Van inside-out naar outside-in

Het zijn turbulente logistieke tijden. Veel bedrijven kampen met een grote variabiliteit in de vraag, sterk schommelende leadtimes en grensoverschrijdende issues. Om daar op een flexibele manier te kunnen op inspelen, is een hoge visibiliteit in de supply chain noodzakelijk. Dat organisaties daar tijdens de pandemie ook effectief wakker van liggen, blijkt uit onderzoek van Supply Chain Insights (zie figuur 1), waar Lora Cecere aan het hoofd staat. Daarin verschijnt de supply chain opvallend vaak in de top vijf van belangrijkste pijnpunten in de business. 

Om die visibiliteit te verwerven, is snel en juist inspelen op realtime signalen in de supply chain noodzakelijker dan ooit. Een outside-in aanpak, vertrekkend vanuit de externe signalen in de markt, is in dat kader een must. 
Lora Cecere: “Tijdens de crisis hebben de meeste bedrijven ten volle beseft dat het niet volstaat om alleen rekening te houden met de beschikbare data in de organisatie zelf. Maar hoewel veel bedrijven wel weten dat het noodzakelijk is om meer outside-in te gaan denken, wordt daar toch nog heel vaak mee geworsteld. Traditioneel ligt de focus van bedrijven immers op het creëren van efficiënte bedrijfsprocessen. Daarin spelen de transactionele processen binnen het ERP-systeem vaak de hoofdrol. Die aanpak is erg inside-out, met andere woorden startend vanuit de vier bedrijfsmuren. In volle coronacrisis hadden bedrijven dan ook de neiging hun bevindingen vooral te baseren op order- en verschepingsdata, eerder dan op realtime data vanuit de keten.” 

Nu bedrijven stilaan outside-in processen trachten op te zetten, stellen ze vast dat hun traditionele systemen met hun relationele databases niet goed met die nieuwe data overweg kunnen. “Outside-in signalen – zoals truckdata of ongestructureerde data rond klantsentiment – zijn namelijk niet erg compatibel met de processen en technieken die bedrijven van oudsher gebruiken om intern een efficiënte organisatie op te zetten”, zegt Lora Cecere. “Je kunt hier wel een ‘data scientist’ op zetten, maar zij hebben vaak te weinig business achtergrond om hier echt resultaatgericht op te kunnen werken. Het mag duidelijk zijn dat we hiervoor beter buiten onze bestaande systemen om denken. Een specifieke realtime visibility oplossing met een ander type architectuur – zoals het cloudgebaseerde platform dat Transporeon aanbiedt – is beter afgestemd op het verwerken van signalen van buitenaf. Als we realtime signalen willen opvangen, denken we beter in die richting. Uiteraard moeten we dan wel de nodige interfaces met onze back-endsystemen voorzien. Daarbij kan het gebruik van efficiënte API’s (application programming interface) helpen.” 
 
Een ander probleem is dat organisaties weliswaar meer visibiliteit willen, maar niet goed weten wat ze daar dan mee willen aanvangen. “De meerderheid van de bedrijven zegt wel daaraan te werken, maar heeft het lastig om te definiëren wat visibiliteit precies voor hen betekent. Als je dat niet kunt, is het bijzonder moeilijk om een visibiliteitsproject tot een goed einde te brengen”, weet Lora Cecere. “Bedrijven denken dat ze per definitie goed bezig zijn als ze een control tower opzetten van waaruit ze hun supply chain kunnen overschouwen. Maar veel belangrijker is wat je doet met alle informatie die zo’n control tower oplevert. Tot vandaag zijn bedrijven vooral geneigd de data te gebruiken om op gebeurtenissen in de keten te reageren. Nog beter is het als die data je in staat stellen om proactief te reageren. Zo word je veel effectiever in het verbeteren van je klantentevredenheid en het verlagen van je kosten. Als je bijvoorbeeld aan de hand van de status van een aankomende truck de kloof met de ETA goed kunt inschatten, om dan tijdig te reageren met je inbound logistics, is dat wel heel waardevol.” 
 
Om te weten wat we precies met onze visibiliteit willen bereiken, raadt Lora Cecere aan in de eerste plaats de koppen bij elkaar te steken. “Als de coronacrisis ons iets positiefs heeft gebracht, is het dat organisaties intern veel efficiënter zijn gaan samenwerken én dat de supply chain manager vaker wordt gevraagd om mee aan tafel te schuiven. Dat opent perspectieven”, vertelt ze. “Wat ik adviseer, is om samen op een whiteboard alle signalen vanuit de markt te noteren. Op basis daarvan kun je samen naar een doelgerichte oplossing toewerken. Dus niet alleen visibiliteit omwille van de visibiliteit, maar wel visibiliteit in de zin van concrete use cases. ”

Pijnpunten op vlak van visibiliteit

Een ander onderzoek van Supply Chain Insights legt bloot waar precies de grootste pijnpunten op het vlak van visibiliteit binnen transport schuilen. Concreet vergelijkt het onderzoek het belang van visibiliteit in een bepaald deeldomein met de performantie op dat vlak (zie figuur 2).  
L. Cecere: “De grootste kloof zien we in inbound logistics en de status van verschepingen binnen de organisatie. Als het op outbound verschepingen naar klanten aankomt, doen bedrijven het beter. Maar natuurlijk is het belangrijk om alle gaten op het vlak van visibiliteit dicht te rijden, aangezien een betrouwbare output nu eenmaal een precieze input vereist.”

Nog een interessante vaststelling: organisaties die afhankelijk zijn van een 3PL dienstverlener vinden van zichzelf vaker dat ze last hebben van een gebrekkige visibiliteit. “Dat is niet zo verwonderlijk. Want hoe meer knooppunten en partijen er in de keten zijn, hoe lastiger het wordt om de juiste data te pakken te krijgen”, aldus Lora Cecere. “In die zin kan samenwerking met een logistiek dienstverlener een drempel vormen. Een goede samenwerking met de logistiek dienstverlener op dat vlak is in elk geval noodzakelijk.” 
 
Samengevat kunnen we stellen dat we moeten evolueren van de insteek ‘waar zijn mijn spullen’ naar het verhogen van de efficiëntie en betrouwbaarheid op basis van de opgedane inzichten (zie figuur 3).  

L. Cecere: “In een volgende fase kunnen we dan gaan naar een bidirectionele orkestratie met de vervoerder, van de ‘first mile’ over de ‘middle mile’ tot de ‘last mile’. Die nauwe samenwerking zal ook steeds belangrijker worden. Vroeger was de beschikbaarheid van transportcapaciteit zelden een issue, sinds de coronacrisis is het evenwel vechten om capaciteit. In dat kader is een dynamische wisselwerking tussen beide partijen belangrijk om het maximum uit die capaciteit te halen. Het helpt je ook een betere partner te worden tegenover je logistiek dienstverlener als je hem steeds de juiste signalen kunt geven. Naarmate je visibiliteit meer matuur wordt, zal ook het gebruik van betrouwbare identificatoren en interoperabiliteit belangrijker worden om exact te weten met welke partijen in de keten je precies te maken hebt. Dat kun je doen via de GS1-standaarden of de ISO 8000-standaarden, bijvoorbeeld. Zo kun je de oorsprong en de routes van aangekochte goederen beter nagaan. Zo wordt je supply chain steeds veiliger en betrouwbaarder. Een beter inzicht in die zaken wordt ook steeds belangijker naar klanten toe.”

Nood aan procesgebaseerde aanpak

De technologieën om de visibiliteit in de keten te verhogen, worden gelukkig ook steeds beter. Denken we maar aan Internet of Things (IoT), data mining, sentimentanalyses en datavisualisatie. Een holistische aanpak – waarin die technologieën op een slimme manier worden ingebed – is weliswaar noodzakelijk. “Ik raad ook altijd aan om voorzichtig te zijn met technologieën die heel erg gehypet worden. Er zal in elk geval niet één enkele technologie zijn die elke kloof kan dichten”, waarschuwt Lora Cecere. “Ga zeker ook na of een technologische provider voldoende inzicht op supply chain vlak heeft vooraleer je er mee in zee gaat.” 
 
Verder is het belangrijk om te onthouden dat je eerst een goede databasis moet creëren waar je stelselmatig op kunt voortbouwen. Daar heb je zelfs geen gesofisticeerde technologieën voor nodig. 
L. Cecere: “Een degelijke master database op het vlak van leadtimes is bijvoorbeeld erg belangrijk. Heel wat bedrijven starten hun planning met gemiddeldes en veronderstellingen, maar in de wereld van vandaag werkt dat niet meer. Het is belangrijk om een zicht te krijgen op de variabiliteit van de leadtimes. Zo is het best mogelijk dat de gemiddelde leadtime om een container van een schip te krijgen twintig dagen bedraagt, maar als dat af en toe vijftig dagen is, is dat essentieel om te weten. Als we daar een zicht op krijgen, krijgen we een veel betere basis voor onze plannen. Verder is het bijvoorbeeld belangrijk om te weten waar je (leveranciers van je) leveranciers zich situeren. Amper een derde van de bedrijven heeft een goed zicht op de locatie van hun ‘third tier suppliers’. Dat dit een heel belangrijk punt is in het kader van risicomitigatie, heeft de coronacrisis wel bewezen.” 
 
Willen we een succesvol outside-in proces opzetten, dan is het volgens Lora Cecere eveneens belangrijk om in de eerste plaats de organisatorische gaten te dichten. “Veel bedrijven spreken wel vaak over klantgerichte processen, maar voor veel teams is het niet helemaal duidelijk wat die precies inhouden. Daarom is het belangrijk om eerst procesgebaseerd te gaan denken en de outside-in processtromen goed te mappen”, adviseert Lora Cecere. “Wees in elk geval voorbereid op een voortzetting van zeer turbulente tijden. Daarom is het belangrijker dan ooit om op een slimme manier de juiste (nieuwe) vormen van data in te bedden in een holistische outside-in aanpak. Enkel zo kun je de zwarte gaten in je supply chain wegwerken en betere beslissingen nemen.” 
TC