishment

Voor de allocatie en het replenishment van de producten vanuit het distributiecentrum naar de winkels, gebruikt MS Mode het softwarepakket Thunderstock. Het maakt gebruik van machine learning en artificiële intelligentie om kledingstukken aan een bepaalde winkel toe te wijzen.
R.J. Haitink: “Dat biedt ook opportuniteiten voor een ‘ship-from-store’-model, waarvan we de business case nu onderzoeken. Binnen de tool implementeren we onze eigen businessregels. De tool houdt rekening met de verkoopvolumes van een bepaald kledingstuk tot de weersvoorspelling voor de komende dagen. Dat leidt tot optimalisering en leert ons welke producten we op een bepaald moment in de winkel willen. Goed verkopende en snel roterende producten vereisen het hoogste serviceniveau. Bij nieuwe collecties willen we een hoger serviceniveau, aangezien we die op toplocaties in de winkel presenteren en klanten daarvoor speciaal naar onze winkels komen.”
 
Om de efficiëntie van Thunderstock te testen, startte MS Mode met het toewijzen van een artikel, gevolgd door een groep artikelen en daarna de complete collectie. Het RFID-traject ving aan bij een pilootproject in drie winkels om het hele proces te testen, onder andere op het vlak van IT, infrastructuur, de gekozen werkwijze en handleidingen. “Artikelen waarvan het systeem zonder RFID onterecht insinueerde dat ze op voorraad waren, geraakten nu dankzij RFID alsnog aangeleverd en verkocht”, vertelt Robert-Jan Haitink. “Door hogere voorraadbetrouwbaarheid kunnen we de totale voorraad optimaliseren en verlagen. We bleven bovendien mooi binnen het vooropgestelde budget. Ik schat de terugverdientijd van RFID op ongeveer dertien maanden, wat ons uiteraard tevreden stemt.”
De projectmanager wijst eveneens op de duurzaamheidsdimensie: “Onze voorraden zitten juist, waardoor we artikelen veel minder tussen locaties hoeven te verplaatsen en minder overbodige voorraad in huis halen.”
 
MS Mode integreert binnenkort kortingen in Thunderstock. “Dat werkt in twee richtingen”, weet Robert-Jan Haitink. “We kunnen het effect van kortingen op onze voorraadrotatie inschatten of de module stelt ons een bepaalde afprijzing voor op basis van de actuele voorraadrotatie. We werken momenteel met Thunderstock ook aan de mogelijkheid om aankoopsuggesties aan te geven. Het moet mogelijk zijn datagedreven beslissingen te nemen die de aankoopvolumes en de voorraad op elkaar laten aansluiten.”

Train de trainer

Robert-Jan Haitink wijst erop dat RFID de werkwijze voor het personeel heeft gewijzigd. “RIFD heeft vooral een impact in onze winkels. Het spreekt voor zich dat onze medewerkers vertrouwd zijn met een manuele voorraadinname en dat ze niet noodzakelijk affiniteit hebben met RIFD-technologie. We hebben onze sales- en store managers daarom meteen bij het traject betrokken. Als deze collega’s eenmaal enthousiast zijn, krijg je ook de rest van het team veel sneller mee. We hebben duidelijk gemaakt dat het systeem helder werkt en dat het de taak van de medewerkers vereenvoudigt.”
 
Cool Investments werkte voor de implementatie nauwgezet samen met Nedap.
R.J. Haitink: “Voordeel van Nedap is dat het ook personeel internationaal kan inzetten. Dat is voor ons een prettige bijkomstigheid aangezien wij op verschillende locaties in Europa winkels hebben. We werkten volgens het ‘train de trainer’-principe, waarbij enkele medewerkers een opleiding volgden en die kennis vervolgens verder verspreidden in de teams. Als er al enige twijfel was, is die ondertussen helemaal weggeëbd. In Spanje startten we de implementatie bijvoorbeeld in een van onze grootste vestigingen. Al na enkele weken vroegen onze lokale mensen wanneer de implementatie bij hen zou plaatsvinden.”
 
Samen met Nedap gaat MS Mode nu op zoek naar nog mogelijkheden om de voorraden verder te optimaliseren. Als voorbeeld noemt Robert-Jan Haitink de ‘Find & Prep’-module voor kortingen, waarbij de medewerkers zich niet langer hoeven te baseren op lange lijsten met sale artikelen. “De software visualiseert de kortingen, wat sneller en duidelijker werkt.”
 
De projectmanager is opgetogen over de resultaten die RFID, in combinatie met de voorraadallocatiesoftware van Thunderstock en de omnichannelstrategie biedt. “We blijven verder investeren in de vernieuwing en optimalisering van onze processen om ons op de toekomst voor te bereiden”, besluit hij.