Betrouwbare basis voor business continuïteit

In 2005 werd Unilin, bekend voor zijn Quick-Step- en Pergo-laminaatvloeren, overgenomen door het Amerikaanse Mohawk. Sindsdien maakt het deel uit van de business unit ‘Flooring Rest of World van Mohawk Industries’. Mohawk heeft zijn hoofdkantoor in Calhoun (Georgia) en biedt een ruim assortiment vloerbedekking, zoals keramische tegels, vast tapijt, laminaat- en houten vloeren, linoleum en vinyltegels. De onderneming biedt haar producten in een 170-tal landen aan. Wereldwijd werken ongeveer 40.000 mensen voor de organisatie.

Er wordt binnen Flooring Rest of World geproduceerd op meer dan twintig locaties, onder meer in België, Nederland, Luxemburg, Frankrijk, Rusland, Maleisië, Ierland en het VK. De back-end infrastructuur van de IT-systemen wordt beheerd door een team van een vijftiental mensen. Zij staan in voor het netwerkbeheer, de beveiliging, de servers, de storage en de back-ups in de kantoor- en productieomgevingen. Daarnaast standaardiseren en centraliseren zij de tools bij elke nieuwe overname die Mohawk heeft gedaan.

Kenmerkend voor Mohawk is de verticale integratie van de productie en andere operationele activiteiten. Daardoor kan het bedrijf de controle houden over elke stap in het proces. Dat zorgt voor korte doorlooptijden en beperkt de kosten.
Jo Desplenter: “In het kader van die verticale integratie werken we aan een continue verbetering van onze processen. We trachten in de vestigingen ook zoveel mogelijk te automatiseren. Dankzij de nieuwere technologieën kunnen we nu dezelfde capaciteit als tien jaar geleden leveren, met een hogere operationele efficiëntie. Uiteraard vertrouwen we daarbij op performante IT-systemen. In onze magazijnen doen we bijvoorbeeld een beroep op SAP Extended Warehouse Management (EWM) en Locus WMS.”

Belang van beschikbaarheid

Uiteraard is het binnen die context belangrijk dat de IT-systemen – denk aan magazijnbeheersystemen, productiesystemen, visualisatie- en controlesystemen – continu beschikbaar zijn. Dit veronderstelt dat je naast de kennis van je mensen ook op de tools moet kunnen vertrouwen. “We hadden vroeger wel een back-up oplossing, maar die was onbetrouwbaar. Daardoor werden we continu met tal van problemen geconfronteerd. Dat kon gaan van een ‘klein’ probleem zoals foutieve of ontbrekende back-up rapportering tot het moeilijk kunnen terugplaatsen van gewiste bestanden uit een eerder voltooide job”, legt Jo Desplenter uit. “Dan volgde een uitgebreide ‘troubleshoot’, waarbij we de versie van een dag voordien trachtten te activeren. Vaak lukte ook dat niet, waardoor we te dikwijls naar de externe support van de leverancier moesten teruggrijpen. Het spreekt voor zich dat dat een erg tijdrovende en frustrerende bezigheid was. Als er niets wijzigt in het systeem, dan zou je ervan uitgaan dat het product gewoon blijft werken. Bij ons was de kans groot dat dat niet zo was. Het voortdurende troubleshooten en escaleren zorgde voor steeds meer ergernis en tijdverlies.”

Bovendien konden de kosten die daaruit voortvloeiden hoog oplopen. “Als een WMS ons geen betrouwbaar inzicht in de toeleveringsketen kan bieden, kan de productie vertraging oplopen of helemaal stilvallen. Een volledige uitval kan ons miljoenen kosten. En mochten de data binnen onze magazijnbeheerssystemen verloren gaan, dan zouden we extreem veel moeite krijgen om de Sarbanes-Oxley Act (SOx, een Amerikaanse wet op het vlak van corporate governance, red.) te respecteren. Het snel en betrouwbaar kunnen terugzetten van onze back-ups is dus een must. Aangezien we een beursgenoteerde onderneming zijn, is die ‘compliance’ vereist”, illustreert Jo Desplenter.

Overstap naar betrouwbare oplossing

Samen met de fabrikant van de bestaande back-up-oplossing trachtte Mohawk International Services meer dan twee jaar lang de betrouwbaarheid van de oplossing te verbeteren. Helaas leverden die inspanningen niet de gehoopte resultaten op. Het systeem bleef instabiel en onbetrouwbaar. Daarom werd uiteindelijk naar een andere oplossing uitgekeken.
J. Desplenter: “Daarop hebben we besloten Veeam Backup & Replication te testen. Dat platform werd ontwikkeld om grote hoeveelheden kritische gegevens in bedrijven te beschermen. Tijdens de demo’s en workshops was naar voren gekomen dat die oplossing een antwoord kon bieden op de noden van Mohawk, maar na onze negatieve ervaringen met het bestaande systeem wilden we het uiteraard eerst zien vooraleer het te geloven. Tijdens de proof-of-concept kregen we de dringende vraag vanuit de directie of we een beschadigd bestand meteen konden herstellen. Zoals gebruikelijk lukte dat met de bestaande oplossing niet meteen. Uiteindelijk heeft onze back-up-beheerder geprobeerd het bestand te herstellen met Veeam. In een mum van tijd was de klus geklaard. Dat schiep meteen vertrouwen in de oplossing.”
 
In enkele maanden tijd was Veeam volledig ‘up and running’. “In februari vorig jaar zijn we begonnen met enkele grotere sites. Veel bedrijven beginnen met de kleinere vestigingen, maar voor ons kwam dat niet zo goed uit in de planning. Nu moet ik wel zeggen dat de eerste lockdown daar in ons voordeel heeft gespeeld. Veel projecten binnen productie zijn toen uitgesteld, waardoor we meer tijd kregen om met Veeam alles op punt te zetten. Tegen halverwege mei hadden we alle sites gemigreerd en gerepliceerd”, aldus Jo Desplenter.

Sinds de implementatie slaagt Mohawk erin de cruciale bedrijfssystemen non-stop beschikbaar te houden. Rijzen er toch problemen, dan is een snel herstel van back-ups en replica’s (bij disaster recovery) mogelijk. Veeam maakt meer bepaald back-ups van 1,3 PB aan data op 600 virtuele machines en 85 fysieke machines naar Dell EMC Data Domein. Verder zorgt de oplossing ook voor off-premise replicatie. Back-up-kopieën worden naar een DR-site (disaster recovery) gestuurd. Alle activiteiten worden centraal in België beheerd.

Met Veeam kan Mohawk de back-ups ook eenvoudiger en sneller beheren. “De tijd die we daar nu aan spenderen, is met maar liefst 95 procent verkort”, aldus Jo Desplenter. “Concreet neemt dat nu nog slechts twee uur in beslag in plaats van veertig. Vroeger was op een behaald moment anderhalve FTE (full time equivalent) bezig met enkel en alleen de back-ups. Daarnaast waren nog eens vijf FTE’s begaan met het beheer van de servers, de storage, de migraties en de back-end tools. Doordat het beheer van de back-ups nu veel minder tijd in beslag neemt, is er een FTE vrijgekomen. Die helpt nu bijvoorbeeld om de IT-processen te standaardiseren bij bedrijven die Mohawk overneemt. Daarnaast maakt Veeam het mogelijk om vlotter te beantwoorden aan de datavereisten van SOx, wat eveneens tijd uitspaart.”

Extra functionaliteit

Wat Mohawk intussen ook doet, is meer bedrijfskritische processen actief mee gaan repliceren, wat vroeger nooit het geval was.
J. Desplenter: “Omdat Veeam het eenvoudiger maakt om back-ups te maken, doen we dat nu ook bij veel meer servers. Momenteel zijn dat er ongeveer 700 van de circa 1.200, maar dat aantal stijgt dus gestaag. Daarnaast zijn we nu een volwaardige disaster recovery site aan het opzetten, wat de veiligheid nog zal verhogen. Veeam zorgt met andere woorden voor extra functionaliteit. De oplossing houdt ons ook continu op de hoogte van nieuwe versies en de functionaliteit die erin vervat zit. Daardoor kunnen we kort op de bal spelen als daar iets in zit wat voor ons interessant is. We bekijken ook continu samen met Veeam of het opportuun is om extra functionaliteit in te schakelen om de IT-processen verder te verbeteren. Daarbij denken we bijvoorbeeld aan een modus voor beperkte bandbreedte met het oog op WAN-optimalisering.”

Ook belangrijk is dat Veeam de transitie naar de cloud bij Mohawk kan vereenvoudigen. “Een productieomgeving als de onze naar de cloud overzetten zal een werk van lange adem zijn”, weet Jo Desplenter. “Wij hebben nog tal van applicaties die niet gemakkelijk naar de cloud over te zetten zijn. De zaken waarvan het weinig zin heeft om ze lokaal te houden, zijn we nu wel al naar de cloud aan het verhuizen. Het is fijn om te weten dat Veeam Cloud Data Management ons bij die geleidelijke transitie kan ondersteunen. Met Veeam Cloud Connect for the Enterprise is het mogelijk op een veilige manier kopieën van lokale back-ups naar een public of private cloud te sturen.”
TC