Van legacysystemen naar gestandaardiseerde en geïntegreerde IT

“Honda Motor Europe Logistics is een erg gediversifieerde organisatie”, schetst Erik Chabot, vicepresident van HMEL en businesssponsor van het project. “Vanuit ons hoofdkwartier in Gent sturen we een duizendtal medewerkers aan, verspreid over zes Europese divisies. Onze scope omvat de volledige Europese regio. Naast de logistiek voor auto’s, motorfietsen en ‘power products’ zoals generatoren, buitenboordmotoren en grasmaaiers, beheren we de volledige supply chain voor wisselstukken en accessoires voor de aftermarket, inclusief de commerciële relaties met dealers. Voeg daar nog onze IT-afdeling en HR en finance als ondersteunende diensten aan toe, en je begrijpt hoe breed onze activiteiten zijn.”

De legacysystemen – waarvan er veel tussen 1994 en 2002 zijn ontwikkeld – ondersteunden de operaties jarenlang uitstekend, maar naarmate de markt en de business evolueerden, kwam daar verandering in.
Erik Chabot: “We hadden die systemen in aparte silo’s georganiseerd, zoals reserveonderdelen, auto-accessoires, motorfietsaccessoires, industriële motoren voor power products, enz. Daarbij had elke productfamilie zijn eigen processen. Die gecustomiseerde systemen waren wel betrouwbaar, maar het was geen sinecure om ze allemaal te onderhouden. Ook boden ze niet de flexibiliteit om bijvoorbeeld nieuwe businessmodellen of veranderende regelgeving snel te ondersteunen. Bovendien brengt e-commerce hogere verwachtingen met zich mee op het vlak van beschikbaarheid en reactievermogen.”

Zeker de trend naar elektrificatie maakte de beperkingen van het oude IT-landschap pijnlijk duidelijk. “Zo was de aftermarket al meer dan een eeuw op verbrandingsmotoren gericht, terwijl de focus nu verschuift naar softwarematige oplossingen voor elektrische voertuigen”, zegt Erik Chabot. “Verder veranderen de verkoopmodellen en de rol van dealers fundamenteel. Daar moeten we onze systemen en logistieke processen op voorbereiden, willen we de snelle ontwikkelingen kunnen volgen.”

Nood aan nieuwe IT-fundamenten
Om een nieuw, toekomstbestendig IT-landschap te creëren, werd besloten vanaf nul te beginnen en alle systemen bij HMEL te harmoniseren op basis van een gestandaardiseerde procesomgeving. Bij de selectie van de geschikte backbone-oplossing ging HMEL niet over één nacht ijs.
E. Chabot: “We zijn bewust vertrokken vanuit onze processen, niet vanuit een tool. Met onze ‘as is’ processen als uitgangspunt hebben we op een systeemagnostische manier onze ‘to be’ processen gedefinieerd. Daarbij hebben we steeds een gestandaardiseerde manier van werken voor ogen gehouden. Pas daarna hebben we verschillende integratoren gevraagd wat volgens hen de meest geschikte systeemoplossing was. Uit die gesprekken kwam SAP het vaakst naar voren omwille van het end-to-end-karakter van de oplossing, de sterk gestandaardiseerde omgeving en de schaalbaarheid. Na de nodige interne controles en referentiebezoeken hebben we dan ook effectief beslist voor SAP te kiezen.”

Alle functionaliteit binnen SAP werd kritisch bekeken. “Omdat sommige domeinen nu eenmaal specifieke functionaliteit vragen, hebben we hier en daar een best-of-breed-oplossing gekozen”, vertelt Nico Claeys, programme manager bij HMEL. “Zo hebben we voor de ondersteuning van onze transportactiviteiten geopteerd voor Elemica, omdat die oplossing onze behoeften goed dekt. Om onze prijzen van reserveonderdelen en accessoires te bepalen, zoeken we momenteel nog naar de beste oplossing. Een harde voorwaarde is steeds dat er een goede integratie van de oplossing met SAP mogelijk is.”

De beste fit
Wat de selectie van de implementatiepartner betreft, was het belangrijk dat die verder ging dan enkel de technologie. Na een RFP-proces (request for proposal) van negen maanden koos Honda voor Delaware. “We hebben onze gestandaardiseerde to-be-processen naar meer dan twintig kandidaten verstuurd. Op basis van hun antwoorden hebben we een beslissingsanalyse uitgevoerd. Daarbij waren een veertigtal van onze medewerkers betrokken. Samen hebben we de partner gekozen waar we het beste gevoel bij hadden. Naast de knowhow van Delaware in onze sector, gaf de culturele fit mee de doorslag, want bij zo’n jarenlang traject moet er uiteraard een klik met de partner zijn”, meent Erik Chabot.

“Automotive is een van onze strategische sectoren”, licht Jonathan de Brouwer toe. Hij is partner & executive sponsor Automotive Practice bij Delaware en account partner voor Honda. “De voorbije tien jaar hebben we verschillende end-to-end SAP-trajecten bij OEM’s en toeleveranciers begeleid, dus voor ons was dit project een goede match. De uitdagingen van Honda zijn trouwens herkenbaar voor de hele industrie. OEM’s en toeleveranciers investeren tegenwoordig opvallend vaak in technologie en IT, vaak onder zware financiële druk. Strategische keuzes moeten snel renderen, wat flexibele, gestandaardiseerde systemen onmisbaar maakt.”

Transformatie met Paloma Plus
In 2022 werd Paloma Plus gelanceerd, wat staat voor Parts, Accessories, LOgistic Management, en de daaraan gekoppelde omgevingen zoals sales en finance. Het doel daarvan was de processen over verschillende jaren te standaardiseren en toekomstbestendig te maken. Wat begon als een IT-project, groeide al snel uit tot een grootschalig transformatieprogramma.
Nico Claeys: “Binnen Paloma Plus hebben we zeven deelprojecten gedefinieerd: drie businessprojecten rond logistiek, sales en supply & planning en vier transversale projecten, met name business administration & customs, change management, masterdata & migratie en architecture & security. Elk project heeft zijn eigen tijdslijn en een eigen projectteam met vertegenwoordigers van Honda en Delaware.”

“Change management is fundamenteel voor het welslagen van het Paloma-programma”, vult Erik Chabot aan. “Een solide change management ondersteunt, begeleidt en faciliteert het traject van het volledige programma en de verschillende projecten, met als doel een betere adoptie van de nieuwe manier van werken in de operationele activiteiten te realiseren.”

Standaardiseren doet pijn
Standaardisatie is het sleutelwoord binnen Paloma Plus en vormt meteen ook de grootste uitdaging.
N. Claeys: “Elke business line had zijn eigen legacysysteem, vaak op maat gebouwd. Mensen waren gewend dat hun specifieke wensen snel werden meegenomen. Nu hebben we hen moeten overtuigen om ‘nice-to-haves’ los te laten en een uniforme manier van werken te aanvaarden. Zo willen we de ‘option fitment’ tussen onze automobiel- en motorfietsenbusiness gelijktrekken. Maar toegegeven, dat is niet altijd eenvoudig.”

Glenn Huybrechts, Automotive Industry lead bij Delaware en programmanager voor Honda, treedt die stelling bij: “Medewerkers verwachten dikwijls dat met een nieuwe, performante oplossing alles beter zal worden, maar in de praktijk betekent standaardisatie soms dat bepaalde functionaliteit minder goed werkt dan voorheen. Het is aan ons om samen met HMEL uit te leggen dat de echte winst ligt in de mogelijkheid om vlotter op toekomstige veranderingen te reageren. Een groot voordeel in dat opzicht is ook dat moderne tools zoals SAP automatisch periodieke releases met zich meebrengen, zodat de organisatie vlot mee kan evolueren met de trends in de markt. Verder laat een geïntegreerd systeem toe realtime toegang te hebben tot alle voorraaddata, prijzen en levertijden binnen Europa.”

Gefaseerde aanpak
Het spreekt voor zich dat een programma van deze omvang en duur de dagelijkse operaties niet mag verstoren. “Ook tijdens migraties moeten leveringen en bestellingen blijven doorgaan”, benadrukt Erik Chabot. “We hebben bewust gekozen voor een gefaseerde aanpak met maar liefst 41 go-lives, gespreid over een periode van 3,5 jaar. Daarbij willen we alle businessactiviteiten locatie per locatie migreren.”

“Om de continuïteit te garanderen, zullen we bepaalde processen en activiteiten binnen Europa en soms zelfs op dezelfde site gedurende een bepaalde periode door twee systemen laten beheren”, voegt Nico Claeys toe. “Daarom hebben we heel veel tijd besteed aan de technische voorbereiding en de onderliggende datastructuur, zodat we duidelijk de grens kunnen bepalen tussen welk systeem welk proces op een bepaald moment beheert. Uiteraard is een goede orkestratie daarbij essentieel om alles vlot te laten verlopen.”

De training en communicatie volgen hetzelfde, gefaseerde principe: niet iedereen tegelijk, maar telkens kort voordat een volgende fase live gaat. “Het is belangrijk om de verwachtingen goed te managen”, weet Erik Chabot. “Te vroeg communiceren zorgt voor ruis. Uiteraard is de algemene communicatie over het programma al gebeurd, maar we willen mensen pas echt in beweging brengen wanneer dat relevant wordt voor hun dagelijkse werk. Nu al uitgebreid communiceren naar medewerkers die pas over een jaar door de transitie moeten, heeft geen zin.”

De eerste grote mijlpaal in het transformatieprogramma staat gepland in januari 2026, wanneer de motorfietsenbusiness live gaat op SAP. Daarna is een stabilisatieperiode voorzien. Intussen wordt natuurlijk wel werk gemaakt van bijvoorbeeld blauwdruksessies voor andere businesses. Stap voor stap volgen zo de verschillende domeinen, tot begin 2029 het volledige programma is afgerond.

Door de omvang van het programma gaat de samenwerking tussen Honda en Delaware verder dan een klassieke implementatie. “Gelukkig spreken we dezelfde taal. Om een programma met deze complexiteit in goede banen te leiden, zijn een goede onderlinge communicatie en transparantie cruciaal”, meent Erik Chabot. “Op het hoogtepunt van het project zullen er meer dan honderd medewerkers van Delaware bij betrokken zijn, met impact op de activiteiten van ongeveer duizend medewerkers van Honda en zowat zevenduizend verkooppunten. Onze project resources hebben we bewust weggeplukt uit de operationele organisatie, zodat hun focus volledig op het project komt te liggen.’

HMEL beseft maar al te goed dat de noden in de komende jaren kunnen veranderen. “In ons procesontwerp hebben we een aantal richtlijnen met betrekking tot onze standaardisatie meegenomen. Die dienen als rode draad tijdens het traject”, zegt Erik Chabot. “Als er een koerswijziging nodig is, zal die vooral vanuit externe hoek komen, bijvoorbeeld de wetgeving die verandert. Dan kun je niet anders dan daar rekening mee te houden. Op dat soort zaken willen we met onze nieuwe oplossing ook steeds beter kunnen inspelen.”

Volgens Erik Chabot zal de grootste winst van Paloma Plus dan ook vooral in de hogere flexibiliteit en snelheid van aanpassing liggen. “Het afscheid van onze legacysystemen is best emotioneel, want ze hebben ons decennialang goed gediend”, besluit hij. “Maar onze wereld verandert te snel; niemand weet vandaag hoe de automotive businessmodellen er tegen 2040 uit zullen zien. Wat we wel weten, is dat wie zich snel kan aanpassen een competitief voordeel zal hebben. Het is precies dat flexibele fundament dat we nu aan het leggen zijn door te investeren in een gestandaardiseerde en geïntegreerde omgeving.”

TC