Weg van geografische clustering

Voor het ontstaan van de organisatie moeten we 120 jaar terug in de tijd. Wat begonnen was als een aankoopgilde voor boeren, is uitgegroeid tot een sterke speler met een uitgebreide expertise in de land- en tuinbouwsector. In de jaren zestig werden de eerste tuincentra opgericht. Daar kan iedereen terecht voor allerlei tuinproducten, alles voor je huisdier en landelijk lekkers. Onder de slogan ‘Hier groeit plezier!’ biedt Aveve zijn klanten inspiratie om thuis zelf aan de slag te gaan.

Omdat er steeds meer activiteiten bijkwamen, werd in 2018 besloten die te consolideren onder de naam Arvesta. Intussen telt de groep meer dan veertig merken, verdeeld over drie businesstakken. Binnen de retailtak heeft Arvesta zo’n 200 Aveve-winkels en drie Eurotuinwinkels, goed voor in totaal 210.000 vierkante meter winkelplezier. Van die winkels zijn er 150 in handen van franchisenemers. Voor de tak van de dierenvoeding wordt jaarlijks 1,6 miljoen ton geproduceerd op de verschillende sites, zowel voor professionals als voor hobbyisten. De tak agri & horti, tot slot, focust op de productie van zaden, granen, plantenvoeding en -bescherming. Binnen deze tak is Cofabel importeur en distributeur van John Deere, is Hortiplan een wereldspeler op het vlak van mobiele goten voor de tuinbouw en zijn er de innovatieve en duurzame tuinbouwoplossingen van Van der Hoeven.

Arvesta heeft in totaal 2.300 medewerkers in dienst. Naast de kernactiviteiten in België beschikt de organisatie productiesites in Nederland, Frankrijk en Duitsland.

Voor Arvesta waren er binnen de retailtak verschillende redenen om de transportactiviteiten te herbekijken. “Om te beginnen wilden we duurzamer gaan werken. Onze klant verwacht ook dat we daar oog voor hebben”, vertelt Evert Armirotto. “Daarnaast was onze manier van werken steeds moeilijker houdbaar. Zo werd het lastiger om aan de verwachtingen van onze winkels te voldoen, vooral tijdens de drukkere periodes. De sterke seizoensgebondenheid van onze activiteiten vormt een grote uitdaging, niet alleen voor ons magazijn maar ook voor het transport. En natuurlijk kampen we net als iedereen met de toenemende congestie en de invloed van grote infrastructuurwerken. Meer stabiliteit en voorspelbaarheid zou alle partijen in onze keten ten goede komen.”

Geografische clustering onder de loep

Om bij die transportoptimalisering te helpen, nam Arvesta het adviesbureau Groenewout Consulting in de arm. Ook werd Greenplan, gespecialiseerd in routingalgoritmes, ingeschakeld om alle resultaten uit de analyses te valideren. Zo kon worden nagegaan in welke mate nieuwe scenario’s ook haalbaar waren.

Om te beginnen werd de ‘as-is’-situatie onder de loep genomen. Daarin is het leverschema gebaseerd op geografische clustering. Dat betekent dat de winkels op vaste dagen worden beleverd, afhankelijk van hun ligging.

Evert Armirotto: “Die geografische clustering heeft lang goed gewerkt, maar stelde ons ook voor de nodige uitdagingen. Zo zie je in het ‘as-is’-leverschema (figuur 1) dat er op maandag en vrijdag veel minder volume wordt getransporteerd dan op dinsdag en donderdag. Dat zijn niet alleen onze drukste dagen, maar ook de dagen waarop we door of in de meest congestiegevoelige regio’s moeten transporteren. Bovendien zitten net in die regio’s ook veel winkels met restrictieve leverschema’s (in de figuur in het rood omcirkeld). Zo zijn er in West-Vlaanderen en Antwerpen heel wat winkels die op bepaalde dagen enkel ’s ochtends beleverd kunnen worden. Voor ons magazijn is het erg lastig om al die vroege leveringen op de piekdagen tijdig vertrekkensklaar te krijgen. Om onze winkels een zo goed mogelijke service te kunnen bieden, wilden we dus meer stabiliteit.”

Via een enquête polste Arvesta bij zijn winkels naar potentiële levermomenten om te zien of dat voor meer stabiliteit zou kunnen zorgen. “Drie van de vier winkels hebben daarop gereageerd”, aldus Evert Armirotto. “Wat bleek? Vrij veel winkels waren bereid bepaalde restricties te laten varen als dat voor een stabielere werking van de winkels zou zorgen.”

Tegelijk startte Groenewout Consulting met het optimaliseringstraject. Dat verliep in verschillende stappen. Eerst werden alle transportgegevens geanalyseerd en gevalideerd. Vervolgens werd alle data in een ‘base case’-model gegoten, wat de as-is situatie weerspiegelde. “In feite komt dat neer op de manier waarop al onze distributieritten werden uitgevoerd”, licht Evert Armirotto toe. Aan de hand daarvan werd gezocht naar optimaliseringsmogelijkheden. Die oefening resulteerde in een geoptimaliseerd as-is-model, de zogenaamde ‘base case +’. Daarbij werden alle uitgevoerde transportprestaties in de tool van Greenplan gestopt om te zien of daar besparingspotentieel in zat, wat effectief het geval bleek te zijn. Daarnaast werd bekeken of er nog extra optimalisering mogelijk was door nieuwe planningsregels op te stellen.

E. Armirotto: “Met Groenewout Consulting hebben we verschillende scenario’s besproken, bijvoorbeeld alternatieve levermomenten. Zo zouden we met nachtleveringen congestie kunnen vermijden. Alleen hebben niet alle winkels een nachtsas, waardoor er uiteindelijk meer kilometers gereden zouden worden om alle winkels te beleveren. Ook zouden we extra personeel in het magazijn nodig hebben om alle leveringen tijdig klaar te zetten. We hebben ook bekeken of levering op zaterdag een optie is, maar aangezien dat voor de winkels de drukste dag van de week is, moeten ze op dat moment focussen op het bieden van een zo goed mogelijke winkelbeleving aan de klant. Die scenario’s zijn het dus niet geworden.”

Ook vroeg Arvesta zich af of het zijn inbound- en outboundtransporten niet kon combineren. “Aangezien dat een groter project zou zijn, wilden we daar liever niet mee starten, maar we zien er wel veel potentieel in voor de toekomst”, aldus Evert Armirotto.

Een andere piste was de ‘load balancing’ versus de capaciteit. “Het uitgangspunt is dat wij stabiliteit aan de winkels kunnen bieden als we ons werk in het distributiecentrum beter kunnen inplannen”, verduidelijkt de transport coördinator. “Dat kan in een scenario met minder grote pieken. Zo kan ons magazijn beter volgen en zal er dus minder vertraging optreden. Uiteindelijk bleek dat het meest interessante optimaliseringsscenario op kortere termijn om onze winkels een zo goed mogelijke service te kunnen bieden. We hebben dan ook besloten ons daarop te focussen.”

Goede versus optimale balans

Met die focus voor ogen voerde Groenewout Consulting eerst een ‘data cleaning’ uit, zodat er met een propere lei kon worden gestart.
E. Armirotto: “Vervolgens hebben we de resultaten van onze klantenenquête toegepast op onze leveringsschema’s. Dat resulteerde in twee scenario’s: een ‘goede balans’ en een ‘optimale balans’. In het eerste scenario konden we met relatief weinig aanpassingen beperkte verbeteringen boeken. Het scenario van de optimale balans daarentegen zou ons veel grotere verbeteringen opleveren, maar dat zou wel van meer winkels aanpassingen vragen. Als we boven op die optimale balans voor een twintigtal winkels op nachtleveringen zouden overstappen, zou dat nog mooiere resultaten opleveren. Kortom, we moesten kiezen tussen de makkelijke oplossing met bescheiden verbeteringen of meer grondige aanpassingen voor grotere verbeteringen en een betere service.”

Op lange termijn zag de organisatie evenwel minder potentieel in de ‘goede balans’. Daarbij bleef de – weliswaar geoptimaliseerde – geografische clustering immers in stand (zie figuur 2). “Dat betekent dat we op dinsdag en donderdag nog steeds – weliswaar kleinere – pieken zouden hebben. Verder zou het ook geen oplossing bieden voor de invloed van de congestie die we op die dagen ondervinden”, vertelt Evert Armirotto.

In de visuele weergave van de ‘optimale balans’ (zie figuur 3) valt meteen op dat de geografische clustering grotendeels is losgelaten.
E. Armirotto: “Dat scenario zou ons toelaten de pieken af te vlakken en ons magazijn beter te organiseren. We vroegen ons wel af of we dan niet te veel kilometers gingen rijden, maar de tool van Greenplan heeft berekend dat dit dankzij ons uitgebreide netwerk van winkels geen negatieve impact op onze kilometers of kosten zou hebben. Zo kunnen we door betere potentiële combinaties van ritten meer stabiliteit in onze werking brengen. Een grote winst was ook dat in dit scenario het verschil tussen de minst en de meest drukke dag slechts enkele ritten bedroeg. In de as-is-situatie waren onze drukste dagen soms dubbel zo druk als de rustigste dagen in dezelfde week.”

Vervolgens werd de nieuwe planning – op basis van de optimale balans die Groenewout Consulting had berekend en Greenplan had gevalideerd – in het systeem van Arvesta zelf gemaakt. Die berekening weerspiegelde de positieve resultaten.
E. Armirotto: “Met die resultaten zijn we naar de winkels getrokken, wat ons in de spannende fase van ‘change management’ brengt. Helaas zijn er sinds de enquête en de start van dit project meerdere veranderingen in onze organisatie gebeurd. Daardoor waren de antwoorden op de enquête niet meer altijd representatief en ligt de optimale balans niet langer binnen handbereik. In samenwerking met onze winkels en met de hulp van Groenewout Consulting proberen we nu een resultaat te vinden dat zo dicht mogelijke bij de optimale balans komt en waar iedereen zich in kan vinden. Zodra dat goed zit, kunnen we met de eigenlijke implementatie van ons nieuwe leverschema starten. Wellicht zullen we hier en daar dan nog wat moeten bijsturen. De data waarop we ons baseren zijn bijvoorbeeld al van een tijd geleden. Intussen zijn er in ons centrale distributiecentrum extra productcategorieën bijgekomen, wat een invloed heeft op het bestelgedrag van onze winkels. We moeten er rekening mee houden dat de realiteit nu eenmaal constant verandert. Gelukkig beseffen we dat nu door de hele oefening die we met Groenewout Consulting hebben gedaan maar al te goed.”

TC