Wat heeft AI in petto voor de supply chain-wereld?

Hoe kunnen intelligente systemen, mogelijk gemaakt door AI en machine learning, de manier waarop we aan business doen veranderen en de relatie met onze zakenpartners versterken? Vanuit die insteek zoomt Duncan Jones, hoofdanalist bij Forrester Research, dieper in op de mogelijkheden van innovatieve software voor de sector. Om te beginnen heeft hij het over vier belangrijke trends in de supply chain-wereld voor 2022.
 
“Deze trends veranderen de rol en prioriteiten van de aankoop”, steekt Duncan Jones van wal. “Ten eerste zijn er de milieuproblemen, die ons nopen tot innovatieve vormen van sociaal beleid, eerlijke handel en diversiteit. ESG (Environmental, Social & Governance) groeit steeds meer uit tot een topprioriteit voor ondernemingen. Procurement neemt bij veel organisaties een leidende rol in het verbeteren van de supply chain.”
 
Ten tweede ziet Jones een verschuiving van de traditionele supply chain, waarbij inkoop een concurrentieel gegeven is, naar een meer op samenwerking gericht ecosysteem waar innovatie centraal staat. “Dat nieuwe ecosysteem vervangt de supply chains die kostenoptimalisering centraal stellen. Ze bieden een plaats waar leveranciers en klanten samen nieuwe producten creëren. Alles staat daarbij in het teken van de ontwikkeling van betere producten en een snellere reactie op veranderende eisen van de klant.”

Veerkracht
Een derde trend ziet Duncan Jones in de opbouw van meer veerkracht in de supply chain. “Dat is een belangrijke onderscheidende factor. We hebben recent veel verstoringen gekend, zoals politieke gebeurtenissen en weersomstandigheden. Denk maar aan het containerschip dat vastzat in het Suezkanaal. Nu ligt er een veel grotere focus op het bouwen van een veerkrachtige supply chain om snel te kunnen reageren op onverwachte gebeurtenissen.”
 
Als vierde trend ziet de analist dat de technologie die van buitenaf komt, waarbij AI-aangedreven software bij inkoop doordringt, mensen in staat stelt om nog veel meer te bereiken. “Die trend verandert echt de aard van de inkooprol en wat je daarbij moet doen”, meent hij.

Cocreatie
Duncan Jones gaat nog even verder door op de trend van cocreatie, waarbij bedrijven innoveren met behulp van het leveranciersecosysteem. “Als je producten wil ontwikkelen die je onderscheiden op de markt en die klanten verrassen, dan is de kans groot dat je nauw zult moeten samenwerken met leveranciers om innovatie in de componenten en samenstellingen van je product te ontwikkelen”, zegt hij. “De auto-industrie doet al heel lang aan dat soort co-innovatie. Wanneer ze een nieuw model aan het ontwerpen zijn, sturen autobouwers niet zomaar de schetsen door naar leveranciers. Ze vragen leveranciers naar hun ideeën voor innovatieve rijbesturingssystemen of motoren. Zo komen de beste auto’s van de autofabrikanten die de beste relaties met hun leveranciers onderhouden.”
 
“Je hebt sterke strategische partnerships nodig om een nauwe samenwerking op het gebied van productontwikkeling te bevorderen”, vervolgt hij. “Zorg er dus voor dat je de beste klant van jouw voornaamste leveranciers bent. Elimineer alle bronnen die barsten in je relatie kunnen veroorzaken, zoals inefficiënte processen en late betaling.” Met die woorden komt Duncan Jones bij het punt dat hij wil maken: de inzet van innovatie technologie. “Digitaliseer zoveel mogelijk processen, inclusief vraagveranderingen, aanbodtekorten en reacties op verstoringen. De les is: wees gemakkelijk om mee te werken”.
 
Inkoopprofessionals moeten volgens de hoofdanalist daarom zelf kunnen kiezen met welke software ze werken. “We zien binnen alle bedrijfsdomeinen dat zakelijke professionals steeds vaker zelf cruciale softwarebeslissingen nemen”, zegt hij. “Business professionals stellen dat software te belangrijk is voor hun succes om dat zomaar aan de IT-afdeling over te laten. Ze redeneren: ‘Ik moet aan de verwachtingen van de klant voldoen en ik begrijp zelf IT steeds beter, dus ik hoef de beslissing over software niet over te dragen aan een externe expert. Ik weet wat ik doe.’ Daarom nemen onder meer inkoopprofessionals zelf de beslissing die cruciaal is voor hun succes. Ga er dus zelf op uit en kies je eigen gereedschap.”

Vier nuttige tips van Duncan Jones
Digitaliseer je interactie met leveranciers om de veerkracht te verbeteren en co-innovatie aan te moedigen.
Begin met factuurautomatisering, maar zorg ervoor dat je profiteert van de innovatie die zich in toonaangevende IA-oplossingen bevindt.
Zoek naar softwareleveranciers die domeinexpertise, gegevens en AI-mogelijkheden combineren om waardevolle automatisering en waarschuwingen te leveren.
Plan je roadmap naar een bredere digitalisering, inclusief samenwerking rond vraagveranderingen, aanbodtekorten en verstoringen.

Factureringstechnologie
Wat kunnen die nieuwe tools dan voor bedrijven betekenen? Duncan Jones schetst daarvoor welke (lange) weg de factureringstechnologie tot op vandaag heeft afgelegd. “Zo’n twintig jaar geleden werd factuurverwerking onderdeel van de ERP-omgeving. Dat gebeurde door handmatige invoering. Vervolgens kwam er OCR of optische karakterherkenning. Zo konden we facturen op papier krijgen, om ze dan naar een scancentrum te sturen. Een deel van de gegevens voerden mensen nog altijd manueel in”, blikt hij terug. “Sindsdien zijn we een heel eind geëvolueerd, naar factuurportalen waarin leveranciers bestanden uploaden of inkooporders omzetten in facturen. De factuurvalidatietechnologie die deel uitmaakt van die software, voert geautomatiseerde ‘3-way match’ aankooporders uit en ontvangt records in het systeem.”
 
“Vijf jaar geleden zagen we de opkomst van meer volwaardige tools, die ik factuurautomatisering noem”, gaat Duncan Jones verder. “Zo gaan we verder dan de oorspronkelijke EIPP-tools (Electronic Invoice Presentment & Processing). Onze tools halen gegevens uit alle soorten factuurformaten, zonder dat mensen de ontbrekende gegevens zelf hoeven in te voeren. Met Invoice Automation (IA) is betrouwbare data-extractie ‘out-of-the-box’ mogelijk. De technologie wordt ook slimmer, zodat de software kan controleren op fouten, mogelijke fraude en dubbele facturen.”

De toekomst met AI
Wanneer we naar de toekomst van AI kijken, ziet Duncan Jones meer soortgelijke technologie haar intrede maken bij de validatie van facturen. “We mogen verwachten dat AI negentig procent of meer van de huidige menselijke goedkeuringen zal vervangen”, zegt hij. “Mensen hebben het druk en hun goedkeuring is niet zo betrouwbaar als software. Dat menselijke handelen voegt dus niet veel waarde toe aan een bedrijf. Software kan formele regels toepassen en het denkproces van de mens kopiëren, om zo te beslissen wat goedkeuring mag krijgen en wat niet. AI kan fraude en fouten veel beter opsporen dan mensen.”
 
De analist verwacht ook dat de leverancierservaring snel zal verbeteren, zodat het voor hen gemakkelijker wordt om facturen in te dienen, om na te gaan wanneer ze de betaling mogen verwachten en om erachter te komen waarom een ​​factuur in het systeem blijft hangen. “We zien nu al software op de markt waarbij de leverancier een e-mail kan sturen en de software die kan lezen en basisvragen kan begrijpen. Denk maar aan: ‘Waar is mijn factuur?’ of ‘Wanneer word ik betaald?’ AI stuurt dan automatisch een antwoord terug vanuit het systeem.”
Duncan Jones ziet tot slot ook nog een rol weggelegd voor blockchains als vervangers van documentuitwisseling. “In plaats van de handeling waarbij leveranciers facturen moeten sturen naar klanten en daarbij een of ander mechanisme voor de overdracht van een bestand moeten hanteren, kunnen ze die documenten gewoon in een gedeelde blockchain indienen, waar zowel overheidsinstanties, klanten en leveranciers ze kunnen raadplegen. Zo is er maar één bron van waarheid voor iedereen en kunnen er geen verschillende versies van een factuur bestaan.”

De waarde van innovatieve software
De hoofdanalist ziet verschillende potentiële waardevolle taken die AI de supply chain te bieden heeftaan.
D. Jones: “De eerste en belangrijkste is de automatisering van taken. En dan heb ik het niet enkel over de ongeschoolde taken zoals de ontvangst van papieren facturen en de invoer van gegevens in het systeem. De software zal ook taken automatiseren die nu door de meer bekwame professionals worden uitgevoerd. Ik denk daarbij aan het coderen van de facturen, het goedkeuren van discrepanties waarvan we niet zeker weten of ze geldig zijn en fraudedetectie.
Ook zullen we veel meer programmering van de software krijgen, die managers waarschuwt voor zaken die dringende actie vereisen. Software stelt ons in staat de juiste prioriteiten te leggen. Zo komt er meer tijd vrij om het bedrijf en de ESG-prestaties te verbeteren en op zoek te gaan naar manieren om de leverancierservaring te verbeteren, met bijvoorbeeld meer efficiëntie in de processen. Als laatste waarde zie ik de optimalisering van beslissingen, al ligt dat naar mijn mening nog vrij ver in de toekomst. Het idee dat software toekomstige prijstrends kan voorspellen en ons van tevoren kan vertellen wat we moeten doen, daar is het nog te vroeg voor. Maar het staat ons zeker nog te wachten.”
TR