Als minder voorraad geen optie is

De commerciële strategie van TVH Parts is gebaseerd op de snelle levering van alle mogelijke onderdelen voor heftrucks, landbouwmachines en industriële voertuigen zoals hoogwerkers en schoonmaakmachines aan een gunstige prijs. 
Kris Thermote, director Logistics bij TVH: “We trachten een reputatie uit te bouwen waarbij we klanten kunnen helpen wanneer ze nergens anders nog terecht kunnen. Om dat te bereiken, voeren we een aantal verschillende zaken tegelijk uit. Om te beginnen, houden we een erg grote voorraad aan onderdelen aan. Niet minder dan 600.000 SKU’s hebben we op stock. Daarbij hoort echter ook een doorgedreven kennis van alle componenten. We investeren nog steeds sterk in de analyse van de wisselstukken van alle modellen. Daarbij verzamelen we niet alleen handleidingen of maken we foto’s van onderdelen, we leggen vooral ook verbanden tussen de onderdelen in de verschillende voertuigen van de diverse merken. Vaak zijn die namelijk identiek.”

In het geheel van verbeteringsmaatregelen zitten ook een aangepaste prijszetting, een technische aankoopdienst en een performante verkooporganisatie steunend op een e-commerceplatform en aangevuld met een intern verkoopteam. Dat alles wordt beheerd met een ERP-oplossing van eigen makelij om aan die specifieke aanpak te voldoen. Tegelijk wordt de dienstverlening steeds verder uitgebreid.

​Veel stock en snelle backorders

Het belangrijkste uitgangspunt voor TVH is de vaststelling dat zijn kernklanten, onafhankelijke herstellers van heftrucks en industriële voertuigen, zelf geen voorraad meer willen aanhouden op voorwaarde dat ze kunnen rekenen op een leverancier die de onderdelen snel en tegen een goede prijs kan opsturen. In dat geval heeft het voor hen geen meerwaarde meer om zelf in een voorraad aan wisselstukken te investeren. 
Kris Thermote: “De reden daarvoor is dat een kleine voorraad eigenlijk niet efficiënt is. Die moet beheerd worden, en dat kost geld. Tegelijk is de kans bijzonder groot dat je met die kleine voorraad de herstelling toch niet volledig kunt uitvoeren en toch nog extern moet gaan bij bestellen. Daarom houden wij een zeer grote voorraad aan onderdelen aan. Maar bij die stock zit ook een groot deel ‘dode voorraad’, onderdelen waar nauwelijks nog vraag naar is. Vaak gaat het om wisselstukken die een aantal jaren geleden zijn aangekocht en die nooit volledig werden opgebruikt, maar die voorraad ontstaat ook doordat we loten van onderdelen opkopen, bijvoorbeeld na een faillissement. We noemen het dan wel dode stock, maar toch kunnen we nog elke dag een 300-tal onderdelen uit die voorraad nemen en zo een klant gelukkig maken. Het is een principe in het bedrijf om nooit iets weg te gooien, want de kans bestaat dat vroeg of laat toch iemand het stuk kan gebruiken. We gaan ervan uit dat we op die manier ook meer verkopen van onze courante artikelen. Dat is heel moeilijk aan te tonen in de cijfers, maar ik ben ervan overtuigd dat het succes van het bedrijf ook mede daaraan te danken is.”

​Service komt voor kosten

Dat principe heeft wel een belangrijk nadeel. Die voorraad kost veel geld en dat weegt op het werkkapitaal van het bedrijf. Om de kosten te drukken, wordt de voorraad intussen op een zo klein mogelijke oppervlakte opgeslagen, vaak nog in oude magazijnen. Alle stukken worden wel netjes gelabeld en gaan dan soms met 30 SKU’s in één bak, waar ze dan later manueel moeten worden uitgezocht en opgehaald. TVH wil die dode voorraad steeds beter beheren en vermijden dat die te snel aangroeit. 

Wanneer een klant iets bestelt wat TVH niet op stock heeft, doet dat een alarm afgaan in het ERP-systeem en gaan de inkopers meteen op zoek naar het wisselstuk.
Kris Thermote: “Zo’n drie à vier procent van de orderlijnen kunnen we niet meteen uit voorraad leveren en dus moeten we zelf bijbestellen. Voor bijna alles kunnen we wel een bron vinden voor het wisselstuk, maar op dat moment moeten de inkopers ook een beslissing nemen over het aantal dat ze dan aankopen. Het is op dat moment dat de toekomstige voorraadniveaus worden bepaald en dat willen we verder verbeteren. Maar de kern van onze taak is nog steeds om het gezochte stuk te vinden en daarbij op te volgen op welke termijn wij erover kunnen beschikken. Die doorlooptijden controleren we nauwgezet omdat ze de basis vormen van onze belofte aan de klant. Als we de afgesproken datum dreigen te overschrijden, rapporteren we dat ook aan de klanten. Uiteindelijk dragen we de service het hoogst in het vaandel. De logistiek mag nooit de reden zijn dat we de verkoop moet afremmen.”

Ultramodern automatisch magazijn

Dat neemt niet weg dat TVH met zijn nieuwe investering niet alleen meer voorraad wil kunnen opslaan, maar tegelijk ook een kostenbesparing wil realiseren.
Kris Thermote: “We hebben TGW in de arm genomen om voor ons een nieuw automatisch magazijn met shuttles te ontwikkelen. Het gaat inderdaad om een zeer grote uitgave, maar de ROI is goed. Dankzij de automatisering zullen we voortaan meteen in de verzenddozen kunnen picken. Daardoor zal het aantal bewerkingen verminderen en op die manier zullen we een snellere doorstroom creëren. De performantie van de uitgaande stroom zal sterk verbeteren.” 

Voor TVH zat er ook niets anders op dan te investeren in een nieuw magazijn. De bestaande locatie is een amalgaam van miniloads, paternosters, legbordmagazijnen en andere opslagsystemen die allemaal door conveyors met elkaar verbonden zijn. 
Kris Thermote: “Het magazijn was aanvankelijk bedoeld voor de verwerking van 10.000 orderlijnen per dag. Door allerlei ingrepen en technische hulpmiddelen hebben we dat opgetrokken tot 30.000. Dat lukte met nieuwe pickstations bij de miniload, die volledige orders meteen verpakken en door miniloadkranen in te zetten als consolidators. En als we nog iets hadden kunnen doen om het volume nog verder op te drijven, dan hadden we dat zeker gedaan. Maar er zit echt niets anders op dan een nieuw hoogbouwmagazijn (27 meter) te bouwen en in de nieuwste technologie te investeren, zodat we voor jaren goed zitten. Die nieuwe installatie bevat heel veel principes die we nu al hanteren, maar dan nog groter en performanter.”

Opslaan in gestapelde bakken

Het shuttlemagazijn zal de bestaande bakken gebruiken die dubbeldiep in de lengte in de rekken komen te staan. De bakken hebben een hoogte van 10, 20 of 30 cm en kunnen worden opgedeeld in 8 vakjes waarin telkens andere SKU’s komen. Die bakken zullen ook gestapeld worden tot een maximale hoogte van 30 cm. “Daardoor verveelvoudigen we onze opslagcapaciteit in het shuttlemagazijn wat gezien de vele SKU’s geen overbodige luxe is”, meent Kris Thermote.

Die techniek van gestapelde bakken opslaan zou uniek zijn in ons land. Op die manier kan TVH 400.000 bakken in de hoogbouw stockeren. De nieuwe hal zal voor de helft gevuld zijn met de shuttle-installatie, de andere helft zal bestaan uit palletrekken. Die rekken dienen enerzijds om het automatisch magazijn aan te vullen, anderzijds zullen uit deze palletrekken ook de picks in grote aantallen komen. 
Kris Thermote: “Je mag niet vergeten dat we in Waregem niet alleen de orders van klanten behandelen, maar dat we ook als een hub functioneren voor onze eigen magazijnen in andere regio’s. Zij bestellen in veel grotere hoeveelheden dan onze individuele klanten en de orders voor de VS, Rusland, Zuid-Afrika en onze Aziatische en Australische vestigingen worden net zo goed hier behandeld. Wekelijks vertrekt hier een 40-voet container naar de vestiging in de Verenigde Staten.”

​Oude weverijen

Door de komst van de nieuwe installatie komt er heel wat capaciteit vrij in het oude magazijn. Daar zullen bijvoorbeeld de oude miniloads instaan om overstocks op te vangen. “We krijgen nu overal wat ruimte bij, maar gezien de stijgende volumes zal die binnenkort toch ook weer opgebruikt zijn. Tegelijk kunnen we een aantal verbeteringen doorvoeren in onze andere afdelingen, zoals de ‘goederen in’”, zegt Kris Thermote. 

Dankzij de uitbreiding krijgt ook de kittingafdeling extra ruimte en dus nieuwe groeimogelijkheden. Bij TVH staat de kittingafdeling intussen al in voor vijf verschillende activiteiten: de verzameling van componenten, pre-pack (herverpakken van aparte onderdelen tot een nieuw geheel), de mechanische kitting (bv. het monteren van een remsysteem), de elektrische kitting (bv. het monteren van kabelbomen) en ten slotte de elektronica-afdeling. 

Het nieuwe magazijn zal een grote vooruitgang betekenen voor de opslag en verwerking van de kleinere onderdelen. Bij TVH noemen ze dat de ‘conveyable’ stukken omdat ze in een bak kunnen en zo op de transportbanden doorheen het distributiecentrum worden vervoerd. Daarnaast heeft TVH echter ook een grote voorraad aan ‘non-conveyables’, gaande van radiatoren, grote wielen en vorken, over chauffeursstoelen en handpallettrucks tot en met hele cabines. Die worden in aparte magazijnen opgeslagen. Sommige kunnen met de hand worden behandeld, voor andere is een heftruck nodig. Maar ook die voorraad blijft groeien en daarom heeft TVH de laatste jaren nog bijkomende gebouwen vlakbij het hoofdkwartier in Waregem aangekocht. 
Kris Thermote: “Het gaat bijna altijd om oude weverijen. Zo hebben we een jaren geleden een oude vestiging van weverij Sofinal gekocht. Die heeft een kelder waar vroeger de tapijten werden opgerold maar die wij nu gebruiken voor de opslag van banden. We hebben zo een natuurlijke compartimentering die we nog hebben uitgerust met een schuimblusinstallatie.”

TVH beschikt nu over niet minder dan 143.000 vierkante meter magazijnruimte in Waregem en Gullegem samen.