We vervoeren te veel lucht

“Dat wij de besparingen die we beloven ook waarmaken, levert ons steeds meer mond-tot-mondreclame van bestaande klanten op”, zo verklaart An De Wispelaere voor een deel het succes van haar bedrijf. “Wij gaan er ook prat op dat we de klant bijstaan tot hij die beloofde besparingen op zijn transportkosten effectief gerealiseerd heeft.” Daarbij worden die tevreden klanten ook almaar groter en internationaler. “Waar we aanvankelijk vooral regionale transportfirma’s met pakweg twintig voertuigen bedienden, zijn er vandaag ook Europese marktleiders met 1500 voertuigen die zich tot ons wenden.”
 
Al kwam het huidige succes zeker niet uit de lucht vallen. “De eerste jaren hebben we enorm geïnvesteerd”, benadrukt Steven De Schrijver. Niet het minst in mensen: op enkele jaren tijd zag Conundra zijn personeelsbestand zomaar even verdubbelen. “We zijn vrij snel van twintig naar veertig medewerkers gegaan. En we zetten nu de stappen richting vijftig.”
 
Niet evident, als je weet welke profielen de snelgroeiende kmo moet zien aan te trekken: “Technische profielen, uiteraard. Om te beginnen hebben we nood aan doctorandi, ingenieurs en andere specialisten die de wiskundige problemen kunnen oplossen die gelinkt zijn aan logistiek, zodat ze op onze algoritmes kunnen werken”, preciseert An De Wispelaere. “Daarnaast zoeken we informatici en meer bepaald softwareontwikkelaars. Rekrutering blijft voor ons een permanente opdracht en een continue uitdaging. Daarom moeten we, zeker in de fase waarin wij nu zitten, er ook wel op letten dat we niet té snel groeien.”

Goed gepland is half gewonnen

In de sector van transport en logistiek is een goede planning het halve werk, om het met een boutade te stellen. Alleen gooit de andere helft van dat werk – de uitvoering van het plan – steeds meer roet in het eten. Spontaan denken we dan aan de eeuwige files die onze wegen teisteren. “Tien procent of meer van de rijtijd wordt vandaag al in de file doorgebracht”, weet Steven De Schrijver. “En dat percentage dreigt, samen met de files zelf, enkel nog toe te nemen, afhankelijk van onder meer de sector en de regio waarin je opereert.”
 
De CEO wijst ook op een minder zichtbaar, maar zeker niet minder belangrijk of omvangrijk probleem. “Vrachtwagens zijn nu eenmaal niet doorzichtig, wat maakt dat we het niet altijd zien en beseffen, maar eigenlijk vervoeren we vandaag nog te veel lucht: tot vijftig procent of meer zelfs bij sommige transporten. En dat vertaalt zich natuurlijk direct in de hoeveelheid vrachtwagens op onze wegen.”
 
Met behulp van OptiFlow kun je die lage vullingsgraad optrekken naar tachtig tot zelfs negentig procent, maakt Steven De Schrijver zich sterk. “Maar dan moet je wel op een andere manier gaan werken, vanuit een andere, meer holistische manier van denken. En je moet ook allerlei artificiële muurtjes weer weghalen die in de loop van de jaren zijn opgetrokken, zodat je je transportplanning naar een hoger niveau kunt tillen, wat zowel op regionaal als Europees vlak van toepassing is. Ten slotte moet je ook bereid zijn met andere spelers in de markt samen te werken aan de optimalisering van de planning.”

Algoritmes maken plannen

En daarmee zijn we bij de kern van het probleem aanbeland: niet alleen de uitvoering van de transportplanning laat steeds vaker te wensen over, ook de planning zelf kan stukken beter. “In de klassieke manier van werken splits je het planningsproces op in een aantal afzonderlijke, opeenvolgende fasen of deelprocessen, met een aantal vaste taken die een planner moet doorlopen”, legt Steven De Schrijver uit. “En dat kan in principe voor elke fase een andere planner zijn.”
 
In eerste instantie moeten die planners de binnengekomen bestellingen verwerken en in een aantal routeplannen of ritten omzetten. Daarna moeten ze aan elke rit achtereenvolgens een chauffeur, een trekker en één of meer aanhangwagens toewijzen. Tegenwoordig kunnen ze daarvoor gebruikmaken van allerlei professionele planningsystemen. Wat niet verhindert dat die traditionele, discrete aanpak nog heel wat menselijk denkwerk en ingrijpen vereist. En daardoor blijft het risico op menselijke fouten ook vrij groot.
 
Intussen is de informatietechnologie, met name in het domein van de artificiële intelligentie (AI), zo ver gevorderd dat een meer holistische aanpak van het planningsproces mogelijk wordt. Anders gezegd, vandaag hoeven we dat complexe proces niet langer op te delen, maar kunnen we alle vroegere deelprocessen simultaan laten uitvoeren én optimaliseren. “Daarin schuilt finaal ook onze kracht”, aldus Steven De Schrijver. “Waar de klassieke IT altijd maar op een deeltje van de planningsketen focuste, omdat de hoge mate van complexiteit simpelweg niet méér toeliet, bieden de allernieuwste algoritmes ons de mogelijkheid om die keten in zijn geheel te overschouwen. Zij laten ons ook toe die planningsketen in al zijn complexiteit te analyseren en te doorgronden en doen zelf voorstellen voor verbetering. Daarbij plannen en optimaliseren zij veel meer stappen vooruit dan wij met ons menselijk brein aankunnen.”

Dynamische planning

“Wat helemaal het verschil maakt, is dat die algoritmes dat alles ook nog eens vliegensvlug kunnen, in real time zelfs”, vervolgt Steven De Schrijver. “Dat brengt de ultieme droom van iedere transportplanner eindelijk binnen handbereik: dat je als het ware live, of in elk geval veel flexibeler en dynamischer dan vroeger, je transporten kunt inplannen. Dat impliceert dat je ook heel snel kunt ingrijpen en remediëren als er iets fout loopt met een bepaald transport. Maar ook dat je makkelijker een opportuniteit kunt grijpen die zich tijdens een ander transport misschien voordoet.” Zo zorgen de algoritmes in OptiFlow niet alleen voor de optimalisering van de transportplanning, maar ook van de uitvoering of het transport zelf.
 
Aangezien er niet meteen een einde lijkt te komen aan de schaarste onder chauffeurs, dat nog steeds als een knelpuntberoep te boek staat, wordt zo’n dynamische planning ook gewoon een noodzaak. Ze helpt een transporteur immers om zijn chauffeurs optimaal in te zetten.
An De Wispelaere: “OptiFlow is erop gericht transporteurs hetzelfde werk, of meer zelfs, te doen verzetten met minder chauffeurs. Maar ook de chauffeurs zelf hebben baat bij het gebruik van OptiFlow. Doordat transporteurs sneller en verder vooruit kunnen plannen, krijgen ook hun chauffeurs sneller zicht op hun persoonlijke planning. Nu weten zij vaak pas ’s avonds wanneer ze de volgende dag precies aan de slag moeten. Dat komt het sociale leven van de chauffeur uiteraard niet ten goede. Met OptiFlow kun je hun een stabielere planning garanderen en meer rekening houden met hun persoonlijke wensen.”

Marge verbeteren

OptiFlow optimaliseert de transportplanning op zo’n manier dat transportmiddelen in het algemeen – dus niet alleen vrachtwagens – minder lang over het transport doen en minder lucht vervoeren. Daardoor zijn er ook minder transportmiddelen nodig om hetzelfde volume te vervoeren. En aan het einde van de dag zijn je medewerkers die voor dat vervoer instaan ook nog eens meer tevreden.
 
Maar wat nog veel belangrijker is, zeker met het oog op de lange termijn: OptiFlow helpt ook de marge te verbeteren. “Vandaag is de druk op die marge, die vaak nog amper één procent bedraagt, bijzonder groot”, vertelt Steven De Schrijver. “Daarbij maakt het ook niet uit of je een verlader of een vervoerder bent: het is voor niemand in de transportwereld nog gemakkelijk om het nodige rendement te behalen.”
 
Dat businessmodel is op termijn niet houdbaar. Een verandering dringt zich onvermijdelijk op. “Als je de klassieke paden blijft bewandelen, met de oplossingen die er vandaag zijn en de druk om altijd goedkoper te transporteren, stoot je onvermijdelijk op de limieten van het systeem. Wij willen opnieuw zuurstof in dat systeem brengen en ruimte voor groei creëren, zodat beide partijen – verlader en vervoerder – weer stappen vooruit kunnen zetten, zonder dat een van beiden noodzakelijk de verliezer hoeft te zijn. Dat vereist dat we het spel anders gaan spelen, op een veel innovatievere en creatievere manier.”

Drempels wegwerken

Conundra heeft OptiFlow in eerste instantie opgezet als een softwaresuite met een viertal modules die het als diensten via de cloud distribueert (SaaS, Software-as-a-Service). “We zijn van start gegaan met ‘Match’, de basismodule die bestellingen koppelt aan routes, chauffeurs, trekkers en aanhangwagens. Met de ‘Maze’-module hebben we die planningsfunctionaliteit vervolgens uitgebreid naar ‘multi-leg’ en multimodaal transport. Daaraan hebben we met de ‘Mobile’-module ook nog communicatie- en traceermogelijkheden toegevoegd. Zo kunnen klanten ook het transport zelf beter opvolgen en waar nodig bijsturen. Met ‘Means’ komt daar volgend jaar nog een nieuwe module bij, voor ‘resource planning’ op langere termijn. Daarmee kunnen klanten hun chauffeurs, trekkers en aanhangwagens voor langere periodes inplannen en bijvoorbeeld ook verlofperiodes incalculeren.”
 
Conundra doet er alles aan om de drempel voor het gebruik van OptiFlow zo laag mogelijk te houden. Dat verklaart onder meer hun beslissing om het als een clouddienst aan te bieden. “Om te beginnen is er het grote gebruikersgemak: je hoeft immers niets te installeren. Een browser volstaat om aan de slag te gaan. En verder is er ook weinig risico aan verbonden: het biedt een eenvoudig licentiemodel waar je snel kunt in- én uitstappen, zonder dat je vooraf veel hoeft te investeren.”
 
Om die drempel nog verder te verlagen, ondersteunt Conundra zijn klanten ook bij de optimalisering van hun orderverwerking, masterdatabeheer, rapportering en facturering. Daarvoor zet het bedrijf met name in op artificiële intelligentie (AI). Die laat bijvoorbeeld toe te anticiperen op potentiële dataproblemen. “En laten we ook de opleiding en bewustmaking van de transportplanners zelf niet vergeten”, merkt Steven De Schrijver op. “Zonder hen gaat het niet, maar helaas zitten velen nog vastgeroest in een oude manier van denken en werken. Het is dus zaak om ook hen mee te krijgen in ons nieuwe verhaal. Aan dat transitieluik zullen we in de komende periode ook meer aandacht besteden.”

Een nieuw gelijk speelveld creëren

“Onze focus ligt op de transportwereld: de verladers, bijvoorbeeld retailers, en ook de vervoerders”, beklemtoont Steven De Schrijver. “Maar de uitbreiding van onze activiteiten naar andere sectoren, inclusief de overheid, en vooral onze snelle groei in het Europese buitenland hebben geleid tot een drastische bijstelling van onze ambities.” Concreet koestert Conundra voortaan de ambitie om tegen 2025 de planning te verzorgen van tien procent van alle professionele voertuigen in de EU, wat in totaal neerkomt op zo’n 3,5 miljoen voertuigen.
 
Met dat objectief voor ogen heeft het bedrijf ook de ambitie voor OptiFlow flink opgeschroefd. Het wil zich met OptiFlow resoluut inschrijven in de platformeconomie. Door OptiFlow uit te bouwen tot een volwaardig ‘cloud data platform’ voor transportplanning en -uitvoering binnen Europa, tilt het die oplossing effectief naar een hoger niveau. “In wezen komt het neer op de uitbouw van een ecosysteem van aanbieders en afnemers van transportdiensten, die soms ook gemeenschappelijke belangen kunnen hebben. En binnen ons ecosysteem willen wij die gemeenschappelijke belangen zo goed mogelijk behartigen, zodat alle partijen er wel bij varen. Uiteindelijk creëren we op die manier een nieuw gelijk speelveld”, besluit Steven De Schrijver.

JDP