Voorraadoptimalisering op maat

Als gespecialiseerde groothandel staat Van Marcke in voor de distributie van sanitair, verwarmingsinstallaties, ventilatie- en koelingsoplossingen en installatiemateriaal. Daarbij zet het familiebedrijf sterk in op oplossingen op basis van hernieuwbare energie. Het bedrijf is een toonaangevende speler in België en Luxemburg en ook commercieel actief in Frankrijk, Nederland, Zwitserland, Malta en de VS. In totaal beschikt Van Marcke over 92 technische verkooppunten en 18 showrooms en biedt de organisatie werk aan ongeveer 1.400 mensen.

“De missie van Van Marcke bestaat erin van een huis een thuis te maken”, begint Torrino Debal. “Enerzijds doen we dat door kwalitatieve producten te leveren, anderzijds door in te zetten op ontzorgende diensten. Zo bieden we onze installateurs de nodige opleidingen, in samenspraak met onze leveranciers.”

In lijn met die filosofie riep Van Marcke enkele specifieke diensten in het leven. Zo kunnen installateurs bij Van Marcke Solutions terecht met specifieke vragen over nieuwe technologieën. Van Marcke Contracting Service spitst zich toe op grote werven en projecten, met een gepersonaliseerde opvolging. Verder is er het eigen studiebureau Van Marcke Engineering, en met Van Marcke Installs werd een platform tussen eindgebruiker en installateur gecreëerd, waarbij Van Marcke de offerte voor een toestel voor de eindklant genereert en de installateur verantwoordelijk is voor de plaatsing ervan. “Op die manier kan de installateur zich volledig op zijn job focussen, zonder bezig te hoeven zijn met de administratieve rompslomp.”

Achter de missie van Van Marcke steekt een slimme en efficiënte logistiek. Om de logistieke activiteiten te ondersteunen, vertrouwt de organisatie op twee distributiecentra. Het dc in Luxemburg herbergt 4.000 SKU’s (stock keeping units), het Belgische magazijn slaat maar liefst 21.000 SKU’s op.
Torrino Debal: “Een vijftal jaar geleden hebben we in Kortrijk een state-of-the-art distributiecentrum van 80.000 vierkante meter gebouwd, met een volautomatische ‘man-to-goods’-installatie. In dat magazijn ontvangen we wekelijks 5.000 pallets met goederen. Met onder meer 14.000 zonnepanelen op het dak, geothermische verwarming en on-site waterzuivering is dat magazijn volledig energieonafhankelijk. De operationele efficiëntie in het magazijn ondersteunt ons ‘first time right’-principe. We hebben ook een eigen transportbedrijf. Op die manier willen we onze klant de service, flexibiliteit en ontzorging bieden die we beloven.”

Met Slim4 naar één multilocatieomgeving

In lijn met die ‘first time right’-filosofie, is het voor Van Marcke primordiaal het juiste product op de juiste plaats te hebben.
T. Debal: “Om ons te helpen de juiste balans te vinden tussen voorraad, operationele kosten en klantenservice, hebben we een tiental jaar geleden de software Slim4 van Slimstock ingeschakeld. We zijn met die software gestart in onze verkooppunten. Vervolgens heeft ons Belgische dc het systeem in gebruik genomen. Nadat we het Luxemburgse CFM (Comptoir des Fers et Métaux) hadden overgenomen, hebben we ook in dat magazijn Slim4 geïmplementeerd. Dat resulteerde in drie Slim4-omgevingen die – hoewel er natuurlijk interacties waren – onafhankelijk van elkaar functioneerden.”

Toen in oktober 2023 het nieuwe ERP-pakket SAP live ging bij Van Marcke, besloot de onderneming die drie omgevingen naar één enkele multilocatieomgeving om te zetten. Van daar uit worden nu in totaal 525.000 artikelen op voorraad aangestuurd: 25.000 in de dc’s en in totaal 500.000 in de winkelpunten.

Voorraadbeheer dc’s versus winkels

Dagelijks vindt er in Slim4 een import vanuit SAP plaats. De planner in de software verwerkt de data, waarna een besteladvies naar SAP wordt gestuurd. Naast de dagelijkse communicatie en berekeningen worden er ook wekelijkse en maandelijkse berekeningen gemaakt, bijvoorbeeld om de ABC-classificatie te bepalen.

Op het niveau van de dc’s heeft Van Marcke ervoor gekozen het serviceniveau te differentiëren op basis van de productstrategie. “Zo spreken we tijdens de jaarlijkse budgetmeetings af in welke productcategorieën we willen groeien”, legt Torrino Debal uit. “Die producten krijgen een hogere servicegraad. Verder werken we met een gewogen gemiddelde, waardoor duurdere producten automatisch een iets lagere servicegraad krijgen dan goedkopere. Voor goedkopere producten kunnen we dus een iets hogere servicegraad hanteren. Op de winkelpunten daarentegen worden de voorraadniveaus puur op basis van ABC-analyses vastgelegd.”

De basis voor een correct voorraadbeheer is volgens Torrino Debal een goede ‘demand forecasting’. “Wat het voorraadmanagement in de dc’s betreft, houden we uiteraard rekening met de historische afzet. Daarbij nemen we per artikel het seizoenspatroon en de trends mee. Wanneer een product wellicht meer of minder gaat verkopen, bijvoorbeeld door veranderde wetgeving, kunnen gebruikers relevante informatie aan het systeem toevoegen”, licht hij toe. “Maandelijks nemen we de forecastexcepties onder de loep. Als we systematisch bepaalde grenzen overschrijden, zal de voorraadplanner nagaan wat daarvoor de reden kan zijn. De Promotie Manager in Slim4 zorgt ervoor dat meerverkopen door lagere prijzen de ‘baseline forecast’ niet te veel verstoren. Verder maken we gebruik van de Transaction Outlier Detection, een machine learning tool binnen Slim4, om uitschieters op transactieniveau te bundelen. Daarbij worden enerzijds de transacties meegenomen die sterk afwijken van het maandverbruik en anderzijds de transacties die uitzonderlijk zijn voor de klant in kwestie.”

Ook op het niveau van de winkelpunten wordt de historische afzet gebruikt om de forecast op te bouwen. “Toch werkt het bepalen van de uiteindelijke voorraad anders dan de demand forecast op dc-niveau. Zo zitten in onze planner heel wat regels vervat om ervoor te zorgen dat de winkels steeds de juiste presentatievoorraad in huis hebben”, vervolgt Torrino Debal. “Van de goedkopere artikelen moeten er bijvoorbeeld altijd drie stuks aanwezig zijn. Niet alleen is dat efficiënter voor de herbevoorrading, een rek waar voldoende producten aanwezig zijn, oogt ook mooier voor de klanten die bij ons komen winkelen.”

Om de bestelhoeveelheden te bepalen hanteert Van Marcke de EOQ-filosofie (economic order quantity).

T. Debal: “Om de EOQ te kunnen bepalen, hebben we twee criteria nodig: enerzijds onze voorraadhoudende kosten (in procent), anderzijds onze orderlijnkosten (in euro) op de optimale bestelhoeveelheid. Die oefening doen we jaarlijks. We proberen ook zoveel mogelijk producten in volle dozen te bestellen. Dat is niet alleen (kosten)efficiënter om goederen te ontvangen en op te slaan in ons dc, het is ook handiger voor de interne bevoorrading van de dc’s aan de winkelpunten.”

Centraal assortimentsbeheer met lokale accenten

Wat betreft het assortimentsbeheer, staat de ‘category manager’ van Van Marcke aan het roer. “Die persoon heeft immers de meeste productkennis”, aldus Torrino Debal. “Hij weet perfect welke producten we in de verschillende categorieën moeten aanbieden, welke leveranciers die producten aanbieden en wie de beste voorwaarden biedt. Ook het assortimentsbeheer van de winkels valt onder zijn verantwoordelijkheid. Elke winkel telt ongeveer 6.000 unieke referenties. Daarbij gaat het vooral over installatiemateriaal, tools en kleiner (meeneem)materiaal, zoals batterijen en plooimeters.”

Dat assortimentsbeheer wordt grotendeels centraal aangestuurd. “Voor de meeste producten lukt dat prima, maar soms zijn er lokale verschillen tussen de verschillende landen die we bedienen”, weet Torrino Debal. “Daarom kan een klein deel van de producten lokaal worden gestuurd. Het is aan onze filiaalverantwoordelijken om die lokale verschillen te capteren. Zij kunnen dan zelf bepaalde producten toevoegen of verwijderen of beslissen om een hogere maximum- of minimumvoorraad te hanteren. Artikelen toevoegen kan evenwel niet zomaar. De filiaalverantwoordelijken krijgen van ons een bepaald budget als ze hun voorraad goed beheren. Met dat budget kunnen ze dan eigen artikelen toevoegen, op voorwaarde dat ze samen niet meer dan 27,5 procent van de totale lokale voorraadwaarde uitmaken. Op die manier kan de filiaalverantwoordelijke zijn eigen accenten leggen.”

Besteladviezen voor dc’s en winkelpunten

Om de besteladviezen voor de 21.000 SKU’s in het Belgische distributiecentrum onder de loep te nemen, heeft Van Marcke drie voorraadplanners in dienst. Die voorraadplanners zijn elk verantwoordelijk voor een andere categorie producten, met name verwarming, installatiemateriaal en sanitair. Voor de goedkeuring van de 4.000 SKU’s van het Luxemburgse magazijn is één voorraadplanner verantwoordelijk. “Hoewel de besteladviezen vanuit Slim4 accuraat zijn, bekijken we toch nog elk besteladvies. Zo moeten we soms wat producten bijvoegen om aan de afgesproken aankoopvoorwaarden te kunnen voldoen.”

In Kortrijk gaat het om besteladviezen voor wekelijks zo’n vierhonderd leveranciers, voor het dc in Luxemburg zijn er dat honderdvijftig.
T. Debal: “Met elke leverancier hebben we een vaste orderdag afgesproken. Bij leverancier x bestellen we bijvoorbeeld telkens op maandag, om dan op woensdag beleverd te worden. Maar uiteraard werken we ook hier op basis van ‘management by exception’. Zo kunnen de voorraadplanners beslissen om actie te ondernemen als er voor een bepaald artikel een stockbreuk dreigt.”

Voor de leveringen aan de winkelpunten wordt anders gewerkt. Het is immers onbegonnen werk om de besteladviezen voor 500.000 artikelen manueel goed te keuren. “Dat proces hebben we volledig geautomatiseerd. Wel worden er vooraf veel aparte selecties gemaakt, volgens de productgroep en de productwaarde bijvoorbeeld, maar aan het eind van de rit worden de besteladviezen van Slim4 blindelings doorgezet. Enerzijds gaat het om herbevoorradingen vanuit het dc, die ’s avonds worden doorgestuurd om de volgende ochtend gepickt te worden, anderzijds zijn er orders die rechtstreeks naar de leverancier gaan.”

Om het overzicht te bewaren, heeft Van Marcke één voorraadplanner/analist in dienst. “Die persoon is een echte duizendpoot. Zo houdt hij in de gaten of er nergens te veel voorraad ligt en of het assortiment in de verschillende winkels nog relevant is. Hij moet ook steeds in het achterhoofd houden dat, als hij een bepaalde actie doorvoert, die voor alle winkelpunten zal gelden.”

Gebundelde krachten

Maar niet enkel een uitgekiende interne organisatie en de juiste ondersteunende software zijn belangrijk voor een gebalanceerd voorraadmanagement. Ook een goede samenwerking met de leveranciers is cruciaal. “Hoe beter die samenwerking is, hoe beter wij bediend worden”, weet Torrino Debal. “Daarom organiseren we met het gros van onze leveranciers op regelmatige basis Teams-meetings. Dan hebben we een korte statusupdate, bijvoorbeeld om na te gaan of er issues zijn”, legt Torrino Debal uit. “We delen onze ‘purchase forecast’ ook met onze leveranciers. Soms is dat zelfs contractueel vastgelegd of we krijgen een bonus als we die delen. Een van onze private label leveranciers vertrouwt zelfs op onze purchase forecast voor hun personeelsplanning. We merken ook dat de OTIF (on time in full) hoger ligt bij de leveranciers met wie we data delen. Met sommige leveranciers delen we ook verkoopdata om nog meer vooruit te kunnen kijken.”

Nog een stap verder gaat de samenwerking met de leveranciers van een aantal private labels. “Daar proberen we eigenlijk in de bestuurdersstoel te zitten, vanaf het productdesign tot de optimalisering van de verpakking. Uiteraard is een zeer goede communicatie met de leverancier daarbij essentieel om zo’n samenwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.”

Tot slot benadrukt Torrino Debal het belang van een goede samenwerking met je softwareleverancier. “Voor ons is Slimstock niet enkel een leverancier, maar een partner met vakkennis waar we steeds op kunnen vertrouwen. Ook een open communicatie is voor ons erg belangrijk. Bij onze overstap naar SAP heeft Slimstock ervoor gezorgd dat drie parallelle omgevingen zijn samengevoegd tot één multilocatieomgeving, waardoor iedereen nu vanuit dezelfde omgeving kan werken. Daarbij is het een must om open over alle uitdagingen te kunnen communiceren.”

TC