Waarom je nu moet starten met e-facturatie
Exact geeft tips voor een vlotte overstap
Geïntegreerde oplossingen zoals Exact Online laten toe elektronische facturen eenvoudig te ontvangen en verwerken.
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle Belgische bedrijven. Nu het jaareinde snel nadert, is de urgentie om actie te ondernemen groot. Softwareontwikkelaar Exact merkt weliswaar een versnelling in de markt, maar waarschuwt dat nog te veel bedrijven achterblijven. Geert Grauls, e-facturatie-expert bij Exact, deelt een aantal concrete tips om je organisatie optimaal voor te bereiden.
Binnenkort maakt de Europese en Belgische wetgeving komaf met de traditionele papieren of pdf-factuur. Vanaf 1 januari 2026 zijn enkel nog elektronische facturen, verstuurd als een UBL-bestand via het Peppol-netwerk, rechtsgeldig. Dat betekent dat zowel het verzenden als het ontvangen van facturen verplicht digitaal moet verlopen. Voor handelsbedrijven, bijvoorbeeld, die vaak duizenden facturen per jaar verwerken, biedt Peppol een grote meerwaarde: de gestandaardiseerde uitwisseling versnelt niet alleen de administratieve afhandeling, maar beperkt ook fouten en manuele controles.
Wie echter niet tijdig klaar is met de overstap, loopt financiële risico’s. De eerste overtreding levert een waarschuwing op, maar daarna volgen er boetes vanuit het Koninklijk Besluit. “De overheid voorziet wel een gedoogperiode van drie maanden, maar dat is geen excuus om te wachten”, meent Geert Grauls. “Leveranciers zullen je immers vroeger hun elektronische facturen willen toesturen. Bovendien zijn je klanten vanaf 2026 niet langer verplicht om facturen te betalen die buiten Peppol om worden verstuurd. Bedrijven die tijdig e-facturen kunnen verzenden en ontvangen, vermijden dus niet alleen boetes, maar hebben ook een commercieel voordeel.”
Sinds het voorjaar van 2025 neemt het gebruik van e-facturatie bij ondernemers en accountants gelukkig in sneltempo toe. “Als softwareontwikkelaar stimuleren wij onze klanten om de stap te zetten. Op basis van het aantal facturen dat onze klanten via Peppol verzenden en ontvangen, merken we dat het aantal uitgaande facturen elk kwartaal met ongeveer vijftig procent toeneemt. Het aantal ontvangen e-facturen is nog groter”, aldus Geert Grauls. “Intussen stapte in totaal 56 procent van onze klanten over op e-facturatie via Peppol. Dat betekent nog 44 procent te gaan.”
Dat veel bedrijven nog steeds een afwachtende houding aannemen, heeft volgens Geert Grauls met verschillende factoren te maken: “Enerzijds denken organisaties dat ze nog voldoende tijd hebben, anderzijds hebben ze vaak drempelvrees. Uit de KMO Barometer van Exact, waarin eerder dit jaar 510 Belgische kmo’s werden bevraagd, bleken de technische uitdagingen (38%), de nodige tijd en investeringen (36%) en weerstand bij klanten of leveranciers (33%) de belangrijkste hordes.”
Geert Grauls, e-facturatie-expert bij Exact: “Door nu alvast met e-facturatie te starten, bespaar je jezelf een hoop gedoe later.”
Vijf tips voor een vlotte start
Die drempelvrees is echter nergens voor nodig, want met een doordacht stappenplan stoom je je organisatie op een vlotte manier klaar voor 2026 én profiteer je meteen van een hogere efficiëntie. Exact geeft vijf praktische tips voor een succesvolle start.
1.Registreer je tijdig op Peppol
De eerste stap is de registratie op het Peppol-netwerk. Dat doe je via een erkend Peppol Access Point of een software provider die met Peppol verbonden is. Gebruik je software die het Peppol-netwerk ondersteunt, zoals Exact Online, dan kan dat eenvoudig via een verificatie met Itsme. Zo wordt meteen de juiste zaakvoerder geregistreerd. Om de introductie soepel te laten verlopen, voorziet Exact ook korte trainingsvideo’s met alle uitleg.
2. Betrek je medewerkers
E-facturatie gaat verder dan de technologie. Maak je medewerkers bewust van de voordelen en noodzaak van digitaal factureren en neem ze mee in het proces. Zorg dat je team weet hoe ze facturen digitaal kunnen versturen, ontvangen of boeken. Korte trainingen en duidelijke interne afspraken vermijden fouten en misverstanden.
3. Informeer klanten en leveranciers
Zeker voor handelsbedrijven werkt e-facturatie pas optimaal als alle schakels in de keten meedoen. Breng je klanten en leveranciers tijdig op de hoogte van je overstap zodat ook zij hun processen daarop kunnen afstemmen. Wellicht stimuleert dat ook anderen al om te starten. Zo wordt de keten in zijn geheel efficiënter.
4. Automatiseer je financiële administratie
Geïntegreerde ERP-oplossingen laten toe elektronische facturen eenvoudig te ontvangen en verwerken. Daarmee worden inkomende facturen automatisch uitgelezen. Via artificiële intelligentie is het zelfs mogelijk een boekingsvoorstel te doen. Ga je akkoord en keert hetzelfde type factuur vaak terug? Dan kan software die facturen volledig automatisch inboeken.
Werk je met een accountant? Dan krijgt die alle facturen automatisch wanneer ze binnenkomen en buitengaan. Ze worden dan automatisch verwerkt in zijn bedrijfssoftware. Met andere woorden, ook de accountant krijgt je facturen niet langer net voor de btw-aangifte. Het resultaat: minder tijdsdruk en kwartaalstress voor alle partijen.
5. Benut de kansen voor een betere cashflow
Het is handig als je elektronische facturen meteen van een QR-code of een betaallink worden voorzien. “Ongeveer vijftig procent van die facturen wordt binnen de week betaald, tachtig procent zelfs dezelfde dag. Voor ondernemers betekent e-facturatie dus vaak een gezondere cashflow”, weet Geert Grauls.
De rol van de juiste software
Geert Grauls benadrukt het belang van de juiste software voor een succesvolle omschakeling. “Een ERP-systeem dat elektronische facturatie ondersteunt vormt een stevige ruggengraat voor een vlotte implementatie. Het zorgt voor een automatische verwerking, voor realtime inzicht en voor schaalbaarheid naarmate je bedrijf groeit.”
“Uiteindelijk zal e-facturatie een structureel onderdeel worden van de administratie van kmo’s”, vervolgt Geert Grauls. “Dat is ook precies de reden waarom Exact daar al voortijdig mee aan de slag is gegaan en e-facturatie standaard in zijn software heeft opgenomen. Dat is een goede zaak, aangezien de transitie tijdswinst, minder fouten en snellere betalingen betekent. Bedrijven die in de juiste oplossing investeren, zetten meteen ook een belangrijke stap naar bredere digitalisering en efficiëntie.”
Meer slagkracht
De klok tikt verder naar 1 januari 2026. Bedrijven die te lang wachten, riskeren boetes en operationele last-minute stress. Beter dan de overstap te zien als een noodzakelijk kwaad, is om die te omarmen als een kans om processen te optimaliseren. Door nu alvast de eerste stappen te zetten, maak je niet alleen je administratie toekomstbestendig, maar versterk je ook de slagkracht van je organisatie in 2026.
KADER:
Start nu met e-facturatie via Exact
E-factureren via Peppol is een fluitje van een cent. Lees hier alles wat je moet weten over e-facturatie en hoe je ermee kunt starten.
Lees alles over e-facturatie
Exact biedt e-facturatie via Peppol standaard aan in onze alles-in-één software voor handelsbedrijven. Benieuwd hoe de software jouw processen kan optimaliseren?
