Stick to the OnePlan

Sinds de oprichting in 1986, is Agristo uitgegroeid tot een van de belangrijkste onafhankelijke producenten van diepvriesfrieten en andere aardappelproducten. Het bedrijf werd groot in de private label-markt en levert vandaag aan retailers en foodserviceklanten in 150 landen. De organisatie wordt gedragen door zo’n 1.500 ‘potatoholics’ wereldwijd.

De cijfers spreken voor zich: in 2024 produceerde Agristo 950.000 ton afgewerkt product, goed voor een omzet van 1,2 miljard euro. In totaal produceert Agristo ongeveer 3.000 SKU’s (stock keeping units), vertrekkende vanuit een driehonderdtal halffabricaten. De organisatie heeft fabrieken in Harelbeke, Wielsbeke, Nazareth, Tilburg en Bijnor (India). Binnenkort komen er nieuwe sites in Grand Forks (VS) en in het Franse Escaudoeuvres voor de lokale markt.

De doelstelling is ambitieus. Zo moet tegen 2030 de productie van frieten stijgen naar 1,3 miljoen ton. “Dat volume kun je vergelijken met ongeveer 500 kilometer vrachtwagens die met frieten gevuld zijn”, schetst Nelia Vancoillie. “Onze groeimindset betekent dat we onze supply chain voortdurend moeten heruitvinden. Niet alleen om te groeien met ons bedrijf, maar ook met onze leveranciers, boeren, partners en klanten.”

Nood aan transformatie
De expansie bracht echter ook uitdagingen met zich mee. Samen met het consultancybedrijf Chronion voerde Agristo in 2022 een maturiteitsevaluatie uit op drie niveaus. “Op strategisch niveau hebben we geanalyseerd in welke mate onze supply chain-processen gealigneerd zijn met de businessstrategie. Op tactisch niveau hebben we nagegaan in welke mate zaken als klantensegmentatie, portfoliomanagement, SLA’s (service level agreements), duidelijke beslissingen rond planning strategie en voorraadregels al ingebed waren in de organisatie. Tot slot hebben we op procesniveau bekeken in hoeverre die elementen met elkaar gealigneerd zijn”, licht Nelia Vancoillie toe. “Uit die analyses bleek dat de processen in de organisatie te sterk gericht waren op het operationele niveau op korte termijn. Bovendien ontbraken de koppelingen tussen de deelprocessen. Doordat er veel manuele acties nodig waren, was de efficiëntie laag en was het risico op fouten hoog. Ook op tactisch niveau bleek er nog heel wat werk aan de winkel.”

De start van OnePlan
De analyse resulteerde in een volledig uitgewerkte roadmap. Daarbij werd een onderscheid gemaakt tussen ‘quick wins’ en de grotere projecten.

Nelia Vancoillie: “We hebben projectcharters gemaakt waarbij we voor elk initiatief de timing en de impact op papier hebben gezet. Daaruit bleek dat het digitaliseren van de planningsprocessen een topprioriteit moest worden. Aspecten als klantensegmentatie en portfoliomanagement werden in andere strategische projecten meegenomen.”

Onder de vlag OnePlan startte Agristo onder begeleiding van Chronion een integraal transformatieprogramma. “De eerste stap bestond in de selectie en implementatie van een nieuw planningslandschap”, vertelt Nelia Vancoillie. “Om onze demand planning te ondersteunen, hadden we al SAP IBP geïmplementeerd, maar onze supply planningsprocessen waren nog gebaseerd op Excels die niet met elkaar gealigneerd waren. Daardoor leidden manuele aanpassingen in één deelproces tot bijkomende acties doorheen de hele keten. Dat kon beter.”

Samen met Chronion werd een RFP-proces (request for proposal) opgezet.
N. Vancoillie: “Aangezien we binnen Agristo een ‘SAP-first’ strategie hanteren, hebben we in eerste instantie bekeken in welke mate de SAP-tools onze behoeften konden afdekken. Verder hebben we de projectbenadering van verschillende SAP-systeem-integratoren onder de loep genomen. We hebben ook gevraagd om op basis van onze data een demo te organiseren. Dat maakte de demo zeer tastbaar en gaf inzicht in zowel de mogelijkheden als de beperkingen die de standaardfunctionaliteit biedt.”

SAP IBP en SAP PPDS hand in hand
Uiteindelijk koos Agristo voor SAP IBP met Flexso als integratiepartner voor de masterplanning en SAP PPDS met Delaware als integratiepartner voor de productieplanning en detailed scheduling. “Daarbij was het cruciaal dat beide tools naadloos met elkaar konden samenwerken en ons zo konden helpen bij het opzetten van end-to-end-processen”, voegt Nelia Vancoillie toe.

In 2023 startte Agristo met de uitrol van beide tools. “Tijdens het hele traject hebben we onze belangrijkste ‘drivers’ voor ogen gehouden”, vervolgt ze. “Om te beginnen wilden we de samenwerking tussen de verschillende stakeholders van de planning in de volledige keten verbeteren. Dat wilden we vooral doen door visibiliteit te creëren. Verder wilden we de efficiëntie van de operaties verbeteren door end-to-end-processen op te zetten. Last but not least, was het voor ons essentieel dat dit project ons klaar zou stomen voor de toekomst. Het was daarbij niet de bedoeling meteen alle toeters en bellen te hebben. Eerst wilden we een solide basis neerzetten van waaruit we verder konden groeien.”

Daarnaast ontwikkelde Agristo enkele aanvullende oplossingen. Zo is er de Potato Balance App, een op maat gemaakte tool die helpt om een valabel plan te maken dat rekening houdt met alle aardappelrestricties en ervoor zorgt dat alle aardappelen worden verwerkt. Voor de creatie van overzichtelijke weergaven rekent Agristo op Tableau, waarmee abstracte plannen op een duidelijke manier worden gevisualiseerd voor de medewerkers op de productievloer.

Van master- tot productieplanning
“Het was voor ons erg belangrijk om al in de eerste fase van het project de masterplanning mee te nemen”, zegt Nelia Vancoillie. “De masterplanning stuurt niet alleen de productieplanning, maar ook de externe supply-processen naar onze aardappeltelers, leveranciers van componenten en verpakkingsmaterialen, enz. Binnen SAP IBP gebruiken we de Supply Optimizer, die op basis van onze kostenstructuur de volumes op SKU-niveau verdeelt. Dat moet zorgen voor een optimale balans tussen onze drie KPI’s: service, cash en cost. Tot nu toe hebben we ons vooral gefocust op eindartikelen en halffabricaten. Het is de bedoeling in een volgende fase ook onze magazijncapaciteit en alle aardappelspecificaties mee te nemen. De Supply Optimizer is het startpunt voor de masterplanner om met het plan aan de slag te gaan. Dat plan kan de masterplanner verrijken met aanvullende informatie, zoals klantenafspraken en prioriteiten van klanten. Enkel voor de link met onze grondstoffen werken we niet met de Supply Optimizer, maar met een standaard MRP (material requirements planning).”

Vanuit de masterplanning wordt de link gelegd met de productieplanning en de scheduling in SAP PPDS. Het planbord werd aangepast zodat het voor de planners zo overzichtelijk mogelijk is. Zo worden schoonmaakbeurten, allergenen en de verschillende soorten aardappelen met kleuren gemarkeerd. Bij de productieplanning wordt er afgestemd met de forecast en de vereiste service. Via de ‘alert monitor’ in PPDS krijgt de productieplanner een waarschuwing wanneer er te weinig product kan worden gemaakt of wanneer de producten te laat dreigen te komen om de vraag van de klant te vervullen. Tot slot wordt de uiteindelijke planning via Tableau gevisualiseerd voor de inpak- en productieafdeling.

Samenwerking als sleutel

Enkele maanden geleden werd de laatste fase van het OnePlan-project afgerond. Nelia Vancoillie blikt tevreden terug op het traject: “Door de omvangrijke scope vroeg het project een nauwe samenwerking tussen de verschillende stakeholders. Het programmamanagement werd getrokken door een gemengd team van Agristo en Chronion met als doel de ‘business process owners’ en ‘key users’ te aligneren en het interne IT integratie- en datateam vlekkeloos te laten samenwerken met onze twee systeem integratoren, Flexso en Delaware. Dat verliep in parallelle stromen, maar wel met voldoende afstemming en inspraak om op een zo efficiënt mogelijke manier tot een zo goed mogelijk resultaat te komen.

Tijdens het project bleek dat change management cruciaal was voor een goed verloop. “We hebben hierbij het ADKAR-model (awareness, desire, knowledge, ability, reinforcement) als uitgangspunt genomen. We hebben heel veel geïnvesteerd in inzicht in de noodzaak van de verandering (awareness) en in kennisopbouw (knowledge). Achteraf bekeken hadden we nog meer aandacht moeten besteden aan de bereidheid van onze medewerkers om te veranderen (desire). Het is erg belangrijk om medewerkers te motiveren tot het ondersteunen van de verandering.”

Volgende stappen
Sinds de laatste go-live in 2023 beschikt Agristo nu over een stabiele basis voor verdere optimalisering en internationalisering. “De plannen zijn nu consistenter, de samenwerking tussen de planners enerzijds en met andere departementen anderzijds is verbeterd en de efficiëntie van de operaties is toegenomen”, aldus Nelia Vancoillie.

Toch was OnePlan voor Agristo slechts het begin: “Die transformatie is voor ons geen eindpunt, maar wel een noodzakelijke voorwaarde om onze ambitieuze groeiplannen waar te maken. Momenteel bekijken we met welke andere deelprocessen we koppelingen kunnen leggen. Zo zijn we gestart met de ontwikkeling van een DRP-model (distribution requirements planning) om de vulgraad van onze magazijnen te optimaliseren en zo de logistieke kosten te verlagen. Verder zijn we de aardappelvraag in onze nieuwe systemen aan het integreren en lopen er verschillende initiatieven op het vlak van vendor collaboration.”

Lessen uit OnePlan
OnePlan leverde ook enkele waardevolle inzichten op. Nelia Vancoillie vat ze voor ons samen: “Zorg in de eerste plaats voor duidelijke en realistische verwachtingen in de organisatie. Verder is het belangrijk om te beseffen dat projecten van deze omvang een grote impact hebben op de rollen en verantwoordelijkheden in de organisatie. Een goede begeleiding en opleiding zijn dan ook essentieel. Zoals aangehaald is het ook belangrijk om niet enkel op kennis en awareness te focussen, maar ook op de motivatie en betrokkenheid. Tot slot is het belangrijk om successen te vieren. Elke mijlpaal verdient erkenning. Dat houdt de teams gemotiveerd.”
TC