Tien succesfactoren voor het onderhoud van intralogistieke systemen

“Er bestaat geen uniforme aanpak die voor iedereen werkt,” zegt Rob van Hoof, manager Lifetime Services TGW Benelux. “Intalogistieke systemen verschillen van elkaar qua functies en complexiteit en dus vragen ook de exploitatie en het onderhoud ervan een specifieke aanpak.”
 
Toch zijn er aantal zaken die voor elk systeem gelden:
 
Betrek experts in een vroeg stadium
De operationele en onderhoudsconcepten en de kosten ervan moeten vanaf het begin bij het project beoordeeld en in ogenschouw worden genomen. Een vroege betrokkenheid van experts van alle betrokken partijen (aannemers, toeleveranciers, consultants) maakt het mogelijk de verschillende oplossingen op basis van de operationele kosten te evalueren.
 
Ontwikkel een passende onderhoudsstrategie
Wie zorgt voor de permanente beschikbaarheid van de intralogistieke oplossing? Deze belangrijke vraag moet in een vroeg stadium van het project worden gesteld en beantwoord. Ofwel wordt het operationele onderhoud door het bedrijf zelf uitgevoerd ofwel wordt dit  uitbesteed aan een partner. Steeds vaker beslissen bedrijven om zich te focussen op hun kerntaken en het onderhoud van de systemen toe te vertrouwen aan intralogistieke specialisten. 
 
Wees transparant en stel duidelijke verantwoordelijkheden
Service Level Agreement (SLA’s) en zogenaamde RACI-matrices (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) helpen duidelijkheid te scheppen over de omvang van de taken en de bijhorende verantwoordelijkheden. Deze moeten uiterlijk na de vaststelling worden vastgelegd.  De SLA legt de afspraken omtrent de uit te voeren taken, de verwachte kwalitiet en repsonstijd vast, terwijl de RACI-matrix bepaalt wie verantwoordelijk is voor welke taken.
 
Maak kosten voorspelbaar
Full-servicepaketten kunnen helpen om de servicekosten over een bepaalde periode vast te leggen. Dergelijke overeenkomsten geven een duidelijke omschrijving van de te leveren diensten (on-site of remote) en het bijhorende kostenplaatje. Vaak wordt ook gewerkt op basis van een maandelijkse, vaste servicevergoeding.
 
Creëer een win-win situatie
Het succes van een project hangt nauw samen met de goede samenwerking tussen alle deelnemers aan het project. Regelmatig overleg waarbij wederzijdse successen, maar ook onderlinge tekortkomingen besproken worden, kunnen leiden tot verbeterstrategieën die door het gehele team ontwikkeld en uitgevoerd worden.
 
Moedig het nemen van verantwoordelijkheden aan
Het is noodzakelijk om binnen het team duidelijke verantwoordelijkheden te definiëren en de naleving ervan op regelmatige basis te controleren. Maar verantwoordelijkheid omvat het identificeren van de taken, verbeterpotentieel zien en de projecten uitvoeren volgens het principe van CIP (continuous improvement processes). Elk teamlid moet zich bewust zijn van de gemeenschappelijke missie om het warehouse of distributiecentrum voortdurend te verbeteren en aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen.
 
Gebruik technologie op een efficiënte manier
Uit foutenanalyses en geregistreerde onderhoudsdata kunnen waardevolle inzichten voor verbetering worden gehaald. Dat vereist de juiste tools. Maintenance Planning Systems (zoals bijvoorbeeld CMMS van TGW), visualisatie, controle-instrumenten en digitale support systemen zijn slechts een paar voorbeelden van hoe cutting-edge technologie serviceteams kunnen helpen om efficiënter te worden. 
 
Analyseer data voor continue verbetering
Geautomatiseerde systemen produceren grote hoeveelheden data. Als deze op een correcte manier worden gefilterd, geëvalueerd en geanalyseerd kunnen hieruit nuttige conclusies worden getrokken voor snel handelen en verbetering. Predictive maintenance, condition monitoring en data mining zijn in deze context een paar voorbeelden.
 
Vermijd proactief onaangename verrassingen
Piekmomenten, zoals bijvoorbeeld Black Friday, Valentijn of de kerstperiode, moeten worden gedefinieerd als afzonderlijke projecten waarvoor ook aparte teams moeten worden aangesteld. Op dergelijke momenten kan er behoefte zijn aan extra servicemedewerkers en kan preventief onderhoud nodig zijn.
 
Upgrades en retrofitting
Een intralogistiek systeem is ontworpen om te voldoen aan een specifieke behoefte, vaak gebaseerd op de zakelijke voorspellingen van de klant. Op het moment van opstart van het systeem is deze prognose vaak al uitgekomen of dient zich al een volgend optimalisatiepotentieel aan. Retrofitting en modificaties helpen bij het aanpassen van het warehouse aan de nieuwe omstandigheden.
 
TGW heeft met Lifetime Services een team 24/7 beschikbaar om waar en wanneer nodig, via een hotline-service of lokale interventie, de nodige support te bieden.
 
Bekijk de video over Lifetime Services van TGW: https://www.youtube.com/watch?v=howT-cEapvI