Warehouse management volgens de laatste best practices

De vernieuwde uitgave komt er exact veertien jaar na de verschijning van Jeroen Van den Bergs eerste boek, ‘Integral Warehouse Management’ Daarin beschreef hij systematisch de processen die zich in een magazijn afspelen, met een stapsgewijze onderbouwing van wat beter kan. Aan het einde van het boek vonden we de Maturity Scan terug, waarbij bedrijven aan de hand van een vragenlijst konden nagaan hoe matuur hun magazijnactiviteiten zijn.

Daarop volgde in 2012 Highly Competitive Warehouse Management. Daarin kwam de klemtoon vooral te liggen op hoe bedrijven aan de hand van best practices verbeteringen in de praktijk konden realiseren.
 
VCM: “Intussen zijn we negen jaar later. We hoeven er geen tekening bij te maken dat het logistieke landschap intussen grondig is veranderd. Was dat ook de aanleiding om het boek te herwerken?”
Jeroen van den Berg: “Precies. Als adviseur kom ik bij tal van magazijnen over de vloer. Dan zie je toch bepaalde patronen terugkeren bij bedrijven die heel goed bezig zijn. Tegelijk merk ik dat wat tijdens de uitgave van mijn vorige boek nog pionieren was, nu vaak is geëvolueerd naar mature best practices. E-commerce en omnichannellogistiek, bijvoorbeeld, stonden negen jaar geleden nog in de kinderschoenen. Coolblue kwam nog maar net om de hoek kijken en bestaande retailers begonnen pas te beseffen dat ze zich beter zouden heroriënteren. Het mag duidelijk zijn dat er op dat vlak intussen enorme stappen zijn gezet.”

VCM: “Is er überhaupt nog iets overeind gebleven van het vorige boek?”
J. van den Berg: “De basis van het boek is dezelfde gebleven. Zo neem ik opnieuw de procesinrichting, de organisatie en IT onder de loep. Ook het Maturity Model zit weer in het boek verweven. Die heeft intussen zijn waarde ruimschoots bewezen. Tot nu toe hebben trouwens al 1.380 bedrijven de warehouse maturity scan ingevuld. Maar het spreekt voor zich dat de best practices van vandaag niet meer vergelijkbaar zijn met die van negen jaar geleden.”

VCM: “In welke opzichten verschillen de best practices van vandaag met die van toen?
J. van den Berg: “Laten we beginnen met de processen. Vooral de snelle opmars van e-commerce vraagt op dat vlak een heel andere aanpak. Orders zijn kleiner en doorlooptijden korter geworden. Dat vraagt een veel fijnmaziger aanpak. Verder stellen ook de grote pieken en dalen bedrijven voor grote uitdagingen, bijvoorbeeld op het vlak van personeelsplanning. Samengevat moeten de processen van vandaag kunnen omgaan met een zeer grote onvoorspelbaarheid.”

“Een van de procesinnovaties die in die context erg goed blijkt te werken, is het ‘warehouse-in-warehouse’. Daarbij ga je de assortimenten slim in zones opdelen. Zo kan een groothandel zijn elektromateriaal en sanitair in twee aparte zones opsplitsen als die zaken maar weinig samen besteld worden. Als je vooraf de juiste analyses hebt gedaan en perfect weet hoe vaak bepaalde categorieën samen of net niet samen worden verzameld, is zo’n systeem heel efficiënt. Uiteraard moet je dan wel een consolidatiezone voorzien wanneer er toch stuks uit de verschillende zones worden gepickt. Een andere slimmigheid is de snelpickstraat, waar goederen die dikwijls worden gevraagd in één enkele pickstraat worden gelegd. Dat leidt vaak tot een heel hoge pickefficiëntie. Zo had ik bij een groothandel berekend dat 47% van de orders volledig kon worden samengesteld uit slechts 5% van het assortiment. Dat waren dan ook ideale goederen om samen in een snelpickstraat te leggen.”
 
VCM: “Hebt u ook methodes uit uw boek geschrapt omdat ze gedateerd zijn?”
J. van den Berg: “Toch wel. De traditionele ‘wavepicking’ bijvoorbeeld, waarbij een grote groep orders tegelijk wordt vrijgegeven om vervolgens te gaan picken, werkt in veel gevallen niet goed meer. De pickmethodes van vandaag moeten kunnen omgaan met een grote dynamiek, waarbij orders die tijdens de dag binnenkomen à la minute kunnen worden meegenomen. Dat vereist natuurlijk ook een heel dynamische planning. Als planner kun je wel de voortgang in de gaten houden, maar de rest moet je gewoon aan software overlaten, die in real time zal beslissen wat er met binnenkomende orders moet gebeuren.”
 
VCM: “Ook op het vlak van IT valt de wereld van negen jaar geleden sowieso niet meer te vergelijken met nu.”
J. van den Berg: “Klopt. De digitalisering van de voorbije jaren heeft een enorme impact gehad. Die zaken zie je sterk weerspiegeld in de huidige best practices. Zo is de voorbije jaren heel veel extra logica ontwikkeld binnen warehouse management systemen (WMS). De systemen van vandaag berekenen bijvoorbeeld vlot vooraf welke orders in welk doostype kunnen, zodat meteen al in de verzenddoos kan worden gepickt. Zeker in e-commerceafdelingen – met vaak gigantische inpakafdelingen – kan dat voor een veel hogere efficiëntie zorgen.”

VCM: “Wat is het mooiste bewijs dat de digitalisering zich ook in het WMS-landschap doorzet?
J. van den Berg: “Dat steeds meer WMS-pakketten in de cloud draaien. Dat maakt de software een stuk makkelijker te implementeren en te beheren. WMS-software is tegenwoordig ook veel beter te configureren. Vroeger kon je een aantal vinkjes aan- en uitzetten en dat was het dan. In moderne pakketten kun je veel vlotter je eigen regels definiëren en restricties invoeren. Je kunt ook veel meer kenmerken van artikelen opgeven. Op basis van al die factoren zal het systeem dan bepalen wat de beste manier is om die goederen verzamelen. Die geïntegreerde flexibiliteit verwijst ook veel maatwerk naar het verleden. Daarnaast maakt software in de cloud het mogelijk frequenter en vlotter upgrades uit te voeren. Zo zijn bedrijven er zeker van dat ze nooit meer achterophinken met hun software.”

“Verder is het koppelen van systemen een pak eenvoudiger geworden, dankzij API’s bijvoorbeeld. Daardoor zie je veel bedrijven kiezen voor een best-of-breed-architectuur. Daarin zitten dan verschillende afzonderlijke systemen vervat, zoals het WMS, het TMS, de webshop, het POS-systeem en het ERP-systeem. We merken ook dat ERP-systemen binnen zo’n architectuur vaak gedownsized worden tot een pure ‘order engine’. Alle logica en alle processen eromheen zitten dan vervat in een gespecialiseerd order management systeem dat als orkestrator voor het geheel fungeert.”

VCM: “Zijn er nog zaken die – naast procesinnovatie en IT – tekenend zijn voor de best practices van vandaag?”
J. Van den Berg: “Aansluitend op de snelle ontwikkelingen is een grote wendbaarheid primordiaal. ‘Agility’ is een belangrijke succesfactor geworden. Je moet bijvoorbeeld veel sneller medewerkers aan boord kunnen halen in het magazijn. Daarom is het belangrijk dat systemen zeer gebruikersvriendelijk zijn. Het mag geen halve dag meer duren om de werking van een scanner aan een picker uit te leggen. De systemen moeten zichzelf uitwijzen, zodat je nieuwkomers in pakweg een kwartier aan het werk kunt zetten. Voorts is het belangrijk dat je een heel goed zicht op je voorraden hebt om meteen op de behoeften van het moment te kunnen inspelen. Is een product niet meer in je eigen magazijn beschikbaar, dan moet je systeem toelaten op zoveel mogelijk plaatsen te gaan kijken waar er wel nog voorraad ligt, zonder dat je daarvoor continu moet rondbellen.”

“Aangezien assortimenten tegenwoordig zeer snel wisselen, is ook een performant PIM-systeem (product information management) vereist om de broodnodige data aan te leveren, voor de webshops en het magazijn bijvoorbeeld. Doordat software relatief makkelijk te koppelen is, is zo’n PIM-systeem vlot in het IT-landschap van een bedrijf te integreren. We merken ook duidelijk dat bedrijven daar steeds meer in investeren.”

VCM: “Waar we ook niet naast kunnen kijken, is de opmars van automatische systemen zoals shuttles en mobiele robots. In welke mate dragen zij bij tot de best practices van vandaag?”
J. van den Berg: “Ook op dat vlak zijn er de voorbije jaren enorme stappen voorwaarts gezet. De meeste van die systemen zijn echt matuur geworden. Kijk maar naar de Autostore, waarbij robots gestapelde bakken uit kanalen ‘vissen’ en naar een uitslagstation brengen. Een tiental jaar geleden pakte de firma Patrick uit met de eerste Autostore in de Benelux. Nu staat er bij wijze van spreken op elk industrieterrein wel eentje. De automatische systemen zijn tegenwoordig matuur, leveranciers proberen er met handige snufjes nog hun eigen draai aan te geven. Ook die systemen spelen steeds meer in op de nood aan een grote wendbaarheid, in die zin dat ze steeds makkelijker op te schalen zijn.”

VCM: “Welke raad kunt u bedrijven die vandaag een magazijn runnen nog meegeven?”
J. van den Berg: “‘Think big, start small, scale fast’ is iets wat ik iedereen die een warehouse runt zeker zou aanraden. En wat digitalisering betreft, moet je nu gewoon van wal steken, als je dat nog niet hebt gedaan. De voorbije tien jaar is er heel veel gepionierd. Er zijn voldoende mature methodologieën en systemen om mee aan de slag te gaan, dus geen excuses meer om de boot af te houden. We zien ook dat steeds meer bedrijven de digitale sprong wagen, zelfs al hebben ze geen honderd procent zicht op de ROI. Gewoon omdat ze beseffen dat het moet om klaar te zijn voor de toekomst.”
TC

Highly Competitive Warehouse Management (2021) wordt uitgegeven door Management Outlook Publishing. Engels. 329 pagina’s. ISBN-10: 9492505010. ISBN-13: 978-9492505019