Stappenplan voor business intelligence

Onder de noemer BILOG voerde VIL, het innovatieplatform voor de logistieke sector in Vlaanderen, de afgelopen twee jaar een onderzoek uit naar het gebruik van business intelligence (BI) in bedrijven met logistieke operaties. Op basis van de bevraging van onder meer de eigen leden bracht VIL om te beginnen de noden van de sector in kaart. Die bleken vrij groot en vooral ook heel divers te zijn.

Uitdagingen in de praktijk

“Het ontbreekt onze logistieke bedrijven zowel aan kennis als aan tools, zowel om de noodzakelijke data te verzamelen als om die te verwerken en te visualiseren.” Zo vat Dirk Jocquet, die als projectleider bij VIL zijn collega-projectleider Dirk Staelens gedurende twee jaar bij het BILOG-project begeleidde, de resultaten van de verschillende gebruikersenquêtes samen. “In de praktijk vertrekken de bevraagde bedrijven meestal vanuit de data, niet vanuit de vraag of beslissing die ze willen of moeten onderbouwen – wat nochtans het eigenlijke doel van business intelligence is. Vaak vertrekken ze ook enkel vanuit de beschikbare data, niet vanuit de data die ze effectief nodig hebben. Tegelijk zien we dat de bevraagde bedrijven naast KPI-dashboards vooral ad-hoc dashboards maken.”

“Weinig bedrijven uit ons onderzoek hebben vandaag al een centraal datawarehouse voor BI-rapportering opgezet”, geeft Dirk Staelens mee. “Daarnaast zijn en blijven veel bedrijven voor het beheer van hun data en BI-omgeving niet alleen afhankelijk van hun interne IT-afdeling, maar ook van externe partners.” Die fragmentatie en afhankelijkheid dreigen vooral problematisch te worden nu de rapporteringsdruk van zowel klanten als regelgevers – de EU op kop – toeneemt. Steeds meer bedrijven zien zich vandaag gedwongen bijvoorbeeld ook over duurzaamheid te rapporteren, en dat bovendien steeds accurater en vollediger. Zo brengt de Europese CSRD-richtlijn (Corporate Sustainability Reporting Directive) vanaf 2025 aanvullende verplichtingen met zich mee, zoals het rapporteren van CO2-emissies volgens de nieuwe ISO 14083-norm. Zonder zorgvuldig af te stemmen met de verschillende partners in hun logistieke keten zal die nieuwe rapportering voor veel logistieke bedrijven moeilijk, zo niet onmogelijk zijn.

Haalbare, stapsgewijze aanpak

Eenmaal de noden en uitdagingen van de sector in kaart gebracht, besloot VIL samen met UHasselt een methodologie te ontwikkelen die BI voor alle bedrijven met logistieke operaties toegankelijk en praktisch toepasbaar moet maken. Die methodologie moet “op een structurele manier inzichten genereren ter ondersteuning van bedrijfsbeslissingen”, aldus de vrije definitie van business intelligence die data scientist Frank Vanhoenshoven van UHasselt hanteert.

“Daarbij is alles in dit gezamenlijke project gebaseerd op de inzet van een of meer BI-softwaretools. Die zetten ruwe data, ook ongestructureerde, om naar zinvolle informatie”, legt Dirk Jocquet uit. “In die ruwe data zitten diepgaande inzichten en waardevolle kennis verborgen waarmee logistieke bedrijven de kernvragen kunnen beantwoorden die in hun organisatie leven.” Als voorbeelden haalt hij de status van KPI’s (key performance indicators) aan, maar ook het betaalgedrag van klanten en de mogelijkheden om de operationele efficiëntie te verhogen.

Binnen het BILOG-project is dat proces van datatransformatie concreet uitgewerkt in een stappenplan. Dat omvat typische BI-activiteiten als het verzamelen, opslaan, voorbereiden en opschonen, analyseren en visualiseren van data. “Dat stappenplan opzetten vormt een uitermate belangrijk, centraal element in het hele project”, beklemtoont Dirk Staelens. “Hoewel er een belangrijke rol in is weggelegd voor technologie, is het toch geen louter technologisch project. We hebben bekeken hoe we die BI-technologie het best kunnen toepassen en welke stappen we daarvoor moeten ondernemen.”

Stap 1: identificeer en selecteer

In deze eerste, voorbereidende fase ga je je BI-project scherpstellen. Dat doe je in de eerste plaats door je doelen te identificeren, maar ook door de potentiële gevaren en hindernissen op je BI-traject in kaart te brengen. Dit is ook de fase waarin je bepaalt wat voor jouw organisatie de relevante beslissingen zijn en waarin je een aantal duidelijke prioriteiten vastlegt. Dat kan via een zogeheten ‘discovery template’ of via ‘discovery sessies’. Interessant in dat verband is het framework dat VIL en UHasselt samen ontwikkelden voor een workshop die logistieke bedrijven zelf kunnen organiseren om geschikte BI-projecten te selecteren. Via de VIL Logibox (https://toolbox.vil.be) kunnen ze een draaiboek met templates en een tutorial voor die workshop downloaden.

Belangrijk is ook dat je goed definieert welke dataondersteuning je precies nastreeft: wat zijn de noden van jouw organisatie op het vlak van data, analyse en rapportering? Een eerste conclusie die Dirk Staelens graag meegeeft, is dat je beter niet, of toch niet enkel, vanuit de beschikbare data vertrekt. “Zoals ook uit de verschillende bevragingen blijkt, is het erg verleidelijk om via selfservice-BI gauw even een rapportje te maken. Een tool als Microsoft Power BI nodigt daartoe als het ware uit”, illustreert hij. “Meestal vertrek je in dat geval evenwel gewoon van je bestaande data. In feite sla je daardoor een aantal belangrijke stappen over. Om de juiste beslissingen te kunnen nemen, heb je inzichten nodig die vanuit de juiste data vertrekken. Welke data dat precies zijn, is ook weer iets dat je tijdens zo’n workshop kunt bepalen. De beslissingnemers of gebruikers in je organisatie kunnen je daar zeker bij helpen. Je doet er dus goed aan hen zo vroeg mogelijk bij je project te betrekken, bij voorkeur al in deze beginfase.”

Stap 2: toon de business value aan

De resultaten van die workshop kunnen in principe dienen als basis om gesprekken met potentiële IT-partners aan te knopen. Alleen zijn ze onvoldoende diepgaand om een gedegen kosten-batenanalyse uit te voeren. Na de verkennende eerste fase, waarmee je alvast de nodige richting aan je BI-project hebt gegeven, is het daarom aangewezen ook de toegevoegde waarde en ROI van je BI-project te valideren. Zo neem je meteen ook de onzekerheden daarover weg.

Om aan te tonen dat je BI-project een duidelijke toegevoegde waarde voor je bedrijf heeft en dat het economisch voldoende rendabel is om er middelen in te investeren, stel je best een degelijk onderbouwde businesscase op. Het stappenplan biedt onder meer een checklist die specifiek afgestemd is op het bouwen van zo’n businesscase voor een BI-project. Die checklist is ook weer terug te vinden in de VIL Logibox.

Een belangrijke tussenstap daarbij is het bouwen van een prototype van een rapport of een dashboard. “Dat biedt jou – opnieuw – de mogelijkheid je gebruikers al vroeg bij het proces te betrekken”, aldus Dirk Staelens. “Zo’n demoversie kun je maken op papier of op een whiteboard, maar het kan ook perfect digitaal: in een Microsoft PowerPoint-presentatie, bijvoorbeeld, of via een gespecialiseerde ‘mockup tool’. Een eerste voordeel is dat je daarmee je gebruikers letterlijk kunt tonen hoe BI hen kan helpen bij het uitvoeren van hun job. Geen overbodige luxe als je weet dat het adoptieniveau door de eindgebruikers een van de kritieke factoren is die de ROI van BI-oplossingen beïnvloeden. De directe feedback en bedenkingen van die eindgebruikers helpen jou dan weer de toegevoegde waarde van het rapport of dashboard te vergroten en je businesscase beter uit te bouwen.”

Stap 3: modelleer de datavereisten

Heb je al een duidelijk afgelijnde usecase of gebruiksscenario voor je BI-project, maar liggen je datavereisten nog niet (helemaal) vast? Dan kun je deze stap benutten om die vereisten nauwkeurig(er) in kaart te brengen, inclusief de beschikbaarheid en de kwaliteit van je data. “Beide parameters moet je ook regelmatig meten en monitoren”, benadrukt Dirk Staelens.

Voor de ontwikkeling van je eigen datamodellen kun je je voortaan ook laten inspireren door de referentiemodellen die VIL en UHasselt in het kader van hun onderzoek hebben ontwikkeld. Die referentiemodellen zijn altijd gekoppeld aan een of meer concrete usecases, zoals een kostprijsberekening van ritten en zendingen of het berekenen van de CO2-uitstoot voor ritten en zendingen. “Denk heel goed na bij het ontwikkelen van je eigen datamodellen”, raadt Dirk Jocquet aan. “Stel je met name de vraag welke rapporten en dashboards je erop kunt bouwen, vandaag maar ook in de toekomst. En zorg dat je die ook al maximaal voorbereid hebt in je modellen.”

De ontwikkeling van zo’n datamodel verloopt in twee stappen. Eerst maak je een top-downanalyse van de data die je nodig hebt om het rapport of dashboard te kunnen ontwikkelen. In die fase ga je ook na welke databronnen je daarvoor het best aanspreekt. In de volgende stap leg je de relatie tussen de verschillende datavelden vast, meestal in een schematische voorstelling. Dat schema laat jou vervolgens toe het datamodel correct in je datawarehouse te implementeren.

Stap 4: zet een analytische database op

Met deze stap begint het echte werk. De data die je tot dusver enkel ad hoc uit je verschillende operationele systemen haalde voor een beperkte vorm van analyse en rapportering, moet je nu zien te integreren in een toekomstbestendige centrale database: een datawarehouse dat een brede waaier aan analyses en rapporten ondersteunt en toelaat (zie figuur). Het is verstandig voor deze cruciale stap een externe technologieleverancier met de juiste expertise en ervaring als projectpartner in te schakelen.

“Daarbij raden wij aan met geaggregeerde en dimensionale datamodellen te werken. In het eerste geval breng je data vanuit verschillende databronnen samen die je voor verschillende rapporten met verschillende doeleinden kunt gebruiken: CO2-berekening, bijvoorbeeld, maar evengoed kostprijsberekening of nacalculatie”, legt Dirk Staelens uit. “Het dimensionale model is op zijn beurt opgesteld op basis van berekeningen en transformaties uit het geaggregeerde model. Doordat het daarbij de feitelijke data van de beschrijvende data scheidt, vereenvoudigt en verbetert het dimensionale model de analyse en virtualisatie van data. Zo maak je je datawarehouse toekomstbestendig en vermijd je dat je bij elk nieuw rapport helemaal opnieuw moet beginnen.”

Stap 5: bouw dashboards en rapporten

Uit bevragingen en onderzoek blijkt dat er tussen de verschillende datawarehouses en aanverwante technologieën weinig verschillen bestaan die relevant zijn voor een bedrijf met logistieke operaties. Hetzelfde geldt voor de beschikbare visualisatietools. “Belangrijk om daarbij voor ogen te houden is dat de licentiekosten voor al die tools en systemen uiteindelijk slechts vijftien à twintig procent van de totale kostprijs van je BI-project zullen uitmaken. De kosten in manuren of mandagen voor het eigenlijke design, de ontwikkeling en de testen liggen ongeveer vier keer hoger. Het loont dan ook veel meer om daar kritisch naar te kijken”, besluit Dirk Staelens.

Samengevat leverde het BILOG-project een draaiboek op dat naast een concreet stappenplan en de nodige templates en checklists onder meer ook een bundel met richtlijnen bevat om goede visualisaties te bouwen. Die zijn terug te vinden in de VIL Logibox, samen met alle andere hulpmiddelen voor logistieke bedrijven die met business intelligence aan de slag willen.

JDP