Taakgestuurde aanpak levert efficiëntieboost op

Samsonite is een van origine Amerikaanse koffer- en tassenfabrikant. De Europese hoofdzetel van de onderneming bevindt zich in Oudenaarde, waar ook een Europese productiesite en het Europese distributiecentrum (EDC) gevestigd zijn. In totaal telt het EDC ongeveer 160 medewerkers, verdeeld over drie ploegen en een kleine weekendploeg, aangevuld met een onderhoudsteam van een tiental medewerkers. De taken in het EDC lopen uiteen: van het lossen van containers en intern transport, tot het picken, verpakken en verzenden van goederen. Daarnaast vragen klanten almaar vaker om koffers te personaliseren, wat extra complexiteit aan de operaties toevoegt.

De cijfers geven meteen een goed idee van de omvang van de activiteiten in het EDC. Inbound zijn er drie grote stromen. Op jaarbasis gaat het om zowat 4.000 containers, naast nog eens een duizendtal trucks die vanuit de productievestiging in Hongarije naar Oudenaarde komen. Daarnaast vindt er ook in Oudenaarde zelf heel wat productie en assemblage plaats, per dag goed voor zowat 150 typische Samsonite-pallets – dat zijn pallets die ongeveer dubbel zo groot zijn als een klassieke europallet. Outbound gaat het om zowat acht miljoen stuks per jaar, of een volume van 500.000 kubieke meter. Vanuit Oudenaarde vertrekken de koffers en tassen naar onafhankelijke winkeliers, maar ook naar de eigen winkels van Samsonite. Daarnaast vertrekken alle Europese online bestellingen die consumenten via de webshop van Samsonite plaatsen vanuit Oudenaarde naar de klant.

Op zoek naar taaksturing

Aan de huidige ondersteuning van het EDC met de WMS-software van C&W gaat een lang verhaal vooraf. “Ongeveer twintig jaar geleden hebben we SAP R/3 AFS als ERP-systeem geïmplementeerd”, zegt Wim Baert, VP Sales Administration & Logistics bij Samsonite. AFS staat voor Apparel & Footware Solution. Het is een versie van R/3 die is toegespitst op de complexe logistieke en productie-uitdagingen in de mode-, kleding- en schoenenindustrie. Kenmerkend daarvoor is onder meer het beheer van productvarianten. “Het order- en billingsysteem dat we toen in gebruik hadden – een eigen ontwikkeling – bleven we in de volgende jaren inzetten om het EDC te ondersteunen. Maar het was toen wel al duidelijk dat we op termijn naar een andere, meer gespecialiseerde oplossing zouden overstappen.”

Samsonite wilde de aansturing van zijn EDC namelijk op een softwarematige manier ondersteunen. Op zich liep alles in de oude situatie wel zoals het moest, alleen bevond alle expertise zich verspreid over het team: met name in Excelbladen en – vooral – in de hoofden van de medewerkers. Daar wilde het bedrijf verandering in brengen. Niet alleen om de efficiëntie te verhogen, maar ook om minder afhankelijkheid te creëren. Dat soort afhankelijkheid komt typisch aan de oppervlakte wanneer iemand met veel kennis onverwacht uitvalt, bijvoorbeeld door ziekte, waarna andere collega’s niet altijd even goed weten hoe ze specifieke situaties moeten aanpakken. “In eerste instantie gingen we met SAP WM aan de slag, de WMS-module van SAP R/3”, zegt Wim Baert. “Maar dat liet voor ons onvoldoende sturing toe. Bovendien wilden we liever een oplossing die we meer op onze specifieke manier van werken zouden kunnen afstemmen.”

Minder complexiteit

Tot de uiteindelijke keuze voor een aparte WMS-oplossing zou het uiteindelijk pas in 2017 komen, zowat tien jaar na de implementatie van SAP R/3 AFS. “We hebben diverse pakketten bekeken”, zegt Wim Baert, “maar moesten telkens weer vaststellen dat de integratie met R/3 lastig zou zijn – en bovendien functioneel beperkt zou blijven.” Zelfs de optie om binnen het SAP-ecosysteem te blijven en voor SAP EWM (Extended Warehouse Management) te kiezen, zou Samsonite niet toelaten zijn wensen op het vlak van een WMS in te vullen. De best passende oplossing vond Samsonite uiteindelijk bij de WMS- en WCS-software (warehouse control system) van C&W Logistics uit Kortrijk als implementatiepartner.

“Bij onze analyse zagen we dat de oplossing van nature al het dichtst bij onze behoeften aansloot”, zegt Wim Baert. “Uit de oefening kwam ook naar voren dat de implementatie sneller zou verlopen dan bij andere pakketten die we tegen het licht hielden. Bovendien hield het systeem de belofte in om de complexiteit van de omgeving omlaag te halen. “Ook dat vonden we belangrijk. Met de omschakeling naar de WCS-oplossing van C&W hebben we alle oude, tussenliggende WCS’en kunnen uitschakelen.” De WCS-oplossing van C&W stuurt onder meer twee volautomatische kranenmagazijnen aan, alle conveyortrajecten, materiaalsorteerders, telescopische transportbanden voor het laden en lossen, de smallegangentrucks, automatische labelapplicators, enzovoort.

Toch verliep de implementatie niet helemaal zoals voorzien. Samsonite pakte eerste het inbound-luik aan en ging in 2019 live. Toen vervolgens de outbound aan de beurt was, brak de coronacrisis uit en stond het traject ruim een jaar op pauze. Na de heropstart was de complete implementatie in 2023 rond.

Toegenomen efficiëntie

Nick Van Eetvelde kwam in 2022 als warehouse manager aan boord bij Samsonite. “Mijn eerste grote opdracht bestond erin de analyse voor het outbound-luik uit te voeren en vervolgens de implementatie mee aan te sturen”, vertelt hij. Daarna richtte hij zijn aandacht opnieuw op de inbound-stromen. “Die waren op dat moment nog niet taakgestuurd. Toen het outbound-proces eenmaal was geïmplementeerd, hebben we daarom eerst de inbound geoptimaliseerd.” Het leverde een volledig taakgestuurd inbound-proces op. Bij een levering vertaalt het WMS de bijhorende ASN’s (advanced shipping notes) naar zogenaamde ‘inbound deliveries’. Tegelijk berekent het systeem wat voor de ontvangen pallets de beste locaties in het magazijn zijn, waarna het aan de operatoren laat weten waar ze de pallets moeten afzetten. Het WMS levert Samsonite zo een systeem op dat de operatoren doorheen het EDC aanstuurt voor alle processen: van receptie en putaway, tot picking, replenishment, packing, shipping en value-added services.

Het grote voordeel dat Samsonite uit het gebruik van het nieuwe systeem haalt, schuilt in de toegenomen efficiëntie en productiviteit. “Het is natuurlijk moeilijk om één op één te vergelijken”, zegt Wim Baert, “maar dat we vandaag efficiënter werken dan voorheen, dat spreekt nogal voor zich.” De volumes zijn lichtjes gegroeid, terwijl het team zelfs lichtjes is gekrompen. “Je merkt het nog het best wanneer we jobstudenten inschakelen”, legt Nick Van Eetvelde uit. “Vroeger kwam er behoorlijk wat opleiding bij kijken voor je alles onder de knie had en in het magazijn kon meedraaien. Ging er een medewerker op vakantie, dan hadden we anderhalve jobstudent nodig om dat op te vangen. Vandaag doen we die vervanging zonder probleem één op één.”

Betrokken medewerkers

Het nieuwe WMS heeft de drempel om als medewerker in het magazijn in te stappen sterk verlaagd. Tegelijk zit de kennis over de processen niet enkel in de hoofden van de medewerkers, maar vooral ook in het systeem. Dat maakte het mogelijk om van een kennisgedreven naar een taakgestuurde aanpak te evolueren. “Het ging wel degelijk om een drastische verandering”, zegt Nick Van Eetvelde. “En neen, mensen zijn van nature niet geneigd om een vertrouwde manier van werken zomaar op te geven. Dat was zeker een uitdaging.”

Samsonite anticipeerde daarop met een reeks informatiesessies om de overstap naar het nieuwe systeem voor te bereiden. “We stelden een testteam samen met een aantal key users. Tijdens het voorbereidende traject fungeerden zij gedurende ongeveer zes maanden als testgebruikers van het nieuwe WMS. Pas nadat zij alle onderdelen van het systeem grondig hadden getest, zijn we live gegaan. Na de go-live bleven de key users nog drie maanden het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers op de werkvloer. Als zij vragen hadden – of bij eventuele problemen – vormden de key users zo de schakel tussen het EDC en C&W.”

Markt gewaarschuwd

Samsonite koos bewust voor een ‘big bang’. Geen inloopfase dus waarbij het oude en het nieuwe systeem een tijdlang naast elkaar draaiden, maar een overstap in één keer. “Op vrijdagavond hebben we het oude systeem uitgezet, op maandag zijn we met het nieuwe begonnen”, blikt Nick Van Eetvelde terug. Om de start niet onnodig te bemoeilijken, had Samsonite de markt verwittigd. “We wisten dat we niet vanaf dag één op het normale tempo zouden kunnen werken. Daarom hadden we onder andere aan de groothandel laten weten dat we ons eigen e-commerce- en retailkanaal in de eerste weken na de go-live prioriteit zouden geven.”

De groothandel speelde op die situatie in door in de weken voor de big bang extra volume aan te kopen. “Met één specifieke klant hadden we zelfs afgesproken dat we acht weken lang geen orders zouden aannemen. Die sloeg vooraf extra voorraad in. Maar ook die dip hebben we na de inloopperiode goedgemaakt en uiteindelijk hebben we geen enkele klant verloren.” Het geeft aan hoe de implementatie op dat moment een veel bredere impact had dan enkel bij het EDC zelf. Met name sales was er heel nauw bij betrokken, om zo ook de klanten mee te krijgen in het verhaal.

Klaar voor S/4HANA

Ruim twee jaar na de go-live kijkt Samsonite tevreden terug op het gerealiseerde resultaat. Al is het werk nooit helemaal af. “We blijven kleine ontwikkelingen toevoegen”, zegt Wim Baert. “We doen hier en daar nog wat optimaliseringen. C&W ondersteunt ons daarbij. Het bedrijf blijft ons bijstaan naarmate het gebruik van het systeem hier verder evolueert.” Intussen zag het hoofdkwartier van Samsonite in de VS ook hoe de implementatie tot een strakker gestroomlijnd EDC heeft geleid. Het oorspronkelijke voorbehoud – met name omdat de keuze niet op een grote speler als SAP viel – is intussen verdwenen.

“Vanuit de VS bekeken hebben we voor een lokaal product en een lokale partner gekozen”, legt Wim Baert uit. “Maar de hoofdzetel ziet intussen ook dat we voor onze migratie van SAP R/3 naar SAP S/4HANA – gepland tegen 2028 – geen extra maatwerk nodig zullen hebben om het WMS te integreren. Als er al wat bezorgdheid was rond onze keuze, dan heeft de vaststelling dat we klaar zijn voor S/4HANA dat intussen volledig weggenomen.” Voor Samsonite in Oudenaarde vormde de lokale nabijheid van C&W Logistics als implementatiepartner doorheen het hele traject – en tot op vandaag – een groot voordeel. “De communicatielijnen zijn heel kort”, zegt Nick Van Eetvelde. “Bij een partner die snel op de bal speelt, maakt dat uiteindelijk het verschil.”

DVD