Welgemikte strategische sourcing

Het was de Amerikaanse Arizona State University die in 1991 de Best Value methodologie ontwikkelde. In Europa legde de Nederlandse Best Value Group er als eerste de focus op. Die organisatie heeft er ook voor gezorgd dat de methodologie aansluit op de Europese context en wetgeving, wat vooral bij openbare aanbestedingen van belang is.

“Samen met de Best Value Group hebben Deloitte en Deloitte Legal dit jaar het Centre of Excellence opgericht in België”, vertelt Joris Bulens. “Dat zal zijn schouders zetten onder de uitrol van de methodologie in onze contreien. Terwijl Deloitte de rol opneemt van gecertificeerde strategische adviespartner, biedt Best Value Group ondersteuning bij projecten en trainingen. Zo willen we bedrijven op de best mogelijke manier met de methodologie laten kennismaken.”

Doelen in plaats van specificaties

Op het eerste gezicht lijkt de Best Value methodologie op de gebruikelijke manier waarop bedrijven hun strategische leveranciers selecteren. Toch zijn er een aantal cruciale verschillen, zo bleek tijdens een webinar over de Best Value methodologie, dat werd georganiseerd in samenwerking met PICS Belgium.

Om een en ander te verduidelijken, maakt Jeroen van de Rijt de vergelijking met de keuze van een gids wanneer je pakweg de Mount Everest wil beklimmen. “Die kun je ook op verschillende manieren selecteren”, begint hij. “Je kunt googelen en bestuderen hoe je dat aanpakt, om vervolgens de specificaties voor de tocht uit te schrijven. Vervolgens kun je uit de gidsen die aan die specificaties voldoen, de goedkoopste selecteren. De kans is wel groot dat op die manier niet de beste gids uit de bus komt. Beter is het enkele doelen te formuleren. Bijvoorbeeld dat het belangrijk is om heelhuids de top te bereiken én terug thuis te raken. Misschien wil je ook dat de tocht niet al te moeilijk is, dat het plezant blijft. En wellicht heb je ook een maximale duur voor ogen. Die functionele vereisten moet de gids kunnen invullen. Hoe hij die doelen bereikt, is minder belangrijk. Zo is de kans niet alleen groter dat de beste gids uiteindelijk naar voren komt, hij zal ook beter begrijpen wat je precies van hem verwacht.”

“Bovendien laat het hem toe meer ‘out of the box’ te denken. Zo kan hij routes voorstellen waar je zelf niet aan gedacht had, maar waardoor de tocht bijvoorbeeld veiliger en sneller wordt”, vult Joris Bulens aan. “Het stimuleert de leverancier ook om meer innovatie in zijn oplossingen te verweven, een eigenschap die in de relatie met leveranciers steeds belangrijker wordt.”

Dat is meteen ook de essentie van de Best Value methodologie.
Jeroen van de Rijt: “De methodologie biedt de leverancier de vrijheid om de doelen te verwezenlijken op zijn manier. Aangezien hij de expert ter zake is, zal dat doorgaans ook het beste resultaat opleveren. Vandaag zeggen veel bedrijven wel dat ze leveranciers die vrijheid geven, maar door hun manier van selecteren duwen ze hen toch in een bepaalde richting. Zo schrijven ze vaak minimale vereisten voor, waarna leveranciers uiteraard zullen aangeven dat ze aan die vereisten voldoen. Dat maakt het erg moeilijk om leveranciers goed van elkaar te onderscheiden. Onze ervaring is dat hoe meer je specificeert, hoe meer je dicteert en hoe lastiger het wordt om goed te selecteren.”

“Algemene doelen stellen, helpt ook om minder in silo’s te denken”, voegt Joris Bulens eraan toe. “Bij traditionele leveranciersselecties merken we al te vaak dat per silo specificaties worden opgesteld die niet op elkaar zijn afgestemd. Dat kan wel eens onaangename verrassingen opleveren.”

Stappen in de methodologie

Hoe de Best Value methodologie werkt, verduidelijkt Jeroen van de Rijt aan de hand van de verschillende stappen tijdens het selectietraject. Dat zijn met name de voorbereidingsfase, de selectiefase, de clarificatiefase en de fase van uitvoering.

Om te beginnen moet het bedrijf de juiste doelen in kaart krijgen. Dat gebeurt aan de hand van workshops. Door verschillende wegingsfactoren te hanteren, kun je aan bepaalde doelen meer of minder gewicht geven. Om het project te definiëren, wordt een Best Value assessment raamwerk gehanteerd. Het interne projectteam moet ook getraind worden om de methodologie op de juiste manier te kunnen toepassen.
J. van de Rijt: “In deze fase is het ook belangrijk dat je kandidaat-leveranciers duidelijk maakt dat deze werkwijze verschilt van de normale manier van werken. Dat ze geen specifieke instructies zullen krijgen, maar vooral goed zullen moeten begrijpen wat de probleemstelling is. Alleen dan zal een leverancier een passend voorstel kunnen formuleren. Voor de RFP (Request for Proposal) gebruikt de methodologie ook een specifieke template.”

Als de RFP eenmaal de deur uit is, volgt de selectiefase.
J. van de Rijt: “De leverancier moet duidelijk neerschrijven hoe hij de nodige performantie zal realiseren. Verder wordt gepolst naar de risico’s die de leverancier zelf ziet. Daarbij moet hij niet enkel de risico’s noteren waarover hij zelf controle heeft, maar ook de risico’s daarbuiten. Als we terugkomen op het voorbeeld van de gids, dan denken we bijvoorbeeld aan het weer of de fitheid van de deelnemers aan de tocht. Op die manier kun je als bedrijf nagaan of de leverancier in staat is risico’s buiten zijn comfortzone te zien en te mitigeren. Verder wordt gevraagd naar zaken die extra waarde kunnen toevoegen en uiteraard ook naar de prijs.”

Belangrijk bij die selectie is wel dat de leveranciers slechts zes à acht A4’tjes krijgen om dat alles op papier te zetten. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om eerder bescheiden of zeer grote projecten. “Als je je als organisatie niet pakweg vijf keer door honderden pagina’s hoeft te worstelen, kan de selectie vrij snel gebeuren. Bovendien brengt dat ook een pak minder transactiekosten met zich mee, zowel voor jezelf als voor de kandidaat-leveranciers. Dat is meteen ook een belangrijk voordeel van de methodologie”, aldus Jeroen van de Rijt. “Het komt misschien beangstigend over om leveranciers op basis van zo weinig documentatie te selecteren, maar we zijn ervan overtuigd dat je door de robuustheid van de methodologie zo toch tot de beste keuze kunt komen.”

Met de leverancier die in de selectiefase het sterkst naar voren komt, ga je vervolgens naar de clarificatiefase. De andere leveranciers worden naar de ‘wachtkamer’ verwezen.
J. van Rijt: “Die ene leverancier laat je dan een lijviger document maken waarbij hij in detail uitlegt wat zijn plan is, hoe hij dat wil bereiken en welke KPI’s (key performance indicators) en SLA’s (service level agreements) hij wil gebruiken. Dat kan dan wel een document van pakweg vijftig pagina’s zijn.”
Op basis van die clarificatie volgt een ‘go’ of een ‘no go’. “Zelf werk ik al bijna vijftien jaar met de methodologie en het gebeurt maar zelden dat we in dit stadium vaststellen dat we toch niet de juiste keuze hebben gemaakt. Is dat het geval, dan moet je terugkeren naar de leveranciers die in de wachtkamer zitten.”
 
Tot slot volgt de executiefase, waarbij het project op gezette tijden wordt geëvalueerd en de nodige nacalculaties plaatsvinden op basis van de rapportages. Daarnaast zijn er ook wekelijkse risicorapportages. De projectstatistieken die daaruit voortvloeien, kunnen dienen voor volgende projecten. “Uiteraard kan de leverancier van je keuze ook met deze methodologie steken laten vallen”, geeft Jeroen van de Rijt toe. “Maar je zal hem wel beter aansprakelijk kunnen stellen als hij bepaalde doelen uiteindelijk niet bereikt. En natuurlijk moet je ook je hand in eigen boezem durven te steken als (een deel van) de oorzaak bij jou ligt.”

Breed toepassingsgebied

Volgens Joris Bulens kan deze inkoopmethodologie in uiteenlopende sectoren worden gebruikt. Bovendien is ze geschikt voor bedrijven van verschillende groottes. “Vaak ontzien iets kleinere bedrijven het zich om leveranciers te selecteren op basis van uitvoerige – en dus tijdsintensieve en dure – processen. Uiteraard zal de introductie van de methodologie wat begeleiding vragen, maar als je ze eenmaal in de vingers hebt, zul je door de snelle selectieprocedure vlugger te werk kunnen gaan. In dat opzicht is de Best Value methodologie een ‘light’ en dus erg toegankelijk proces.”
TC