Streven naar globale efficiëntie

Een strategische planning en een moderne IT-infrastructuur zijn cruciaal om de complexe logistiek achter reserveonderdelen efficiënt en op globale schaal te organiseren. “Logistiek voor reserveonderdelen draait rond het aanleveren van het juiste onderdeel, in de juiste hoeveelheid, op het juiste moment en op de juiste plaats, zodat de uitvaltijd tot een minimum is beperkt en de operationele continuïteit optimaal blijft”, zegt Daniel Beck, hoofd reserveonderdelenservices bij Rohde & Schwarz. De technologiegroep focust op de ontwikkeling, productie en marketing van oplossingen op het gebied van test- en meetapparatuur, media, luchtvaart, defensie, beveiliging en netwerken, en cyberbeveiliging. Rohde & Schwarz is in ruim zeventig landen actief. Het hoofdkantoor bevindt zich sinds de oprichting in 1933 in München. Dat is ook de spillocatie voor de supply chain van reserveonderdelen.

Klanteisen voorop

Gezien de omvang en globale aanwezigheid van Rohde & Schwarz, is de organisatie van de logistieke keten een hele uitdaging. Elk land of elke regio heeft een eigen infrastructuur, regelgeving en andere logistieke vraagstukken. “De supply chain is complex en vergt coördinatie tussen verschillende leveranciers, magazijnen en transportnetwerken”, aldus Daniel Beck. “Bovendien is er ook een enorme variatie in de vraag naar reserveonderdelen, met onvoorspelbaarheid tot gevolg.” Al die uitdagingen vragen ook een betere technologische integratie van de verschillende IT-systemen in verschillende regio’s.

De logistieke strategie voor reserveonderdelen bij Rohde & Schwarz telt drie kerndoelstellingen. “De eerste is efficiëntie”, zegt Daniel Beck. “Daarbij zorgen we voor transparante processen waarbij de klant centraal staat en we verliezen in het volledige ‘end-to-end’-proces minimaliseren. Dat gaat om ‘lean management’. Klanten betalen immers voor elk verlies dat in de keten optreedt. Twee: in de hedendaagse markt is het noodzakelijk om flexibel te zijn en een supply chain te hebben die zich aan een veranderende vraag weet aan te passen. En drie: ook schaalbaarheid is belangrijk. Al onze processen zijn gedigitaliseerd en geautomatiseerd en we zien dat de kostprijs daarvan niet opweegt tegen de verhoogde output die we realiseren.”

De principes van een reserveonderdelenstrategie op papier zetten is één ding, de praktische uitvoering daarvan is een ander. Daarvoor verzamelde het bedrijf met vragenlijsten en interviews de belangrijkste vereisten van de verschillende stakeholders. “We stelden vragen als: welke vereisten zullen volgens jou belangrijk zijn in de toekomst, wat zijn onze huidige sterktes en zwaktes en welke capaciteiten zullen in de toekomt nodig zijn?” Volgens Daniel Beck was die aanpak een van de sleutels tot succes. “Enkel door informatie te verzamelen bij interne en externe klanten, krijg je een holistisch beeld.”

München als globale hub

De uitwerking vertaalt zich in een globaal netwerk van verschillende service centers waarheen klanten hun defecte onderdelen opsturen. Om die service centers te bevoorraden, beschikt Rohde & Schwarz over een globale hub in München. “Die bevat ruim 23.000 reserveonderdelen. We slagen erin een beschikbaarheid van meer dan 95 procent aan te bieden en belangrijker: in minstens 95 procent van de gevallen slagen we er ook in die op tijd aan onze klanten te bezorgen.”

De strategie van Rohde & Schwarz omvat dus een gecentraliseerde planning, maar een gedecentraliseerde uitvoering. Daarmee poogt het bedrijf vooral consistentie en efficiëntie na te streven die tegelijk regionale service centers de flexibiliteit gunt om hun processen aan lokale omstandigheden aan te passen. De inplanting van die service centers gebeurt strategisch en op plaatsen waar Rohde & Schwarz grote delen van de markt kan bereiken met zo kort mogelijke transporttijden en lage kosten. “De nabijheid van belangrijke klanten, leveranciers en transportknooppunten zijn factoren die we mee in rekening brengen.”

Systeemintegratie is daarbij van essentieel belang. Dankzij één coherente IT-omgeving waarbij de ERP-systemen van de service centers volledig geïntegreerd zijn met elkaar, maar ook met die van de global hub in München, is er meer coördinatie en realtime zichtbaarheid van voorraadniveaus, bestellingen en leveringen mogelijk.

Standaard practices

Door de eisen van de klant te prioriteren, hield Rohde & Schwarz ook zijn bedrijfsmodel tegen het licht. “We maakten er een punt van zoveel mogelijk processen te standaardiseren en te harmoniseren om zo aan specifieke klanteneisen te voldoen. Met de juiste tools en gestandaardiseerde methodes die wereldwijd toepasbaar zijn, is er een end-to-end beheer op globale schaal mogelijk.” Dat betekent niet dat er geen ruimte is voor een gedifferentieerde aanpak. “De omvang van de service centers is niet overal gelijk en soms is een andere aanpak geschikter”, licht Daniel Beck toe.

Een voorbeeld van een tool die voor gestandaardiseerde processen zorgt, is een aangepast systeem voor lean management dat Rohde & Schwarz zelf ontwikkelde. “Daarmee kan ieder service center zijn eigen verliesstromen aanpakken, bijvoorbeeld voor het refurbishen van reserveonderdelen en om die weer in omloop te brengen.” Voor medewerkers betekenen de gedigitaliseerde en gestandaardiseerde processen ook een stijging in het aantal interfaces. “De nieuwe strategie ging daarom gepaard met extra ondersteuning van het globale servicenetwerk voor de kennis van reserveonderdelen, de processen en bijkomende samenwerking.”

FF