Wat is de juiste strategie voor voorraadbeheer? Just in Time of Just in Case?

Van een pandemie tot oorlog, grondstoftekorten en problemen met leveringen door een blokkade in het Suezkanaal … Nooit eerder is de toeleveringsketen zo zwaar op de proef gesteld als in de afgelopen jaren. Hoewel bedrijven hier zeker hun lessen uit hebben getrokken, ontbreekt het vaak nog aan de juiste processen om met toekomstige uitdagingen om te gaan. In een ideaal scenario kunnen organisaties efficiënt schakelen tussen een Just in Time- en een Just in Case-aanpak.

Aan de ene kant willen organisaties hun voorraad natuurlijk liefst zo beperkt mogelijk houden door goederen precies te ontvangen of produceren wanneer klanten ze nodig hebben (Just in Time). Voorraden zijn immers een belangrijke reden waarom de kosten hoog oplopen. Niet alleen omdat producten in voorraad geen winst opleveren, maar ook omdat er voldoende ruimte moet worden voorzien om alles te bewaren. Anderzijds beseffen bedrijven dat de wereld zo volatiel is dat ze op alles voorzien moeten zijn. Daarom slaan ze van bepaalde goederen een serieuze voorraad in – uit voorzorg om zeker te zijn dat ze klanten altijd kunnen blijven bedienen (Just in Case).

Technologie biedt middenweg

Voorraden minimaliseren en het risico lopen dat je morgen niet kunt leveren? Of te veel voorraad inslaan met als mogelijk gevolg dat je met een pak goederen blijft zitten omdat de vraag niet aan de verwachtingen voldoet? De juiste strategie hangt van een pak factoren af. Hoe zie je de markt en de vraag op korte termijn evolueren? Hoe betrouwbaar zijn je leveranciers? Heb je alternatieven om te kunnen blijven leveren? Hoe vatbaar zijn goederen voor onvoorziene omstandigheden zoals extreem weer of geopolitieke factoren? Zijn goederen seizoensgebonden of niet?

En nog belangrijker: heb je een goed beeld van de hoeveelheid goederen die je in voorraad hebt, zodat je perfect kunt inschatten wanneer het tijd is om te bestellen? Het in kaart brengen van deze uitdagingen kan lastig zijn, maar met behulp van technologie kan je per item een antwoord bieden op de bovenstaande vragen. Een planningssysteem helpt bij het beheren van huidige voorraden, productietijden en leveringsschema’s. Hierdoor kunnen organisaties zich voor bepaalde items zonder zorgen blijven toespitsen op een kostefficiënte Just in Time-strategie.

AI en Machine Learning zorgen ervoor dat technologie allerlei factoren in rekening brengt, en tevens voorspelt welke trends we mogen verwachten. Zo kan je de voorraad vlot aanpassen en indien nodig voor een Just in Case-aanpak kiezen. Een systeem kan bijvoorbeeld signaleren dat een leverancier z’n deadlines niet haalt of door bepaalde omstandigheden niet tijdig zal kunnen leveren. In dat geval moet je snel kunnen schakelen en een andere leverancier contacteren, zodat je eigen business niet in de problemen komt.

Tips voor een efficiënt voorraadbeheer

De juiste balans vinden tussen Just in Time en Just in Case kan een moeilijke oefening zijn. Het ziet er intussen niet naar uit dat de onzekerheid in de wereld snel zal verdwijnen. Daarom moeten bedrijven deze uitdaging vandaag aangaan en op een slimme manier hun processen verbeteren. Hieronder geven we enkele tips:

• Gebruik data en analytics om met historische informatie en actuele data te voorspellen hoe de markt zal evolueren en wat de impact op jouw voorraad zal zijn.
• Bouw sterke relaties uit met leveranciers en communiceer om transparantie te garanderen.
• Gebruik technologie om voorraden te volgen en tekorten of overschotten snel te identificeren.

Conclusie: bedrijven moeten naar meer flexibiliteit streven, zodat ze vlot kunnen switchen tussen Just in Time en Just in Case. Voor de meest kritieke producten kan het nuttig zijn om een kleine buffer in te slaan. Maar als je dat op een doordachte en geïnformeerde manier doet, blijft die voorraad beperkt en kan je op ieder moment op een efficiënte manier leveren en op de wisselende vragen van klanten inspelen.