ATS Groep legt stevige fundamenten voor verdere groei, met de hulp van Cegeka

13 bedrijven verspreid over België en een team van meer dan 600 technici en ingenieurs: ATS is een flink uit de kluiten gewassen technologiegroep. Het ICT-systeem had moeite om die groei te volgen. “Ons ICT-systeem was eigenlijk een boekhoudpakket dat we permanent hadden uitgebreid en gepimpt”, vertelt Chris Corijn, directeur Operations. “Het leverde jarenlang prima werk maar naarmate we groeiden, botsten we steeds vaker op problemen.” De CEO begreep de frustraties en gaf groen licht voor een zoektocht naar een alternatief dat betrouwbaar, stabiel en schaalbaar genoeg was om ATS Groep jarenlang te ondersteunen.

Key users bij het project betrekken

Een demo van Microsoft Dynamics AX overtuigde meteen. “We kozen resoluut voor Microsoft”, gaat Chris verder. “Maar wilden wel met een lokale partner werken. Cegeka was de perfecte match.” Cegeka startte de samenwerking met een fit-gapanalyse, waarbij zoveel mogelijk ATS-medewerkers werden betrokken. Chris: “We wilden alle key users vanaf dag één aan boord hebben en iedereen op dezelfde lijn krijgen. Dus lijstten we de noden en wensen van alle afdelingen op en brachten we alle processen en eventuele problemen in kaart. Zo werd de implementatie ook een uitstekende manier om onze processen te evalueren en waar nodig te herorganiseren.” Verschillende werkgroepen en een stuurgroep volgden het project minutieus op, van start tot finish.

Gefaseerde implementatie

“Die interactie en samenwerking waren cruciaal, net zoals de betrokkenheid van het management. Het is essentieel dat mensen die het bedrijf goed kennen en de toekomstvisie uitstippelen, het project helpen dragen”, weet Chris. Hij noemt ook de stapsgewijze implementatie een belangrijke succesfactor: ‘’Cegeka ontwikkelde de functionaliteit, onze key users testten alles en koppelden terug. Op basis van hun feedback werd het platform gefinetuned. Zij kregen dus de macht om knopen door te hakken, wat een uitstekende manier was om het project vaart te geven.” Ondanks de goede samenwerking blies ATS Groep de eerste livegang op de valreep af. Er was net een nieuwe release klaar en het ICT-team vond het verstandiger om meteen naar de update over te schakelen. Het bleek een slimme beslissing. Iedereen nam zijn tijd voor de tweede ronde en bereidde de go-live grondig voor. Met succes.

Tijd- en efficiëntiewinst

Sinds 2014 werkt ATS Groep met Microsoft Dynamics AX. De overschakeling was ingrijpend en vergde wat aanpassing, maar de voordelen zijn duidelijk, aldus Chris: “We hadden elk proces in vraag gesteld en aangepast waar nodig, om zo nieuwe fundamenten te leggen voor onze groei. Uiteraard stootte dat hier en daar op verzet. Mensen moesten hun manier van werken omgooien of zagen hun jobinhoud drastisch veranderen. Het vergde dus wat tijd voor iedereen open stond voor de voordelen. Vandaag is iedereen overtuigd. Van factuurcontrole en projectbeheer tot en met magazijnbeheer: alles werd in belangrijke mate geautomatiseerd, waardoor we veel tijd besparen. Onze systemen zijn trouwens gekoppeld aan die van onze leveranciers, wat de efficiëntie verhoogt. En het nieuwe pakket opende de deuren naar onze webshop.”

Centraal informatieplatform

ATS Groep was zo tevreden van Cegeka dat ze de consultants ook in 2016 onder de arm namen om een intern communicatieplatform te integreren. “Een groep die 13 bedrijven bundelt, is niet altijd makkelijk te beheren”, lacht Chris. “Onze klanten- en projectinformatie, bijvoorbeeld, stond verspreid op documenten, in systemen en in hoofden over het hele land. We wilden alles bundelen in een centraal platform dat altijd up-to-date en toegankelijk zou zijn.” Cegeka had ervaring met het uitwerken van zo’n ‘connected organisatie’. Zij vertaalden de visie van Chris en zijn team naar een concept gebaseerd op SharePoint 2016. De vlotte integratie met het bestaande Dynamics AX-platform was uiteraard een belangrijke troef.

Geëngageerde medewerkers, tevreden klanten

Het platform werd enthousiast onthaald. Chris legt uit hoe het werkt: “Als onze mensen op kantoor komen en inloggen op het portaal krijgen ze meteen een overzicht van algemene nieuwtjes en van eigen taken, afspraken, lopende offertes of projecten, enz. Via de portal hebben ze ook toegang tot klanten- en projectinformatie, wettelijke documenten, contracten, opleidingen en meer. Dankzij het intuïtieve dashboard en de vlotte navigatie consulteren ze met een klik alle informatie die ze nodig hebben.”

Ook hier zorgt het platform voor tijdwinst. Maar het krikte ook de motivatie van de medewerkers op: doordat iedereen toegang heeft tot bedrijfsinformatie, voelen ze zich meer betrokken. Klanten, tot slot, varen er eveneens wel bij. De toegang tot up-to-date, consistente informatie werkt een vlottere dienstverlening in de hand.” Om de dienstverlening nog verder te verbeteren, rolt ATS Groep momenteel ook Microsoft Dynamics CRM uit. Zo blijft de groep verder bouwen aan een solide basis voor verdere groei.