AZ Sint-Maarten
Lokalisering van medische assets met RFID
“Wij kozen voor passieve RFID om zoveel mogelijk verschillende types materialen op een kostenefficiënte manier te kunnen opvolgen.”
Stijn Dupriez, Hoofdverantwoordelijke Technische Projecten bij AZ Sint-Maarten
De klant
AZ Sint-Maarten ruilde in 2018 zijn drie campussen in Mechelen en Duffel om voor een groot, nieuw ziekenhuis in Mechelen-Noord. Met 643 ziekenhuisbedden en 96 plaatsen in het dagziekenhuis, is het nieuwe AZ Sint-Maarten het grootste ziekenhuis van de regio.
De uitdaging
AZ Sint-Maarten zag de verhuis als een unieke opportuniteit om de huidige logistieke processen - waaronder de lokalisatie van meer dan 15.000 medische materialen - te optimaliseren. In principe hebben alle materialen – zoals bedden, rolstoelen en bloeddrukmeters - een vaste plaats, maar in praktijk werden er door tijdsgebrek goederen verkeerd teruggeplaatst of ‘gehamsterd’. Hierdoor liepen de zoektijden fors op en ging er materiaal verloren.
Om hier verandering in te brengen ging AZ Sint-Maarten op zoek naar een systeem dat hun medische materialen en meubilair in real time lokaliseert en de data nadien doorstuurt naar het ERP-systeem.
De oplossing
Wij stelden voor om onze Item Identification & Tracking-oplossing met POLARIS Asset Management software te implementeren. Door passieve RFID-technologie in te zetten, voldoen we aan de vereisten:
- Geen dure, vaste installaties doorheen het hele ziekenhuis maar beperkte mobiele RFID-apparatuur die geïntegreerd wordt op bestaande logistieke karren;
- RFID-labeltags kosten slechts een fractie van de prijs van actieve tags waardoor er geen limiet staat op het aantal te lokaliseren goederen.
Projectverloop
We voerden een Proof of Concept uit om de verschillende materiaaltypes (metaal, textiel enz.) in kaart te brengen en telkens de meest geschikte UHF RFID-tag te selecteren. De tags moeten ook voldoen aan de vereisten van een medische omgeving, vb. bestand tegen de frequente reiniging van de toestellen waarop ze bevestigd zijn, stofresistent enz.
Vervolgens integreerden we onze hardwarekit met mobiele RFID-readers en -antennes op enkele karren voor logistiek gebruik. Onze hardware gebruikt hierbij de batterij die reeds op de karren aanwezig is. Via de reeds bestaande routes rijden deze karren samen dagelijks langs +/- 90% van de getagde assets: het personeel moet dus geen extra taken volbrengen om de materialen te detecteren. Om de overige 10% te coveren, rustten we één van de transportsteps van het ziekenhuis ook uit met de RFID-hardware.
Alle deurbladen in het ziekenhuis (6.500 stuks) zijn uitgerust met RFID-tags; de scanning gebeurt eenvoudigweg vanuit het centrale gangpad op iedere verdieping. Het ERP-systeem dat de detecties verwerkt, weet dus tot op kamerniveau welke materialen waar gescand werden.
Het resultaat
- Een prijsgunstige traceringsoplossing die perfect past in een ziekenhuisomgeving waarbij de bestaande logistieke processen optimaal worden ingezet.
- Realtime lokalisatie en inventarisatie van medische toestellen, verpleegkundig materiaal en meubilair.
- Snellere en efficiëntere werking: de logistieke ziekenhuismedewerkers die de karren bedienen, registreren de assets automatisch tijdens hun ronde.
- Tracking van ieder asset gedurende de volledige levensduur. Door deze historiek kan het periodiek onderhoud en/of de vervanging van hoogwaardige materialen correcter ingepland worden.
- Lagere investeringskosten: doordat de materialen niet meer zoek geraken, zijn er veel minder frustraties bij het personeel en moeten er minder assets aangekocht worden.
- Passieve tags vereisen geen batterijen of onderhoud.
