Accurate voorraadinformatie maakt het verschil

Gyproc is een merk van Saint-Gobain Construction Products Belgium, een bedrijf uit de Franse groep Saint-Gobain. Gyproc is marktleider van innovatieve gipssystemen op basis van gipsplaten en pleisters. Op een grote site in de Antwerpse haven – in Kallo, op Linkeroever – gebeurt de productie van de bekende gipskartonplaten voor wanden en plafonds. Dezelfde site omvat een distributiecentrum van waaruit het bedrijf klanten belevert in de Benelux, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk: voornamelijk handelaars in bouwmaterialen, bouwondernemingen en doe-het-zelf-ketens. In Kallo heeft Saint-Gobain niet alleen gipskartonplaten op voorraad, maar ook tal van bouwpleisters die uit andere fabrieken afkomstig zijn, profielen en allerhande toebehoren, zoals gereedschap, voegproducten en schroeven voor de bevestiging van gipskartonplaten.  
 
Alles samen gaat het om een kleine duizend SKU’s: 150 verschillende artikels gipskartonplaten (in alle mogelijke maten en uitvoeringen) en zowat 800 andere producten. “Vooral in het platenmagazijn kan de complexiteit snel oplopen”, zegt Philip Truijen, Distribution Manager bij Saint-Gobain Construction Products Belgium, “bijvoorbeeld wanneer we platen uit de voorraad halen, ze op maat verzagen en daarna – als een ander product – opnieuw in het magazijn onderbrengen. Dat soort bewegingen was vroeger vaak moeilijk te volgen. Met alle gevolgen van dien: want zonder duidelijk zicht op de beschikbare voorraad, kun je de klant geen leverbetrouwbaarheid garanderen.”

Stapsgewijze digitalisering

Met dertig jaar dienst bij Gyproc weet Philip Truijen waarover hij spreekt. “Automatisering vormt de rode draad doorheen mijn loopbaan”, zegt hij. “Ik werkte vijftien jaar op de dienst onderhoud. Daarna stapte ik over naar de logistiek.” Eind de jaren negentig maakte Philip Truijen van op de eerste rij de implementatie van SAP mee. “Het traject ging van start bij finance, daarna volgden stap voor stap de andere bedrijfsprocessen.” In eerste instantie deed de implementatie niet veel meer dan de traditionele, papieren processen naar het pc-scherm verschuiven. “Er kwamen nog altijd prints en tikwerk bij kijken. Later volgde er meer integratie, verdere verfijning van de processen en slimmer gebruik van de beschikbare data.” Nog later kwamen de rapporten, op basis van die data.  
 
“Dat was een belangrijke doorbraak”, zegt Philip Truijen. “Rapporten zaten niet langer weggestopt, ergens in een map in een kast. De beschikbaarheid van rapporten zorgde voor meer inzicht, wat ons toeliet om de processen verder te optimaliseren – en zo ook te ondersteunen met de ERP-omgeving.” Interessant om weten is dat het bedrijf doorheen dat hele traject twee keer van eigenaar veranderde. Gyproc was in 1957 opgericht als een samenwerking tussen het Belgische Etex (toen nog Eternit) en de Britse partner British Plaster Board. In 2002 namen de Britten de aandelen van Etex over. Twee jaar later verkochten ze Gyproc aan het Franse Saint-Gobain.

Betrouwbare voorraadinformatie

Na de overname door Saint-Gobain volgde een optimaliseringsronde. “Samen met de andere productievestigingen hebben we bekeken hoe we konden samenwerken en synergieën creëren rond de productie en logistiek van bouwmaterialen”, vertelt Philip Truijen. “We stelden daarbij vast dat onze markt snel verandert. Handelaars in bouwmaterialen en doe-het-zelf-ketens vragen ons almaar meer en almaar sneller data ter beschikking te stellen.” Gyproc bouwde daar in eerste instantie zelf een toepassing voor, maar liep al snel tegen de limieten van die oplossing aan. De beschikbaarheid van voorraadinformatie bleek daarbij de bepalende factor.  
 
“Om mee te kunnen draaien in de digitale wereld, moeten we op correcte voorraaddata kunnen steunen.” Anders gezegd: met een performant WMS staat of valt het hele model. “Wanneer een klant een bestelling plaatst, moeten we meteen – in real time – en met honderd procent zekerheid kunnen zeggen welke voorraad er van het gevraagde product beschikbaar is.” Met name het realtime-aspect is belangrijk. Anders kan het gebeuren dat een product nog op voorraad was wanneer de klant de bestelling plaatste, maar toch niet meer beschikbaar bleek bij de picking van de bestelling. “Daarin zit de grote uitdaging”, zegt Philip Truijen. “We beleveren onze klanten op dagelijkse basis. Ze rekenen erop dat ze de bestelde producten de volgende dag ook daadwerkelijk ontvangen, want zelf hebben ze nauwelijks nog voorraad in huis.”

Meeliften op ervaring

Omdat Saint-Gobain ervoor koos zijn IT-omgeving op SAP te standaardiseren, onderzocht Gyproc in eerste plaats of er in die hoek een WMS-oplossing te vinden was. De ondersteuning van SAP Warehouse Management houdt echter op termijn op, waardoor de toepassing onvoldoende toekomstperspectief bood. Het bedrijf zag meer potentieel in SAP Extended Warehouse Management, maar haakte af toen bleek dat die oplossing een extra schil legt op de bestaande SAP-omgeving, wat Gyproc deed vrezen voor te complexe interfacing. Het bedrijf besliste daarom ook buiten het SAP-universum naar mogelijke oplossingen te kijken.  
 
“Uiteindelijk gingen we de markt op om vast te stellen dat er twee types leveranciers bestaan”, zegt Philip Truijen. “Er zijn kleine spelers die betaalbaarheid koppelen aan een grote flexibiliteit. Bij hen misten we vooral de bredere visie.” Gyproc had daarbij het gevoel dat het de oplossing grotendeels zelf moest bedenken, wat op termijn een rem op de verdere ontwikkeling van de toepassing zou vormen. “Het tweede type leverancier bevindt zich in een hoger prijssegment, maar blijft significant goedkoper dan de grote, mondiale spelers. Het zijn bedrijven die meer de focus leggen op de processen. Als klant moet je niet telkens weer het wiel opnieuw uitvinden. Je kunt meeliften op de ervaring die de leverancier bij eerdere, vergelijkbare projecten opdeed.”

Vertrouwen en nabijheid

Gyproc onderzocht nauwgezet de oplossingen van drie ‘kleinere’ en ‘iets grotere’ leveranciers. “We speelden heel even met het idee om met een kleine oplossing te beginnen en dan na een jaar of drie op een groter traject over te stappen”, zegt Philip Truijen. “Gelukkig zagen we in dat we de hele oefening dan twee keer hadden moeten doorlopen, onder meer op het vlak van opleiding. Uiteindelijk hebben we iets meer tijd genomen, om zo direct de juiste beslissing te nemen.” De keuze van Gyproc viel daarbij op Astro WMS van het Nederlandse Consafe Logistics. “We zagen onder meer wat dat bedrijf bij een grote Zweedse meubelretailer had gerealiseerd”, zegt Philip Truijen. “Dat gaf vertrouwen. Ook de nabijheid van het kantoor van Consafe in Breda vormde een extra troef, omdat we het WMS-project sowieso eerst in de Benelux wilden opzetten. De verwachting is dat op termijn ook takken van Saint-Gobain Construction Products in andere landen op Astro WMS overstappen.” 
 
Gyproc startte het traject met vijf key users, maar begreep al snel dat het essentieel was om alle partijen uit de processen bij de go-live te betrekken: van de aanvoer van grondstoffen, over productie, tot outbound logistiek. “We gingen live met Astro WMS, maar liepen eerst nog een tijdje dubbel – dus met de papieren documenten bij de hand”, vertelt Philip Truijen. “Alles ging vrij goed tot een cyberaanval roet in het eten gooide.” In juni 2017 werd Saint-Gobain – net als heel wat andere grote bedrijven – het slachtoffer van een aanval met de ransomware Petya. Die maakte het hele bedrijfsnetwerk in één klap onbruikbaar. “Op een paar uur tijd slaagden we erin de activiteiten in Kallo te hervatten, door terug te grijpen naar onze oude manier van werken, met papier en spreadsheets.” Gyproc omzeilde het probleem van de cyberaanval door een handvol nieuwe laptops aan te kopen en over een gewone internetverbinding – los van het bedrijfsnetwerk – via Google Drive en Gmail informatie uit te wisselen met collega’s, leveranciers en klanten.

Tweede keer, goede keer

Twee weken later was het bedrijfsnetwerk weer operationeel. “Om een accuraat zicht te krijgen op de voorraad hebben we toen met zestig medewerkers een heel weekend gewerkt. We hebben alle producten uit het magazijn gehaald, gelabeld, gescand en teruggeplaatst.” Daarbij bleek dat een aantal van de processen van Gyproc in Astro WMS wat bijsturing nodig hadden. “Ook daar hebben we de tijd voor genomen”, legt Philip Truijen uit. “In nauwe samenwerking met de specialisten van Consafe Logistics hebben we alles een tweede keer tegen het licht gehouden, waar nodig aangepast en hertekend om dan een tweede keer live te gaan.” 
 
Gyproc en Consafe Logistics kozen bij die tweede oefening voor een andere aanpak. “In de aanloop naar de eerste go-live hebben we te veel compromissen gesloten”, blikt Philip Truijen terug. “Er was bij heel wat medewerkers een grote emotionele betrokkenheid, wat het moeilijk maakte rechtlijnige beslissingen te nemen zonder te verzanden in oeverloze discussies. De tweede keer hebben we die fout niet meer gemaakt. We hebben een stuurgroep aangesteld die de bevoegdheid had om de moeilijkste knopen door te hakken. Dat was een groot voordeel, omdat de stuurgroep zich puur rationeel kon opstellen.” De tweede go-live – ondersteund met de nodige opleiding en voldoende aandacht voor de change management bij de 120 eindgebruikers – bleek meteen ook de goede. Concreet draait de implementatie in een datacenter van Saint-Gobain in Parijs, ontdubbeld op een tweede locatie. Ook de verbinding tussen de datacenters en de site in Kallo is redundant uitgewerkt. De integratie tussen SAP en Astro WMS verloopt via middleware van IBM.

Meer efficiëntie, minder fouten

Vandaag – ruim een jaar na de implementatie – leest Gyproc de resultaten van de hele oefening onder meer af uit de verhoogde productie-efficiëntie, de kortere doorlooptijden van de logistieke processen en de verlaagde foutenlast. Van de scanning van inkomende goederen tot de picking van bestellingen: het WMS stuurt de logistieke stroom aan en zorgt op ieder moment voor de juiste informatie. “Tot de financiële crisis van 2008 draaide de fabriek in Kallo zeven dagen per week. Door de crisis moesten we onze capaciteit terugbrengen tot een vijfdaagse werkweek. Intussen groeien we weer. Het doel is stap voor stap weer naar een volcontinu regime te gaan, waarbij we zo veel mogelijk dezelfde logistieke omkadering behouden. Om de toename van het werk met hetzelfde team aan te kunnen, moeten we sneller picken, sneller laden, enzovoort.” Het gebruik van Astro WMS speelt daarbij een essentiële rol. “Sinds de komst van het WMS-pakket hebben we al een extra shift toegevoegd in productie. Die extra activiteit wist het bestaande logistieke team zonder probleem op te vangen.” 
 
Ook de beschikbaarheid van correcte voorraadinformatie – het uitgangspunt van het hele project – blijkt spectaculair gestegen. “Voorheen haalden we een stock accuracy van hooguit 60%”, zegt Philip Truijen. “Sinds de implementatie van Astro WMS is dat cijfer gestegen tot 94% voor de gipskartonplaten en tot 98,5 à 99% voor de andere handelsgoederen.” Dankzij die cijfers kunnen klanten erop vertrouwen dat de voorraadinformatie die ze raadplegen wanneer ze een bestelling plaatsen effectief correct is, wat hen toelaat hun beloftes aan hun eindklanten waar te maken. “Zodra we ontvangen goederen gescand hebben, is de voorraadinformatie beschikbaar in Astro WMS. De verkopers van de binnendienst hoeven dus niet te wachten tot die informatie in SAP verschijnt om ze aan een bestelling te kunnen toewijzen.”

Inspelen op opportuniteiten

De verwachting is trouwens dat het belang van correcte voorraadinformatie de komende jaren alleen maar zal toenemen. De bouwsector evolueert snel. Er is een algemeen gebrek aan ervaren stielmannen, waardoor bouwbedrijven almaar vaker kiezen voor pakketten op maat en prefaboplossingen. Gyproc speelt daar onder meer op in met kant-en-klare, op maat gemaakte werkpakketten en prefabwanden uit gipskartonplaten. “Zo’n pakket bestaat uit een grote hoeveelheid onderdelen, vaak kleine stukjes, op maat afgewerkt”, besluit Philip Truijen. “Een performant WMS-pakket is onmisbaar om dat efficiënt te beheren.” Anders gezegd: het voorbeeld geeft aan hoe het gebruik van Astro WMS Gyproc helpt om op opportuniteiten in te spelen.