Van verouderd en te klein naar nieuw en future-proof

Ooit begonnen als eierhandel in Oostnieuwkerke, is Orizon West inmiddels uitgegroeid tot een toonaangevende groothandel in bakkerijproducten. Het bedrijf levert voornamelijk aan bakkerijen, chocolatiers, ijsbereiders, industrie en retail in West- en Oost-Vlaanderen. Intussen staat de derde generatie aan het roer van het op-en-top familiebedrijf. Orizon West heeft 16.000 artikelen in het assortiment, waarvan er zowat 7.000 op voorraad worden gehouden. Nog steeds staat het bedrijf erop alle producten zelf te verdelen met acht eigen vrachtwagens. In totaal werken een twintigtal medewerkers voor Orizon West.

Grondige analyses

Door de groei werd het bestaande magazijn van Orizon West een viertal jaar geleden te klein. “We hebben toen geschikte industriegrond in Roeselare gevonden”, vertelt mede-eigenaar Bart Termote tijdens Supply Chain Innovations 2024 in Antwerpen. “Omdat we hier zelf geen ervaring mee hadden, zijn we op zoek gegaan naar een partner die ons kon helpen met de inplanting en de ontwikkeling van het gebouw. Zo kwamen we bij het logistieke adviesbureau ASD Coddens terecht.”

ASD Coddens boog zich over de bestaande situatie, met aandacht voor de werking, inrichting, gebouwen en stromen. Daarnaast voerde het adviesbureau een grondige data-analyse uit om patronen en optimaliseringsmogelijkheden te identificeren en visualiseren.
Bart Termote: “Onze taak bestond erin alle beschikbare data te verzamelen. Voor ons was dat ongetwijfeld het zwaarste deel van het hele proces. Omdat we veel data niet hadden, moesten we bijvoorbeeld heel veel zaken opmeten, wat erg tijdrovend was.”

Uit de analyses bleek al snel dat er op korte termijn geen behoefte aan sterke mechanisering of automatisering was. Wel waren er veel andere verbetermogelijkheden. Zo bleek tijdens het uittekenen van de stromen dat de logica van de stromen zoek was geraakt door de historische ontwikkelingen. Bovendien bemoeilijkte de indeling van het gebouw de pickroutes. Verder was er een nijpend gebrek aan opslag- en picklocaties. Op piekmomenten moest er zelfs extern worden gestockeerd.

Om in de toekomst vlot te kunnen blijven werken, was minstens het dubbele aantal palletlocaties nodig. Ook was er een grotere dropzone nodig om zowel de droge grondstoffen als de diepvriesproducten voldoende ruimte te geven. Al die verbetermogelijkheden bracht ASD Coddens nauwgezet in kaart, zodat ze meteen konden worden meegenomen naar de plannen voor het nieuwe gebouw.

Op basis van de analyses werden enkele mogelijke scenario’s voor het nieuwe magazijn uitgewerkt, met een duidelijke opsomming van de voor- en nadelen. “Die scenario’s hebben we samen met onze medewerkers doorgenomen”, vertelt Bart Termote. “Zo zijn we uiteindelijk tot een plan gekomen waar iedereen zich in kon vinden. Die versie werd als basis gebruikt voor de verdere uitwerking door ons architectenbureau. Op basis van het advies van de stabiliteitsingenieur werden de plannen verder verfijnd. Zo wilden we veel bewegingsvrijheid in ons magazijn, maar om de grote overspanning te overbruggen, moesten we wel bredere palen voorzien. Van het goedgekeurde plan hebben we een 3D-versie laten maken. Op basis daarvan konden we de laatste finetuning doen. Dat leidde uiteindelijk tot het geknipte gebouw voor ons op de beschikbare oppervlakte, rekening houdend met de optimale logistieke stroom. Het was een hele geruststelling dat we op geen enkel moment op ons buikgevoel moesten afgaan, aangezien we samen met ASD Coddens ons huiswerk hadden gemaakt.”

Magazijn in vogelvlucht

Het resultaat is een magazijn van 4.800 vierkante meter, waar bijna drie keer zoveel pallets kunnen worden opgeslagen dan in het oude magazijn. De pallets kunnen er tot op 8,5 meter hoogte worden afgezet. De combinatie van brede gangen en reachtrucks biedt voldoende ruimte om naast elkaar goederen te halen en weg te zetten. Gekleurde labels maken in een oogopslag het onderscheid tussen pick- en opslaglocaties duidelijk.

Ook naar de duurzaamheid van het gebouw ging veel aandacht. Zo ligt het dak vol zonnepanelen, waar de grote diepvriesinstallatie van Orizon West dankbaar gebruik van maakt. De restwarmte van de diepvriezer wordt dan weer gebruikt om de kantoorruimte te verwarmen of te koelen.

Nood aan volwaardig WMS

De analyses toonden ook aan dat er nood was aan een goed werkend warehouse management system (WMS). In het oude pand nam een op maat gemaakte ERP-oplossing die rol op zich, maar dat voldeed niet om de geoptimaliseerde logistieke werking in het nieuwe magazijn te ondersteunen. Zo werd er in het oude magazijn nog heel veel papier gebruikt, wat batchpicking bijvoorbeeld onmogelijk maakte. Ook de voorraad werd manueel bijgehouden en geteld. De medewerkers hadden vaak moeite om zaken terug te vinden. En was er eens een ‘recall’, dan kostte het Orizon West erg veel tijd om het probleem te traceren.

Aansluitend op de magazijnstudie vond dan ook een functionele analyse voor het toekomstige WMS plaats. Tijdens de selectie en implementatie stond ASD Coddens Orizon West opnieuw bij.
B. Termote: “Het WMS moest ervoor zorgen dat we goederen vlot kunnen ontvangen en wegzetten en dat we eenvoudig kunnen picken met behulp van scanners. Het moest ons ook toelaten loten en batches vlot te traceren. We wilden ook een goed zicht op de voorraden op alle pick- en opslaglocaties. Verder wilden we via het WMS eenvoudig de voorraad kunnen bijhouden en bestellen. Het systeem moest gebruikersvriendelijk zijn en goed te koppelen met onze ERP-oplossing. Bovendien moest het WMS toelaten vlot logistieke diensten van externen over te nemen en uiteraard moest het ook betaalbaar zijn voor een organisatie van onze grootteorde.”

Doordat Orizon West intussen al heel wat data had verzameld, waren die gegevens ook beschikbaar om naar verschillende leveranciers te sturen. Tegelijk werden de behoeften met de medewerkers doorgenomen.

De keuze van WMS viel uiteindelijk op het pakket van de Nederlandse firma Boltrics. “Een belangrijke reden om voor dat pakket te kiezen, was dat we het zonder maatwerk konden implementeren”, licht Bart Termote toe. “Op die manier konden we de prijs drukken en kunnen we bovendien vlot meeliften op nieuwe updates. Wel hebben we hier en daar onze processen wat moeten aanpassen op basis van de werking van het pakket, maar achteraf bekeken was dat een kleine moeite in vergelijking met wat het ons heeft opgeleverd.”

Vlottere doorstroom

Vandaag draait het nieuwe magazijn van Orizon West op volle toeren. Mede dankzij het WMS loopt de logistieke werking veel vlotter en ook de routing door het magazijn zit nu logisch in elkaar.
B. Termote: “Eerst hadden we een opdeling gemaakt op basis van ‘fast’, ‘medium’ en ‘slow movers’, maar op die ABC-analyse zijn we teruggekomen. Soms bleek het namelijk handiger om productfamilies bij elkaar te leggen, want ijsbereiders, bijvoorbeeld, bestellen vaak dezelfde producten samen. Op die manier hebben we de routings opnieuw een stuk korter kunnen maken.”

Door de combinatie van de logische opdeling, de aanschaf van snelle orderpickers en de sturing door het nieuwe WMS kunnen de medewerkers van Orizon West nu veel sneller goederen verzamelen en uitleveren. Niet alleen zorgt het nieuwe WMS voor een betere traceerbaarheid, ook is het administratieve werk sterk afgenomen.

Ruimte voor groei én logistieke dienstverlening

Dat er sinds de oplevering van het nieuwe magazijn nog artikelen zijn bijgekomen, deert Orizon West niet. Bij het ontwerp is immers rekening gehouden met de groei. Zo kunnen eenvoudig rekken worden bijgeplaatst, op basis van de actuele noden. Dat is voor een groot stuk te danken aan de grote overspanning, waar flinke meerkosten aan vasthingen, maar waar Orizon West nu wel de vruchten van plukt.
B. Termote: “Elk jaar draaien we meer omzet, maar sinds de komst van het nieuwe magazijn is ons personeelsbestand gelijk gebleven. Dat bewijst nog maar eens de meerwaarde van de nieuwe manier van werken. Niet enkel onze picktijden zijn gereduceerd, ook onze laadtijd is meer dan gehalveerd.”

Intussen heeft Orizon West ook de logistieke activiteiten van een van zijn leveranciers overgenomen. “Dankzij het WMS kunnen we onze voorraad perfect gescheiden houden van die van onze leverancier. De administratieve afhandeling verloopt ook vlot”, weet Bart Termote. “Wanneer er iets voor onze leverancier is binnengekomen, krijgt hij na ontvangst van de goederen automatisch een mail. De leverancier kan ook op elk moment van de dag zijn voorraad raadplegen en bekijken welke bewegingen er hebben plaatsgevonden. Wat nog niet gebeurt, maar wat wel mogelijk is, is dat wij de goederen van de leverancier op onze ‘melkrondes’ meenemen.”

Mocht het nodig zijn, kan Orizon West op smallere gangen overstappen om de beschikbare ruimte nog beter te benutten. Zo kunnen nog eens 600 extra palletplaatsen worden gecreëerd. Uiteraard zal dat dan wel ander material handling equipment vereisen.

Het hele traject – van de aankoop van de grond tot de oplevering van het warehouse – heeft een tweetal jaar in beslag genomen. “We zouden het hele traject beslist opnieuw volgen, maar achteraf bekeken hadden we graag nog iets meer tijd genomen om de verschillende fasen beter voor te bereiden”, blikt Bart Termote terug. “Op korte tijd moesten we data verzamelen, een WMS selecteren en medewerkers opleiden, terwijl de operaties gewoon doorliepen. Dat zette veel druk op de ketel. Maar uiteindelijk hebben we ons doel – een solide magazijnbasis creëren voor de toekomst – gehaald en daar kunnen we niet anders dan blij mee zijn.”

TC