Succesfactor bij magazijnuitbreiding

TD Synnex is een bedrijf dat wereldwijd ICT-producten distribueert en oplossingen voor de sector aanreikt. De hoofdkantoren zijn gevestigd in Florida en California. TD Synnex stelt 23.000 mensen te werk en levert aan ruim 150.000 klanten in honderd landen. Het regionale distributiecentrum voor de Benelux bevindt zich in Aalst. Enkele jaren geleden botste die locatie op haar limieten om de groeiende ambities van het bedrijf waar te maken. Brecht Van Hulle, verantwoordelijke voor de logistiek bij de Benelux-divisie, legt uit: “Het distributiecentrum was te klein, gedateerd, kende te veel manuele processen en deed nog een beroep op een vijfentwintig jaar oud sorteersysteem. Die situatie oogde niet bepaald toekomstbestendig.”

3.400m² extra op bestaande site

De hamvraag luidde of het bedrijf andere oorden moest opzoeken om zijn ambities te realiseren. “Na overleg met onze vastgoedpartner WDP en de stad Aalst hebben we beslist op de bestaande site uit te breiden”, blikt Brecht Van Hulle terug. “We beschikten nog over voldoende plaats om een bijkomende magazijnruimte van 3.400 vierkante meter neer te poten, wat onze capaciteit met vijftien procent verhoogde. Tegelijk stonden er binnen de bestaande ruimtes upgrades op de agenda. Het spreekt voor zich dat we bij het uitbreidingsvraagstuk ook duurzaamheid, veiligheid en ergonomie nadrukkelijk in alle beslissingen hebben meegenomen.”

TD Synnex vatte zijn traject aan met het verzamelen en analyseren van de aanwezige data. “We zijn gestart vanaf een blanco blad, zonder automatisering. Vanuit die basis hebben we nagegaan welke stappen automatisering toelieten. We hebben de afweging onder meer gemaakt op het vlak van de kostprijs en de afhankelijkheid van manuele input.”

Eenmaal die oefening afgerond, benaderde TD Synnex de leveranciersmarkt met een ‘request for proposal’ (RFP). “Daar tekenden elf aanbieders op in. Op basis van een eerste grondige analyse hebben we er drie van weerhouden. Telkens hebben we verschillende gerealiseerde projecten bezocht om te zien welke oplossingen er aanwezig waren en hoe ze liepen. Daarbij sprak ik niet enkel met de leverancier, maar ook met de technici en de operationele medewerkers op de site. Hun bevindingen bleken uiterst waardevol. Ze boden me een beeld van de opbouwfase en eventuele kinderziektes. Uiteraard hebben we ook ingezoomd op het kostenplaatje, de onderhoudsvereisten, het risicobeheer, de tijdslijn en de schaalbaarheid. Nadat we alles in ogenschouw hadden genomen, hebben we verschillende interne partijen geconsulteerd, zoals de IT- en de onderhoudsafdeling. Dat resulteerde in een ‘team ranking matrix’, die ons duidelijk maakte waar we als organisatie het beste gevoel bij hadden.”

Doorgedreven automatisering

Op basis van die oefeningen kwam Knapp als aangewezen partij uit de bus. Het automatiseringsbedrijf implementeerde een centraal shuttlesysteem met twee gangen. Dat resulteert in een totaal van bijna 12.000 locaties voor ‘totes’ met een afmeting van 60x40x40 centimeter en een maximaal gewicht van 25 kilogram. Het sorteren verloopt met behulp van vier ‘goods-to-person’-stations. Die stations zijn uitgerust met een ergonomisch platform dat in functie van de grootte van de medewerker in de hoogte verstelbaar is. Tussen de sorteerstations en de packstations bevinden zich een dozenzetter en labelmachine. Via de sorteerbanen bereiken de dozen de dozensluiter en printer, waarna ze hun weg verderzetten naar de ‘shipping sorter’.

De grootste uitdaging bestond er volgens Brecht Van Hulle in de machines met elkaar te integreren. “Je werkt met toestellen van verschillende merken, bijvoorbeeld voor de printer, de vouwmachine en het Zebra-toestel. Om een frictieloze ketting te creëren, moet alles optimaal op elkaar zijn afgestemd. Dat vergt het nodige configuratiewerk, maar die inspanningen lonen de moeite. We hebben onze capaciteit opgekrikt van 500 naar 1500 dozen per uur. Dat is geen overbodige luxe, aangezien we jaarlijks mooie groeicijfers vooropstellen. Toch manifesteerde de hoofdbekommernis van onze CFO zich niet op het vlak van ROI, budget of omzet. Hij wilde in de eerste plaats weten hoe we een productie-uitval zouden opvangen, want bij een ingrijpende blokkade zijn de gevolgen navenant.”

Risicobeheer

Bijgevolg nam TD Synnex het risicobeheer nadrukkelijk mee in het volledige automatiseringstraject. “Van het preventief onderhoud, over het beheren van wisselstukken tot de implementatie van onderhoudsmanagementsoftware: we hebben alle aspecten benaderd”, licht Brecht Van Hulle toe. “Onze magazijnlay-out is erop voorzien onderbrekingen op te vangen, onder meer door de SKU’s over onze twee shuttlegangen te verdelen. Ook zijn onze shuttles eenvoudig te vervangen. Voor verschillende handelingen kunnen we altijd terugvallen op manuele workflows. Verder stelt Knapp een service desk ter beschikking voor het geval het helemaal fout loopt. Waar ik veel belang aan hecht, is de beschikbaarheid van een rechtstreekse contactpersoon aan beide zijden: zowel bij ons als bij Knapp. Zij spreken dezelfde taal en hebben meestal aan een half woord genoeg om elkaar te begrijpen. Dat Knapp een sterke aanwezigheid in de Benelux kent, zorgt voor een betere bereikbaarheid.”

De gekozen automatiseringsoplossingen bieden ruimte voor uitbreiding. “De inrichting maakt het mogelijk extra shuttlegangen, een bijkomend goods-to-person-station en extra packstations en kartonverwerkingsmachines toe te voegen”, illustreert Brecht Van Hulle. “Ook een pickrobot is een optie, al is dat alles niet meteen aan de orde. Samen met het nieuwe magazijn vond ook een WMS-implementatie plaats en kort daarvoor hadden we al een ERP-implementatie afgerond. Daarom focussen we ons nu voor een tijdje op stabilisatie, zodat ons team de nieuwe manier van werken helemaal kan absorberen.”

Takeaways

Brecht Van Hulle neemt verschillende lessen mee uit het ingrijpende project. “De combinatie van een WMS-implementatie en automatisering was pittig”, zegt hij. “We hebben kinderziektes ondervonden, maar die hadden weinig met de automatisering van Knapp te maken. De gekozen systemen zijn relatief eenvoudig op het vlak van mechaniek en techniek. We kunnen de shuttles bijvoorbeeld gemakkelijk demonteren en streven er bovendien naar dat verschillende medewerkers de machines door en door kennen. Ook vind ik het belangrijk om teamleden met verschillende functies bij je verhaal te betrekken. Zij zorgen voor nieuwe invalshoeken en gebruikersperspectieven. Daarnaast moet je je eigen processen en organisatie in vraag durven te stellen. Dat is soms lastig, maar mondt uit in betere resultaten. Verder mag je de culturele component niet onderschatten. Het live gaan van een automatisering vormt geen aanleiding tot decompressie. Die komt pas wanneer iedereen de nieuwe processen in de vingers heeft en de mindset is veranderd. Een andere cruciale factor is betrokkenheid; ik probeerde bij alle projectfasen aanwezig te zijn, zoveel mogelijk fysiek en als het niet anders kon via videomeetings.”

Volgens Brecht Van Hulle hebben bedrijven met geplande en al gerealiseerde automatiseringsprojecten bij eenzelfde leverancier baat bij een lokale gebruikerscommunity. “Dat maakt onderling overleg mogelijk”, weet hij. “Mogelijk beschikt een collega in jouw buurt over een wisselstuk en kan die je meteen depanneren. Wie pas opstart, steekt daarnaast iets op van een bedrijf dat al drie jaar gebruik maakt van de automatisering. Tot slot kan zo’n klantengemeenschap ook schaalvoordelen opleveren op het vlak van onderhoudskosten.”

KD