Cloudgebaseerde ERP

Incomec-Cerex is een Belgische machinebouwer, gespecialiseerd in de productie van rijst-, maïs-, graanwafelmachines en machines voor popped chips en andere snacks. In deze niche is het bedrijf wereldleider. De machines hebben een lange levensduur en werken nog vele jaren na de afschrijvingsperiode, ook al stijgen de onderhoudskosten dan wel. Om de voedingsfabrikanten te stimuleren toch nieuwe machines aan te kopen, investeert Incomec-Cerex sterk in innovatie. Zo wordt er steeds gekeken naar nieuwe grondstoffen die de trends in de snackwereld volgen. Verder wordt er continu gewerkt aan een hoger gebruikersgemak en een betere veiligheid. Erg belangrijk is ook de toegenomen energie-efficiëntie. Zo werkten de machines vroeger volledig op luchtdruk terwijl ze nu gebruik maken van hydraulica. En die overstap van pneumatiek naar hydrauliek volgen de klanten graag, want ze beseffen ook dat energie er niet goedkoper op wordt.
 
Mede met de wetenschap dat het patent op de rijstwafelmachines al meer dan twintig jaar oud is en dus niet meer geldt, patenteerde Incomec-Cerex een nieuwe machine om gezonde snacks te vervaardigen: de Pellex C+ Processor. Volgens general manager Filip Keereman is er een groeiende markt voor gezonde snacks. Daar waar de klassieke aardappelchips altijd worden gefrituurd, zijn de zogenoemde popchips van de nieuwe machine vetvrij. Naar analogie met de rijstwafels zijn de popchips het resultaat van een droog proces. De Pellex C+ Processor vertrekt van aardappelpellets, die zonder toevoeging van vet worden gepoft. Daarna kan de voedingsproducent zelf kiezen om er een vetlaagje op te spuiten teneinde zijn kruiden eraan te kunnen binden. Daar waar gefrituurde chips voor 30-35% uit vet bestaan, koos het Amerikaanse Popchips, een van de klanten van Incomec-Cerex, bijvoorbeeld voor 14% vetgehalte.

In België is de snackmarkt niet zo groot, vergeleken met de Verenigde Staten en Groot-Brittannië. Daar is het aanbod van snacks veel diverser en wordt er dus ook een groot assortiment van gezondere snacks aangeboden.
Filip Keereman: “Hier in België worden chips bijna uitsluitend als aperitief gegeten, maar in Groot-Brittannië krijg je bijvoorbeeld ook chips bij de lunch geserveerd en is er veel meer ‘snacking on the go’. Er is een toename in de vraag naar gezonde producten en er is nog veel marktpotentieel. Wij maken ons op voor groei.”
 
Hoewel de verwachte groei een belangrijke reden is om in een ERP-pakket te investeren, blijkt dat voor Incomec-Cerex toch niet de hoofdreden.
F. Keereman: “Uiteraard willen we de optie om verder te groeien openhouden, maar de ERP-implementatie is in eerste instantie het middel om de administratieve processen van in- en verkoop open te trekken naar verschillende medewerkers. Op vandaag hebben we één medewerker in dienst die de administratie via rekenbladen opvolgt, wat het heel persoonsgebonden en persoonsafhankelijk maakt. Met een geïntegreerd standaard softwarepakket kan iedereen aan de gegevens en zijn de processen geharmoniseerd. Daarnaast willen we via de ERP-oplossing ook in afdelingen zoals het magazijn en de assemblage datastructuur brengen.”

BL: Incomec-Cerex koos voor Dynamics 365 Business Central van Microsoft. Hoe is dat keuzeproces verlopen?
F. Keereman: “We hebben een aantal aanbieders uitgenodigd en ook gesproken met een aantal collega’s die een ERP-pakket hebben,. Die laatsten hebben ook een kleinere onderneming, opereren internationaal, zijn machinebouwers,… kortom, hebben een vergelijkbaar profiel als dat van ons.
Na die informatieronde kwamen we al snel bij de oplossing van Microsoft terecht. Zoals bij elk ERP-traject is de keuze van implementator erg belangrijk. Er zijn tal van bedrijven die MS Dynamics implementeren. De grootste softwarehuizen, die bij multinationals implementeren, hebben we buiten beschouwing gelaten. We wilden een kmo-specialist, want we zijn geen grote organisatie en moeten de implementatie ook kunnen dragen. Zo zijn we uiteindelijk terechtgekomen bij ESC, die overigens al referenties had in de machinebouw.”
 
“Aan het einde van ons beslissingsproces, waarin we dus voor ESC als partner hadden gekozen, werd net het nieuwe pakket Dynamics 365 Business Central gelanceerd. Pro was dat het systeem cloudgebaseerd is. Incomec-Cerex is internationaal actief en de medewerkers zijn veel op baan, dus is een systeem dat wereldwijd toegankelijk is, extra relevant voor ons. Een eventueel minpunt was dat in een nieuwe versie nog veel bugs kunnen inzitten. Maar wij gaan ervan uit dat een gereputeerde speler als Microsoft zijn klanten niet in de steek zal laten. En wat ons ook charmeerde, was de prijs die heel competitief is, zelfs voor kleinere spelers.”

Vlotte implementatie

Voor de implementatie van het ERP-pakket hoeft Incomec-Cerex weinig technologische investeringen te doen. Aangezien het pakket volledig in de cloud draait, zijn er enkel computers en wifi nodig. Filip Keereman preciseert: “Het gaat over software-as-a-service, waardoor we per gebruiker een licentie betalen. Daarnaast betalen we uiteraard ook aan ESC voor hun support bij de implementatie en zullen we ons inschrijven op het ondersteuningssysteem van ESC, waardoor er nog een jaarlijkse som bijkomt.”
 
BL: Intussen is Incomec-Cerex met de implementatie gestart. Hoe verloopt het tot nog toe?
F. Keereman: “We zijn begonnen met de bestaande processen in kaart te brengen om er een lijn in te trekken en we merken dat we nu heel flexibel zijn. Vandaag volgen we natuurlijk de verschillende processtappen, maar we kunnen er ook heel gemakkelijk van afwijken. De uitzondering is niet de regel, maar wordt wel toegestaan. Als de implementatie eenmaal is voltooid, zullen we een geïntegreerd systeem hebben waarin alle gedefinieerde stappen moeten worden gevolgd en worden uitzonderingen moeilijk.”
 
BL: Jullie volgen dus de processen van het standaardpakket. Is er geen nood aan customizeren?
F. Keereman: “ESC biedt wel de mogelijkheid om te customizeren, maar het is onze intentie om ons zoveel mogelijk aan de ERP-oplossing aan te passen, zodat we in de toekomst snel mee kunnen evolueren met de updates van het pakket. Het is een algemeen pakket dat niet speciaal geconfigureerd is voor onze industrie, de machinebouw. De werkprocessen en datastromen hebben te maken met inkoop, sales, orderverwerking, goederenontvangst en verzending, facturering,… kortom, de klassieke zaken waar elk bedrijf mee wordt geconfronteerd.”

BL: De implementatie is nog niet afgerond, maar zijn er nu al zaken die onverwachts speciale aandacht vragen?
F. Keereman: “Er kruipt heel veel tijd in het bijwerken van onze artikellijst, aangezien elk artikel een nummer moet krijgen. Het systeem dat we nu gebruiken, vereist niet dat elk machineonderdeel wordt benoemd. We kunnen perfect een factuur opstellen waarin het bedrag staat, zonder dat alle onderdelen specifiek worden vermeld. Dat betekent uiteraard niet dat we niet weten welke artikels we nodig hebben voor onze machines, maar we houden dat administratief niet bij. Nu zal voorraadbeheer dus ook deel uitmaken van het ERP-systeem. Ik verwacht dat het in de praktijk niet zal meevallen om consequent alle ingaande en uitgaande stromen te registreren. Er zal wellicht een verschil zitten tussen onze administratieve en fysieke voorraad. Dat is op zich ook niet erg, zolang het niet om kritische onderdelen gaat, want daarvoor implementeren we net de voorraadbeheermodule.”
 
BL: Wanneer verwacht u de go-live?
F. Keereman: “Na de zomer, in het najaar moeten we erin kunnen slagen. Dat zal dan na een zestal maanden zijn. Dat lijkt misschien lang voor een kmo met vijftien medewerkers, maar dat is het niet. Het pakket moet namelijk eerst naar onze behoeften worden geconfigureerd. Dat is een taak die ESC voor zijn rekening neemt, maar zij moeten wel eerst onze behoeften leren kennen en die moeten wij dus in de eerste plaats bepalen. Er zijn ook nog trainingssessies voorzien om met het pakket te leren werken. Dat is allemaal niet onoverkomelijk, maar het komt wel bovenop de dagelijkse taken en dat is niet altijd evident. Maar de go-live zal beslist nog voor dit jaar zijn.”