Supply chain management in de zorgsector

Met zijn 981 erkende bedden, 307 dagplaatsen en 52 dialyseplaatsen, verspreid over vier campussen, behoort het Jessa Ziekenhuis tot de grootste niet-universitaire ziekenhuizen in Vlaanderen. De logistieke missie om het juiste materiaal op het juiste moment voor de juiste patiënt ter beschikking te stellen, vormt er bijgevolg een stevige kluif. Vital Moonen is als supply chain manager verantwoordelijk voor de aankoop, het centrale magazijn en de distributie naar de verschillende campussen. Vorige zomer maakte hij de overstap van DAF Trucks, dat bekendstaat om technieken als lean belt en Six Sigma. “De context ziet er binnen een ziekenhuisomgeving helemaal anders uit”, zegt hij. “Just-in-time logistiek, build-to-order en lean processen liggen hier veel minder voor de hand. Een andere constante is onvoorspelbaarheid. Een griepgolf of een sterke circulatie van luchtwegeninfecties valt moeilijk weken vooraf in te schatten. Toch neemt dat alles niet weg dat een ziekenhuis over de muren van de zorgsector mag kijken om een verbeterslag te slaan.”

Complexe supply chain

Wat eveneens bijdraagt tot de specificiteit van ziekenhuislogistiek is het grote aantal heel diverse goederenstromen. Frederick Perreman, materiaalverantwoordelijke voor het operatiekwartier, verduidelijkt: “Onze partners leveren materieel en medische hulpmiddelen aan ons grote magazijn buiten de campus. Daarnaast vertrekken ook stromen rechtstreeks naar het operatiekwartier en de apotheek. Je hebt bovendien te maken met steriele en niet-steriele goederen. We moeten dus dagelijks een complexe puzzel leggen, met als doel de dag voor elke ingreep de nodige materialen in huis te hebben. Je wil absoluut vermijden dat een chirurg een ingreep moet uitstellen omwille van een tekort aan hulpmiddelen.”

Supply chain management is in ziekenhuizen vaak een versnipperde activiteit, stelde Frits van Merode, hoogleraar operationeel management en logistiek in de gezondheidszorg, eerder al in verschillende media. Daarop biedt het Jessa Ziekenhuis op verschillende manieren een antwoord. Onder meer zet het in op een close loop of gesloten circuits. “We hebben vandaag al een groot deel van onze processen geautomatiseerd”, stipt ziekenhuisapotheker Roxanne Poncelet aan. “Tachtig procent van de meest gebruikte geneesmiddelen bevindt zich in gesloten kasten op de afdelingen. Wanneer verpleegkundigen een voorschrift ontvangen, picken ze die zelf uit de kast met behulp van pick-to-light. De overige twintig procent bedienen we vanuit onze ziekenhuisapotheek met pickrobot en pick-to-light. Bij elke stap binnen dat proces vindt een scanning plaats. Dat willen we nog verder uitbreiden met een finale scan wanneer de verpleegkundige het medicijn ook effectief toedient.”

Continue verbetering

Het Jessa Ziekenhuis zette de voorbije jaren in op efficiënter voorraadbeheer en meer gerichte bestellingen. “Op basis van gegevens uit het verleden bepalen we minimale en maximale voorraden om onze bestellingsvolumes te bepalen”, aldus Frederick Perreman. “Vroeger gebeurde dat voornamelijk ad hoc. Typerend voor ziekenhuislogistiek is een groot aantal moeilijk te verkrijgen items, wat resulteert in veel backorders. Vandaag kunnen we sneller schakelen en beschikken we over meer alternatieven om de vereiste producten binnen te halen.”

Op het niveau van het pickingproces buigt het supply chain team zich over het potentieel van een pick-to-order-structuur. “Nu vinden veel pickhandelingen op diverse locaties plaats, zoals het magazijn, het operatiekwartier, de apotheek en op de afdelingen”, legt Vital Moonen uit. “We gaan na of het mogelijk is de materialen al in het magazijn te bundelen en pakketten samen te stellen met de benodigdheden voor elke specifieke ingreep. Via dergelijke kits trekken we dat proces bij ons binnen en nemen we het uit handen van het operatiekwartier. Ook geloof ik sterk in een dynamischer voorraadbeheer. De minimale en maximale voorraadniveaus zijn vandaag een vrij constant gegeven. Het moet mogelijk zijn om die adaptief te maken. Langs die weg maken we extra stockageruimte vrij en winnen we aan efficiëntie.”

Streven naar software-integratie

De door Frits van Merode aangehaalde versnippering situeert zich in de zorgsector eveneens op het vlak van software. “In een ziekenhuis circuleren verschillende programma’s en tools”, bevestigt Roxanne Poncelet. “Voor het voorraadbeheer en het afstemmen van die voorraden op de reële activiteiten in het operatiekwartier gebruiken we de softwareoplossing ‘Juliette’ van Galenus. Andere diensten werken dan weer met hun eigen specifieke tools. Die losstaande systemen wil je zo goed mogelijk met elkaar verbinden.”

“Om meer harmonie binnen ons softwarelandschap te creëren, investeerden we in zowel ERP- als WMS-software van SAP”, stelt Frederick Perreman. “Dat mag je gerust als vooruitstrevend beschouwen voor onze sector. Het stelt ons in staat nog meer gegevens te capteren en de verschillende systemen nog beter met elkaar te laten praten. Het ultieme doel bestaat erin te evolueren richting één of een heel beperkt aantal programma’s waarmee we de volledige logistieke ziekenhuiswerking stroomlijnen – al vergt dat zeker in onze sector wat tijd. We mogen de menselijke component niet uit het oog verliezen. Bij veel procesveranderingen of software-integraties wijzigen ook processen voor het zorgpersoneel. De nodige vormingen en opleidingen zijn dan essentieel.”

AI voor voorraadinventarisatie

Bij de optimalisering van zijn zorglogistiek ziet het Jessa Ziekenhuis een rol weggelegd voor artificiële intelligentie. Samen met softwareleverancier Galenus en de hogeschool Thomas More nam het ziekenhuis deel aan een project rond de inventarisatie van zorgmaterieel. “Gezien het hoge aantal backorders en de daaraan gekoppelde kans op leveringsproblemen, is het waardevol om maximaal zicht te krijgen op onze benodigde materialen”, klinkt het. “Mocht je erin slagen dat gegeven te voorspellen, dan zou dat een grote meerwaarde betekenen. Een bijkomend voordeel is een aanzienlijke reductie van het aantal manuele handelingen. Er zou tijd vrijkomen voor taken met een grotere toegevoegde waarde. In het ideale scenario verwittigt de software ons zelfs wanneer we bepaalde materialen horen aan te kopen.”

Hogeschool Thomas More analyseerde de gigantische datahoeveelheden die de software van Galenus verzamelt en verwerkt. Het hoeft niet gezegd dat dataconfidentialiteit het hoogste goed vormt binnen een ziekenhuisomgeving. “We dienden een dossier in bij het ethisch comité, dat erop toeziet dat het voordeel voor de patiënt groter is dan het nadeel. Het anonimiseren van de patiëntengegevens en het uitsluiten van datalekken golden als cruciale voorwaarden bij de opstart van het project. Eenmaal aan die condities voldaan, lieten de onderzoekers AI los op onze data.”

Veelbelovend, niet zaligmakend

Frederick Perreman noemt de onderzoeksresultaten veelbelovend, maar ziet ook verschillende aandachts- en verbeterpunten. “De resultaten zijn bevredigend op het vlak van invasieve medische hulpmiddelen. Bij minder generieke materialen ligt het gebruik van AI moeilijker. Een prothese hangt bijvoorbeeld af van de anatomie en fysiologie van de patiënt. Wat je dan precies nodig hebt, kunnen de algoritmes niet inschatten. Een ander element is het kostenplaatje. Het project vond plaats in het kader van een onderzoek van Thomas More, maar hoeveel zou je moeten investeren om dergelijke toepassing zelf te bekostigen? We staan zeker open voor vervolgonderzoeken of bijkomende invalshoeken, maar zien een vaste uitrol bij ons nog niet voor morgen.”

Kostenefficiëntie: must en noodzaak

Of het nu met behulp van artificiële intelligentie gebeurt of niet, het Jessa Ziekenhuis maakt er sowieso werk van zijn logistieke efficiëntie verder te optimaliseren. “We zien dat niet als een keuze, maar als een must”, aldus Roxanne Poncelet. “De druk op de gezondheidszorg neemt almaar toe en de uitdagingen op het vlak van financiering dwingen elk ziekenhuis om sterk in te zetten op kostenefficiëntie.” Al ligt het volgens supply chain verantwoordelijke Vital Moonen niet altijd voor de hand om snel te schakelen. “Als ziekenhuis ben je gebonden aan de wetgeving voor overheidsopdrachten. Je koopt dus niet zomaar van vandaag op morgen een nieuw softwarepakket aan. Bovendien hoor je alle processen te documenteren. Je moet dus best wat geduld uitoefenen om nieuwe stappen te kunnen zetten.”

Tot slot wijst Frederick Perreman op de duurzaamheidsinitiatieven, die in grote of mindere mate een impact hebben op de supply chain activiteiten. “We zijn als een van de eerste ziekenhuizen in België gestopt met het verbranden van chirurgische instrumenten voor eenmalig gebruik. Die onderdelen zamelen we nu apart in en krijgen na desinfectie en demontage een tweede leven. Op die manier redden we meer dan 1.500 instrumenten per jaar van de verbrandingsoven.”

KD