Voorraadoptimalisering binnen complexe context

Prosafco is al meer dan dertig jaar gespecialiseerd in werkkledij, persoonlijke beschermingsmiddelen en alles wat daarbij komt kijken. Naast de 21.000 SKU’s van gerenommeerde merken geldt de persoonlijke begeleiding door voortdurend bijgeschoolde medewerkers als een grote troef. De zeven winkels zijn vooral gericht op de kleine zelfstandige ondernemers, terwijl vanuit het distributiecentrum in Roeselare producten vertrekken richting zowel kleine, middelgrote als grote ondernemingen, actief in alle sectoren. Prosafco kent ook een ruim clientèle bij overheidsbedrijven, steden en gemeenten.

Nieuw DC in Roeselare

Om zijn voortdurende groei te ondersteunen, nam Prosafco begin 2022 een nieuw magazijn in gebruik. Het is specifiek afgestemd op de multichannel-benadering van het bedrijf. Het logistieke hart van het nieuwe magazijn omvat een oplossing voor ‘goods-to-person piece picking’. Bulkopslag vindt plaats in palletrekken met smalle gangen, waardoor Prosafco de opslagcapaciteit in het magazijn aanzienlijk wist op te krikken. Het interne transport verloopt met behulp van een combitruck en vijf smart trucks. Het magazijn, met een oppervlakte van 8.500 vierkante meter, biedt plaats aan 25.000 picklocaties, 5.000 pallets en 36.400 bins.

8 miljoen euro voorraadwaarde

De uitbreiding van de voorraadcapaciteit blijkt voor Prosafco geen overbodige luxe. De voorraadwaarde bedraagt maar liefst 8 miljoen euro en het dagelijkse aantal orderlijnen loopt op tot 1.200. Dat brengt de nodige uitdagingen op het vlak van voorraadbeheer met zich mee.

Marvin D’halluin, team manager aankoop bij Prosafco, legt uit: “We zijn met ons inkoopteam naar een hoger niveau geëvolueerd. De inkoper fungeert nu ook als voorraadbeheerder en samen met mijn team zorg ik er voor dat we van bestelling tot levering het vereiste serviceniveau per product verzekeren.”

Prosafco kent verschillende niveaus van voorraadbeheer die elk een specifieke aanpak vereisen. Het winkelassortiment omvat een kerngamma dat losstaat van de stromen in het distributiecentrum. “Onze ‘default stock’ in het DC heeft een waarde van 6 miljoen euro”, vertelt Marvin D’halluin. “We bedienen er alle klanten mee die een beroep op ons doen. Daarnaast hebben we klantspecifieke voorraden, al dan niet met bedrukking, waarvoor er contractuele afspraken gelden. Zo bouwen met onze klanten een langetermijnrelatie uit. We verbinden ons er toe uitrustingen binnen de kortste tijd te vervangen en nieuwe medewerkers meteen van de vereiste werkkleding en/of pbm’s te voorzien. Een volledige ontzorging, inclusief het wassen van de kleding, behoort tot de mogelijkheden.”

De inkoopmanager benadrukt het belang van heldere inzichten. “Bij de contractklanten willen we op SKU-niveau zoveel mogelijk data verzamelen: wat zijn de piekmomenten, wat zijn de seizoenstendensen, enzovoort.”

ABC-classificatie

Prosafco maakt gebruik van een BI-tool om de voorraadrotatie in kaart te brengen.

M. D’halluin: “We gaan na hoeveel stuks de klant bestelt en hoeveel de voorraad tijdens een bepaalde periode bedraagt. Het serviceniveau bepalen we volgens een ABC-classificatie, met behulp van een module binnen Slim4 van Slimstock. Dat helpt ons om het juiste gewicht, prioriteit en serviceniveau aan de juiste artikelen toe te kennen. Afhankelijk van het vereiste niveau van dienstverlening per product zullen we meer of minder voorraad bufferen. Die indeling updaten we maandelijks voor alle producten. Dankzij Slim4 slagen we er in afwijkende patronen snel te detecteren. Een plotse daling van de voorraadrotatie kan bijvoorbeeld wijzen op een stockbreuk, waarbij we meteen de nodige stappen zetten.”

Bij de introductie van nieuwe producten voorziet Prosafco een tijdelijke voorraad in samenspraak met de leverancier. Na zes maanden volgt een evaluatie.

Minimale voorraadhoeveelheden contractueel vastgelegd

Voor contractklanten – goed voor een kwart van de totale voorraad – garandeert Prosafco de beschikbaarheid van een vastgelegde minimale voorraad. “Dat is een grote troef voor onze klanten”, aldus Marvin D’halluin. “Al moeten we er op toezien dat onze voorraad op die manier niet escaleert. Om dat te voorkomen, stroomlijnen we alle input nu via het verkoopkanaal. De sales medewerkers voeren alle contractbepalingen op het platform in. Vroeger bevonden dezelfde default producten zich telkens op een andere locatie, in functie van de klant die ze afnam. Nu brengen we ze in verschillende lagen op één locatie samen en kennen we het gewenste serviceniveau toe. Bovenop die default stock creëren we met behulp van Slim4 een ‘ijzeren voorraad’ die de continuïteit voor elk type contract waarborgt. Die aanpak verhoogt onze logistieke performantie, verbetert de werking van onze ABC-categorieën en verlaagt het aantal benodigde voorraadlocaties.”

Automatisering

Het voorraadbeheer van de winkels ziet er dan weer helemaal anders uit.

M. D’halluin: “Tachtig procent van de winkelvoorraad verschilt van de default stock in het distributiecentrum. Het product marketing team selecteert samen met de winkelverantwoordelijken het kernassortiment voor alle winkels. De voorraadniveaus per winkel en maatbogen bepaal ik op basis van rotatie, groeidoelstellingen en omvang van de winkel. Met behulp van de inzichten uit Slim4 leggen we ook de seizoensproducten vast. Voor nieuwe referenties verloopt het proces identiek aan dat van de contracten met onze klanten. We willen in de nabije toekomst nog verder inzetten op de automatisering van zowel de picking als levering vanuit de winkels en een automatische retour en herbevoorrading, waardoor we ook het online aanbod verder kunnen versterken.”

KD