Van EBITDA naar cash

Het is een bekende uitspraak van Richard Branson, de Britse zakenman achter onder meer luchtvaartmaatschappij Virgin Atlantic: “Hou altijd de cashflow in de gaten, want dat is de levensader van de onderneming.” Voor we toekomen aan tips om de cashflow te verbeteren, moeten we even stilstaan bij enkele boekhoudkundige principes. De vrije kasstroom hangt af van de EBITDA, van de wijzigingen in het werkkapitaal, van investeringen, intresten en taksen. Stijgt de EBITDA, dan neemt ook de cashflow toe. Daalt het werkkapitaal, nemen de investeringen af of zijn er minder intresten en belastingen te betalen, dan heeft ook dat een positief effect op de cashflow. Voor elk van die situaties formuleren we hier concrete tips.

EBITDA is niet gelijk aan cash

Zoals gezegd: eerst een beetje boekhouding. De EBITDA is de financiële term voor de algemene inkomsten van de onderneming, vóór de aftrek van intresten, belastingen, afschrijvingen op activa, leningen en goodwill. In het Engels letterlijk: Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization. Eenvoudig gesteld kunnen we EBITDA hanteren als maatstaf voor de winst uit de operationele activiteiten van de onderneming, zonder dat de kosten en opbrengsten van de financiering daarin verwerkt zitten. De EBITDA zit vervat in de P&L van het bedrijf: het overzicht van de inkomsten van de onderneming dat winst (Profit) en verlies (Loss) tegenover elkaar plaatst.
 
Het belangrijkste startpunt is de omzet: het aantal goederen dat tegen een bepaalde nettoprijs is verkocht. Het gaat hier om het bedrag dat effectief op de verkoopfactuur staat, dus na de verrekening van eventuele commerciële tegemoetkomingen of andere kortingen. Belangrijke opmerking: de omzet bestaat op dat moment eigenlijk maar op papier. Het gaat weliswaar om wat er is geleverd en gefactureerd, maar in de praktijk is de cash op dat moment nog niet ontvangen. Meer nog, omzet is ook nog lang niet hetzelfde als een netto-inkomst. Van het gefactureerde bedrag moet de onderneming nog allerhande kosten aftrekken: productie en transport, prijsvariantie in de aankoop van grondstoffen, lonen, allerhande operationele kosten, zoals marketing, het beheer van gebouwen, enzovoort. Daarna volgen nog afschrijvingen, intresten en belasting. Wat dan nog overblijft, zijn de netto-inkomsten.

Werkkapitaal

Belangrijk element in het hele verhaal is het werkkapitaal. Concreet bestaat het werkkapitaal uit onbetaalde verkoopfacturen (accounts receivable, of het geld dat we nog moeten ontvangen van klanten), de voorraden waarover de onderneming beschikt (zowel grondstoffen als afgewerkte producten), verminderd met de onbetaalde aankoopfacturen (accounts payable, of het geld dat we nog moeten betalen aan leveranciers). Werkkapitaal is een interessant instrument dat de cashflow op een heel eenduidige manier beïnvloedt. In onnodig grote voorraden zit cash vast die de onderneming op dat moment niet voor iets anders kan inzetten. Door de voorraadhoogtes te optimaliseren verlaagt het werkkapitaal en komt er cash vrij. Even goed kan de financiële afdeling hier een rol spelen. Door ervoor te zorgen dat klanten sneller betalen – of door bij leveranciers zelf langere betaaltermijnen te bedingen – vermindert het werkkapitaal, maar daarover straks meer.

Tien tips voor een betere cashflow

Tips voor meer EBITDA

Vergroot het verkoopvolume
Het lijkt simpel: door meer producten te verkopen, komt er meer geld in het laatje. Toch moeten we goed uitkijken. We focussen best op de producten met de grootste marge. Bij extra verkoop hebben die immers de grootste impact op de EBITDA. Bij een stijgende verkoop van producten met een kleine marge zal de EBITDA ook toenemen, zij het in mindere mate, omdat in dat geval de zwaardere kosten uiteraard ook mee stijgen.
 
Verhoog de verkoopprijs
Ook dit lijkt eenvoudig: de omzet verhogen door de verkoopprijs op te trekken. Maar wat blijft er over onder de streep? Wie met de verkoopprijs wil spelen, moet inzicht hebben in het principe van de prijselasticiteit. Een prijsverandering heeft immers een impact op de vraag naar het product. De kunst bestaat erin het juiste evenwichtspunt te vinden, waarbij een hogere verkoopprijs toch een hogere EBITDA oplevert, ook al is er een daling in het verkoopvolume. Een prijsverhoging is alvast een heel krachtig instrument. De omzetstijging komt volledig bij de EBITDA, los van de marge van het product.
 
Verbeter de productmix 
Hier bestaat de tip erin niet te focussen op het aantal producten dat de onderneming verkoopt, maar op de waarde die een product oplevert. Verdienen we meer aan een specifiek product, dan richten we ons daar het best op. Eenzelfde omzet levert op dat moment toch een beter resultaat op.
 
Verlaag de productkosten
Bevinden de eerste drie tips zich eerder op strategisch niveau – met een belangrijke rol voor het verkoopapparaat van de onderneming – dan komen we nu meer op het terrein van productie en logistiek. De verlaging van de kosten die aan een product zijn verbonden, is onder meer mogelijk door goedkoper en slimmer grondstoffen of onderdelen in te kopen. Even goed is het mogelijk om de kosten te verlagen door de interne efficiëntie te verbeteren, onder andere via minder energieverbruik en minder afval. Hier kan de onderneming een werkwijze hanteren die van KPI’s (key performance indicators) uitgaat, om zo de diverse kostenposten in kaart te brengen en er heel gericht een actieplan voor uit te werken. Zo slagen wee erin de productiviteit van de medewerkers op te voeren en andere kosten te verlagen.
 
De algemene tip is hier vooral om de juiste hoeveelheid te produceren. Niet te veel, omdat het werkkapitaal dan toeneemt via de extra behoefte aan grondstoffen, onnodige voorraden afgewerkt product en extra kosten voor intern transport en interne opslag. Maar ook niet te weinig, zodat het toch mogelijk blijft om vlot aan de vraag van de klanten te voldoen en dus zeker ook geen potentiële omzet mis te lopen.
 
Gaat het algemeen over producten met een kleinere marge, dan is het verlagen van de productkosten het aangewezen instrument om de EBITDA te verhogen.
 
Verlaag de operationele kosten
Wil een onderneming haar EBITDA opkrikken zonder te raken aan klant of leverancier, dan moet ze nakijken hoe ze haar operationele kosten kan reduceren. Het is een oefening die start met een gedetailleerde doorlichting van alle gemaakte overheadkosten per afdeling. Een vaak gehanteerd systeem om de kosten te verlagen bestaat erin elke afdeling afzonderlijk verantwoordelijk te maken voor haar uitgaven en daar een strak geregisseerd budget aan te koppelen. Het is ook een goed idee dat budget op jaarbasis te evalueren.
 
Investeer slim in reclame en promotie
Het uitgangspunt van deze tip is een analyse van de ROI van de investeringen in reclame en promotie. De onderneming bekijkt dan bijvoorbeeld wat het effect is van een promotieactie van het type ‘3 kopen + 1 gratis’. In de realiteit komt dat neer op een prijsreductie met 25%. Samen met de kosten voor de campagne moet de onderneming dat cijfer afzetten tegen de extra verkoop die de actie genereert.
 
Even goed kan de onderneming ervoor kiezen te investeren in een advertentiecampagne om de naamsbekendheid van het merk te versterken – en daarbij tegelijk de verkoopprijs wat op te trekken. Ook dan zal de onderneming de gemaakte kosten tegenover de gerealiseerde verkoop moeten plaatsen. Uit de berekening van de ROI van beide scenario’s is dan makkelijk af te leiden welke oefening het meest bijdraagt aan de EBITDA.
 
Tips voor minder werkkapitaal
 
Volg klanten van nabij op
De onderneming kan haar werkkapitaal laten inkrimpen via een verlaging van de accounts receivable. Door ervoor te zorgen dat klanten sneller hun facturen ontvangen en betalen, beschikt het bedrijf sneller over de verschuldigde sommen en groeit de vrije kasstroom. Het debiteurenbeheer valt doorgaans onder de verantwoordelijkheid van de financiële afdeling. Even goed is daarbij ook een rol voor de verkopers weggelegd. Zij vormen immers vaak het eerste aanspreekpunt voor de klanten. Maar eigenlijk loopt dit verhaal doorheen de hele supply chain. Een geïntegreerde ondersteuning, bijvoorbeeld via een ERP-pakket, zorgt ervoor dat alle benodigde informatie makkelijk doorstroomt: van sales naar planning, productie, magazijn, enzovoort – tot een vlotte facturering en de bijhorende opvolging.
 
Praktisch aangepakt:
- hanteer een korte betaaltermijn en maak daar duidelijke afspraken over met de klant;
- stippel een duidelijk debiteurenbeleid uit: vermijd willekeurige verlengingen van de betaaltermijn en bepaal formeel wie beslist over het credit management voor ieder type klant;
- werk een effectief factureringsproces uit voor de correcte, tijdige en geautomatiseerde opmaak van facturen;
- zorg ervoor dat de klant de gestelde voorwaarden accepteert, door de juiste producten te leveren, op het gewenste tijdstip en met de gevraagde kwaliteit;
- voorzie een proces om snel eventuele betwistingen op te vangen en op te lossen.
 
Verlaag de voorraden
Voor deze tip is de input van de afdelingen inkoop, verkoop, productie en logistiek onontbeerlijk. Perfect voorraadbeheer zorgt ervoor dat de juiste voorraadhoogtes op het juiste moment en op de juiste plaats voorhanden zijn. De onderneming kan haar werkkapitaal verlagen door voor iedere grondstof, ieder onderdeel en ieder afgewerkt product naar de optimale voorraadhoogte op zoek te gaan.
 
Te hoge voorraden blokkeren niet alleen te veel cash, op termijn zijn ze mogelijk zelfs onbruikbaar. Dat is onder meer het geval in de voedingsindustrie, waar grondstoffen vaak een beperkte houdbaarheid hebben, of in de maakindustrie, waar de vraag naar bepaalde wisselstukken stilvalt naarmate types en modellen van toestellen veranderen. Een te lage voorraad kan dan weer een negatieve impact hebben op de dienstverlening. Mogelijk wil een misnoegde klant niet wachten tot een item weer op voorraad is en plaatst hij zijn bestelling bij een concurrent.
 
Maak goede afspraken met leveranciers
Door de facturen van haar leveranciers later te betalen, blijft er voor de onderneming cash beschikbaar die op dat moment mogelijk elders broodnodig is. De basisregel blijft: betaal aankoopfacturen op tijd. Niet te laat, want dan neemt het verschuldigde bedrag mogelijk toe met aanmaningskosten en verwijlintresten. Maar ook niet te vroeg, want zo verkleint het bedrijf nodeloos zijn bewegingsruimte.
 
Maak van de betalingsvoorwaarden een aandachtspunt bij de selectie van een leverancier. Is er cash beschikbaar en kun je sneller betalen dan de leverancier doorgaans vraagt, dan kun je voorstellen die snelle betaling aan een extra korting te koppelen. Het is een afweging die je best per geval maakt: de gerealiseerde besparing tegenover het feit dat een bepaalde som cash sneller van de rekening verdwijnt.
 
Tip om slimmer te investeren
 
Optimaliseer investeringen
Investeringen wegen niet op de EBITDA van een onderneming, wel op de cashflow. Daarom doet ze er goed aan bij een investering niet over een nacht ijs te gaan. Sommige investeringen zijn onvermijdelijk, bijvoorbeeld wanneer een machine de geest geeft, om een bepaalde kwaliteit te handhaven of om aan wettelijke voorschriften te voldoen.
 
Andere investeringsprojecten zijn eerder strategisch van aard, bijvoorbeeld wanneer een onderneming haar productiecapaciteit wil uitbreiden of investeert in een project dat een kostenbesparing moet opleveren. Bij dat soort projecten volgen de voordelen vaak maar op langere termijn, terwijl ze van bij de start wel al op de cashflow wegen. Daarom is het nuttig om iedere investering door een business case en een berekening van de potentiële return te laten voorafgaan.