Verpakking op maat in elkaar gebokst

Het was een van zijn grote frustraties: iets inpakken wat geen standaardformaat was, waar geen dozen voor beschikbaar waren, waardoor medewerkers tijd verloren en de kosten hoog opliepen. Vader Rik Roose zag het probleem te vaak opduiken in de drukkerij die hij van zijn vader overnam en waar hij meer dan dertig jaar werkte. Met zijn technische achtergrond – hij herstelde vaak machines en bouwde er zelfs een aantal – ontstond het idee om een machine te bouwen die verpakkingen op maat snijdt. Hij bezat echter te weinig kennis op het vlak van sturing en software en haalde er zijn zonen Filip en Kristof bij, die beiden programmeerkennis hebben. Zij beseften dat de markt nood had aan zo’n verpakkingsmachine.
 
Nochtans zijn er al soortgelijke oplossingen op de markt waar grote e-commercespelers zoals Bol.com gebruik van maken. “Die markt is veel te beperkt”, vertelt CEO Filip Roose. “Fit Things gaat zich daar niet in mengen, want er zijn daarvoor momenteel al een vijftal spelers actief. Ons doel is dan ook van in het begin geweest om een low-end oplossing aan te bieden in de vorm van een machine die overal kan worden geplaatst en die iedereen eenvoudig kan bedienen. Het moest niet lijken op een echte machine, waar medewerkers schrik voor zouden kunnen hebben.”
 
Rik, Kristof en Filip bouwden alle onderdelen van de Slimbox zelf en ontwikkelden ook de software wat betreft de proof-of-concept. Ze startten er na de zomer van 2015 mee en hadden eind 2016 een prototype van het product klaar: de Slimbox. Op het prototype van de Slimbox mochten geïnteresseerden hun feedback geven. Dat leidde tot de oplevering van de machine eind september 2017. In 2018 begon de Slimbox echt zijn opgang te maken. Intussen heeft de machine al een achttal landen veroverd. Een daarvan is de Verenigde Staten, al gaat het daar om een proefproject. Er zijn een aantal verschillen, zoals de CE-keuring die Europa hanteert, die ervoor zorgen dat de implementatie in de VS trager verloopt. Het gaat om een ander type markt met andere gewoontes.

Werking Slimbox

De Slimbox kun je zowel via een webinterface als via een applicatie bedienen. Eerst moet je in een lijst het model van doos aanduiden dat je zou willen. Daarna moet je de afmetingen – lengte, breedte, hoogte – ingeven. Vervolgens kun je klikken op ‘snij doos’. Je steekt een karton in de Slimbox, duwt het tot je weerstand voelt en vanaf dat moment begint de Slimbox de 3D-tekening van de doos uit het karton te snijden. De voortgang kun je in één oogopslag zien aan de hand van een groen licht dat stelselmatig groter wordt. Op die manier kun je verder werken terwijl de 3D-tekening wordt gevormd. Wanneer de hele lengte van het snijoppervlak groen oplicht (gemiddeld na anderhalve minuut) is de tekening klaar en kun je de doos vouwen. Je krijgt daarvoor hulp van voorgemaakte gleuven.
 
Naast deze software die de broers Roose samen met een aantal programmeur-medewerkers ontwikkelden, is er ook middleware die informatie krijgt van een bestelling in een webshop. Stel dat je drie producten van uiteenlopende afmetingen bestelt, dan gaat de informatie over die afmetingen naar de middleware. In een fractie van een seconde berekent de software hoe de producten het beste in elkaar passen en hoe groot de 3D-puzzel van de doos moet zijn. Die informatie wordt doorgestuurd naar de Slimbox die de 3D-tekening opnieuw uit het karton snijdt. Intussen krijgt de inpakker van dienst de 3D-puzzel te zien, zodat hij weet hoe hij de producten in de doos moet schikken. Verder kan de Slimbox ook nesten. De machine probeert de 3D-tekeningen zo te schikken dat er meerdere dozen uit een en hetzelfde karton kunnen worden gesneden.

Weinig aanpassingen nodig

Fit Things richt zich met de Slimbox op kmo’s, maar evengoed op grotere bedrijven. De activiteiten hoeven zich niet enkel in de e-commerce af te spelen.
Filip Roose: “De Slimbox is interessant voor elk bedrijf dat minimaal 30 tot 40 dozen van verschillende afmetingen per dag nodig heeft. Een bedrijf dat internationaal verscheept, moet vaak rekening houden met ‘dimensional weight’. Je betaalt in dat geval op basis van het volume van de doos. Zo’n internationaal bedrijf heeft zelfs genoeg aan een tiental dozen per dag om binnen de twee jaar return on investment te bereiken.”
 
“Er is een groot bedrijf in Oostenrijk dat de Slimbox heeft aangekocht, omdat het geregeld stalen moet opsturen”, illustreert Filip Roose. “Dat komt zo’n 20 tot 25 keer per dag voor, wat niet ongelooflijk veel is, maar medewerkers verloren er wel veel tijd mee. Nu geeft een medewerker in het systeem in welk product als staal moet worden opgestuurd. Terwijl een robot het product in het magazijn pickt, wordt de 3D-tekening berekend en uitgesneden door de Slimbox. Als de picking eenmaal afgewerkt is, wat er zo’n twee minuten in beslag neemt, kan het staal meteen worden ingepakt en verzonden.”
 
De klant kan heel snel met de Slimbox aan de slag gaan. De levering duurt gemiddeld anderhalve week voor een individuele bestelling. Daarna kunnen medewerkers vertrouwd raken met de machine en bepalen of ze liever via de app of de webinterface werken.
F. Roose: “We gaan bij het bedrijf langs om de flow van hun activiteiten te bekijken. Samen met het bedrijf kiezen we de optimale plaats voor de Slimbox in de organisatie, zodat de machine tijdsefficiënt wordt geïntegreerd.”
 
Naast de investering in de Slimbox zelf moeten bedrijven een kleine aanpassing in hun ERP-systeem maken, zodat er verbinding kan worden gemaakt met de API die met de Slimbox in contact staat. Uiteraard moeten bedrijven ook karton hebben dat ze door de Slimbox sturen. Het gaat over een basis golfkarton met een dikte tussen één en vijf millimeter. Op zich kan karton bij Fit Things worden aangekocht, maar dat is niet de kernactiviteit. Filip Roose geeft aan dat het niet opportuun zou zijn om internationaal karton te moeten opsturen. Wel kan Fit Things helpen beslissen welk karton de klant gebruikt, maar daarna is het aan de klant om de goedkoopste en snelste kartonleverancier te selecteren.

Meerwaarde Slimbox

Met de Slimbox kan Fit Things meerdere troeven uitspelen. De machine is zo gebouwd dat ze kan worden dichtgeklapt, zodat ze bijvoorbeeld in een lift past en gemakkelijk kan worden verplaatst. Het is een soort grote netwerkprinter waarnaar iedere medewerker opdrachten kan versturen. Medewerkers kunnen daarvoor gebruik maken van de app of van de webinterface, wat de gebruikersvriendelijkheid bevordert. Bovendien beschermt verpakking die nauw aansluit de verpakte producten beter. Er is bijgevolg minder nood aan plastiek en ander opvulmateriaal, waardoor je minder afval creëert en de ecologische voetafdruk kleiner wordt. Ook de kosten liggen veel lager. Golfkarton is goedkoper dan een standaarddoos en je hoeft minder te investeren in opvulmaterialen en machines voor die opvulmaterialen. Doordat de Slimbox verschillende producten binnen eenzelfde order combineert, hoeft er maar één doos te worden opgestuurd, wat een stuk goedkoper is dan per product een doos op te sturen.
 
“Met de Slimbox krik je het imago van je bedrijf op, omdat je verpakking op maat maakt. Voor een e-commercebedrijf is de verpakking vaak het enige fysieke contact met de klant. Als de klant tevreden is over de verpakking, zal hij in de toekomst ook sneller geneigd zijn opnieuw bij datzelfde bedrijf aan te kloppen”, meent Filip Roose. Hij noemt de Slimbox ook een ‘over engineerde’ machine: “Ondanks dat er gevoelige onderdelen in zitten zoals een laserscanner, kan de Slimbox best tegen een stootje. Hij is zodanig stevig gebouwd dat hij ook lang zal meegaan. Een e-commercebedrijf denkt voornamelijk op relatief korte termijn, aangezien de sector enorm snel verandert. Vandaar dat we ervoor gezorgd hebben dat de gemiddelde terugverdientijd voor de Slimbox twee jaar bedraagt. Maar na die twee jaar zal de machine nog steeds de kosten beperken, waardoor je een concurrentievoordeel kunt uitbouwen.”
 
“Er zijn maar weinig minpunten te bedenken. Het kan uiteraard altijd gebeuren dat je een slechte doos hebt, bijvoorbeeld omdat je het verkeerde karton hebt gebruikt. Maar dat is met een simpele extra klik op te lossen. Doordat je de doos nog zelf moet plooien, kun je misschien wat tijd verliezen ten opzichte van bepaalde standaarddozen die enorm snel vouwen. Maar dat eventuele tijdverlies wordt gemakkelijk ingehaald doordat er minder tijd verloren gaat aan het bijsnijden van de verpakking of het opvullen met opvulmaterialen.”

Aanstormende innovaties

De naam van de Slimbox is bewust losgekoppeld van de bedrijfsnaam Fit Things, om de mogelijkheid van nieuwe producten open te houden. Die innovaties zullen zich wel steeds in de verpakkings- en logistieke wereld afspelen, aangezien Fit Things daarin intussen ervaring aan het opbouwen is. Momenteel ligt de focus op software updates van de Slimbox zelf.
Filip Roose: “Vergelijk het met je smartphone. Om de zoveel tijd komen er updates met nieuwe mogelijkheden, waardoor je met hetzelfde toestel meer kunt dan toen je het aanschafte. Zo verbeteren we de Slimbox ook om de zoveel tijd. Waarom ook niet? Onze klanten zijn nog meer tevreden en een tevreden klant wordt ambassadeur van je product. Betere reclame bestaat er niet.”
 
En dus krijgen klanten levenslange updates zonder dat ze daarvoor moeten betalen. Dat blijft zo, ook al ziet Filip Roose de software op termijn steeds meer richting de cloud evolueren. Als de software in de toekomst eenmaal naar de cloud verhuist, zullen klanten die pas in het cloud-tijdperk de Slimbox hebben aangekocht wel maandelijks of jaarlijks een bedrag voor de updates moeten betalen.
 
Er zitten ondertussen een aantal vernieuwingen in de pijplijn. Een eerste aanstormende innovatie is de 3D-scanner, die intussen al bij een bedrijf wordt getest. Daarbij worden de te verpakken objecten op de 3D-scanner geplaatst, die de afmetingen automatisch naar de Slimbox doorstuurt. Dat vereist extra hard- en software, maar kan zeker een meerwaarde betekenen voor bedrijven die veel verschillende onderdelen moeten versturen.
 
Aangezien het karton voor de Slimbox maximaal 5 mm dik mag zijn, bestaat er een soort ‘matroesjka-systeem’ waarbij je kunt aangeven hoeveel verpakkingslagen je nodig hebt om het product te beschermen. Je kunt het vergelijken met de Russische holle poppen die telkens in elkaar passen. Waar Fit Things naar wil evolueren, is dat je de matroesjka-functie niet meer zelf hoeft aan te duiden, maar dat de software automatisch rekening houdt met het gewicht en de breekbaarheid van het product. Afhankelijk van die twee factoren worden dan automatisch meerdere verpakkingen uitgesneden.
 
Een andere gelijkaardige toepassing gaat over zogenoemde ‘inlays’. De machine snijdt een verpakking uit die perfect past rond het te verpakken product, maar voorziet een buffer tussen de wand van de doos en het product. Op die manier is het product beter beschermd tegen schokken.