Controletoren signaleert afwijkingen

Janssen Pharmaceutica is een dochteronderneming van het wereldwijde gezondheidsbedrijf Johnson & Johnson. Janssen Pharmaceutica heeft in ons land vestigingen in Beerse, Geel, Olen, La Louvière en Merksem en telt meer dan 5.300 medewerkers. Het R&D-centrum ontwikkelt producten voor een breed scala aan ziektegebieden, zoals psychische stoornissen, neurologische problemen, infectieziekten, immunologische stoornissen, kanker en cardiovasculaire en metabolische aandoeningen. Janssen Pharmaceutica kreeg in 2019 als eerste chemie- en farmabedrijf de titel van ‘Factory of the Future’.

Janssen Pharmaceutica startte het PSP-project (Performance Standards for Planning) in het Italiaanse Latina, het Zwitserse Schaffhausen en Beerse. De analyse door Isabelle Slachmuylders, supply chain planner in Beerse, en Kimon Fragkos, global lead performance standards voor planning bij Janssen Pharmaceutica en eveneens planning process consultant bij EyeOn, spitst zich toe op de supply chain in Beerse. De site telt 700 medewerkers en vertegenwoordigt met 1.866 SKU’s en 15.000 componenten dertig procent van de mondiale supply chain van Janssen Pharmaceutica. De vestiging bedient meer dan tachtig landen.

​Planningsparameters versus actuals

Isabelle Slachmuylders wijst op twee belangrijke determinanten. “De planningsparameters omvatten de waarden zoals we die in de ERP- en APS-software terugvinden. Ze vertellen ons bijvoorbeeld meer over de doorlooptijden voor transport. Daar tegenover staat de ‘actuals’ of hoe die waarden in de praktijk presteren, op basis van observaties van de supply chain en de productielijnen.Deze waarden van de observaties zijn beschikbaar gemaakt via Axon, de digitale supply chain twin technologie van Bluecrux, die visibiliteit geeft op het netwerk & de belangrijkste supply chain parameters van Janssen.
Het is belangrijk de planningsparameters zo veel mogelijk met de actuals te aligneren, aangezien APS (advanced planning & scheduling) de parameters als basis voor onze planning hanteert.”
 
Volgens Isabelle Slachmuylders kunnen verschillende zaken accurate planningsparameters in de weg staan. “Factoren zoals een gebrek aan databewustzijn, het uitblijven van eigenaarschap, te veel manuele input en het ontbreken van gestandaardiseerde reviewprocessen leiden tot gedateerde, onvolledige en onbetrouwbare parameters. Het gevolg is een inaccurate productieplanning, een verkeerde benutting van de beschikbare capaciteit, voorraadtekorten en overstock. Het uitgangspunt van dit project bestond erin een geautomatiseerd proces te creëren waarmee we de planningsparameters continu op de actuele waarden afstemmen.”
 
De focus van het project dat Janssen Pharmaceutica samen met EyeOn realiseerde, ligt onder meer op de planning van de productiecapaciteit, de looptijden en de vaste en variabele benodigde tijd om de instellingen van een machine aan te passen. Daarnaast belichten de planners ook de tijd voor kwaliteitsinspecties en de transportdoorlooptijden.

Automatisering in controletoren

Het analyseproces van de verschillende parameters verloopt nu volgens een vaste methodiek.
Isabelle Slachmuylders: “In een eerste fase verzamelen we alle actuele data via onze controletoren. Die data gaan we statistisch analyseren en vergelijken met onze parameters. De controletoren bepaalt of de afwijking al dan niet te groot is en of een waarschuwing wenselijk is. Blijkt dat het geval, dan gaan we die waarschuwing verder onderzoeken. Luidt de conclusie dat de parameters een update vereisen, dan voeren we die aanpassing manueel uit en kan een nieuwe reviewcyclus aanvatten.”
 
Vroeger hanteerden de planners een jaarlijkse review van de planningsparameters. “We konden niet kort genoeg op de bal spelen”, blikt Isabelle Slachmuylders terug. “Daarom maakten we de switch van jaarlijks naar maandelijks of op kwartaalbasis. De inbedding van het reviewproces over de verschillende sites heen vormde vroeger eveneens een grote uitdaging, waardoor sommige parameters niet altijd afgetoetst werden. Om dat tegen te gaan, hebben we in gestroomlijnde processen geïnvesteerd.”
 
Isabelle Slachmuylders verduidelijkt ook de hogere foutgevoeligheid door de manuele processen van weleer, bijvoorbeeld bij het downloaden van data. Dataverwerking, calculatie en analyses via Excel en communicatie via mail droegen daar eveneens toe bij. “Om dat te verhelpen, hebben we de calculatie nu geautomatiseerd, het goedkeuringsproces gestandaardiseerd en onze communicatie binnen de tools gestroomlijnd.” Verder zorgt standaardisering er volgens de supply chain planner voor dat de analyseprocessen niet langer afhangen van de visie van een bepaalde productiefaciliteit of medewerker. Een bijkomend voordeel is de tijdswinst dankzij de geautomatiseerde processen.

​Stapsgewijze aanpak

Om de planningsparameters te verfijnen, hanteerde Janssen Pharmaceutica een stapsgewijze aanpak.
Kimon Fragkos: “We hebben per parameter de focus gedefinieerd en de verschillende rollen en verantwoordelijken toegewezen. Daarna volgde de dataverzameling en -integratie met input uit ERP, APS en MES, via een data lake en een digitale supply chain twin (Axon). Via ‘dashboarding’ definieerden we de berekeningen en valideerden we de data-aggregatie. In een volgende fase legden we de waarschuwingsmechanismes, de frequentie en de drempelwaarden in de controletoren vast. Tot slot zorgden we ervoor dat die verschillende processen binnen onze werking ingebed geraakten.”
 
Om het project te stroomlijnen, wees Janssen Pharmaceutica verschillende rollen op diverse niveaus toe. Op het globale niveau bekleden de ‘business process owner’ en de ‘business product owner’ een sturende rol. Ze geven de strategische richting aan en bereiden de toekomstige schaalvergroting voor. Ze verzekeren ook dat de uitrol van PSP globaal gebeurt en rapporteren de progressie en escalaties aan de leidinggevenden. Op siteniveau staat de ‘site process lead’ garant voor de lokale betrokkenheid en de ondersteuning op het vlak van veranderingsmanagement en procesadoptie. Hij stelt ook optimaliseringsopportuniteiten voor en signaleert bugs. Op siteniveau verloopt het analyseren, goedkeuren of afwijzen van waarschuwingen via onder meer de ‘operation engineers’, de ‘QA analyst’ en de ‘QA supervisor’. Tijdens leiderschap review meetings tekent Janssen Pharmaceutica verschillende krijtlijnen uit, zoals de definiëring van het PSP-ritme, de betrokken partijen en de agenda.

​197 planningsparameters geüpdatet

Isabelle Slachmuylders stelt dat het project bevredigende resultaten heeft opgeleverd. Het nieuwe proces biedt aanzienlijke voordelen op het vlak van werklastefficiëntie en maakt verdere intelligente automatisering in de toekomst mogelijk. “Op basis van onze waarschuwingen hebben we in Beerse op vier maanden tijd 197 planningsparameters geüpdatet. Het reviewproces verloopt nu veel efficiënter, met een tijdsreductie die tot tien maal oploopt. Op basis van de suggesties die de tool doet, slagen we erin de PSP’s op een gestandaardiseerde manier bij verschillende sites en departementen te updaten.”
 
Aan wie zich ook aan zo’n project wil wagen, geven Isabelle Slachmuylders en Kimon Fragkos enkele geleerde lessen mee. “Het is belangrijk je op de KPI’s te focussen en op die manier een breed draagvlak in de organisatie te creëren”, menen ze. “Duurzame processen zijn daartoe essentieel. Daarnaast hoor je ook de leidinggevenden op de hoogte te houden via KPI’s. Verdere automatisering moet ervoor zorgen dat de manuele inspanningen op het vlak van dataverzameling en -beheer verder afnemen. Het is ook raadzaam alle workflows te documenteren, zodat alle betrokken partijen er vlot mee aan de slag kunnen.”
Tot slot geeft Isabelle Slachmuylders nog mee dat Janssen Pharmaceutica het project verder wil uitbreiden naar andere sites, met inbegrip van extra paramaters. “We willen de methodiek onder meer ook aanwenden voor de planningsparameters van onze producttransporten”, besluit ze.