Universeel ICT-platform ondersteunt buy-and-build strategie

Foresco is een toonaangevende speler in de palletsector in de Benelux. De onderneming produceert nieuwe pallets, sorteert, herstelt en vermarkt gebruikte pallets, biedt verpakkingsoplossingen voor bijvoorbeeld machines en fungeert als servicecenter voor palletverhuurders. Sinds de overname door Jan Ponnet en Cedric De Quinnemar in 2009 kent het bedrijf een spectaculaire groei. De omzet steeg de voorbije vijftien jaar van 15 miljoen euro naar 600 miljoen euro. Die groei realiseerde Foresco zowel organisch als via overnames.

Van diffuus naar harmonieus ICT-landschap

Schaalgrootte vormt een belangrijk speerpunt in het verhaal van Foresco. “De palletsector is het voorbije decennium sterk geprofessionaliseerd en geconsolideerd”, vertelt Jan Ponnet. “We hebben het aantal locaties binnen onze groep sterk uitgebreid, waardoor we ons altijd dicht bij de klant bevinden. Daardoor kunnen we een snelle dienstverlening bieden en leverzekerheid garanderen. Een ander voordeel situeert zich op het vlak van duurzaamheid en efficiëntie. De overnames effenen het pad voor een gesloten traject. Wanneer we op een bepaalde locatie nieuwe pallets leveren, pikken we in één beweging gebruikte pallets op van een naburige vestiging. Onze vrachtwagens hoeven zich dus niet zonder lading te verplaatsen. Ook biedt schaalgrootte ons meer slagkracht voor duurzame investeringen. We beschikken bijvoorbeeld over twee elektrische vrachtwagens. Daarnaast kiezen we nadrukkelijker voor leveringen per schip en werken we enkel met gecertificeerd hout.”

Onder het credo ‘The Foresco One Way of Working’ stuurt projectmanager Caroline Van Waeyenberghe de operationele integratie aan. “Het integratietraject ving in 2021 aan. Toen hebben we beslist tien bedrijven binnen de groep te harmoniseren”, vertelt ze. “Voorheen opereerden die bedrijven met eigen ICT-platformen en software. Het gevolg was een diffuus landschap van oplossingen die niet noodzakelijk vlot met elkaar communiceerden. Harmonisatie drong zich dan ook op. We selecteerden universele leveranciers en rolden hun toepassingen uit naar de eerste tien entiteiten. Het gaat om drie lagen: Microsoft Business Central als kernsoftware, Acadon ERP-software dat zich specifiek richt tot de houtsector en een bedrijfseigen Foresco-laag. Dat ecosysteem integreert met de aanwezige personeels-, banken- of machinesoftware.”

Duidelijkheid en overzicht

Na die ‘maiden’ uitrol volgde aan een hoge cadans de verdere implementatie in andere vestigingen. Vandaag draait de universele software in veertig vestigingen en zet de verspreiding zich onverminderd verder. “Bijzonder aan ons ICT-platform is de universele toepasbaarheid binnen onze entiteiten met uiteenlopende activiteiten. Bij elk facet gaan we na waar er mogelijkheden tot digitalisering en automatisering bestaan. Gezien de omvang van het project mogen we dat gerust een huzarenstukje noemen.”

“Waarom het zo belangrijk is om de violen overal gelijk te stemmen?”, reflecteert de CEO. “Het opent gewoon veel nieuwe mogelijkheden en draagt bij tot onze efficiëntie. Als onderneming wil je eilandjes vermijden. Het huidige systeem biedt transparantie en overzicht, waardoor we veel gerichter beslissingen nemen. De universele boekhouding genereert bijvoorbeeld eenvoudiger een totaalbeeld van onze financiële prestaties. Eveneens spinnen onze verkoop- en aankoopafdelingen garen bij het integratieproject. Met een verspreid ICT-landschap is de kans immers reëel dat je klanten en leveranciers meermaals vanuit verschillende vestigingen benadert. Dat is uiteraard nefast. Een ander voordeel situeert zich op het vlak van logistiek, aangezien we eenvoudiger ladingen en transporten consolideren. Het is ook mogelijk dat de klant een bestelling bij een bepaalde vestiging plaatst, maar dat onze systemen detecteren dat we vanuit een nabijgelegen locatie sneller en duurzamer kunnen leveren.”

Caroline Van Waeyenberghe wijst op het bedrijfsbrede karakter van de standaardisatie. “Dit is niet louter een ICT- of supply chain project. Van de financiële afdeling, over procurement tot sales, iedereen plukt er de vruchten van.”

Pragmatische aanpak

Foresco hanteert voor het standaardisatietraject een snelle en pragmatische benadering. “We zijn ervan overtuigd dat onze manier van werken rendeert en richten de blik vooruit”, klinkt het. “Een rechtlijnige visie is cruciaal om dergelijk project te laten slagen. We hanteren zo veel mogelijk dezelfde implementatiemethodologie, al passen we de standaarden waar nodig aan in functie van de wijzigende verwachtingen en marktomstandigheden. Niets staat in steen gebeiteld.”

De door Foresco overgenomen bedrijven kennen vaak een lange ontstaansgeschiedenis en hanteren al vele decennia een eigen werkwijze. Verandering lijkt in dergelijke context geen evidentie. “Het is uiteraard belangrijk dat je de mensen mee in je verhaal doet stappen. De ene medewerker vindt verandering al aangenamer dan de andere”, weet Jan Ponnet. “We scheppen altijd duidelijkheid, gebruiken heldere communicatie en geven aan waar we naartoe willen. Wanneer we de nodige uitleg verschaffen, stelt iedereen vast dat onze boodschap het volledige bedrijf ten goede komt.”

Veranderingsmanagement

Caroline Van Waeyenberghe wijst op een kettingreactie. “Dat we meteen een succesvolle start hebben genomen, speelt in ons voordeel. Wanneer we de standaardisatie bij een nieuwe entiteit integreren, stellen de lokale teams meteen vast dat ze op een andere locatie rendeert. Dat creëert het nodige vertrouwen. We zijn sinds kort ook in Zweden en Denemarken actief. Ondanks het afwijkende wetgevende kader komt ons ICT-platform ook in de Scandinavische landen tot zijn recht.”

Foresco doopte het integratietraject om tot ‘samen schERP’, waarbij de laatste drie letters naar de softwaredimensie verwijzen.

Jan Ponnet: “Voor dit project hebben we mensen uit verschillende geledingen van de business gedetacheerd. Aangezien het de kern van het bedrijf raakt, vind ik het belangrijk dat onze interne mensen er nadrukkelijk bij worden betrokken. Met Caroline schakelden we een consultant in die op technisch en organisatorisch vlak het klappen van de zweep kent bij ERP- en ICT-projecten.”

“De keuze om dit project met eigen mensen aan te sturen loont, maar brengt tegelijk ook aandachtspunten met zich mee”, gaat de CEO verder. “Door de talrijke implementatietrajecten over alle vestigingen heen, sluipt er na een tijdje een vorm van routine in. Routine is op zich een positief gegeven, maar kent een flinterdunne grens met moeheid. Wanneer je keer op keer hetzelfde verhaal vertelt, dreigt het enthousiasme immers weg te ebben. Sommige leden van het veranderingsteam gaven na verloop van tijd ook te kennen dat ze liever naar hun vertrouwde job terugkeren. Het komt er dus op aan het team scherp te houden, naar de bekommernissen te luisteren en eventueel bij te sturen. Veranderingsmanagement manifesteert zich bij een dergelijk traject bijgevolg op verschillende assen.”

Snelheid boven perfectie

Bedrijven die een soortgelijk standaardisatieproject binnen hun ecosysteem overwegen, adviseert Jan Ponnet om te allen tijde met alle stakeholders te communiceren. “Wat jou vertrouwd in de oren klinkt, is voor andere medewerkers misschien volledig nieuwe informatie. Ik meen dat we de juiste keuze hebben gemaakt door op volle kracht vooruit te gaan en onze visie zelfzeker uit te dragen. Snelheid primeert wat mij betreft boven absolute perfectie. Ik pleit voor het behouden van een zeker ritme, aangezien succesverhalen aanstekelijk werken. Dat neemt tegelijk niet weg dat je jezelf en de gemaakte keuzes in vraag moet blijven stellen. Ik denk dat dit verhaal het best werkt in bedrijfsomgevingen met korte communicatielijnen. In het geval dat wijzigingen zich opdringen, moet die boodschap vanuit de verschillende bedrijfsgeledingen zijn weg tot het management vlot weten te vinden.”

De voorbije vijf jaar heeft Foresco zich getransformeerd tot een volledig geïntegreerde en efficiënte organisatie, met een uniform ICT-platform als gemene deler. Vandaag kent het platform in totaal ongeveer 350 gebruikers, verspreid over veertig vestigingen. Zowel de vakjury als de publieksjury bekroonden het integratieproject met een Supply Chain Award. “Het is onze ambitie om de volgende jaren verder te groeien met ons bedrijf en ons netwerk nog fijnmaziger te maken. Je mag er dus van uitgaan dat die aantallen al snel opnieuw gedateerd zullen zijn”, sluit Caroline Van Waeyenberghe af.

KD