Van financiële verplichting tot meerwaarde voor supply chain management

In februari 2024 keurde de overheid een wet goed die organisaties verplicht om vanaf 1 januari 2026 facturen tussen bedrijven digitaal uit te wisselen. Daarbij moet het formaat van de facturen aan de Peppol BIS-standaarden voldoen en moeten de facturen ook via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld.

Een Peppol Access Point is een dienstverlener die bedrijven daarbij de nodige ondersteuning biedt door het financiële systeem waarin facturen worden aangemaakt en ingeboekt te verbinden met het Peppol-netwerk. Zo’n Peppol Access Point kan ook de vertaalslag maken tussen de taal van de interne software en de standaardtaal binnen het netwerk. Als gevestigde EDI-providers zijn zowel Generix als C&W Logistics sinds enkele jaren een Peppol Access Point. Zowel Lieven Van Nuffel als Tom Depoorter ondersteunen binnen hun organisatie bedrijven die met Peppol aan de slag gaan.

Peppol Access Point met oog voor de toekomst

Allebei benadrukken ze het belang van een weloverwogen keuze van je Peppol Access Point. “Heel wat bedrijven kiezen dat momenteel puur vanuit het financiële oogpunt, om aan de nakende verplichting te kunnen voldoen,” zegt Tom Depoorter, “maar de elektronische factuur is slechts één document binnen hun bedrijfsprocessen, namelijk het sluitstuk van het ‘order-to-cash’- (O2C) of ‘procure-to-pay’-proces (P2P). In die processen worden echter meerdere financiële, commerciële en logistieke documenten uitgewisseld. Denken we maar aan orderdocumenten, dispatch advices of catalogi. Voor al die documenttypes bestaat er een Peppol BIS-standaard, die het mogelijk maakt die processen te digitaliseren. Die documenten vallen uiteraard niet alleen onder de verantwoordelijkheid van het financiële departement, maar zijn ook een logistieke en commerciële aangelegenheid. Met andere woorden, wil je in de toekomst het maximum uit Peppol halen, dan is het belangrijk multidisciplinair te denken en al die afdelingen erbij te betrekken om te zien waar de technologie toegevoegde waarde kan bieden.”
“Precies”, beaamt Lieven Van Nuffel. “Bij veel bedrijven is het nu alle hens aan dek om nog tijdig aan de verplichte facturering via Peppol te beantwoorden. En dan kiezen ze soms willekeurig een Peppol Access Point vanuit die financiële invalshoek, zonder dat ze stilstaan bij de andere mogelijkheden van Peppol. Dan is de kans reëel dat ze terechtkomen bij een partij die geen kaas heeft gegeten van de uitwisseling van logistieke documenten. Zo zijn er nu verschillende softwareontwikkelaars van financiële pakketten Peppol Access Points geworden. Zij hebben weliswaar financiële expertise in huis, maar ze hebben er geen idee van hoe een elektronische leverbon precies is opgebouwd: met variabele productkenmerken zoals lot- en serienummers, en hiërarchie in de verpakkingen, bijvoorbeeld. Daarom is het goed dat je er al stil bij te staat waarvoor je Peppol – nu of later – wil gebruiken om een toekomstgerichte keuze te kunnen maken.”

VCM: Waarom moeten nu, anno 2025, nog zoveel bedrijven met de overschakeling beginnen, terwijl de verplichting begin vorig jaar al is aangekondigd?

Lieven Van Nuffel: “In februari dit jaar moest tachtig procent van de bedrijven de overstap nog maken. Dat komt neer op ongeveer een miljoen Belgische bedrijven. Voor Peppol Access Points zal het erg lastig worden om alle aanvragen tijdig te verwerken. Ik verwacht dan ook dat veel bedrijven net na de zomer aan de alarmbel zullen trekken. Wat me verontrust, is dat sommige ondernemingen zelfs bereid zijn een boete te betalen als ze daarmee pakweg een jaar uitstel kunnen ‘kopen’, terwijl de omschakeling hoe dan ook moet gebeuren.”
Tom Depoorter: “Voorlopig wil de overheid nog geen boetes opleggen, maar na de zomer wil ze de bedrijven die nog niet klaar zijn wel aansporen om er werk van te maken. Organisaties hebben er ook alle belang bij dat ze tijdig klaar zijn, om lastige situaties met hun handelspartners te vermijden. De FOD Economie en de FOD Financiën hebben alvast enkele spelregels opgesteld voor hoe kan worden omgegaan met klanten en leveranciers die tegen dan niet in orde zijn (zie ook https://efactuur.belgium.be/nl/FAQ). Zo hebben leveranciers het recht facturen via een alternatief kanaal te sturen als hun klanten niet klaar zijn. Interessanter wordt het als je leveranciers niet tijdig klaar zijn en jij als klant wel, want dan heb je het recht facturen die niet via Peppol worden verstuurd, te weigeren.”

Uitwisselingsmogelijkheden binnen supply chain management

VCM: Is het voor een EDI-provider een logische keuze om een Peppol Access Point te worden?

T. Depoorter: “In feite wel. Er wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de ‘oude’ EDI-wereld, met EDI-berichten die gebaseerd zijn op EDIFACT/X12-syntax en ‘point-to-point’-verbindingen, en anderzijds de ‘nieuwe’ EDI-wereld, met EDI-berichten die gebaseerd zijn op XML-syntax zoals UBL en open netwerken zoals Peppol. Je mag dat evenwel niet als gescheiden werelden zien; het gaat eerder om een natuurlijke evolutie van de klassieke EDI naar een moderne vorm van EDI. Het is dan ook logisch dat EDI-dienstverleners die transitie maken.”

L. Van Nuffel: “Inderdaad, de meeste EDI-providers zijn intussen ook een Peppol Access Point. Als EDI-provider en Peppol Access Point met logistieke expertise kunnen wij bovendien met heel diverse documenttypes omgaan. Bovendien is onze core business de integratie met softwarepakketten, of dat nu een ERP-pakket of een andere oplossing is.”

VCM: Wat was voor jullie als EDI-provider het moment waarop jullie in Peppol bredere opportuniteiten op het vlak van documentuitwisseling zagen?

T. Depoorter: “Die zagen we al heel vlug. Het was ook nooit de bedoeling dat Peppol louter een financieel verhaal zou blijven. Zo werd in de Digitale Agenda van de Europese Commissie 2010-2020 duidelijk dat de EU haar positie als economische regio wilde versterken door werk te maken van een digitale interne markt. Het plan was om in te zetten op digitalisering op het vlak van ‘electronic procurement’, waarvan de elektronische factuur slechts een onderdeel is. Door B2G-facturering in het kader van overheidsopdrachten verplicht te maken, wilde men de bal aan het rollen brengen, maar het doel was altijd dat de private sector Peppol zou overnemen in de B2B-context en dat er andere bedrijfsdocumenten, zoals bestel- en leverbonnen bij betrokken zouden worden.”

L. Van Nuffel: “In die zin zijn we als klassieke EDI-provider goed geplaatst om de rol van Peppol Access Point in te vullen, omdat wij het gewend zijn de vertaling tussen interne formaten van softwarepakketten en standaarden op te nemen. Veel nieuwe dienstverleners in de markt zie ik nog niet meteen een SAP iDoc-document naar een Peppol BIS-formaat vertalen.”

VCM: Wat zijn precies de voordelen van documentuitwisseling via Peppol tegenover EDI?

L. Van Nuffel: “De opportuniteiten zijn voor een groot stuk dezelfde, met name het digitaliseren van het proces, van bestelling tot en met de betaling van de factuur. Dat leidt tot minder fouten en een meer efficiënte manier van werken, wat zorgt voor snellere uitleveringen en betalingen. Maar Peppol biedt nog bredere opportuniteiten. Via EDI wisselen bedrijven in de eerste plaats elektronisch documenten uit met sectorgenoten. Peppol maakt het veel makkelijker om ook documenten uit te wisselen met bedrijven uit andere sectoren, zowel upstream als downstream. Op die manier geeft Peppol een beter antwoord op de dagelijkse realiteit, waar elk bedrijf tal van handelsrelaties heeft met bedrijven uit verschillende sectoren. Op technisch vlak is het ‘connect one, connect to all’-principe ook een groot voordeel, terwijl je bij EDI bij elke nieuwe connectie ook iedere keer apart een nieuwe verbinding moet opzetten.”

T. Depoorter: “Klopt. Nog een groot voordeel is dat Access Points moeten controleren of een elektronisch document aan de standaard beantwoordt voordat het wordt verzonden. In de ‘oude’ EDI-wereld gebeurt dat niet echt. Een extra troef is dat Peppol een open netwerk is. Ieder bedrijf kan zien welke organisaties in het netwerk zitten en welk type documenten ze elektronisch kunnen ontvangen. Die informatie vind je terug in de Peppol Directory, de Gouden Gids van het netwerk zeg maar. Een tekortkoming is wel dat er voorlopig nog geen registratie gebeurt van de documenten die een bedrijf kan verzenden. Binnen het O2C-proces wil je natuurlijk weten wie je een bestelbon kan sturen en binnen het P2P-proces wie je de leverbon en factuur kan sturen. Handig is ook dat Peppol werkt met identificatiesleutels die gebaseerd zijn op bestaande identificatiesleutels, zoals een btw-nummer. Die identificatiesleutels zitten automatisch vervat in ERP-systemen. Zo’n systeem is dan ook zelf in staat de Peppol Directory pakweg elke 24 uur te bevragen. Op die manier weet het systeem vanzelf of het een factuur al dan niet via het Peppol-netwerk mag verzenden. Die automatisering vermijdt veel manuele interventies.”

VCM: In welke mate denken jullie dat Peppol een alternatief netwerk wordt voor bestaande EDI-toepassingen?

T. Depoorter: “We moeten ons geen illusies maken: de oude EDI-wereld zal nog niet meteen verdwijnen. Nog steeds is 95 procent van de EDI-transacties gebaseerd op de oude Edifact/X12-syntaxen. Dagelijks worden nog heel wat EDI-projecten op de oude manier opgestart en die zijn ook nog steeds rendabel. Een belangrijke vraag is hoe de oude EDI-wereld overeind zal blijven als Peppol doorbreekt. Het is best mogelijk dat er dan stapsgewijs een omschakeling komt. Zo zou het kunnen dat de organisaties die EDI-standaarden beheren voor bepaalde sectoren – zoals GS1 voor de retail en de gezondheidssector of Odette voor de automobielsector – opnieuw met hun leden of gebruikers naar de tekentafel gaan. Daarbij kan de intersectorale standaard Peppol BIS het vertrekpunt zijn. Vervolgens kunnen daar dan de specifieke sectorale vereisten aan worden toegevoegd in een zogenaamde extensie. De ontwikkeling van die extensies is cruciaal, want de gemene deler – de intersectorale kern – zal niet volstaan bij documenten zoals leverbonnen, bijvoorbeeld.”

L. Van Nuffel: “Inderdaad. Wat de facturen betreft, bepaalt de wetgeving wat er op zo’n document moet staan. Dat is ook voor alle sectoren hetzelfde. Bij leverbonnen kunnen de verschillen heel groot zijn naargelang de sector.”

T. Depoorter: “Je kunt natuurlijk wel proberen om sectorale vereisten in de intersectorale standaard te proppen, maar dan bestaat het risico dat bepaalde zaken dan maar in vrije tekstvelden worden gestopt, wat de automatische verwerking kan bemoeilijken. Dat gevaar kennen EDI-gebruikers maar al te goed. Het is belangrijk dat we bij de transitie naar Peppol niet in dezelfde val trappen.”

Wat na de verplichte factuur?

VCM: Als bedrijven verder willen gaan met Peppol dan de wettelijke verplichting, wat is dan de logische volgende stap?

T. Depoorter: “In O2C- en P2P-processen in de goederensector is vaak sprake van een ‘three way match’, met minimaal een bestelbon, een leverbon en een factuur. Het meest logisch is om daarmee te beginnen, maar uiteraard zijn er nog meer mogelijkheden. In de financiële supply chain is er bijvoorbeeld ook een antwoord op de factuur mogelijk, waarbij de koper kan informeren over de status van de factuur in zijn goedkeurings- en betaalproces. Het is ook mogelijk wijzigingen of de annulering van bestelbonnen door te geven via Peppol. Wat minder gekend is, is dat er naast transactionele data ook productmasterdata binnen het Peppol-netwerk kunnen worden uitgewisseld. Er bestaat zelfs een Peppol Punch Out. Daarbij surft het aankoopsysteem van de koper naar de webshop van de verkoper. Als de koper na zijn aankoop langs de check-out passeert, wordt de inhoud van het winkelmandje naar het aankoopsysteem van de koper doorgestuurd, waarna het normale bestelproces wordt gevolgd. Zo hoeft de klant geen prijzenlijst en catalogus van zijn leverancier meer te onderhouden. De correcte prijzen zitten immers in de webshop van de leverancier. Bovendien staat daar ook realtime informatie over de beschikbaarheid en de levertermijnen. In klassieke O2C-processen heb je dat niet, met als gevolg backorders, herhaalde bestellingen, enzovoort.”

L. Van Nuffel: “Door de verplichting om e-facturen via Peppol uit te wisselen, krijgen organisaties alvast een duwtje in de rug. Gaandeweg kunnen ze dan ontdekken wat de voordelen zijn. Maar momenteel voelt de verplichting voor veel bedrijven nog vooral als een zure appel waar ze doorheen moeten bijten, een traject dat vooral extra kosten met zich meebrengt. Terwijl je Peppol beter kunt zien als een opportuniteit om je processen meer te stroomlijnen.”

VCM: Hoeveel bedrijven gaan momenteel al verder dan wat wettelijk wordt verplicht op het vlak van documentuitwisseling?

L. Van Nuffel: “Eerlijk? Uit de markt komen er nog maar weinig vragen om verder te gaan dan de wettelijke verplichting. Laat ons zeggen dat er momenteel bij vijf à tien procent van de aanvragen gepolst wordt naar de mogelijkheid om ook orders mee te nemen. Dat zijn dan meestal partijen die al inzetten op EDI en die beseffen dat ze via Peppol minder koppelingen gaan moeten opzetten. Naar ‘invoice responses’ komen er ook af en toe vragen, omdat bedrijven uiteraard graag inzicht hebben in de status van hun factuur. Nu, ik denk dat het ook aan ons als softwarebedrijf is om bedrijven op de opportuniteiten te wijzen en zo mee het vliegwiel in gang te krijgen.”

T. Depoorter: “Dat we voorlopig helemaal nog niet ver staan, blijkt ook uit de cijfers. Wanneer bedrijven vandaag hun handelspartners in de Peppol Directory opzoeken, krijgen ze vaak niet meer te zien dan dat zij de Peppol BIS-factuur en kredietnota kunnen ontvangen. Van alle Belgische bedrijven in de Peppol Directory heeft nog maar 0,25 procent documenttypes die verband houden met de bestel- en leverbon geregistreerd.”

Tijd voor initiatief

VCM: Welke sectoren of bedrijfsgroottes zullen volgens jullie als eerste overschakelen naar een bredere uitwisseling van documenten via Peppol? En kunnen jullie al pilootprojecten delen waarbij logistieke processen via Peppol worden geoptimaliseerd?

T. Depoorter: “Momenteel zijn bedrijven vooral naar elkaar aan het kijken. Sommige van onze klanten zouden graag naast facturen ook bestel- en leverbonnen uitwisselen, maar dan stellen ze vast dat nog maar weinig van hun handelspartners die berichten al kunnen verzenden of ontvangen. Met andere woorden, je kunt er zelf wel klaar voor zijn om extra documenten via Peppol te verzenden, maar als geen enkele klant of leverancier die kan ontvangen, heb je geen businesscase. Daarom is het belangrijk dat sectorfederaties pilootprojecten gaan organiseren. Dat is de beste manier om het verplichte wettelijke kader op het vlak van e-facturen open te trekken naar een vrijwillig businesskader waarin ook andere P2P- en O2C-documenten worden uitgewisseld. Gelukkig zien we intussen wel wat beweging in de markt. Zo wil de bouwsector nu zo’n pilootproject organiseren tussen producenten van bouwmaterialen, handelaars en aannemers.”

L. Van Nuffel: “Het is trouwens een misvatting om te denken dat grote organisaties eerder klaar zullen zijn met de wettelijke verplichting dan kleinere bedrijven. Bescheiden organisaties maken immers vaak gebruik van kleinere factureringspakketten die al heel lang de Peppol BIS-factuur ondersteunen. Grote bedrijven daarentegen moeten vaak individuele en complexere trajecten opstarten, waardoor de doorlooptijd om in orde te zijn veel langer is. We merken ook duidelijk dat grotere bedrijven de omschakeling veel vaker voor zich uitschuiven.”

VCM: Hoewel de uitwisseling van logistieke documenten via Peppol voor het gros van de bedrijven nog toekomstmuziek is, mag het intussen wel duidelijk zijn dat er veel mogelijkheden zijn. Zijn er ook beperkingen waar ondernemingen rekening mee moeten houden?”

T. Depoorter: “Uiteraard is er nog werk aan de winkel, maar technologisch is er al veel mogelijk. Er zijn inderdaad nog andere aspecten waar we rekening mee moeten houden. Dan denk ik meer bepaald aan de eCMR en documenten die gelinkt zijn aan het transport van afval en gevaarlijke stoffen. Blijkbaar zou Europa dat netwerk het liefst zelf in handen houden en daarvoor een ander netwerk willen gebruiken met ongeveer dezelfde bouwstenen als Peppol. Europa heeft er in het verleden trouwens zelf voor gekozen om het Peppol-netwerk over te dragen aan de internationale vzw OpenPeppol.”

L. Van Nuffel: “We moeten ook beseffen dat niet alle landen met Peppol werken. In Frankrijk en Roemenië, bijvoorbeeld, werken ze met een ander open netwerk en in Duitsland is Peppol maar een van drie mogelijkheden. Bij internationale handelsrelaties moet je daar rekening mee houden. Als je wil dat partners uit die landen ook met Peppol gaan werken, moet je al behoorlijk wat druk zetten.”

VCM: Hoe denken jullie dat de uitwisseling van logistieke documenten via Peppol de komende jaren zal evolueren?

L. Van Nuffel: “Ik vind het moeilijk om daar uitspraak over te doen. Zoals aangehaald staan de meeste bedrijven nog maar aan het prille begin van hun Peppol-traject. De hamvraag is hoeveel bedrijven verder zullen kijken dan de verplichting, bijvoorbeeld met de keuze van een toekomstbestendig Access Point, zodat ze van daaruit verder kunnen evolueren richting logistieke optimalisering via Peppol. Ik denk wel dat de steeds strengere regelgeving vanuit Europa bedrijven kan motiveren om meer documenten via Peppol te beheren en op die manier een beter en correcter overzicht te krijgen van niet enkel facturen, maar ook orders, laadbonnen, transportdocumenten, enzovoort.”

T. Depoorter: “Om te weten waar het naartoe kan gaan, kunnen we wel naar Scandinavië kijken, waar de oorsprong van Peppol ligt. Daar zijn ze sinds een paar jaar aan het experimenteren met de uitwisseling van berichten met en tussen logistieke onderaannemers. Zo hebben ze formaten ontwikkeld voor de planning en uitvoering van transportdiensten. Ze hebben ook een bericht gecreëerd om gewichten die zijn vastgelegd via een weegbrug te delen met zowel de transporteur als de zender en de ontvanger van de goederen. Ook werd een leverbon gecreëerd met de focus op de fysieke opvolging van logistieke stromen, met bijvoorbeeld informatie over logistieke eenheden, laad- en losadressen, levervensters en behandelingsinstructies. Die zaken staan weliswaar allemaal nog in de kinderschoenen, maar het geeft wel een beeld van wat de mogelijkheden kunnen zijn.”

TC