Welk WMS ondervangt uw complexiteit?

De tijd dat je logistieke processen uitdacht waar je tien jaar weg mee kon, ligt al lang achter ons. De druk van de markt, vlug veranderende assortimenten en snelle technologische evoluties dwingen bedrijven ertoe hun magazijnprocessen continu onder de loep te houden. “Met behulp van de Warehouse Maturity Scan die ik heb ontwikkeld, evalueer ik al acht jaar het gebruik van best practices. Daaruit blijkt dat het vermogen om continu te verbeteren vandaag zelfs het belangrijkste verschil vormt tussen zeer performante magazijnen en diegene die achterop hinken”, stelt Jeroen van den Berg.

Standaard of eigen ontwikkeling?

Als continue optimalisering het toverwoord is binnen het magazijn, dan vraagt dat om een zeer flexibel warehouse management systeem. Veel bedrijven zitten met een systeem dat een aantal jaar goed functioneert maar dan lastig aanpasbaar blijkt aan de nieuwe ontwikkelingen. 

Helaas, wie denkt dat hij in dit artikel een eenduidig antwoord zal vinden, is eraan voor de moeite. Zelfs topbedrijven bewijzen dat ze met heel uiteenlopende keuzes toch zeer performant kunnen zijn. 
Jeroen van den Berg: “Twee uitersten op dat vlak zijn Ikea en Amazon, twee bedrijven die het allebei niet onaardig doen. Terwijl Ikea resoluut de kaart van standaardisatie heeft getrokken, baant Amazon zich op zeer eigenzinnige wijze een weg naar de optimale manier van werken.”

De filosofie van beide bedrijven weerspiegelt zich in de software die ze gebruiken. Ikea heeft als voorstander van standaardisatie zijn 48 distributiecentra in 17 landen uitgerust met het WMS Astro van Consafe Logistics. Ieder half jaar stappen alle dc’s over naar de nieuwste versie van het WMS. Dat vraagt discipline: naar eigen zeggen besteedt Ikea maar liefst 2.500 uur aan elke upgrade. Met als resultaat dat de software in alle dc’s up to date en beheersbaar blijft. 

Amazon daarentegen koos ervoor zijn WMS zelf te ontwikkelen. Daardoor steken in het Amazon WMS een aantal slimmigheden die je niet in een doorsnee pakket vindt. Het spreekt voor zich dat Amazon veel geld en energie in het eigen systeem stopt. Anderzijds is de e-commercegigant nu wel in staat zeer snel nieuwe optimaliseringsslagen in zijn systeem te stoppen, zonder afhankelijk te zijn van een softwareleverancier.

Twee best practices dus, die aantonen dat we zowel met een standaardpakket als met zelf ontwikkelde software perfect overeind kunnen blijven in deze veeleisende wereld. Ook Jeroen van den Berg is ervan overtuigd dat het mogelijk is beide paden met succes te bewandelen, al moeten we vooraf goed stilstaan bij onze keuzes. “Voor een eigen ontwikkeling kun je kiezen als je – net als Amazon – heel snel moet innoveren. Als je gewoon niet kan of wil wachten tot je softwareleverancier je te hulp schiet. Maar dan moet je wel de kennis in huis hebben en houden om de ontwikkelingen op de voet te volgen. Continu analyses uitvoeren, zaken uitproberen, goede keuzes snel opschalen: het moet je in de genen zitten”, legt hij uit. “De Nederlandse webwinkel bol.com, die veel vergelijkingspunten met Amazon vertoont, heeft binnen zijn eigen nieuwe fulfilmentcenter niet gekozen voor een eigen ontwikkeling, maar voor een standaardpakket, met name Reflex WMS van de Franse leverancier Hardis. Het bedrijf koos evenmin voor de gemakkelijkheidsoplossing, zijnde het pakket van fulfilmentpartner Docdata, die ook in de nieuwe operaties actief blijft. Het maatwerk aan het WMS bouwt bol.com overigens wel in eigen beheer.”

In elk geval is het raadzaam om niet te snel een eigen oplossing te ontwikkelen. “Vroeger kozen bedrijven daar soms voor omdat ze geen ‘passend’ pakket konden vinden. Maar tegenwoordig is de keuze aan standaardpakketten zo groot dat die vrees doorgaans ongegrond is”, legt Jeroen van den Berg uit. “Bovendien kun je met behulp van parameters, business rule engines en workflow tools zeer uiteenlopende werkwijzen en besturingsregels inrichten. Zo kan je systeemveranderingen binnen je omgeving vlotter volgen. Een ander voordeel is dat er geregeld een nieuwe versie passeert, die je in staat stelt technisch en functioneel up to date te blijven.”

Hoe we het ook draaien of keren, meestal vraagt de keuze voor een standaardpakket de bereidheid om onze processen aan de mogelijkheden van het pakket aan te passen. “Het kan best gebeuren dat niet alles wat op je verlanglijstje staat in het pakket zit. Dan moet je ofwel toegevingen doen ofwel maatwerk aan het pakket toevoegen. Op dat moment gaat het helaas vaak mis”, waarschuwt Jeroen van den Berg. “Meestal willen bedrijven geen toegevingen doen. Op dat moment beslissen ze om aan het pakket allerlei maatwerk te breien. Vanwege de inspanningen om het maatwerk telkens weer aan nieuwe softwareversies te knopen, laten bedrijven alle upgrades – met spijt in het hart – aan zich voorbij gaan. Zulke bedrijven zitten ‘stuck in the middle’: ze profiteren noch van de troeven van een standaardpakket noch van de voordelen van de eigen ontwikkeling.”

​Uitkijken voor knelpunten

Om niet in die val te trappen, wijst Jeroen van den Berg op een aantal specifieke struikelblokken waarop we tijdens een implementatie kunnen stoten. 

​Bad practices

Het is best mogelijk dat sommige van de processen die we tot de implementatie hanteerden, achterhaald zijn. Het is dan ook verstandig voor de implementatie kritisch onze eigen processen te bekijken en ze te vergelijken met de mogelijkheden van het pakket. De kans is reëel dat het alternatieve proces beter is, aangezien de huidige pakketten de ‘best practices’ van veel verschillende magazijnen bundelen.

Unhappy flow

We moeten in de eerste plaats de ‘happy flow’ ondersteunen: de processen zoals die doorgaans verlopen, als alles gewoon goed gaat. Daarnaast is er de ‘unhappy flow’, met de uitzonderingen en problemen die zich slechts af en toe voordoen. Belangrijk is maatwerk voor die unhappy flow te mijden. Die unhappy flow kunnen we best door het WMS laten ondersteunen, maar dat hoeft niet helemaal optimaal te zijn. Beter is het onze energie te stoppen in het voorkomen van zulke uitzonderingen. Slimme algoritmes bedenken om een probleem op te vangen is leuk, maar het is nog beter ze gewoon te vermijden.

Touchpoints

Een WMS is geen alleenstaand gegeven. Het communiceert continu met de eigen bedrijfssoftware en systemen van andere partijen in de keten. Aangezien de informatie van die partijen anders gestructureerd is, zijn vaak heel wat aanpassingen nodig om de communicatie begrijpelijk te houden. Verstandig is om voor die vertalingen op een integratieplatform te vertrouwen. Zo’n platform vertaalt binnenkomende en vertrekkende partijen naar het formaat van de systemen in kwestie. Voordeel is dat het WMS op zijn eigen manier kan blijven communiceren en geen maatwerk nodig is. Willen we meer intelligentie aan het systeem toevoegen, dan kunnen we daarbovenop kiezen voor een order management systeem. Dat zal bijvoorbeeld een beter zicht bieden op de locatie van voorraden en de mogelijke routes naar de klant uitstippelen.

​Specials

De processen die écht uniek en onmisbaar voor ons bedrijf zijn, moeten we wel goed door het WMS laten ondersteunen. Voor die onderdelen is het raadzaam maatwerk te laten bouwen, als dat toegevoegde waarde biedt. “Amazon, bijvoorbeeld, hanteert heel complexe processen met allerlei combinaties die eerder ongebruikelijk zijn in een magazijn. Heb je net als Amazon heel veel specials, dan denk je misschien toch beter in de richting van een eigen ontwikkeling. Zijn er dat maar weinig, dan volstaat wat maatwerk bovenop het standaardpakket”, verduidelijkt Jeroen van den Berg.

Flexibiliteit primeert

Als we rekening houden met bovenstaande aandachtspunten, dan is in veruit de meeste gevallen een standaardpakket de meest aangewezen keuze. “Dat staaft een onderzoek dat ik heb gedaan naar WMS-gebruik onder grote dienstverleners. Zij stappen niet enkel af van verouderde WMS-pakketten met veel maatwerk, maar ook van eigen ontwikkelingen. Als reden daarvoor halen ze de tijd en moeite aan die zulke oplossingen vragen”, aldus Jeroen van den Berg. “Bijvoorbeeld het bekende CB Logistics, dat van oudsher alleen een eigen ontwikkeling gebruikte voor alle bedrijfsprocessen, heeft beslist over te schakelen naar een standaard WMS. Zij hadden wel het voordeel dat de architectuur van hun zelf ontwikkelde IT zeer systematisch was opgebouwd, zodat ze er bij wijze van spreken gewoon enkele functionele blokken konden uithalen en het WMS in de plaats zetten. Als je IT-architectuur tot een ingewikkeld kluwen is geëvolueerd, wordt dat veel lastiger.”

Volgens Jeroen van den Berg beantwoorden de meeste moderne pakketten tegenwoordig aan de eisen omtrent een hogere flexibiliteit. “Zo haken de huidige pakketten in op de evolutie van batchgewijs naar steeds meer realtime picken. Vijf jaar geleden werd er voornamelijk met pickwaves gewerkt, waarbij achtereenvolgens pakweg voor verschillende landen werd gepickt. Met de komst van e-commerce is het logisch dat orders veel meer door elkaar beginnen te lopen. Dat vraagt een heel ander soort logica in de pakketten”, zo klinkt het. “Waar ik wel menig pakket mee zie worstelen, is de optimale samenstelling van de orders die ze samennemen in een pickronde. Ook wat betreft de volumeberekening van dozen staat niet elk pakket even ver. Het spreekt voor zich dat leveranciers met ervaring op het vlak van e-commerce hier al het meest over nagedacht zullen hebben.”

Traditioneel of vernieuwend?

Als we kiezen voor een standaardpakket, is het sowieso raadzaam om vooraf goed te onderzoeken welk pakket het best bij ons magazijn past. “Enerzijds kun je kiezen voor een traditioneel pakket, dat bulkt van de functionaliteit. Omdat die pakketten zich al bewezen hebben, hebben de meeste bedrijven nog steeds de neiging voor zo’n pakket te kiezen”, weet Jeroen van den Berg. “De meer moderne oplossingen zijn vooralsnog beperkter qua functionaliteit, maar wel flexibeler. Moderne systemen zijn dan ook gemakkelijker te koppelen. Ik verwacht ook dat er add-ons komen voor speciale functies die je als apps kunt downloaden en aan je WMS kunt knopen.”

Op het vlak van flexibiliteit heeft software in de cloud volgens Jeroen van den Berg een streepje voor, aangezien die heel vlot te implementeren en te beheren is: “Heel veel bedrijven zijn aarzelen nog om hun WMS aan de cloud toe te vertrouwen. Zelfs WMS-leveranciers staan er soms nog weigerachtig tegenover, maar vroeg of laat zullen we toch in die richting evolueren. Consumenten kunnen er intussen perfect mee leven dat hun applicaties in de cloud werken. De businessmarkt loopt op dat vlak nog achter, zeker als het om warehouse management systemen gaat. ”

Inspelend op die flexibiliteit zien we ook de implementatiemethoden evolueren. Binnen het traditionele plan van aanpak wordt meteen de hele oplossing tot in detail uitgewerkt. Daarna volgt een lang implementatietraject waarbij we pas veel later zien wat we oorspronkelijk hadden bedacht. 
Jeroen van den Berg: “Als je via de moderne scrummethodologie werkt, zie je veel sneller resultaat. Je vertrekt weliswaar van een totaalbeeld, maar dan lever je telkens na enkele weken een nieuw stukje op. Zo merk je veel sneller evolutie, kunnen de medewerkers wennen aan de nieuwe manier van werken én kun je tijdig bijsturen. Gezien de voordelen van de methodologie, wint die momenteel sterk aan populariteit.”

​Efficiënte oriëntatie

Wie net voor een pakketselectie staat, geeft Jeroen van den Berg nog enkele tips mee: “Bezoek andere bedrijven en nodig ze ook bij jou over de vloer uit. Uiteraard is kopiëren taboe, maar je kunt er wel heel veel uit leren. Vraag aan sectorgenoten welk pakket zij gebruiken. Sta ook open voor kritiek. Ga niet gelijk in de verdediging, want meestal schuilt er wel een kern van waarheid in het commentaar. Om je in de markt te oriënteren, kan bijvoorbeeld een bezoek aan www.warehouse-logistics.com, waar je circa 100 WMS-pakketten terugvindt, zinvol zijn.”

Wat de eigenlijke selectie betreft, adviseert Jeroen van den Berg tot slot om heel goed te beschrijven wat we willen: “Liefst niet in de vorm van een vragenlijst, maar wel in een beschrijving van je proces. Schrijf stap voor stap op wat er allemaal in je magazijn gebeurt. In een paar dagen heb je dat netjes uitgewerkt. Daarnaast kun je ook het proces van je dromen toevoegen en de dingen waar je tegenaan loopt. Op die manier krijgen leveranciers een veel beter beeld van je eisen dan via een standaard vragenlijst. Stelt de leverancier een demo voor, vraag er dan een die op jouw processen is geënt, bijvoorbeeld rond werkpunten in je magazijn. Als je op die manier snel op dezelfde golflengte kunt komen, dan vormt dat al meteen een goede basis voor een geslaagd partnership.”