Welgemikte optimalisering door de supply chain

De laatste jaren hebben tal van evoluties ervoor gezorgd dat het er niet eenvoudiger op wordt om als onderneming performant en winstgevend te blijven. Denken we maar aan de toenemende digitalisering, de steeds hogere klantenverwachtingen, de opkomst van Internet of Things & machine learning, de uitdagingen rond e-commerce, enzovoort. Het ziet er ook niet meteen naar uit dat het aantal uitdagingen in de toekomst zullen verminderen, integendeel.

Al die evoluties volgt Ordina op de voet. In Nederland is het bedrijf al sinds de jaren ’70 actief, midden de jaren ’80 deed de organisatie ook haar intrede in België en Luxemburg. Beide organisaties samen stellen intussen zo’n 3.000 mensen tewerk. “Die jarenlange ervaring heeft ons de kans gegeven om mee te groeien met de veranderende behoeften. We hebben ook expertise opgebouwd in uiteenlopende sectoren, zoals de industrie en logistieke dienstverlening, maar ook de zorg- en de overheidssector”, aldus Lieven Verhaevert.
“Hoewel we gegroeid zijn vanuit het operationele luik, wordt onze rol als adviserende partner steeds groter”, vervolgt hij. “Steeds vaker krijgen we de vraag van CEO’s om van gedachten te wisselen. Dat doen we onder de noemer ‘executive advisory’. Via ‘value discovery’ kunnen we vervolgens uitzoeken waar het grootste verbeterpotentieel precies schuilt. Goede ideeën werken we uit en implementeren we binnen het kader van de ‘value realization’. Onder de noemer ‘value assurance’ garanderen wij ook de ondersteuning en de verdere optimalisering achteraf. Zeker voor onze business unit Supply Chain Optimization is die end-to-end-benadering een grote troef, aangezien dat een van de entiteiten is die het meest wordt geconfronteerd met de groeiende complexiteit van bedrijfsomgevingen.”

De drie luiken van de supply chain entiteit

Binnen de organisatie is de business unit Supply Chain Optimization verantwoordelijk voor het aanpakken van diverse supply chain-gerelateerde struikelblokken binnen bedrijven. Deze business unit concentreert zich op drie verschillende domeinen.

Oog voor planning in brede zin van het woord

Om te beginnen ontwerpt en ontwikkelt dit team oplossingen om de steeds complexer wordende planningsprocessen van bedrijven te verbeteren.
Wouter Tielemans: “Voor alle duidelijkheid, hierbij werken we samen met verschillende softwareaanbieders . Uiteraard hebben we wel heel wat IT-specialisten in huis om oplossingen helemaal op de noden van klanten te laten aansluiten. Op basis van best practices hebben we ook een aantal oplossingen die we als template voor projecten gebruiken. Dat laat toe om sneller tot zichtbare resultaten te komen. Als het op planningsproblematiek aankomt, gaan we ook heel breed: S&OP, supply chain planning, productieplanning, logistieke planning en personeelsplanning.”

Wat dit luik betreft, benadrukt Wouter Tielemans de meerwaarde van continuous improvement: “Vandaag volstaat het niet meer om een planningssysteem te implementeren en dat vervolgens jaren niet meer in vraag te stellen. Aangezien bedrijfsprocessen heel snel veranderen, moet je planningssysteem mee kunnen evolueren. Zo moeten bedrijven zich geregeld afvragen of de software de strategie nog ondersteunt en op hun toekomstvisie is afgestemd. Daarom implementeren wij niet alleen nieuwe planningssystemen, we bestuderen ook bestaande software met het oog op mogelijke verbeterpunten. Een belangrijke tool daarbij is de Ordina APS Value Scan, die ons toelaat pijnpunten bloot te leggen en concrete verbetervoorstellen te realiseren.”

Een groots project waar Ordina zijn kunnen toonde, werd voor een grote postale operator uitgevoerd. “Dat bedrijf heeft ons gevraagd om alle post- en pakjes volumes die door dat distributienetwerk gaan per uur te forecasten. Zo kan het beter inschatten welke capaciteit op elk moment nodig is in de verschillende sorteercentra, zowel op het vlak van machines als personeel”, illustreert Wouter Tielemans. “Op het vlak van brieven dalen de volumes, maar dat maakt de oefening juiste complexer. Het is meer dan vroeger noodzakelijk om het juiste tijdstip van aankomst in sorteercentra, en de juiste volumes, op voorhand te kennen om optimaal en kostenefficiënt te kunnen sorteren. Bij de pakjes – die een steeds groter deel van het volume uitmaken – is het sorteerproces eenvoudiger, maar de forecast moeilijker, omdat een veel groter spectrum aan afmetingen en gewichten juist voorspellen heel moeilijk maakt. Toch is hier de voorspelling van groot belang, o.a. om de transportcapaciteit correct in te schatten. Grote pakketten nemen nu eenmaal meer ruimte in de wagens in.”

Wouter Tielemans benadrukt in het huidige klimaat verder het belang van een gestroomlijnde personeelsplanning. “Ook die wordt steeds ingewikkelder. Enerzijds schakelen bedrijven steeds vaker tijdelijke krachten in – denken we maar aan e-commercebedrijven – en anderzijds zoeken de medewerkers zelf naar een optimaal evenwicht tussen werk en privé. Dat zorgt dat er rekening moet worden gehouden met steeds meer arbeidsregimes, wensen en voorkeuren. Ook de zeer competitieve uitzendsector doet een beroep op onze diensten rond workforce planning. Hen helpen we bijvoorbeeld gezochte profielen met snelle en intelligente algoritmes te linken aan geschikte en beschikbare kandidaten, rekening houdend met de specifieke wensen van zowel klant als kandidaat, en dit in een enorme database van kandidaten. Om mogelijke kandidaten op de hoogte te stellen van geschikte opdrachten, hebben we tevens een app uitgewerkt waarmee ze kunnen aangeven dat ze beschikbaar zijn (of niet) en of een job hen interesseert. Dat spaart heel wat telefoons en mails uit. Zulke apps passen perfect in de trend naar digitale acceleratie.”

Inspelen op groeiende opportuniteiten voor MES

Een tweede aandachtsgebied is het implementeren van MES-oplossingen (manufacturing execution systems) bij industriële klanten, waarbij met name de informatiestromen tussen de business-systemen en de werkvloer worden geoptimaliseerd.
W. Tielemans: “We kunnen gerust stellen dat de missie voor een MES vroeger minder complex was. Toen kon je immers maar een beperkte hoeveelheid data uit productiesystemen putten. Nu kun je veel meer data in real-time capteren en direct verwerken tot up-to-date informatie, wat inzage in het verbeteringspotentieel veel groter maakt, ook op het vlak van kwaliteit en energieverbruik. Zo zien we nog vaak dat machines ook perslucht genereren of op temperatuur gehouden worden terwijl door een storing eerder in de lijn er geen productie is. Zulke zaken kun je met een performant MES gemakkelijk inzichtelijk maken en optimaliseren. Om op dat vlak mogelijke verbeteringen te spotten, putten we uit onze technologische expertise en MES-proceservaringen binnen diverse sectoren.”

Hulp bij optimaliseringsvraagstukken

Het derde luik is optimalisatie. “Als we het over optimalisatie hebben, dan leggen velen automatisch de link met planning. Maar het gaat veel breder dan dat”, legt Wouter Tielemans uit. “We merken steeds vaker dat bedrijven wel willen optimaliseren, maar niet zo goed weten wat precies en daarom niet steeds de juiste keuzes maken. Daarom hebben wij rond optimalisatie een volledig servicepakket ontwikkeld. Grote, internationale productiebedrijven, kiezen bijvoorbeeld vaak een mix van lokale en internationale leveranciers, zelfs voor het leveren van dezelfde onderdelen of diensten. De drijfveer hierachter is een complexe mix van kostencontrole, kwaliteitsborging, en risicobeheersing. De mix is complex, omdat de verschillende elementen in deze vergelijking niet allemaal even goed meetbaar zijn, en vaak conflicteren. Het potentiele impact van de te maken keuzes is dan weer gigantisch. Dit is een type voorbeeld van een optimalisatiepuzzel, met moeilijk meetbare en deels conflicterende doelstellingen, en met een zeer grote bottom-line impact. Onder de kap van ons optimaliseringsplatform zit een gesofisticeerde ‘solver engine’ die ons zelfs bij heel grote en complexe optimaliseringsvraagstukken helpt.”
 
Om een idee te geven in welke mate het Supply Chain Optimization team zich intussen in de markt heeft genesteld: enkele bekende klanten van deze business unit zijn Brussels Airport, G4S, bpost, PSA Antwerp, Ewals Cargo Care, Janssen Pharmaceutica, Punch Powertrain, Familiehulp, StartPeople en de Belgische Douane.

De kracht van gedeelde kennis

Een grote sterkte van de supply chain divisie van Ordina is wel dat die sterk verweven is met de rest van de organisatie. Zo wordt er vlot kennis uitgewisseld tussen de verschillende units. De algemene waardeproposities binnen de Benelux-organisatie vat Ordina trouwens in vijf kernthema’s samen: ‘high performance teams’, ‘intelligente datagedreven organisaties’, ‘digitale acceleratie’, ‘business platformen’ en ‘security & privacy’. Naargelang de business unit komen die kernthema’s in meerdere of mindere mate naar voren.

Binnen de Supply Chain Optimization entiteit spelen uiteraard de aandacht voor intelligente datagedreven organisaties en digitale acceleratie de grootste rol.
W. Tielemans: “Een goede digitale toegankelijkheid naar de klant toe wordt steeds belangrijker. Daarom helpen wij bedrijven ook om hun digitale strategie uit te stippelen. Om een en ander concreet te realiseren, tekenen we ook een roadmap uit. Al even aangehaald is het belang om in de massa data die momenteel voorhanden is, die data te selecteren die echt toegevoegde waarde bieden. Daarop mikken we binnen de intelligente datagedreven organisatie. Ik geloof ook sterk in de ‘self learning supply chain’, waarbij de datastroom je in de richting van continue verbeteringen duwt. Ik geef een voorbeeld. Een bedrijf reserveert op een machine een reinigingstijd van 30 minuten om van product A naar B te wisselen. Nu kunnen bepaalde randparameters ervoor zorgen dat dit de ene keer 28 minuten zal zijn en een andere keer 32. Technieken als ‘advanced analytics’ kunnen helpen om betere inzichten te verwerven in de invloed van die parameters op elkaar en onder welke omstandigheden, en zo helpen om op een zelflerende manier te optimaliseren.”

Op het vlak van business platformen bestaat een van de grote uitdagingen voor bedrijven erin bestaande legacy systemen slim te combineren met alle nieuwe toepassingen die op hen afkomen. Aangezien het zelden mogelijk is om die legacy systemen aan de kant te schuiven, staat een goede en gebruikersvriendelijke match binnen Ordina voorop bij het introduceren van nieuwe technologieën.

In een wereld waar steeds meer oplossingen in de cloud terechtkomen, wordt ook ‘security & privacy’ steeds belangrijker.
L. Verhaevert: “Terwijl we vroeger eerst een oplossing uitwerkten en dan de nodige veiligheidsmaatregelen troffen, integreren we nu al in het begin van elk project de nodige veiligheid. Elke nieuwe medewerker krijgt meteen ook onze basisprincipes rond veiligheid mee. Op vraag van bedrijven doen wij trouwens ook aan ‘ethical hacking’. In de lijn van de GDPR-wetgeving (Global Data Privacy Regulation) die in mei van kracht wordt, wordt het bovendien nog belangrijker om op een veilige manier met persoonsgegevens om te gaan. Vaak spotten we samen met de juristen uit onze GDPR-unit de zwaktes op dat vlak.”

Last but not least zet Ordina binnen zijn organisatie sterk in op zijn ‘high performance teams’.
L. Verhaevert: “Elke nieuweling krijgt binnen ons Kickstarter-programma een intense training van zes weken voordat we hem of haar aan klanten voorstellen. Om ook ervaren medewerkers te ondersteunen die pakweg de stap van een medior naar senior niveau willen zetten, hebben we daarnaast het Accelerator Programma in het leven geroepen. Daarbij krijgen medewerkers over een termijn van pakweg twee jaar de nodige ‘hard’ en ‘soft skills’ om zich meteen thuis te voelen in hun nieuwe functie. Elk team dat bij een klant actief is stellen we trouwens zorgvuldig samen op basis van zowel hun competenties als hun karakter. Verder stimuleren we medewerkers continu om te denken vanuit de behoeften van de klant.”

Omdat stilstaan in deze wereld automatisch achteruitgaan betekent, wordt ook innovatie sterk gestimuleerd. “Zo organiseren we jaarlijks een Open Innovatiedag waar we bedrijven kennis laten maken met nieuwigheden”, vertelt Wouter Tielemans. “Laatst hebben we bijvoorbeeld een ‘proof of concept’ voorgesteld die we met een Nederlands nutsbedrijf hebben uitgewerkt. De medewerkers kregen een HoloLens waarmee ze plannen en werkinstructies digitaal konden bekijken, wat gepruts met grote papieren plannen op locatie vermijdt. Bovendien kon er vanuit de backoffice worden meegekeken, zodat het mogelijk was met meerdere mensen tegelijk naar een oplossing bij de klant te zoeken.”

Groeiend draagvlak

Dat deze strategie Ordina geen windeieren legt, bewijst de snelle groei van de organisatie in onze contreien. Naast de uitbreiding van het hoofdkantoor in Mechelen kwamen er een kantoor in Lummen bij en ook in Gent wordt een nieuw kantoor geopend om de lokale markt nog beter te bedienen. Intussen telt de totale Belux-organisatie 750 vaste medewerkers. Daarvan staan er 680 rechtstreeks ten dienste van de klant, wat er maar liefst 40 meer zijn dan in 2016.

De business unit Supply Chain Planning & Optimization telt 45 gespecialiseerde consultants, ingenieurs en wiskundigen en dat aantal groeit nog steeds. “In tegenstelling tot de meeste ander business units binnen Ordina werken we met het supply chain team internationaal”, besluit Wouter Tielemans. “Enerzijds volgen we organisaties die al in de Benelux een beroep op ons doen naar hun vestigingen in het buitenland, anderzijds worden wij benaderd door bedrijven in Europa omwille van onze jarenlange ervaring en uitgebreide expertise.”

TC